Stapsgewijze handleiding voor het samenvoegen van enveloppen in Microsoft Office 365

Belangrijkste opmerkingen

  • Gebruik de wizard Afdruk samenvoegen in Word voor meer efficiëntie.
  • Zorg ervoor dat uw ontvangerslijst in Excel is georganiseerd.
  • Pas de envelopinstellingen aan voor een optimale presentatie.

Stroomlijn uw mailings: hoe u efficiënt mailmerge-enveloppen in Microsoft Office 365 kunt samenvoegen

Het maken van enveloppen voor bulkmail kan overweldigend zijn, maar met de Mail Merge-functie van Microsoft Office 365 wordt het een naadloze ervaring. Deze gids leidt u stapsgewijs door het proces van het instellen en afdrukken van enveloppen in een mum van tijd.

Stapsgewijze handleiding voor het samenvoegen van enveloppen

Stap 1: Start Word en maak een nieuw document

Open Microsoft Word en begin een nieuw, leeg document.

Stap 2: Navigeer naar het tabblad Verzendlijsten

Ga naar het tabblad ‘Verzendlijsten’ in de werkbalk om toegang te krijgen tot de functies voor het samenvoegen van e-mails.

Stap 3: Start de samenvoegbewerking

Klik op “Start Mail Merge” en selecteer “Stapsgewijze wizard Mail Merge…” in het keuzemenu.

Stap 4: Selecteer Envelop als documenttype

Selecteer in de wizard ‘Enveloppen’ als documenttype.

Stap 5: Documentlay-out configureren

Stel het startdocument in door de optie “Documentlay-out wijzigen” te selecteren.

Stap 6: Toegang tot envelopopties

Klik op “Envelopopties…” om het ontwerp van de envelop aan te passen.

Stap 7: Kies uw envelopformaat

Selecteer in het dialoogvenster Envelopopties het gewenste envelopformaat.

Stap 8: Pas lettertypen voor adressen aan

U kunt ook de lettertypen voor zowel het aflever- als het retouradres wijzigen voor een professionele uitstraling.

Stap 9: Bevestig uw instellingen

Klik op “OK” om uw envelopinstellingen te voltooien.

Stap 10: Ontvangerslijst voorbereiden

Kies ‘Gebruik een bestaande lijst’ als u al een lijst met ontvangers in een bestand hebt opgeslagen.

Stap 11: Blader en selecteer uw lijst

Tik op ‘Bladeren’ en zoek uw bestand om het Excel-bestand met de gegevens van uw ontvanger te selecteren.

Stap 12: Open het gegevensblad

Selecteer het specifieke gegevensblad dat u wilt gebruiken en klik op “Openen”.

Stap 13: Bevestig de authenticatie van de ontvanger

Klik op “OK” om het importeren van de gegevens van de ontvanger te bevestigen.

Stap 14: Filter uw ontvangerslijst

U kunt sorteer- of filteropties gebruiken om specifieke ontvangers voor uw enveloppen te selecteren.

Stap 15: Adresblok invoegen

Klik op de aangewezen ruimte voor het adres en kies ‘Adresboek…’ om te beginnen met het invoegen van adressen.

Stap 16: Velden matchen voor adressering

Tik indien nodig op ‘Velden matchen…’ om ervoor te zorgen dat de adresvelden correct worden uitgelijnd met de geïmporteerde gegevens.

Stap 17: Adresopname afronden

Klik op “OK” zodra de adresvelden correct zijn gekoppeld en u verder kunt gaan met de opname in het document.

Stap 18: Voeg extra elementen toe

Indien nodig kunt u ook een begroetingstekst of elektronische postzegel toevoegen.

Stap 19: Bekijk een voorbeeld van uw enveloppen

Bekijk de verzameling enveloppen in het hoofdgedeelte en controleer de gegevens van elke ontvanger.

Stap 20: Enveloppen afdrukken of bewerken

Tik ten slotte op ‘Afdrukken…’ om uw enveloppen af ​​te drukken of kies ‘Individuele enveloppen bewerken’ voor verdere aanpassing.

Extra tips

  • Bekijk enveloppen altijd vooraf om opmaakfouten te voorkomen.
  • Houd uw Excel-bestand gesorteerd en bijgewerkt voor efficiënte samenvoegingen.
  • Maak gebruik van de sjabloonopties voor een verzorgde look.

Samenvatting

Het samenvoegen van enveloppen in Microsoft Office 365 is een eenvoudige taak zodra u uw ontvangerslijsten hebt voorbereid. Door de beschreven stappen te volgen, kunt u effectief enveloppen maken en aanpassen zonder dat u handmatig informatie voor elke ontvanger hoeft in te voeren.

Conclusie

Efficiënt beheer van uw enveloppenverzendingen is slechts een paar stappen verwijderd met de Mail Merge-functie van Microsoft Word. Door deze gids te gebruiken, kunt u een soepel proces garanderen, uzelf tijd en energie besparen en tegelijkertijd een professionele uitstraling in uw correspondentie behouden.

FAQ (Veelgestelde vragen)

Kan ik Mail Merge gebruiken voor andere typen documenten?

Ja, u kunt Mail Merge gebruiken voor het maken van brieven, etiketten en meer in Microsoft Word.

Wat als mijn ontvangerslijst een ander formaat heeft?

U kunt uw lijst converteren naar een Excel-indeling of rechtstreeks in Word een nieuwe lijst typen.