Hoe een Excel-dashboard te maken

Een Microsoft Excel-dashboard biedt een overzicht van key performance indicators (KPI’s) en andere belangrijke statistieken. Het bevat met name verschillende grafieken, grafieken en tabellen om deze KPI’s op een visuele manier te presenteren. Ze worden vaak gebruikt in zakelijke omgevingen om gegevenstrends te volgen en te analyseren, prestatiestatistieken bij te houden en weloverwogen beslissingen te nemen. Deze zelfstudie helpt u bij het maken van een effectief dashboard in Excel.

Een dashboard maken in Excel

Er is niet één manier om een ​​dashboard in Excel te maken, omdat het afhangt van de informatie die u wilt presenteren. Maar om verdere hulp te bieden, schetst deze tutorial een paar belangrijke stappen die zullen helpen bij het creëren van een effectief dashboard.

1. Plan uw dashboardstructuur

Voordat u uw dashboardvisuals maakt, plant u de specifieke stukjes informatie die u wilt opnemen. Begin met het identificeren van de belangrijkste prestatie-indicatoren die cruciaal zijn voor uw bedrijf, evenals wat uw beoogde doelgroep belangrijk vindt.

Stel dat u bijvoorbeeld een dashboard wilt maken voor de verkoopgegevens van de maand. Bepaal op basis van uw onbewerkte gegevens verschillende belangrijke statistieken (zoals hieronder wordt aangetoond).

Er zijn meerdere manieren om uw onbewerkte gegevens om te zetten in belangrijke statistieken, dus we laten dat aan u over om te configureren, afhankelijk van wat u in uw dashboard moet opnemen.

2. Importeer uw gegevens in Excel

Nadat u uw dashboardstructuur hebt gepland, kunt u doorgaan met het importeren van uw gegevens in Excel door deze stappen te volgen:

• Start de Excel-app op uw computer.
• Kies in het menu “Home” “Lege werkmap” om een ​​nieuwe spreadsheet te starten of een bestaand spreadsheetbestand te openen.

• Ga naar het tabblad “Gegevens” en selecteer een importoptie in het menu “Gegevens ophalen en transformeren”.

Er zijn talloze manieren om uw gegevens te importeren, afhankelijk van de bron. Kies bijvoorbeeld de optie “Uit tekst/CSV” als je een CSV-bestand bij de hand hebt. Selecteer uw gewenste bron en ga verder met de verstrekte importinstructies.

3. Maak verschillende tabbladen

Maak uw dashboard op een apart werkblad (of tabblad). Op deze manier kunt u uw ruwe gegevens verwerken zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over lay-outfouten. We raden aan om minimaal drie verschillende tabbladen aan te maken bij het opzetten van een dashboard in Excel.

• Raw: importeer hier je ruwe, onbewerkte data. U kunt op dit tabblad ook het proces voor het opschonen van gegevens uitvoeren.
• Berekeningen: hier moet u uw gegevens analyseren en controleren om de belangrijkste statistieken en berekeningen af ​​te leiden die u in uw dashboard wilt opnemen.
• Dashboard: dit tabblad is de uiteindelijke uitvoer, waar u visuele elementen kunt ontwerpen en invoegen, zoals grafieken, grafieken en tabellen.

Voel je vrij om de tabbladen een naam te geven zoals je wilt. De hierboven genoemde in ons voorbeeld zijn alleen voor de duidelijkheid.

4. Zet uw gegevens om in tabellen

Het maken van tabellen in Excel is ongelooflijk handig voor latere berekeningen en analyses. Volg deze stappen om uw gegevens om te zetten in tabel(len):

• Ga naar het tabblad “Raw” en selecteer alle cellen die uw gegevens bevatten.
• Open de tool “Snelle analyse” door op het pictogram in de rechterbenedenhoek van uw gegevens te klikken.

• Kies “Tabellen” uit de opties in de tool Snelle analyse.

• Als het pictogram voor de tool Snelle analyse niet zichtbaar is:
  • Druk op Ctrl+ Top Windows of Command+ Top Mac om direct uw tabel te maken.
  • Klik op “OK” in het dialoogvenster.

Sommigen zullen misschien beweren dat het maken van tabellen gewoon een andere niet-essentiële stap aan het proces toevoegt, maar er zijn drie redenen waarom u dat wel zou moeten doen.

• Gegevensvalidatie: kies ervoor om gegevensvalidatie toe te voegen aan uw tabellen, waardoor uw gegevens vrij blijven van onnauwkeurigheden en fouten.
• Verwijzen: Met Microsoft Excel kunt u verwijzen naar gegevens in tabelvorm. Vergeleken met het herhaaldelijk markeren van hele rijen of kolommen, maken tabellen verwijzen veel gemakkelijker.
• Filters: Excel-tabellen hebben ingebouwde filters op de kopteksten, waardoor u sneller door uw gegevens kunt navigeren.

