Hoe u een vervolgkeuzelijst toevoegt in Google Spreadsheets en Excel

Hiermee kunt u de gegevensinvoeroptie van een gebruiker in een bepaalde cel beperken tot een reeks opties. U hoeft zich geen zorgen te maken over spelfouten of dat iemand niet weet wat hij moet invoeren. Bovendien zorgt het ervoor dat het invoeren van informatie veel sneller gaat.

Voeg een vervolgkeuzelijst toe in Google Spreadsheets

Er zijn meerdere manieren om uw zoeklijst voor uw vervolgkeuzelijst in Google Spreadsheets te maken. Sommige gebruikers geven er de voorkeur aan een verborgen kolom te maken met de waarden in hun bestaande blad of in een ander blad in hetzelfde bestand. Anderen geven er de voorkeur aan de items later in het proces toe te voegen. Al deze opties werken net zo goed om uw lijst te maken.

Selecteer een enkele cel of celbereik waaraan u uw vervolgkeuzelijst wilt toevoegen. Selecteer Gegevens -> Gegevensvalidatie .

Er verschijnt een nieuw venster aan de rechterkant. Klik op Regel toevoegen om een ​​gegevensvalidatieregel toe te voegen. Controleer of het celbereik correct is. Als dit niet het geval is, voer het dan handmatig in of verlaat dit venster en markeer uw bereik opnieuw.

Selecteer in de sectie Criteria het type regel. Dropdown is de standaardinstelling. Voer handmatig opties in, of als u elders in uw spreadsheet al een lijst met opties heeft, selecteert u Vervolgkeuzelijst (uit een bereik) en voert u het bereik in. U kunt ook een selectievakje, verschillende soorten tekst, datums en meer kiezen. Voor mijn voorbeeld gebruik ik Dropdown (uit een bereik) .

Klik op Geavanceerde opties net onder uw criteria. Selecteer elk type waarschuwing of suggestie zodat gebruikers weten wat ze moeten invoeren. Selecteer Gereed als u klaar bent.

In de cellen met vervolgkeuzepijlen waarmee u de lijst kunt toevoegen, klikt u op de pijl om een ​​optie te selecteren.

Ik heb mijn vervolgkeuzelijst ingesteld om invoer te weigeren. Als iemand een andere waarde invoert, ziet hij of zij een waarschuwing en wordt de invoer afgewezen.

Als u de gegevensvalidatie wilt verwijderen of bewerken, gaat u naar Gegevens -> Gegevensvalidatie , selecteert u uw regel en brengt u uw wijzigingen aan of selecteert u Regel verwijderen .

Als u uw lijsten verder wilt aanpassen, wijzigt u automatisch de kleur van de cel op basis van de gekozen invoer. U kunt ook deze Google Spreadsheets-formules gebruiken om veelvoorkomende taken te automatiseren.

Voeg een vervolgkeuzelijst toe in Excel

Als u liever Excel gebruikt dan Google Spreadsheets, kunt u nog steeds vervolgkeuzelijsten gebruiken. Het proces is vergelijkbaar in Excel, maar de opties voor gegevensvalidatie zien er iets anders uit.

Markeer de cel of het bereik waaraan u uw vervolgkeuzelijst wilt toevoegen. Selecteer het menu Gegevens en kies Gegevensvalidatie in het gedeelte Gegevenshulpmiddelen.

Net als bij Google Spreadsheets zijn er meerdere criteria waaruit u kunt kiezen, waaronder:

• Elke waarde – alles mag
• Geheel getal – accepteert alleen hele getallen
• Decimaal – staat decimalen toe
• Lijst – selecteer waarden uit een vooraf bepaalde lijst of voer uw lijst in, gescheiden door komma’s
• Datum – accepteert alleen datums
• Tijd – accepteert alleen tijdformaten
• Tekstlengte – accepteert alleen tekst met een specifieke lengte of bereik
• Aangepast – gebruik een formule

Omdat we vervolgkeuzelijsten maken, is Lijst de enige optie waar u zich zorgen over hoeft te maken .

Selecteer Lijst en voer uw waardebereik in (als u een vooraf bepaalde lijst op hetzelfde blad of op een ander tabblad in de werkmap hebt), of voer elk lijstitem in, gescheiden door een komma. Als u een bereik invoert, markeert u het bereik op uw blad, of voert u het in door te beginnen met een gelijkteken (=), zoals =E3:E6of =$E$3:$E$6.

Standaard zijn de vervolgkeuzelijsten Blanco negeren en In cel aangevinkt. Ze zorgen ervoor dat de cel(len) niet leeg blijven en dat de vervolgkeuzelijst in de cel verschijnt. U kunt deze desgewenst uitschakelen.

