E-mail- en berichtsjablonen maken en gebruiken in Outlook

Belangrijkste opmerkingen

  • Door e-mailsjablonen te maken, verbetert u de efficiëntie van e-mailberichten.
  • De Outlook-app en webversies hebben verschillende sjabloonmogelijkheden.
  • Gebruik concepten als alternatief voor e-mailsjablonen.

Stroomlijn uw communicatie met e-mailsjablonen in Outlook

Het maken en gebruiken van e-mailsjablonen in Microsoft Outlook kan uw productiviteit aanzienlijk verbeteren bij het beheren van terugkerende communicatie. Of het nu gaat om marketing, zakelijke correspondentie of persoonlijke berichten, sjablonen besparen tijd en zorgen voor consistentie in uw berichtgeving. Deze gids leidt u door de stappen om moeiteloos e-mailsjablonen te maken en te gebruiken in zowel de Outlook-applicatie als de webversie.

Stapsgewijze handleiding voor het maken van e-mailsjablonen in de Outlook-app

Stap 1: Start Outlook en begin met een nieuw e-mailbericht

Open eerst de Microsoft Outlook-applicatie op uw apparaat. Om een ​​nieuwe e-mail te starten, klikt u op de knop Nieuwe e-mail op het tabblad Start of drukt u gewoon op Ctrl + Shift + M om een ​​nieuw berichtenvenster te openen.

Stap 2: Ontwerp uw e-mailsjabloon

Stel in het nieuwe berichtenvenster uw e-mailsjabloon samen. U kunt tekst, links, afbeeldingen, handtekeningen en andere relevante inhoud toevoegen indien nodig. Voel u vrij om documenten toe te voegen die u vaak aan terugkerende e-mails toevoegt.

Stap 3: Sla uw sjabloon op

Zodra uw sjabloon klaar is, navigeert u naar het menu Bestand en selecteert u Opslaan als. In het dialoogvenster Opslaan stelt u het type Opslaan als in op Outlook-sjabloon (.oft), geeft u uw bestand een naam en klikt u op Opslaan. De standaardlocatie is:

C:\Users\ \AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Pro Tip: U kunt een andere locatie kiezen voor gemakkelijkere toegang later.

Stap 4: Toegang tot uw opgeslagen sjabloon

Om uw opgeslagen sjabloon te gebruiken, dubbelklikt u eenvoudig op het.oft-bestand. Het bestand wordt dan geopend in Outlook wanneer u het nodig hebt.

Extra tips en trucs

  • Controleer of uw sjablonen up-to-date zijn voordat u ze verzendt.
  • Overweeg om een ​​persoonlijk tintje toe te voegen aan de hoofdtekst van uw sjabloon wanneer u deze voor verschillende ontvangers gebruikt.
  • Houd uw sjablooncatalogus overzichtelijk, zodat u er gemakkelijker toegang toe hebt.

Samenvatting

Door e-mailsjablonen in Microsoft Outlook te maken en te gebruiken, verbetert u uw efficiëntie en zorgt u voor consistentie in uw e-mailcommunicatie, ongeacht of u de desktop-app of Outlook op het web gebruikt.

Conclusie

Door de stappen in deze handleiding te volgen, kunt u eenvoudig e-mailsjablonen in Microsoft Outlook instellen en gebruiken. Omarm deze krachtige functie om tijd te besparen en uw e-mailbeheer te verbeteren.

FAQ (Veelgestelde vragen)

Hoe maak ik een e-mailsjabloon met bijlagen in Outlook?

Om een ​​e-mailsjabloon met bijlagen te maken, stelt u een nieuwe e-mail op, gaat u naar het tabblad Invoegen en selecteert u Bestand of afbeeldingen bijvoegen. Nadat u uw bestanden hebt bijgevoegd, slaat u de e-mail op in de Outlook-sjabloonindeling met de optie Bestand > Opslaan als.

Hoe gebruik ik Outlook-concepten als e-mailsjablonen?

U kunt concepten gebruiken als sjablonen. Wanneer u een onafgemaakte e-mail als concept hebt opgeslagen, opent u uw map Concepten, kopieert u de inhoud naar een nieuwe e-mail en wijzigt u deze indien nodig. Let op: zodra u de e-mail hebt verzonden, is deze niet langer beschikbaar als conceptsjabloon.