Zijn deze nieuwerwetse agenda-apps uw tijd waard?

Het is 2024 en we hebben nu veel meer agenda-apps dan ooit tevoren . Door hun marketingcampagnes klinkt het alsof ze allemaal essentieel zijn voor uw productiviteit. Maar welke helpen u daadwerkelijk om elke dag meer gedaan te krijgen, en waar zijn ze beter in dan uw bestaande agenda-instellingen?

Voor de meeste mensen zullen standaardsysteemagenda’s zoals Google Agenda , Outlook Agenda en Apple Agenda de klus klaren. Maar een nieuwe reeks agenda-apps op de markt belooft u te helpen met zaken variërend van planning tot coördinatie en taakbeheer. Laten we u door dit enorme universum van tools leiden en kijken hoe uw uiterst georganiseerde planning eruit kan zien.

Meer agenda-apps dan je kunt tellen

We gaan kijken naar het enorme landschap van kalenderhulpmiddelen door ze in vier verschillende categorieën te organiseren:

• Op herinneringen gerichte agenda’s : voor mensen die vaak veel vergaderingen op hun schema hebben, maar ook voor degenen die met meerdere agenda’s jongleren. Voorbeelden hiervan zijn TimeOS en Beams.
• Planningstools : voor gebruikers die veel vergaderingen organiseren of coördineren met meerdere mensen over de hele wereld. Voorbeelden hiervan zijn Calendly, Cal.com en SavvyCal.
• Taakbeheerkalenders : voor mensen die thuis werken of hybride banen hebben. De apps in deze categorie zijn ontworpen voor het beheren van zowel uw persoonlijke als zakelijke leven. Voorbeelden hiervan zijn Notion Calendar, Amie, Rise, Routine, Sunsama, Vimcal en Daybridge.
• Door AI aangedreven functies en extra’s : voor mensen die sneller toegang willen tot informatie over hun aankomende agenda-evenementen, of hulp nodig hebben bij het structureren van hun dag, zodat ze tijd hebben om tot rust te komen. Voorbeelden hiervan zijn Reclaim, Clara en Trevor.

Hoewel uw team op het werk mogelijk interne tools en agenda’s gebruikt voor vergaderingen, kunnen sommige van deze apps van derden u persoonlijk helpen als u ze kunt integreren met werktools.

Native agenda-apps zoals Outlook Agenda en Google Agenda hebben ook functies ingehaald zoals het delen van beschikbaarheid, het delen van locaties en de mogelijkheid om betaalde afspraken te boeken. Deze apps hebben echter zoveel functies dat het moeilijk kan zijn om ze te vinden – en dat is wanneer speciale tools van derden zinvol zijn.

Het is belangrijk om te onthouden dat deze apps van derden zijn geïntegreerd met uw Google-, Outlook- of Apple Agenda. Dus zelfs als u meerdere apps voor verschillende doeleinden gebruikt, kunt u nog steeds uw planning bekijken vanuit uw standaard agenda-app naar keuze.

PSA – de gratis versies van agenda-apps zijn goed genoeg

De meeste mensen zullen alle planningsfunctionaliteit vinden die ze nodig hebben in de gratis lagen van deze nieuwe agenda-apps, wat betekent dat je niet meteen een abonnement hoeft af te sluiten.

Dus als u uiteindelijk besluit te betalen voor een agendatool, zoek dan naar extra functies die de kosten echt rechtvaardigen, zoals het transcriberen van uw vergaderingen en het samenvatten van aantekeningen daarvan.

Supercharged herinneringen

De meeste agenda-apps informeren u standaard over aankomende vergaderingen, maar u kunt deze waarschuwingen gemakkelijk missen als u niet oppast. Velen van ons vergeten nog steeds een bepaalde vergadering omdat onze telefoon er niet is of omdat we meldingen helemaal hebben gedempt.

Een van de handigste hulpmiddelen die u in die situatie kunt gebruiken, is een browserextensie genaamd TimeOS . Het geeft informatie weer over uw volgende vergadering wanneer u een nieuw tabblad in uw browser opent, dus het is een constante herinnering voor uw hersenen.

