Een vervolgkeuzelijst toevoegen in Google Spreadsheets [2023]

Google Spreadsheets is een van de meest gebruikte services geworden voor het maken van en werken aan spreadsheets op scholen, instellingen en werkplekken. Het biedt een verscheidenheid aan gratis functies en ondersteunt samenwerking. Om samenwerking te vergemakkelijken wanneer u met anderen aan dezelfde spreadsheet werkt, biedt Google de mogelijkheid om vervolgkeuzelijsten te maken die kunnen worden gebruikt om vooraf ingestelde gegevens of waarden aan cellen toe te voegen.

Door vervolgkeuzelijsten te gebruiken, hoeven uw bijdragers geen gegevens handmatig in te voeren, wat kan helpen voorkomen dat ongeldige gegevens in het blad worden ingevoerd en mogelijk een formule of enquête overtreden. Met deze functie kunt u ervoor zorgen dat iedereen alleen de gegevens invoert die u aan de cellen hebt toegewezen, en niets anders.

In het volgende bericht helpen we u een vervolgkeuzelijst te maken, deze te bewerken en te verwijderen in Google Spreadsheets.

Een vervolgkeuzelijst toevoegen in Google Spreadsheets

U kunt een vervolgkeuzelijst maken in een cel in Google Spreadsheets en er waarden aan toevoegen door de onderstaande stappen te volgen.

Op pc

Voordat u een vervolgkeuzelijst aan een cel toevoegt, moet u Google Spreadsheets starten in een webbrowser op uw computer en een spreadsheet openen waaraan u de lijst wilt toevoegen.

Wanneer de spreadsheet wordt geopend, klikt u op de cel waaraan u de vervolgkeuzelijst wilt toevoegen. U kunt meerdere cellen selecteren om een ​​vervolgkeuzelijst met dezelfde gegevensset te maken. Nadat u de cellen hebt geselecteerd waar u een vervolgkeuzelijst wilt hosten, klikt u met de rechtermuisknop op een van de geselecteerde cellen.

Selecteer Vervolgkeuzelijst in de lijst met opties die op het scherm verschijnen .

Er is een alternatieve manier om een ​​vervolgkeuzelijst te maken op Google Spreadsheets. Selecteer hiervoor de cellen waar u de vervolgkeuzelijst wilt hosten, klik op het tabblad Gegevens in de werkbalk bovenaan en selecteer Gegevensvalidatie in het menu.

U ziet nu een zijbalk Gegevensvalidatieregels aan de rechterkant van het scherm.

Vanaf hier kunt u de volgende wijzigingen aanbrengen in de vervolgkeuzelijst:

• selecteer een bereik waarop u een vervolgkeuzelijst wilt toepassen binnen het blad.
• Voeg een criterium toe dat de lijst met opties bevat die in de geselecteerde cellen kunnen worden ingevoerd.
• Voeg een helptekst in wanneer op de cel wordt geklikt.
• Selecteer een reactie voor wanneer ongeldige gegevens in de cellen worden ingevoerd.
• Wijzig de weergavestijl van de vervolgkeuzelijst.

Bereik instellen:

In deze zijbalk ziet u de locatie van de geselecteerde cellen die u hebt bezocht in het vak Toepassen op bereik bovenaan. U kunt dit gedeelte overslaan als u al het gewenste celbereik heeft gekozen waar u vervolgkeuzelijsten wilt hosten. Als u het geselecteerde celbereik wilt wijzigen of een nieuw bereik wilt toevoegen, klikt u op het rasterpictogram in het veld Toepassen op bereik.

Bewerk in het vak Selecteer een gegevensbereik dat op het scherm verschijnt het bereikvak handmatig door de cellocaties achter de “!” teken.

Als u het huidige celbereik wilt behouden en een nieuw wilt toevoegen, klikt u op Nog een bereik toevoegen en typt u het gewenste celbereik in het tekstveld dat in dit vak verschijnt. Nadat u de celbereiken hebt geconfigureerd, klikt u op OK .

Criteria instellen:

Dit is het gedeelte waar u bepaalt welke waarden beschikbaar zijn als opties in de vervolgkeuzelijst. Hier kunt u handmatig de gewenste opties in de vervolgkeuzelijst invoeren of het celbereik binnen hetzelfde blad of dezelfde werkmap opgeven van waaruit u de waarden of opties kunt kiezen.

Hoewel je heel veel opties ziet in het vak Criteria, kun je er maar twee kiezen om een ​​vervolgkeuzelijst te maken: Dropdown en Dropdown (uit een reeks) .

