Haal uw projecten uit uw e-mail met CoördinatieHQ

In het klantenservicelandschap is de traditionele toolkit voor samenwerking met klanten toe aan een upgrade. Teams vertrouwen op onsamenhangende tools en worden geconfronteerd met uitdagingen op het gebied van informatiestroom, communicatie en algehele projectefficiëntie. Hoewel er veel projectmanagementtools op de markt zijn, is CoördinatieHQ speciaal ontwikkeld om de samenwerking tussen bedrijven en externe partijen, zoals opdrachtgevers en freelancers, te stroomlijnen. We hadden de kans om de software te testen en onze indrukken te geven in deze review.

Dit is een gesponsord artikel en is mogelijk gemaakt door CoördinatieHQ. De feitelijke inhoud en meningen zijn de exclusieve mening van de auteur, die de redactionele onafhankelijkheid behoudt, zelfs als een bericht wordt gesponsord.

Wat is CoördinatieHQ?

CoördinatieHQ werd in 2020 gelanceerd door ervaren klantbeheerveteranen Rick Morrison (CEO) en Jud Gardner (CTO) en heeft tot doel de klantenserviceactiviteiten in alle sectoren te transformeren. Geïnspireerd door hun eigen ervaring met het navigeren door de beperkingen van traditionele samenwerkingstools, biedt het platform een ​​nieuwe oplossing om de communicatie en het projectbeheer met externe klanten te stroomlijnen.

CoördinatieHQ is ontworpen met gebruikers in gedachten en beschikt over een eenvoudige, intuïtieve interface voor snelle en gemakkelijke acceptatie. Dankzij de focus op samenwerking hebben klanten in realtime toegang tot projectdetails, wat een naadloze samenwerking mogelijk maakt. Door langdurige e-mailuitwisselingen te vervangen, bevordert deze tool transparante communicatie en verbetert de samenwerkingsefficiëntie.

Aan de slag

Als u klaar bent om CoördinatieHQ te proberen , ga dan naar de officiële website en klik rechtsboven op de knop Gratis starten . Voeg uw zakelijke e-mailadres toe of meld u aan met uw Google-account als u dit voor zakelijke doeleinden gebruikt. Dat is alles wat u hoeft te doen om uw gratis proefperiode van twee weken voor CoördinatieHQ te ontgrendelen, waarmee u toegang krijgt tot de meeste functies die u nodig heeft om uw eerste project van de grond te krijgen. Ik moet ze belangrijke punten geven omdat ze niet om je creditcardgegevens vragen voordat je zelfs maar de kans hebt gehad om te zien waar de tool over gaat.

CoördinatieHQ doet er alles aan om u zich thuis te laten voelen. Zodra u zich aanmeldt bij het platform, wordt u actief door de functies ervan geleid, zodat u er snel vertrouwd mee raakt. Ik begon met de introductievideo en werkte me vervolgens een weg door de minitaken, waaronder het maken van een project en het uitnodigen van de eerste medewerker. U kunt dit doen voor maximale efficiëntie of de tool zelf gaan verkennen, als u de voorkeur geeft aan deze route. Ik heb een mengsel van beide gemaakt.

Het definiëren van uw gebruikerservaring

In eerste instantie lijkt de CoördinatieHQ-interface een beetje teleurstellend. Met een neutraal kleurenschema dat voornamelijk uit zwarte, witte en grijze elementen bestaat, is het bedoeld om de functionaliteit te benadrukken. Gelukkig kun je er een klein beetje in spuiten. Voor een naadloze merkintegratie stelt CoördinatieHQ gebruikers in staat hun bedrijfslogo te uploaden en kleuren te kiezen die hun merkpalet weerspiegelen.

Personaliseer het platform via de speciale instellingenpagina. Klik op uw naam in de rechterbovenhoek van het scherm en selecteer Instellingen . Klik onder Accountinstellingen in het menu aan de linkerkant op Uw logo en branding .

Een project maken

De intuïtieve interface van CoördinatieHQ maakt het eenvoudig projecten aan te maken. Navigeer naar het menu Project en selecteer Project toevoegen om uw eerste project te starten. Zorg ervoor dat je ook de sectie Sjablonen bekijkt , want ik heb een aantal erg nuttige opties gevonden. Voor dit artikel heb ik de Design Project Template for Clients gebruikt .