5. Reinig uw gegevens

Om ervoor te zorgen dat uw tabel effectief is voor uw gegevensanalyse, is het ook belangrijk dat u uw gegevens opschoont . Probeer een van de volgende methoden:

• Verwijder dubbele records
• Trim extra spaties en verwijder lege rijen
• Sorteer uw gegevens op basis van lage naar hoge waarden
• Verander de hoofdletter van de tekst

6. Analyseer uw gegevens

U zult waarschijnlijk meerdere functies gebruiken om uw gegevens te verwerken. Welke functie u nodig heeft, hangt echter af van de belangrijkste statistieken die u wilt verzamelen. U kunt bijvoorbeeld de SUM-functie gebruiken om de totale verkoop van uw bedrijf in een bepaalde maand te leren. Meer functies die vaak worden gebruikt om een ​​Excel-dashboard te bouwen, worden hieronder uitgelegd:

• IF: gebruikt voor voorwaardelijke verklaringen en berekeningen.
• IFERROR: helpt bij het omgaan met fouten in formules door een alternatieve waarde of actie te bieden.
• RIJ/KOLOMMEN: retourneert het rij- of kolomnummer van een verwijzing.
• VERT.ZOEKEN: zoekt naar een waarde in de meest linkse kolom van een tabel en haalt een overeenkomstige waarde op uit een gespecificeerde kolom binnen die tabel.
• INDEX/MATCH: samen gebruikt om naar een waarde in een bereik te zoeken en een corresponderende waarde uit een andere kolom of rij te retourneren.

• Selecteer een willekeurige cel op uw tafel.
• Ga naar het tabblad “Tabelontwerp”.
• Vervang de generieke naam in het veld “Tabelnaam”.

• Ga naar het tabblad “Berekeningen” en start een functie (bijvoorbeeld de SOM-functie).
• Gebruik de syntaxis =FUNCTION(TableName [Column Name])zoals hieronder geïllustreerd.

=SUM(Table1[Quantity])

7. Voeg een draaitabel in

Een van de beste functies in Excel waarmee u uw gegevens mooi kunt ordenen, is de draaitabel. Het kan u helpen waarden in verschillende categorieën samen te vatten en gegevens te sorteren met slechts een paar klikken. In ons voorbeeld van een verkoopdashboard kunt u een draaitabel gebruiken om de best verkochte producten voor een bedrijf onder de aandacht te brengen. Volg deze stapsgewijze handleiding om een ​​draaitabel in Excel te maken:

• Ga naar het werkblad waar je tafel staat.
• Markeer elke cel van uw tabel.
• Navigeer naar het tabblad “Invoegen” en klik op “Draaitabel”.

• Selecteer uw gewenste bestemmingswerkblad (bijv. “Bestaand werkblad”).

• Selecteer in het zijpaneel Draaitabelvelden de velden die waardevolle inzichten voor uw dashboard opleveren (bijvoorbeeld ‘Product’, ‘Totale verkoop’ en ‘Hoeveelheid’).

• Kopieer uw draaitabel naar het tabblad Dashboard en pas de lay-out zo nodig aan.

8. Aanbevolen kaarten

Terwijl u uw gegevens in een tabel selecteert, is Excel slim genoeg om verschillende diagramtypen aan te bevelen. Als u bijvoorbeeld de totale verkoop in verschillende regio’s wilt vergelijken, kan Excel een geclusterd kolomdiagram voorstellen. Volg deze stappen om toegang te krijgen tot deze functie:

• Markeer de kolommen en rijen die u in uw diagram wilt hebben.
• Ga naar het tabblad “Invoegen”.
• Selecteer ‘Aanbevolen grafieken’ en kies de gewenste optie.

De keuze van diagramtypen voor uw dashboard is geheel aan u. Excel biedt verschillende opties, zoals cirkeldiagrammen, staafdiagrammen, sparklines, spreidingsdiagrammen en meer. Wat u ook wilt gebruiken, open ze op het tabblad “Invoegen”.

Veel Gestelde Vragen

Wat is het doel van een Excel-dashboard?

Dashboards in Excel dienen om datasets samen te vatten met behulp van grafieken en diagrammen. In een zakelijke context helpen dashboards investeerders en teams om de belangrijkste prestatie-indicatoren duidelijker te visualiseren. Op deze manier kunt u verbeterpunten en te onderhouden aspecten bepalen.

Wat is het verschil tussen een dashboard en een rapport?

Dashboards en rapporten hebben verschillende doelen en kenmerken. Dashboards bieden bredere data-inzichten in vergelijking met rapporten, die zich richten op details. Het is bedoeld om belangrijke statistieken aan te pakken en een momentopname van gegevens op hoog niveau te bieden. Rapporten kunnen daarentegen historische gegevens, tekstuele uitleg en andere gedetailleerde informatie bevatten.

Hoe vaak moet het Excel-dashboard worden bijgewerkt?

Er is geen ijzeren regel voor de frequentie van dashboardupdates; het hangt allemaal af van uw behoeften. We raden u echter aan om uw Excel-dashboard maandelijks te vernieuwen om te zorgen voor actuele en relevante gegevens.

Is een Excel-dashboard gratis?

De kosten voor het maken van uw dashboard zijn over het algemeen afhankelijk van uw toegang tot Microsoft Excel. Het gebruik van de online versie is doorgaans gratis, terwijl u voor de volledige computer-app een abonnement of een eenmalige aankoop moet betalen.

Alle afbeeldingen en screenshots door prinses Angolluan.