Optie 1 – Dropdown : Met deze optie kunt u elk soort gegevens naar keuze invoegen in de vervolgkeuzelijst die u gaat maken. Deze kunnen zowel cijfers als teksten bevatten en u zult deze waarden zelf handmatig moeten invoeren in het vak dat verschijnt naast “Dropdown”.

Om een ​​waarde in te voeren, typt u de woorden, cijfers of tekens die u een optie wilt maken voor de vervolgkeuzelijst in het tekstveld “Waarde”.

U kunt ook een waarde met zijn kleur configureren door op de grijze cirkel aan de linkerkant van een waarde te klikken.

Selecteer in het kleurenpalet dat verschijnt een kleur voor de waarde die u hebt ingevoerd uit de beschikbare opties. Wanneer u een kleur kiest of eroverheen zweeft, zou u het voorbeeld ervan in het vak Kleuren moeten zien.

Nu u een aangepaste waarde voor de vervolgkeuzelijst hebt toegevoegd, kunt u op Nog een item toevoegen klikken om meer waarden met verschillende kleuren toe te voegen.

Nadat u uw vervolgkeuzelijst hebt aangepast met een aantal waarden, zou de sectie Criteria er ongeveer zo uit moeten zien.

Optie 2 – Vervolgkeuzelijst (uit een bereik) : Wanneer u deze optie selecteert, kunt u een vervolgkeuzelijst maken met waarden die al ergens in het blad of een ander blad in dezelfde werkmap aanwezig zijn. Nadat u deze optie hebt geselecteerd, moet u de locatie in het blad invoeren waarvan u de gewenste waarden wilt ophalen. In dit geval willen we waarden extraheren uit cellen B5-B8 op het blad “Toewijzingen”. Daarvoor typen we “Assignments!B5:B8” in het vak onder “Dropdown (uit een bereik)”.

Als u handmatig het cellenbereik wilt selecteren waaruit u waarden wilt extraheren, klikt u op het rasterpictogram in het tekstveld onder “Vervolgkeuzelijst (uit een bereik)”.

U zou nu het vak Selecteer een gegevensbereik op het scherm moeten zien verschijnen. Sleep nu door het cellenbereik waarvan u de waarde wilt extraheren in het blad. Wanneer u een celbereik selecteert, moet dit verschijnen in het vak Selecteer een gegevensbereik. Als u tevreden bent met uw keuze, klikt u op OK .

Wanneer u dat doet, zou u de geëxtraheerde waarden uit andere cellen moeten zien verschijnen als opties in het gedeelte Criteria. Net als bij de vervolgkeuzelijst kunt u een aangepaste kleur kiezen voor een geselecteerde optie door op de grijze cirkel aan de linkerkant van een waarde te klikken.

Selecteer in het kleurenpalet dat verschijnt een kleur voor de waarde die u hebt ingevoerd uit de beschikbare opties. Wanneer u een kleur kiest of eroverheen zweeft, zou u het voorbeeld ervan in het vak Kleuren moeten zien. Op dezelfde manier kunt u verschillende kleuren toepassen op verschillende waarden in de sectie Criteria.

Als u klaar bent met het wijzigen van de lijst met opties in uw vervolgkeuzelijst, kunt u op Geavanceerde opties klikken om deze verder aan te passen.

Schakel helptekst in

Wanneer u op Geavanceerde opties klikt, ziet u bovenaan een tekstvak Validatiehulp weergeven . Wanneer u deze optie inschakelt, kunt u een uitleg toevoegen over wat gebruikers geacht worden te doen met de vervolgkeuzelijst.

Zodra het tekstvak Toon validatiehulp is aangevinkt, zou u hieronder een tekstvak moeten zien verschijnen waarin u een opmerking kunt toevoegen om uit te leggen wat gebruikers in de geselecteerde cel kunnen invoeren.

Bericht instellen voor ongeldige gegevens:

Wanneer u een vervolgkeuzelijst voor een bepaalde cel maakt, accepteert de cel geen waarden die u handmatig in de cel invoert. Om ervoor te zorgen dat er een geldige waarde wordt ingevoerd, kunt u ervoor kiezen om een ​​waarschuwing weer te geven of de ingevoerde waarde te weigeren wanneer iemand ongeldige gegevens voor de cel invoert.

U kunt de gewenste optie kiezen in het gedeelte “Als de gegevens ongeldig zijn:” uit een van deze opties:

• Toon een waarschuwing om gebruikers te waarschuwen voor een ongeldige invoer
• Weiger de invoer om te voorkomen dat ongeldige waarden aan de cel worden toegevoegd.