TimeOS heeft ook een functie voor automatisch deelnemen die u kunt inschakelen om ervoor te zorgen dat de videoconferentieverbinding zonder menselijke tussenkomst tot stand komt.

Als u een Mac-gebruiker bent, kunt u ook een tool genaamd Beams gebruiken , die in uw menubalk staat om u op de hoogte te stellen van aanstaande vergaderingen. U kunt ook met slechts één klik uw planning voor de huidige en de volgende dag bekijken.

Als herinneringen de enige manier zijn om op tijd op afspraken te verschijnen, is de taakbeheer-app Any.do de moeite van het bekijken waard. Het biedt WhatsApp en locatiegebaseerde herinneringen voor $ 5 per maand.

Planning en beschikbaarheid

Met vrijwel elke agenda-app kun je een evenement toevoegen, maar planningstools bieden je opties om tijdslots met anderen te delen. Ze kunnen u tijd besparen bij het heen en weer e-mailen met uw contacten om over een geschikt tijdstip te onderhandelen.

Als u mogelijke tijden voor een vergadering wilt doorgeven, is Calendly een van de meest populaire tools om dat gemakkelijk te doen, en u hoeft er geen cent aan uit te geven.

Met de gratis laag kunt u uw dagelijkse werkuren opgeven en één gebeurtenistype instellen, zoals een vergadertijd van 15, 30 of 60 minuten. Je kunt met iedereen een link delen en zij kunnen ongevraagd een tijdslot reserveren. Ze zien vrije tijden in uw planning en boeken een tijd zonder heen en weer. Er is ook een optie om de werktijden op een bepaalde dag aan te passen.

Met Vimcal , dat gratis beschikbaar is op iOS, kun je tijdzones opstapelen in de zijbalk, wat erg handig is als je collega’s of medewerkers in de tijdzone hebt. Dit bespaart u de mentale wiskunde van het kijken naar een wereldklok en het proberen te achterhalen wat de beste tijd is voor u en uw contactpersoon elders op de planeet.

Met de onlangs gelanceerde Notion Calendar , de vernieuwde versie van Cron Calednar, kun je ook meerdere tijdzones op één scherm bekijken.

Bovendien handelt het conflicten af ​​tussen uw persoonlijke en zakelijke agenda’s, en blokkeert het automatisch de plaatsen die u als bezet heeft gemarkeerd.

Bovendien kunt u met Vimcal, Notion Calendar en TimeOS uw beschikbaarheid delen door tijdvakken over datums te slepen. Dit is hetzelfde als het selecteren van meerdere kolomcellen in een spreadsheet. Hoe dat werkt, zie je in een korte video . Dit is handig als uw werktijden niet vaststaan ​​en u specifieke tijdsloten met mensen wilt delen voor een bepaalde vergadering. Het is het equivalent van zeggen: “Ik ben vrij om te bellen op donderdag tussen 15.00 en 18.00 uur, en op vrijdag van 10.00 tot 11.00 uur.”

Stemmen op de beste tijden om elkaar te ontmoeten

Er zijn situaties waarin u en uw medewerkers elke week een blok van drie uur hebben afgesproken voor een terugkerende vergadering van 30 minuten, maar de exacte timing flexibel willen houden. Stemmen is de beste manier om dit te doen.

Doodle is een handig hulpmiddel waarmee mensen kunnen stemmen over voorgestelde tijdstippen voor een vergadering, zodat u kunt voorkomen dat u heen en weer moet gaan tussen meerdere mensen om hen overeenstemming te laten bereiken over een geschikt tijdslot. Je kunt er ook een Calendly-achtige link mee maken voor één-op-één-vergaderingen met de gratis laag, en je kunt onbeperkt groepspeilingen maken.

Daarnaast stelt TimeOS gebruikers ook in staat groepspeilingen te maken om te stemmen op een tijdslot voor een vergadering.

Voor een persoonlijker tintje kunt u met Daybrige , dat een sociale kalender wil zijn, eenvoudig een evenementlink maken en delen met uw vrienden, zodat zij kunnen reageren.

