12 Functies om Google Agenda voor Bedrijven effectief te gebruiken

Google Agenda is een handige tool voor het beheren van uw afspraken, vergaderingen en andere evenementen. Naast de handige functies voor persoonlijk gebruik zijn er ook die voor werkdoeleinden. Weet u niet zeker welke functies van Google Agenda goed zouden werken voor uw bedrijf? Deze gids bevat er een aantal die je misschien hebt gemist.

1. Stel een afspraakschema op

Beschikbaarheid: alle Google-accounts

Je hoeft niet te investeren in dure planningssoftware om met afspraken te werken. U kunt de ingebouwde functie voor het plannen van afspraken in Google Agenda gebruiken.

• Selecteer een datum en tijd op het hoofdagendascherm en kies ‘Afspraakplanning’. Voeg een naam toe en klik op ‘Stel het schema in’.

• Wanneer de zijbalk aan de linkerkant wordt geopend, kiest u de “Afspraakduur” in de respectieve vervolgkeuzelijst of selecteert u “Aangepast” om een ​​niet-vermelde duur te kiezen.

• Kies onder ‘Algemene beschikbaarheid’ of je wilt dat het schema wekelijks wordt herhaald en voeg vervolgens de begin- en eindtijden toe aan elke dag. U kunt ook een tijdzone selecteren.

• De resterende opties op dit eerste scherm zijn onder meer het planningsvenster, aangepaste beschikbaarheid, instellingen voor geboekte afspraken, agenda’s gecontroleerd op beschikbaarheid en kleur. Klik op “Volgende” als u klaar bent.

• Om uw afsprakenplanning te begeleiden, stelt u een boekingspagina in en past u deze aan met het volgende:

• Foto en naam boekingspagina : bekijk een voorbeeld van uw Google-accountnaam en profielfoto.
• Locatie en conferenties : kies waar en hoe u wilt afspreken: Google Meet, persoonlijk, telefonisch of later te specificeren.
• Beschrijving : leg de service uit of voeg notities toe die zowel op de pagina als in de bevestigingsmail verschijnen.
• Boekingsformulier : kies de velden die anderen op de pagina moeten invullen, en optioneel een e-mailverificatie vereisen.
• Reserveringsbevestigingen en herinneringen : naast het maken van een Google Agenda-uitnodiging, kunt u de e-mailherinnering inschakelen en kiezen wanneer u deze wilt verzenden.

• Klik op “Opslaan” om een ​​pop-upgebeurtenis voor uw afspraakschema te zien. Bekijk uw boekingspagina, deel uw planning of pagina of bekijk uw boekingen.

Wanneer een gast een afspraak wil maken op uw boekingspagina, kiest hij de datum en tijd en vult het formulier in.

2. Stel uw werkuren en locatie in

Beschikbaarheid: vereist een Google Workspace-abonnement

Met zoveel mensen die ofwel vanuit huis werken of een hybride kantoorsituatie hebben, wil je misschien je collega’s of team laten weten wanneer en waar je op een bepaalde dag werkt. U kunt uw werktijden en locatie voor elke dag van de werkweek instellen in Google Agenda.

• Open het menu Instellingen met behulp van het tandwielpictogram en kies ‘Instellingen’.

• Vouw ‘Algemeen’ aan de linkerkant uit en selecteer ‘Werktijden en locatie’.

• Vink aan de rechterkant het vakje aan voor ‘Werkuren inschakelen’ en selecteer vervolgens de dagen om werkuren toe te voegen.

• Voer de begin- en eindtijden voor elke dag in. Klik op het plusteken uiterst rechts om een ​​tweede tijdsbestek voor dezelfde dag toe te voegen. Houd er rekening mee dat u slechts één locatie kunt kiezen om uren op één dag te splitsen.

• Voer de locatie voor elk tijdsbestek op elke werkdag in met behulp van de vervolgkeuzelijst aan de rechterkant. Als u “Een ander kantoor” of “Ergens anders” selecteert, kunt u de naam van de locatie invoeren.

3. Bekijk uw tijdinzichten

Beschikbaarheid: vereist een Google Workspace-abonnement

Vraagt ​​u zich wel eens af hoeveel tijd u aan vergaderingen besteedt? Met Time Insights in Google Agenda kun je zien waar je tijd wordt besteed en met wie, zodat je kunt bijsturen.