Weergavestijl instellen:

U kunt kiezen uit 3 verschillende weergavestijlen om het uiterlijk van de vervolgkeuzelijst op Google Spreadsheets te wijzigen.

Optie 1 – Chip : Wanneer u deze optie selecteert, zijn cellen met vervolgkeuzemenu zichtbaar in de spreadsheet als een pilvormige balk.

Als u waarden hebt geconfigureerd met verschillende kleuren voor de gekozen waarden, kan de kleur van de pil dienovereenkomstig veranderen.

Optie 2 – Pijl : Als deze optie is geselecteerd, is de enige manier om een ​​cel met een vervolgkeuzelijst te onderscheiden van andere cellen, door te zoeken naar een naar beneden wijzend pijlpictogram aan de rechterkant. U kunt op dit pictogram klikken om een ​​waarde uit de vervolgkeuzelijst te selecteren.

Als u waarden hebt geconfigureerd met verschillende kleuren voor de gekozen waarden, kan de kleur van de cel dienovereenkomstig veranderen.

Optie 3 – Tekst zonder opmaak : Als u geen duidelijke indicatie wilt van welke cellen zijn geconfigureerd met vervolgkeuzelijsten, kunt u deze optie kiezen en de geselecteerde cellen zullen verschijnen zoals alle andere cellen in het werkblad. Om toegang te krijgen tot de vervolgkeuzelijst in deze stijl, moet u dubbelklikken op een cel.

Als u waarden hebt geconfigureerd met verschillende kleuren voor de gekozen waarden, kan de kleur van de cel dienovereenkomstig veranderen.

Nadat u alle benodigde details hebt toegevoegd om een ​​vervolgkeuzelijst te maken, klikt u op Gereed in de rechterbenedenhoek van de zijbalk Gegevensvalidatieregels.

U zou nu de vervolgkeuzelijst moeten zien verschijnen in de geselecteerde cellen op Google Spreadsheets in de door u gekozen stijl. Om een ​​waarde voor deze cel in te voeren, klikt u op de chip- of pijlpictogrammen en selecteert u de beschikbare waarde in de lijst met opties.

Als u een waarde invoert die niet is toegewezen aan de vervolgkeuzelijst, ziet u een rode markering in de cel en wanneer u de muisaanwijzer op deze cel plaatst, ziet u het ongeldige foutbericht met de tekst “Invoer moet een item op de gespecificeerde lijst”.

Als u tevreden bent met een vervolgkeuzelijst en dezelfde lijst naar andere cellen wilt dupliceren, klikt u met de rechtermuisknop op de cel waarin u deze hebt gemaakt en selecteert u Kopiëren.

U kunt nu alle cellen selecteren waarin u de lijst wilt plakken en vervolgens de sneltoets Ctrl (CMD) + V gebruiken om de vervolgkeuzelijst in de geselecteerde cellen te dupliceren.

Aan de telefoon

Net als op internet kunt u een vervolgkeuzelijst maken met de Google Spreadsheets-app op uw Android-telefoon. Helaas missen iPhone-gebruikers deze functie omdat de Google Spreadsheets-app op iOS geen optie voor gegevensvalidatie biedt om vervolgkeuzelijsten in een spreadsheet te maken en te wijzigen.

Als u een vervolgkeuzelijst wilt maken, start u de Google Spreadsheets- app op Android en opent u een spreadsheet waarop u deze wilt maken.

Wanneer de spreadsheet wordt geopend, tikt u op een cel waarvoor u een vervolgkeuzelijst wilt maken.

Tik met een geselecteerde cel op het pictogram met 3 stippen in de rechterbovenhoek.

Selecteer Gegevensvalidatie in het overloopmenu dat verschijnt .

U zou nu het scherm Gegevensvalidatie moeten zien dat een aantal secties biedt die u mogelijk moet configureren.

Bereik instellen :

In dit vak ziet u de locatie van de cel die u hebt geselecteerd. Als u meerdere cellen van het blad hebt geselecteerd, zou u een reeks cellen moeten zien die zijn geselecteerd om een ​​vervolgkeuzelijst te maken.

Criteria instellen:

Zoals hierboven uitgelegd, kunt u met deze optie waarden toewijzen aan de vervolgkeuzelijst die u gaat maken. U kunt kiezen uit de twee onderstaande opties om een ​​lijst te maken:

• Lijst met items : Met deze optie kunt u alle soorten gegevens, inclusief teksten of nummers naar keuze, invoegen in de vervolgkeuzelijst. Wanneer geselecteerd, moet u de waarden zelf handmatig invoeren in het vak “Lijst met items”. U kunt elk aantal letters, woorden of cijfers toevoegen als opties in de vervolgkeuzelijst, maar vergeet niet om de waarden te scheiden met een komma, niet met spaties. Tik met de geselecteerde optie op Toevoegen en typ de items die u beschikbaar wilt hebben als opties in de vervolgkeuzelijst.