Taak beheer

Uw planning bestaat waarschijnlijk niet alleen uit vergaderingen. U heeft waarschijnlijk een herinnering nodig voor een bepaald tijdstip om boodschappen te doen, uw maaltijd te bereiden of uw was te doen. Gelukkig bestaan ​​daar apps voor.

Met veel hybride apps kunt u uw vergaderschema bekijken en ook uw dagelijkse taken en zelfs plannen voor de langere termijn noteren.

Deze op taakbeheer gerichte apps helpen u ook bij het blokkeren van een vaste hoeveelheid tijd voor elke taak, zodat u niet overweldigd raakt als u naar uw takenlijst en vergaderingen kijkt.

Routine is zo’n app – beschikbaar op internet, iOS en macOS, met plannen om op Android te lanceren – die al het bovenstaande combineert.

In tegenstelling tot andere apps die zijn opgebouwd rond evenementen met specifieke tijdvakken, behandelt Routine taken als een gewone burger. Met de interface kunt u taken eerst eenvoudig noteren, voordat u ze op een bepaalde datum en tijd invoegt.

Het werkt ook uitstekend voor terugkerende taken. Bovendien heeft het een eenvoudige ‘Agenda’-weergave die u de vergaderingen en taken van vandaag laat zien.

Maar Routine heeft veel concurrentie in deze categorie. Er is het eerder genoemde Any.do, dat taken en je agenda combineert. Er is ook Amie, dat onlangs de wachtlijst heeft afgeschaft en betere planningstools biedt, waaronder een gepersonaliseerde link waarmee uw contacten tijd voor u kunnen reserveren.

Sunsama , dat alleen betaalde abonnementen aanbiedt, helpt je met bewust plannen door je te vragen hoeveel tijd je aan een taak wilt besteden. De app laat je ook zien hoeveel tijd je hebt besteed aan het uitvoeren van verschillende taken op een dag wanneer je ze als voltooid markeert, en spoort je zelfs aan om een ​​dagelijkse samenvatting/afsluitingsbrief te schrijven.

Daybridge biedt meerdere weergaven, zoals Focus, Plan en Relax, zodat u door persoonlijke en zakelijke lenzen naar uw planning kunt kijken. Bovendien helpt de tool u eenvoudig taken te categoriseren – door ze tags toe te wijzen zoals Entertainment, Sociaal, Fitness en Persoonlijke verzorging wanneer u ze opschrijft. Het idee is om u de beste tijden voor verschillende soorten taken te laten vinden door u weergaven en schakelaars te bieden zonder tussenkomst van AI.

Kan AI uw planning uitvoeren?

Moderne agenda-apps passen AI-technieken voornamelijk toe om de tijd voor u te optimaliseren: tijdvakken voorstellen of automatisch een planning maken op een manier die ervoor zorgt dat u elke dag voldoende vrije tijd krijgt.

De AI-bot van Vimcal helpt u bijvoorbeeld automatisch het juiste moment te vinden. U kunt de Calendly-link van de andere persoon (of een andere beschikbaarheid) plaatsen, en Vimcal zal automatisch wederzijdse slots markeren wanneer beide partijen beschikbaar zijn voor een vergadering. Bovendien kun je ook zinnen uit e-mails plakken, zoals ‘Ik ben morgen vrij tussen 15.00 en 17.00 uur ET’, zodat AI een plekje kan vinden.

Houd er rekening mee dat AI het niet namens u eens kan worden over een tijdslot. Het kan de beste timing voor u vinden en u de moeite besparen om handmatig naar het slot te kijken door tekst of links te parseren.

Vimcal heeft ook een handige functie die u informeert over het bedrijf waar uw deelnemer aan de vergadering vandaan komt, op basis van hun e-maildomein.

Bovendien kunt u met veel apps uw voorkeuren voor downtime of uw fitnessroutine definiëren, en hun AI zal uw schema aanpassen aan uw persoonlijke activiteiten.

Reclaim AI heeft een functie genaamd Habits, waarmee terugkerende taken of gewoonten worden aangepast die u in uw dagelijkse routine wilt inbouwen. Net als bij goede voornemens voor het nieuwe jaar, hebben mensen na een tijdje vaak de neiging om gewoonteopbouwende taken te vergeten. Dus Reclaim zet deze gewoonten in uw agenda en verplaatst uw planning er zelfs slim omheen, zodat u ze niet mist.

