Hoe u een Slack-werkruimte kunt maken en beheren

Of het nu voor zaken, netwerken of gamen met vrienden is, het is eenvoudig om gratis een Slack-werkruimte te maken. Houd je werkruimte zo eenvoudig als je wilt of leer hoe je kanalen maakt, bots toevoegt en nog veel meer.

Hoe je een Slack-werkruimte creëert

Hoewel u uw werkruimte kunt upgraden om extra functies te krijgen, is de gratis versie alles wat u nodig hebt om te beginnen. Ga naar Slack en klik op de knop Aan de slag rechtsboven om te beginnen. Als u al bent aangemeld bij Slack, klikt u in plaats daarvan op de knop Een nieuwe werkruimte maken .

Meld u aan (als u dat nog niet hebt gedaan) of maak een nieuw Slack-account aan en klik op Create a workspace . Voer een naam in voor uw werkruimte. Slack gaat er standaard van uit dat uw e-maildomein het bedrijfsdomein is. Schakel het selectievakje Laat iedereen met een @domein-e-mailadres deelnemen aan deze werkruimte uit als dit geen bedrijfsaccount is.

Voeg uw naam en een profielafbeelding (optioneel) toe en nodig vervolgens andere gebruikers uit. Als u op dit moment niemand hebt om toe te voegen, slaat u deze stap over.

Zodra u een Slack-werkruimte hebt gemaakt, moet u ook een kanaal maken. Dit zijn categorieën of thematische gesprekken. Voor bedrijven en teams kunnen dit ook projecten, afdelingen, enz. zijn. Geef uw eerste kanaal een naam wanneer u daarom wordt gevraagd en druk op Volgende . Standaard krijgt u ook #algemene en #willekeurige kanalen, die u vrij kunt verwijderen of wijzigen.

De laatste stap om een ​​Slack-werkruimte te maken, is om je abonnement te kiezen: Free of Pro . De twee grootste beperkingen met Free zijn dat je maar 90 dagen aan berichten krijgt (oudere berichten worden gearchiveerd) en 10 apps/integraties. Je kunt op elk moment upgraden of downgraden.

Hoe u een Slack-werkruimte beheert

Nu je een glimmende nieuwe Slack-werkruimte hebt, wat doe je ermee? Pas aan, voeg integraties toe, nodig mensen uit en maak de ruimte perfect voor je leden. Houd er rekening mee dat sommige wijzigingen en instellingen gemakkelijker uit te voeren zijn op een desktop.

Pas een Slack-werkruimte aan

Je hoeft niets bijzonders te doen, maar wanneer je een Slack-werkruimte maakt, is het leuk om deze persoonlijker te maken voor je team, bedrijf of interesse. Begin door te klikken op de naam van je werkruimte net boven de lijst met kanalen. Selecteer Tools & settings -> Customize workspace.

Er zijn verschillende opties om uw Slack-werkruimte snel aan te passen:

• Emoji’s – selecteer drie standaard emoji’s voor reacties met één klik en voeg aangepaste emoji’s toe voor uw leden
• Slackbot – pas Slackbot-reacties aan om te helpen bij het beantwoorden van veelvoorkomende vragen van leden
• Werkruimtepictogram – voeg een aangepast pictogram toe om uw werkruimte weer te geven, in plaats van de standaardinitialen die Slack gebruikt
• Statussen – bewerk de vijf standaardstatusberichten en de standaard wistijd (leden kunnen ook op elk moment hun eigen aangepaste bericht maken)
• Kanaalprefixen – maak regels voor het benoemen van kanalen (als u de enige bent met toestemming om kanalen toe te voegen, hoeft u zich hier geen zorgen over te maken)

Het is ook een goed idee om uw werkruimteleden te laten weten dat ze het kleurenthema, de lay-out, toegankelijkheidsopties en meer gratis kunnen wijzigen. Klik op het profielpictogram (linksonder op desktop en rechtsboven op mobiel) en selecteer Voorkeuren .

Kanalen toevoegen aan Slack

Voordat je je Slack-community met leden gaat vullen, voeg je wat kanalen toe om alles georganiseerd te houden. Het is een van de makkelijkste manieren om een ​​Slack-werkruimte te beheren. Slack maakt standaard de kanalen #algemeen en #willekeurig aan en alle leden worden uitgenodigd voor deze kanalen voor algemene aankondigingen en willekeurige discussies. Je kunt deze verwijderen, maar het is een goed idee om ten minste één kanaal te hebben waar alle leden aan kunnen deelnemen.