• Lijst uit een bereik : met deze optie kunt u een vervolgkeuzelijst maken met waarden die al ergens in het blad of de werkmap waar u aan werkt beschikbaar zijn. Wanneer u Lijst uit een bereik selecteert, moet u handmatig de locaties van cellen in het blad invoeren waaruit u de waarden wilt extraheren. U kunt bijvoorbeeld “Onderwerp!B5:B8” in het vak invoeren als u waarden uit de cellen B5-B8 op het blad “Onderwerp” wilt halen.

Dropdownmenu in cel weergeven :

Als u een pijl-omlaag wilt zien in de cel waarin u een vervolgkeuzelijst hebt gemaakt, kunt u het Toon vervolgkeuzemenu in cel wisselen inschakelen. Als dit niet is ingeschakeld, kunnen anderen die aan het blad werken niet zien of en waar u een vervolgkeuzelijst hebt geplaatst.

Uiterlijk :

Als u een opmerking wilt toevoegen om uit te leggen wat gebruikers kunnen invoeren in een cel waarin u een vervolgkeuzelijst hebt gemaakt, kunt u de schakelaar Toon validatiehulptekst inschakelen onder “Uiterlijk”. Eenmaal ingeschakeld, tikt u op Bewerken aan de rechterkant van deze schakelaar om een ​​notitie te maken.

U ziet nu een dialoogvenster op het scherm waarin u de gewenste tekst kunt invoeren die u aan gebruikers wilt uitleggen. Nadat je een notitie hebt toegevoegd, tik je op Ok om te bevestigen.

Over ongeldige gegevens :

Als de waarde die iemand invoert niet overeenkomt met een van de tekens of cijfers die vooraf zijn toegewezen aan de vervolgkeuzelijst van een cel, moet u kiezen wat de Spreadsheets in een dergelijke situatie kunnen tonen of doen. In die gevallen kunt u ‘ Waarschuwing weergeven’ kiezen om gebruikers meteen op de hoogte te stellen van de ongeldige invoer, of ‘ Invoer weigeren’ selecteren , zodat de spreadsheet de waarde die ze probeerden toe te voegen aan de cel niet accepteert.

Nadat u alle benodigde gegevens hebt toegevoegd om een ​​vervolgkeuzelijst te maken, klikt u op Opslaan in de rechterbovenhoek van het scherm Gegevensvalidatie.

De vervolgkeuzelijst verschijnt nu in de geselecteerde cel in Google Spreadsheets en u zou er een pijl-omlaag in moeten zien.

Om een ​​waarde voor deze cel in te voeren, tikt u op deze pijl-omlaag en selecteert u de waarde die beschikbaar is in de lijst met opties.

Hoe een vervolgkeuzelijst op Google Spreadsheets te bewerken

U kunt de beschikbare waarden in de vervolgkeuzelijst in een cel op elk moment wijzigen door de onderstaande stappen te volgen.

Op pc

Om wijzigingen aan te brengen in een cel met een vervolgkeuzelijst, opent u het werkblad en selecteert u de cellen waarvan u de waarden wilt wijzigen.

Nadat de cellen zijn geselecteerd, klikt u er met de rechtermuisknop op en selecteert u Vervolgkeuzelijst in de lijst met opties.

U ziet nu de zijbalk Gegevensvalidatieregels aan de rechterkant verschijnen. Hier kunt u alle gewenste wijzigingen aanbrengen in de secties Toepassen op bereik , Criteria en Geavanceerde opties .

Nadat alle instellingen zijn gewijzigd, klikt u op Gereed om de wijzigingen te bevestigen.

De vervolgkeuzelijst wordt nu bijgewerkt met de nieuwere waarden en instellingen die u onlangs hebt toegepast.

Aan de telefoon

U kunt een eerder gemaakte cel bewerken in een vervolgkeuzelijst op uw telefoon. Open hiervoor de spreadsheet in de Google Spreadsheets- app op Android en tik op de cel die u wilt bewerken. Tik terwijl de cel is geselecteerd op het pictogram met 3 stippen in de rechterbovenhoek.

Selecteer Gegevensvalidatie in het overloopmenu dat verschijnt .