Er wordt automatisch een projectoverzicht voor u gemaakt. Je kunt eraan werken om het te vullen met de unieke details van je project, inclusief samenvatting, doelen, enz. Hoewel ik moet toegeven dat ik meer voorstander ben van de kaartachtige lay-out van apps zoals Trello, klaart het ontwerp van het projectoverzicht van CoördinaatHQ onmiskenbaar de klus. .

Vanaf de projectpagina kunt u bijdragers toevoegen als klanten (extern) of als uw teamleden (die u eerder hebt toegevoegd via de instellingen). Zodra ze inloggen bij CoördinatieHQ, hebben ze ook toegang tot het projectoverzicht en meer, afhankelijk van hun rol. Wijzig de rechten van een gebruiker in de instellingen. Factureringsbeheerder heeft het hoogste toegangsniveau, terwijl een manager alleen toegang heeft tot projecten waarvan hij eigenaar of medewerker is.

Een taak toevoegen

Om nieuwe taken toe te voegen, klikt u op de knop Plan bewerken . Voeg desgewenst een beschrijving voor uw taak en vervaldatum toe. U kunt ook een checklist toevoegen, bestanden bijvoegen of tags toevoegen. Vergeet niet om het aan iemand toe te wijzen, inclusief klanten of interne teamleden.

CoördinatieHQ heeft een handige optie, waarbij u rollen toewijst aan mensen die aan uw project werken, zodat u eenvoudig de gemeenschappelijke verantwoordelijkheden voor een project kunt beheren. Ga naar Instellingen en klik op Projectrollen onder Gegevensbeheer . De standaardrol is Project Manager en dit is een rol die u niet kunt bewerken (hoewel u er wel extra rollen aan kunt toewijzen vanaf de projectpagina).

Deze rol wordt automatisch toegewezen aan de Factureringsbeheerder , maar u kunt ook andere rollen aanmaken, zoals Klant of Ontwerper . Koppel vervolgens het e-mailadres van een medewerker aan een rol, zodat u niet altijd hoeft te onthouden wie wie is.

Wanneer u een rol aan een taak toewijst, wijst het systeem deze automatisch opnieuw toe aan de gebruiker die die functie bekleedt. U kunt bijvoorbeeld een taak voor het opnieuw ontwerpen van een logo toewijzen aan Designer . Als u deze rol eerder aan een van uw teamleden heeft toegewezen, wordt hun naam nu weergegeven als u met de muis over de taak beweegt.

Wanneer een taak klaar is, kunnen uw externe medewerkers een melding zien in hun eigen CoördinatieHQ-dashboard, zodat ze onmiddellijk berichten kunnen sturen naar de toegewezen teamleden. Dit lijkt veel op interactie in realtime, waarbij u uw inbox niet dwangmatig hoeft te vernieuwen om het laatste nieuws over uw project te zien.

De workflow instellen

CoördinatieHQ zorgt ervoor dat u nooit belangrijke klantupdates mist, zelfs als u niet voortdurend uw e-mail controleert. U en uw team (inclusief klanten) hebben één enkele bron voor uw projectdetails, updates en actiepunten. U hoeft niet meer door uw inbox te bladeren of u af te vragen waar de nieuwste versie van een bestand zich bevindt, wat resulteert in soepelere workflows en minder tijdverspilling.

Om een ​​voorbeeld te geven van hoe u uw workflow met CoördinatieHQ kunt verbeteren, laten we zeggen dat u de webportal van uw klant opnieuw ontwerpt en dat u dit telkens moet weten wanneer een nieuw product zijn e-shop binnenkomt. Uw klant hoeft u geen aparte e-mail te sturen telkens wanneer er een nieuw product in zijn distributie verschijnt. In plaats daarvan kunt u via de instellingen een formulier in CoördinatieHQ maken. Navigeer in Gegevensbeheer naar Formulieren en voeg de gewenste informatievelden toe aan het formulier. Bijvoorbeeld Productnaam en Prijs .

Terug in uw CoördinatieHQ-dashboard kunt u een actielink toevoegen waarmee het formulier wordt gestart. Dit betekent dat klanten de informatie rechtstreeks vanuit hun CoördinatieHQ-dashboard kunnen toevoegen. Als u het formulier invult, wordt automatisch een nieuwe taak in uw projectoverzicht gemaakt, waarin alle details worden vastgelegd voor later gebruik. Het is supergemakkelijk en handig, en het duurt slechts een paar minuten om het in te stellen. U kunt formulieren ook in taken insluiten.