Voeg een nieuw kanaal toe door op Kanalen toevoegen onder de lijst met kanalen te klikken en selecteer vervolgens Nieuw kanaal maken .

Kies een kanaalnaam (maximaal 80 tekens). Klik op Volgende en kies een zichtbaarheidsoptie: Openbaar of Privé . Privékanalen zijn alleen op uitnodiging en ideaal om specifieke projecten, teams of interesses gescheiden te houden. Klik op Maken om te voltooien.

Nieuwe leden uitnodigen

Elke nieuwe Slack-werkruimte heeft leden nodig. Hoewel u leden kunt uitnodigen wanneer u voor het eerst een Slack-werkruimte maakt, kunt u ook op elk gewenst moment later leden uitnodigen. Klik op de naam van uw werkruimte net boven de kanaallijst. Selecteer Mensen uitnodigen voor . Voeg alle e-mailadressen toe die u wilt toevoegen (druk gewoon op de spatiebalk tussen elk adres) en klik op Verzenden .

U kunt ook op Uitnodigingslink kopiëren klikken om de link te kopiëren en ergens anders te plakken, bijvoorbeeld in een bedrijfsbreed e-mailadres, forum, website, enz.

Voor privékanalen opent u het kanaal en selecteert u Collega’s toevoegen . Voer de namen of e-mailadressen in van de huidige werkruimteleden.

Wanneer u leden uitnodigt, overweeg dan om hun profielvelden aan te passen. Selecteer de naam van uw werkruimte en kies Tools & settings -> Workspace settings .

Selecteer Profielen in de linker zijbalk, scroll erdoorheen en voeg velden toe/verwijder ze. Voeg nieuwe velden toe onderaan de meeste secties door op +Toevoegen te klikken . Selecteer Wijzigingen publiceren wanneer u klaar bent. Voeg bijvoorbeeld de optie toe voor gebruikers om hun voornaamwoorden toe te voegen.

Rollen en machtigingen toewijzen in Slack

Om rollen toe te wijzen en bepaalde rechten in Slack te beheren, moet u upgraden naar een premium-abonnement. Er zijn echter enkele opties beschikbaar in het gratis abonnement, zoals het toewijzen van een lid aan een standaardlid of een beheerder.

Krijg toegang tot alle machtigings- en rolgerelateerde instellingen door te klikken op de naam van uw werkruimte en Tools & instellingen -> Werkruimte-instellingen te selecteren . Onder Beheer in de linkerzijbalk kunt u instellingen, machtigingen, lidrollen, gebruikersgroepen, authenticatiemethoden en meer beheren.

Verbind tools en bots met uw werkruimte

Hoewel het niet vereist is, is het toevoegen van tools en bots een geweldige manier om een ​​Slack-werkruimte te beheren, productiever te zijn en zelfs het moreel te verhogen. U kunt bijvoorbeeld Google Agenda koppelen om herinneringen te ontvangen, uitnodigingen te versturen en aankomende evenementen in Slack te bekijken. Of automatisch verjaardagswensen naar elk teamlid sturen om ze de erkenning te geven die ze verdienen.

Net onder de lijst met kanalen en directe berichten staat een lijst met momenteel toegevoegde apps. Selecteer Apps toevoegen om verbinding te maken met verschillende tools en bots. Als u alleen een app of bot aan een specifiek kanaal wilt toevoegen, opent u dat kanaal, selecteert u de kanaalnaam boven aan het kanaalvenster en selecteert u Integraties . Selecteer Een app toevoegen .

Zodra u de lijst met apps ziet, selecteert u een van de aanbevolen apps of zoekt u naar iets anders. Bekijk nog meer resultaten door App directory te selecteren in de rechterbovenhoek.

Zodra een app is toegevoegd, kunnen leden een verzoek ontvangen om hun accounts te verbinden. Dit hangt allemaal af van de toegevoegde app of bot. Als u uw productiviteit wilt verhogen, probeer dan deze Slack-bots.

Neem de tijd om al uw opties te verkennen wanneer u een Slack-werkruimte maakt. Om het gebruik en beheer van een Slack-werkruimte gemakkelijker te maken, moet u deze sneltoetsen onder de knie krijgen. En bekijk deze onmisbare Slack-opdrachten.

Alle afbeeldingen en screenshots door Crystal Crowder.