U ziet nu het scherm Gegevensvalidatie met de huidige configuratie van de cel. U kunt elk van de waarden binnen de secties Celbereik , Criteria , Op ongeldige gegevens en Uiterlijk wijzigen naar uw voorkeursinstelling.

Zodra je alle noodzakelijke wijzigingen hebt aangebracht, tik je op Opslaan in de rechterbovenhoek om ze te bevestigen.

De vervolgkeuzelijst wordt nu bijgewerkt met de nieuwere waarden en instellingen die u onlangs hebt toegepast.

Hoe een vervolgkeuzelijst op Google Spreadsheets te verwijderen

Als u niet langer wilt dat anderen waarden invoeren uit een vervolgkeuzelijst op Spreadsheets, kunt u de onderstaande stappen volgen om dit voor elkaar te krijgen.

Op pc

Als u een vervolgkeuzelijst uit een cel wilt verwijderen, opent u de gewenste spreadsheet in Google Spreadsheets en selecteert u de cel waaruit u de vervolgkeuzelijst wilt verwijderen.

Nadat de cellen zijn geselecteerd, klikt u er met de rechtermuisknop op en selecteert u Vervolgkeuzelijst in de lijst met opties.

U ziet nu de zijbalk Gegevensvalidatieregels aan de rechterkant verschijnen. Klik hier op Regel verwijderen onder aan de zijbalk om de lijst uit de geselecteerde cellen te verwijderen.

Wanneer u dat doet, verdwijnt de vervolgkeuzelijst onmiddellijk van het blad.

Aan de telefoon

U kunt op elk gewenst moment een vervolgkeuzelijst van een mobiele telefoon op uw telefoon verwijderen, zolang u dit op Android doet. Als u een vervolgkeuzelijst wilt verwijderen, opent u de Google Spreadsheets- app en selecteert u een spreadsheet die u wilt bewerken. Wanneer de spreadsheet wordt geladen, tikt u op een cel waarvan u de vervolgkeuzelijst wilt verwijderen. Tik terwijl de cel is geselecteerd op het pictogram met 3 stippen in de rechterbovenhoek.

Selecteer Gegevensvalidatie in het overloopmenu dat verschijnt .

Regel verwijderen

U ziet nu de banner “Regel verwijderd” onderaan verschijnen, wat aangeeft dat de geselecteerde cel niet langer de vervolgkeuzelijst erin zal hosten.

Ik kan geen vervolgkeuzelijst toevoegen aan de Spreadsheets-app op iPhone. Waarom?

Het toevoegen van een vervolgkeuzelijst is alleen beschikbaar bij gebruik van de webclient van Google Spreadsheets en de bijbehorende app op Android. iPhone-gebruikers van de Google Spreadsheets-app kunnen geen vervolgkeuzelijsten maken of wijzigen omdat Google zijn iOS-app niet met een dergelijke functie heeft geconfigureerd. Als u de Google Spreadsheets-app op iOS gebruikt en een vervolgkeuzelijst wilt maken, raden we u aan hiervoor een computer te gebruiken.

Als u Google Spreadsheets op Android of internet gebruikt en u geen vervolgkeuzelijsten in een spreadsheet kunt toevoegen of wijzigen, heeft u waarschijnlijk niet de benodigde rechten om het bestand te bewerken. In dergelijke gevallen kunt u de eigenaar van het bestand vragen om u bewerkingsrechten voor de spreadsheet te verlenen als u vervolgkeuzelijsten wilt maken.

Waarom zou u vervolgkeuzemenu’s op Spreadsheets gebruiken?

Als u zich afvraagt ​​waarom u een vervolgkeuzelijst in Spreadsheets zou moeten gebruiken, vindt u hier enkele redenen:

• Helpt gebruikers cellen gemakkelijk te vullen omdat ze mogelijk een vooraf toegewezen invoer als waarde moeten selecteren. Dit maakt het ook een snellere manier om cellen in een spreadsheet te vullen.
• Helpt typefouten in antwoorden te voorkomen.
• Het is een geweldige manier voor de maker om ervoor te zorgen dat de gegevens die door anderen aan de bladen zijn toegevoegd, precies zijn wat ze hadden verwacht.
• Organisatoren kunnen vervolgkeuzelijsten maken om feedback van gebruikers te verzamelen.
• Lijsten kunnen ook nuttig zijn bij het opvragen van statusrapporten over taken.
• Kan worden gebruikt om meerkeuzevragen te maken die mensen rechtstreeks vanuit hun spreadsheet kunnen beantwoorden.

Dat is alles wat u moet weten over het gebruik van vervolgkeuzelijsten in Google Spreadsheets.