Hoewel projectdeelnemers voortgangs-e-mails ontvangen met de nieuwste updates en nieuwe taken van CoördinatieHQ, is het zoveel eenvoudiger om e-mails van één bron bij te houden dan de talloze e-mailthreads van meerdere partijen in de gaten te houden die al dan niet gerelateerd zijn aan dat specifieke project.

Uw projecten beheren

Als het gaat om het beheren van uw projecten, maakt CoördinatieHQ het heel eenvoudig. Klik op Projecten in het bovenste menu om snel een overzicht te krijgen van al uw projecten tot nu toe. U kunt in één oogopslag informatie bekijken, zoals Projectstatus , Tags , Manager, enz. U kunt filters gebruiken om projecten te bekijken op basis van bepaalde criteria. Voor een overzicht van al uw taken kunt u overschakelen naar het tabblad Taken .

Als u nog meer informatie aan de tabel wilt toevoegen, klikt u rechtsboven op het tandwielvormige pictogram. Ik heb het veld % Taken Voltooid toegevoegd . Maar wat als u iets wilt toevoegen dat niet op de lijst staat?

U kunt naar instellingen gaan en vervolgens op Aangepaste velden onder Gegevensbeheer klikken . U kunt bijvoorbeeld een selectievakje invoeren om aan te geven of het project wel of niet is betaald.

Wanneer u teruggaat naar uw projectweergave en op het tandwielpictogram klikt, ziet u de optie om het selectievakje aan de tabel toe te voegen.

Prijzen

Zodra de gratis proefperiode afloopt, moet u upgraden naar een betaald abonnement als u CoördinatieHQ wilt blijven gebruiken. Er is een Pro-pakket voor $ 65 per gebruiker per maand, waarmee nog een paar opties worden ontgrendeld, waaronder de mogelijkheid om een ​​aangepaste domeinnaam te configureren en tot 100 GB bestandsopslag.

CoördinatieHQ biedt ook een Enterprise-laag, maar u moet contact opnemen met hun verkoopteam om de details te bespreken.

Laatste gedachten

Tijdens mijn tijd dat ik CoördinatenHQ gebruikte, ontdekte ik dat de tool efficiënt projectbeheer bevordert door duidelijke communicatie, georganiseerd taakbeheer en realtime samenwerking te bevorderen, wat uiteindelijk leidt tot een snellere voltooiing van projecten.

In tegenstelling tot e-mail, waar updates gemakkelijk verborgen of verloren kunnen gaan, biedt CoördinatieHQ realtime activiteitenfeeds, waardoor iedereen op de hoogte blijft van de nieuwste projectontwikkelingen en de behoefte aan heen en weer e-mail en statusupdates tot een minimum wordt beperkt. U hoeft er alleen maar aan te denken uw CoördinatieHQ-dashboard elke dag te controleren!

Het gebruiksgemak van het platform is wat echt indruk op mij maakte. Bovendien kunt u, als u ooit vastloopt, eenvoudig verbinding maken met CoördinatieHQ voor een één-op-één sessie, wat in bepaalde situaties een echte redder in nood is.

Hoewel de interface over het algemeen indruk op mij maakte, was het handmatig toevoegen van velden, zoals taakbeschrijvingen, een beetje vervelend. Het voelde als een extra stap die makkelijk geëlimineerd had kunnen worden door standaard een veld voor een taakomschrijving toe te voegen. Ik heb ook gemerkt dat er geen kalenderweergaveoptie is om je projecten in een tijdlijn te bekijken, dus misschien moet je daarvoor een andere tool gebruiken.

Aan de positieve kant biedt het programma Webhook API + Zapier-integratie (met meer opties op komst), zodat u de functionaliteit aanzienlijk kunt verbeteren en verschillende processen kunt stroomlijnen. Ze kunnen CoördinatieHQ bijvoorbeeld via Zapier integreren met hun favoriete agenda-app, zoals Google Agenda.

Samenvattend heeft CoördinatieHQ bewezen een krachtig hulpmiddel te zijn dat de workflow aanzienlijk verbetert en een succesvolle projectuitvoering bevordert.

Afbeelding tegoed: Pexels . Alle schermafbeeldingen door Alexandra Arici.