Selecteer het tabblad Invoerbericht . Laat dit veld leeg (schakel Bericht weergeven uit ) of voer een Titel en Bericht in om de gebruiker te laten weten wat er van hem of haar wordt verwacht. Met mijn vervolgkeuzelijst kunnen gebruikers bijvoorbeeld een itemlocatie selecteren. Ik heb ‘Itemlocatie’ en ‘Kies een locatie’ ingevoerd als mijn invoerbericht.

Selecteer het tabblad Foutmelding . Schakel het selectievakje Waarschuwing tonen uit om geen enkele waarschuwing weer te geven. Of kies tussen:

• Stop – gebruikers kunnen niets anders invoeren
• Waarschuwing – gebruikers worden gewaarschuwd, maar kunnen er nog steeds voor kiezen om iets anders in te voeren
• Informatie – gebruikers kunnen alles invoeren wat ze willen, maar krijgen een aangepast bericht te zien

Ik kies meestal voor Stop . De hele reden om een ​​vervolgkeuzelijst toe te voegen is immers het beperken van waarden. Voer uw titel en bericht in om gebruikers te laten weten wat ze verkeerd doen.

Wanneer u klaar bent met alle drie de tabbladen, klikt u op OK om uw wijzigingen op te slaan.

U zou een vervolgkeuzepijl moeten zien in de eerste cel van uw bereik. Als u een Invoerbericht heeft geselecteerd , verschijnt dit met de pijl.

Als u probeert een onjuiste waarde in te voeren en een foutwaarschuwing hebt ingesteld, moet de waarschuwing onmiddellijk worden weergegeven.

Als u de lijst wilt bewerken of verwijderen, markeert u de cel of het bereik waarin de vervolgkeuzelijst wordt gebruikt. Ga terug naar Gegevens -> Gegevensvalidatie . Breng uw wijzigingen aan of selecteer Alles wissen op het tabblad Instellingen . Druk op OK om uw vervolgkeuzelijst te wissen.

Als u gemakkelijker door Excel wilt navigeren, gebruikt u deze Excel-sneltoetsen .

Veel Gestelde Vragen

Kan ik mijn lijstitems alfabetisch sorteren, op de meest gebruikte manier of op een andere manier die ik kies?

Ja. Als u de lijstitems handmatig invoert in het vak Gegevensvalidatie, plaatst u ze in de volgorde waarin u ze wilt laten verschijnen.
Als u een vooraf gemaakte lijst in een kolom in uw spreadsheet gebruikt, sorteert u uw gegevens op de door u gewenste manier. De volgorde in het vervolgkeuzemenu wordt automatisch gewijzigd.

Waarom staat er voor sommige van mijn lijstitems een spatie?

Dit gebeurt meestal wanneer u handmatig items invoert. Hoewel elk item moet worden gescheiden door een komma, mag er alleen een komma tussen de items staan. Als u bijvoorbeeld True en False als lijstopties wilt hebben, voert u True,False in. Voer geen spatie in na de komma, uw lijst ziet er misschien een beetje raar uit.

Is er een limiet op het aantal items in de lijst?

Niet echt. U moet echter proberen het aantal items kort genoeg te houden, zodat gebruikers gemakkelijk een item uit de lijst kunnen kiezen. Lange lijsten zijn moeilijk te gebruiken.

Wat moet ik doen als ik meer waarden aan mijn lijst wil toevoegen?

Wanneer u een vervolgkeuzelijst toevoegt in Google Spreadsheets en Excel, verwacht u mogelijk niet dat er extra waarden nodig zijn, maar er zijn twee manieren om nieuwe items toe te voegen.
Als u een bereik gebruikt, klikt u eerst met de rechtermuisknop op een cel in uw bereik, voegt u een nieuwe cel toe en voert u vervolgens uw nieuwe waarde in. Hierdoor zou uw bereik voor de vervolgkeuzelijst automatisch moeten worden bijgewerkt. U kunt ook het bereik van uw vervolgkeuzelijst markeren, naar ‘Gegevens -> Gegevensvalidatie’ gaan en het bereik handmatig wijzigen om rekening te houden met de nieuwe items op uw lijst.
Als u een handmatige lijst hebt gemaakt in het venster Gegevensvalidatie, markeer dan de cellen in de vervolgkeuzelijst en ga naar Gegevens -> Gegevensvalidatie. Voeg items toe aan uw bestaande lijst en sla uw wijzigingen op. U kunt ook gegevens tussen uw spreadsheets koppelen door deze tip te volgen.

Afbeelding tegoed: Unsplash . Alle schermafbeeldingen door Crystal Crowder .