Ontdek waarom zelf-gehoste Kimai de ultieme oplossing is voor tijdregistratie

De afgelopen tien jaar heb ik vertrouwd op tools voor tijdregistratie om de facturering van klanten te beheren. Van alle oplossingen die ik heb onderzocht, springt de zelfgehoste versie van Kimai eruit als mijn beste keuze. Dit artikel legt uit waarom ik zelfgehoste Kimai beschouw als de beste beschikbare tijdregistratietool, niet alleen voor freelancers zoals ik, maar ook voor bedrijven en thuisgebruikers die meer duidelijkheid willen over hun tijdmanagement.

Maak kennis met Kimai, mijn onmisbare tijdregistratietool

Ik ontdekte Kimai een paar jaar geleden toen ik op zoek was naar een open-source time-trackingoplossing die op mijn specifieke vereisten kon worden afgestemd. In eerste instantie was ik terughoudend. Zou een project dat al sinds 2006 bestaat, echt kunnen concurreren met moderne platforms? Mijn ervaring is echter uitzonderlijk positief.

Mijn ervaring met Kimai begon naadloos; de interface voelde alsof het speciaal voor mijn gebruik was gemaakt. Het stelde me in staat om moeiteloos timers te starten en te stoppen indien nodig.

Een opvallende functie is de mogelijkheid om overlappende projecten te beheren. Veel dagen ben ik aan het multitasken: bezig zijn met een klant terwijl ik tegelijkertijd een ander project afrond. Kimai vereenvoudigt het proces van het bijhouden van deze overlappende periodes.

Bovendien kan ik hiermee uitgebreide rapporten en professionele facturen rechtstreeks vanuit mijn tijdsregistraties genereren, waardoor mijn factureringsprocedure wordt gestroomlijnd. Klanten hebben de professionaliteit en duidelijkheid van mijn facturen geprezen (voorheen vertrouwde ik op aanpasbare sjablonen), wat een positieve invloed heeft op mijn zakelijke relaties.

Bovendien kan ik Kimai’s uitgebreide ecosysteem van plugins en integraties niet over het hoofd zien , wat de functionaliteit van de time tracker aanzienlijk verbetert. Ik gebruik bijvoorbeeld de gratis Easy Backup plugin voor one-click backups van mijn hele Kimai-omgeving, en ik heb de KimaiBar macOS menubalk-app geïntegreerd voor het bijhouden van werktijd direct vanaf mijn desktop. Hoewel veel plugins gratis zijn, zijn sommige geavanceerde plugins, zoals de expense management plugin, wel tegen betaling.

Het meest aantrekkelijke aspect van Kimai vind ik echter de mogelijkheid om deze tijdregistratieoplossing zelf op mijn eigen server te hosten.

Voordelen van zelfhosting Kimai

Hoewel Kimai op zichzelf een fantastische tool is voor tijdregistratie, tilt self-hosting het aanzienlijk naar een hoger niveau. Hier zijn drie belangrijke redenen waarom ik deze aanpak bepleit.

Kostenbesparing zonder in te leveren op kwaliteit

Als freelancer is het cruciaal om de kosten in de gaten te houden. In het verleden heb ik hoge kosten gemaakt met op abonnementen gebaseerde tools voor tijdregistratie, vooral voor geavanceerde functies die alleen beschikbaar waren op premium-abonnementen.

Kimai’s hosted prijzen beginnen bij €2,99 ($3,32) per gebruiker per maand voor het Standard-abonnement en €3,99 ($4,43) voor het Professional-abonnement. Hoewel deze tarieven concurrerend zijn, zijn ze ver verwijderd van de besparingen van self-hosting.

Door Kimai zelf te hosten, elimineerde ik deze terugkerende kosten. Omdat ik al een server had opgezet voor mijn persoonlijke website, bracht de installatie van Kimai geen extra kosten met zich mee. Door de jaren heen heeft deze beslissing me honderden dollars bespaard, geld dat ik kon omleiden naar bedrijfsgroei of andere essentiële uitgaven.