U kunt drie gewoonten definiëren op de gratis laag; er zijn verschillende sjablonen, zoals schrijven, klantonderzoek en inhalen in de middag, zodat u snel aan de slag kunt. Deze sjablonen zijn gebaseerd op de rol die u selecteert tijdens de onboarding.

Hoewel Trevor AI de automatische planning niet voor u regelt, stelt het de best mogelijke tijdvakken voor uw taken voor, en schat het zelfs de duur ervan in terwijl u ze intypt.

Weet je nog TimeOS, dat we eerder noemden? Hiermee kunt u aantekeningen maken tijdens een vergadering en deze later ter referentie raadplegen. Dat betekent dus dat u zich rechtstreeks vanuit de agendaweergave op een vergadering kunt voorbereiden door de AI-assistent te vragen u samengevatte informatie over eerdere vergaderingen te geven – en u hoeft die details niet handmatig via e-mailthreads en andere bronnen te verzamelen.

Moet u betalen voor agenda-apps?

Er is geen direct antwoord op wat een ‘beste agenda-app’ is, maar er is een manier om erachter te komen of u ervoor moet betalen. Veel agenda-apps hebben mogelijk functies die op elkaar lijken, maar het kan zijn dat u de interface, het gebruiksgemak en de schakelaars van de ene app veel beter vindt dan de andere.

De goede manier om na te denken over een betaald niveau is door jezelf, nadat je een kalendertool hebt uitgeprobeerd, af te vragen of dat je tijd heeft bespaard of je heeft geholpen je leven beter te organiseren.

Apps als Akiflow en Sunsama vragen een premie omdat ze een breed scala aan functies bieden, variërend van planning tot taakbeheer en het opbouwen van gewoontes. Dus als je verschillende delen van je leven onder één paraplu wilt brengen in plaats van meerdere apps te gebruiken, is dat een geweldige manier om dat te doen – en het kan de moeite waard zijn om ervoor te betalen. Als het om betaalde functies gaat, zijn sommige dingen gemakkelijker te evalueren. Als u bijvoorbeeld terugkerende taken of meerdere agenda’s in uw workflow heeft, is het logisch dat u betaalt voor een app die deze ondersteunt.

Wat op dit moment moeilijker te beoordelen is, zijn door AI aangedreven functies en slimme planning. Dat komt omdat je deze een tijdje moet uitproberen om te begrijpen of het AI-algoritme voor jou werkt en past bij de manier waarop jij je planning hebt opgesteld.

Een paar tools, zoals TimeOS, Amie, Notion Calendar en Hey Calendar, bieden meer dingen buiten het kalenderuniversum, zoals het opnemen van vergaderingen, transcriptie en een betere integratie met uw e-mail- of databasesysteem. Deze tools bieden premiumniveaus die zijn gericht op samenwerking met collega’s in verschillende teams. Dus hoewel ze krachtig zijn, wil je waarschijnlijk overwegen om er alleen voor te betalen als je ze samen met anderen gebruikt.

Afsluiten

Als iemand die voortdurend productiviteitsapps uitprobeert, migreer ik regelmatig tussen producten. Vimcal is momenteel mijn favoriete tool voor het delen van mijn beschikbaarheid, omdat het gemakkelijk is om tijden te vinden die geschikt zijn voor vergaderingen met mensen uit verschillende tijdzones.

Ondertussen is Routine mijn favoriete wapen voor het samenvoegen van taken en mijn agenda. Dankzij de dagelijkse agendaweergave kan ik gemakkelijk taken inplannen, zoals het verzenden van belangrijke e-mails of het onderzoeken van specifieke onderwerpen.

Maar aangezien Amie nu publiekelijk beschikbaar is zonder plaats op de wachtlijst en een ingebouwde e-mailintegratie heeft, kun je e-mails naar je slepen om ze als taken in je agenda te plannen. Ik ben van plan dat ook eens te proberen.