Volledige controle over mijn gegevens

Gegevensbeveiliging is van het grootste belang, niet alleen voor mij maar ook voor mijn klanten. Het is altijd al verontrustend geweest om gevoelige informatie op servers van derden te hosten. Zelfhosting van Kimai gaf mij ongeëvenaarde gemoedsrust.

Wanneer ik oude gegevens verwijder, weet ik zeker dat ze permanent zijn verwijderd. Er bestaat geen twijfel meer over de vraag of een cloudservice kopieën van mijn gegevens bewaart.

Bovendien stelt self-hosting mij in staat om mijn back-upprotocollen aan te passen. Ik heb geautomatiseerde dagelijkse back-ups ingesteld naar een gecodeerde externe schijf, zodat mijn tijdregistratiegegevens en factureringsgegevens veilig zijn en in noodgevallen kunnen worden hersteld.

Voor optimale veiligheid raad ik aan om Kimai lokaal te hosten op een apparaat als een Raspberry Pi en er op afstand toegang toe te krijgen via een beveiligde VPN als Tailscale.

Kimai aanpassen aan mijn workflow

Een groot voordeel van Kimai is de aanpasbaarheid. Omdat het open source is, is er veel maatwerk mogelijk. Hoewel ik van beroep geen ontwikkelaar ben, waren mijn beperkte programmeervaardigheden voldoende om Kimai aan te passen zodat het beter bij mijn workflow paste.

Hoewel ik enkele plugins heb uitgelicht die ik gebruik, gaat de aanpassing verder dan dit. Ik heb ook mijn eigen aangepaste factuursjabloon ontworpen. Volgens de richtlijnen in de Kimai-documentatie en met assistentie van ChatGPT, heb ik een sjabloon gemaakt die naadloos aansluit bij mijn merk en alle elementen bevat die mijn klanten verwachten.

Het proces bleek vrij intuïtief. Kimai slaat factuurtemplates op in de directory “extensions/ki_invoice/invoices/”, zodat u ze kunt maken met Open Office-documenten of HTML. Ik heb HTML gekozen voor meer controle over het ontwerp.

Mijn optimale aanpak voor zelfhosting Kimai

Als u niet over uitgebreide technische kennis beschikt of liever geen serverbeheer uitvoert, kunt u Kimai het beste zelf hosten via een webhostingprovider die een Softaculous-installatieprogramma aanbiedt, zoals Namecheap.

Softaculous stroomlijnt de installatie van verschillende webapplicaties, waaronder Kimai. Begin door in te loggen op uw cPanel-account van uw hostingprovider en de optie ” Softaculous Apps Installer ” te vinden in uw cPanel-dashboard.

Zoek binnen de Softaculous-interface naar “Kimai” of blader door de vermelde applicaties. Zodra u Kimai hebt gevonden, selecteert u het om naar de installatiepagina te gaan en klikt u op de knop Installeren om de installatie te starten.

Zodra u uw zelfgehoste Kimai-installatie actief hebt, moet u uw inloggegevens veilig houden en uw installatie regelmatig bijwerken om te profiteren van beveiligingsverbeteringen en nieuwe functies.

Zelfhosting Kimai biedt een robuuste, aanpasbare en kosteneffectieve oplossing voor tijdregistratie, waarmee u de controle over uw gegevens behoudt. Of u nu een freelancer bent zoals ik, een eigenaar van een klein bedrijf of onderdeel van een grotere organisatie, Kimai kan zich aanpassen aan uw vereisten en biedt tegelijkertijd de veiligheid en flexibiliteit van zelfhosting.

Als u graag meer hulpmiddelen wilt ontdekken om de productiviteit van uw team te vergroten, bekijk dan zeker deze hulpmiddelen voor projectmanagement .

Alle afbeeldingen en screenshots door David Morelo.

Bron