• Open het hoofdmenu met behulp van het pictogram met drie lijnen linksboven.

• Vouw onder het zoekvak ‘Tijdsinzichten’ uit. U ziet een snelle momentopname, afhankelijk van uw huidige agendaweergave. Als u bijvoorbeeld rechtsboven de weergave ‘Week’ selecteert, ziet u een samenvatting van de week die u bekijkt.

• Klik voor volledige details over tijdinzichten op ‘Meer inzichten’, waarmee de zijbalk aan de rechterkant wordt geopend. De tijdframes die u ziet voor de onderstaande items zijn gebaseerd op de kalenderweergave die u gebruikt. U kunt schakelen tussen week, maand en jaar.

• Bovenaan de zijbalk ziet u een “Tijdverdeling” met een cirkeldiagram dat uw bestede tijd weergeeft. Gebruik de tabbladen bovenaan om te schakelen tussen ‘Op type’ en ‘Op kleur’.

• Onder ‘Tijdsinzichten’ bevindt zich het gedeelte ‘Tijd in vergaderingen’, waar u een dagelijks gemiddelde ziet, welke dag het meest wordt besteed aan vergaderingen en terugkerende versus eenmalige vergaderingen.

• Onderaan ziet u ‘Mensen die u ontmoet’ om te zien met wie u de meeste tijd doorbrengt in vergaderingen, het aantal uren en wanneer u de volgende keer met hen afspreekt.

4. Plan focustijd

Beschikbaarheid: vereist een Google Workspace-abonnement

We hebben allemaal elke dag of week dat beetje tijd nodig om ons op een bepaalde taak of twee te concentreren. Door focustijd in te plannen in Google Agenda, kunt u die tijd in uw agenda verstevigen en anderen hiervan op de hoogte stellen zonder een vinger uit te steken.

• Klik in het hoofdagendascherm op de datum en tijd en selecteer “Focustijd” in het pop-upvenster.

• Voer desgewenst een andere titel in en pas vervolgens de datum en tijd aan of maak er een terugkerend evenement van.

• Vink de vakjes aan om te profiteren van de Focus Time-functies. Deze omvatten het dempen van chatmeldingen en het automatisch weigeren van evenementen gedurende het tijdsbestek. U kunt alleen nieuwe uitnodigingen of nieuwe en bestaande vergaderingen weigeren.

• Voer in het veld Bericht het antwoord in dat moet worden verzonden (of gebruik de standaard) bij het afwijzen van de gebeurtenis.

• Vul alle resterende velden in, inclusief vergaderlocatie , beschrijving of melding, en klik vervolgens op “Opslaan” om de Focus Time-gebeurtenis in uw agenda te plaatsen.

5. Maak een afwezigheidsbericht aan

Beschikbaarheid: vereist een Google Workspace-abonnement

Of u nu met het gezin op vakantie gaat of om persoonlijke redenen een dag nodig heeft, u kunt een afwezigheidsbericht instellen voor anderen die u uitnodigen voor vergaderingen.

• Klik in het hoofdagendascherm op de datum en tijd en selecteer “Afwezig” in het pop-upvenster.

• Voer optioneel een andere evenementnaam in en pas de datum en tijd aan of maak er een terugkerend evenement van.

• Vink het vakje aan om vergaderingen automatisch af te wijzen en kies nieuwe vergaderingen of nieuwe en bestaande. Net als bij de Focus Time-gebeurtenis kunt u ook een specifiek bericht opnemen om uw weigeringen te begeleiden.

• Selecteer “Opslaan”.

6. Bereid vergadernotities voor

Beschikbaarheid: vereist een Google Workspace-abonnement

Door aantekeningen te maken tijdens vergaderingen hebben u en uw deelnemers een handig naslagwerk. U kunt de datum, tijd, aanwezigen, actie-items en notities toevoegen door de vergadernotities of een sjabloon automatisch te maken op basis van een Google Agenda-afspraak.

Notities maken

• Als u direct aantekeningen wilt maken, klikt u met één klik om het pop-upvenster van de gebeurtenis te openen en selecteert u ‘Maak notities van de vergadering’.

• Google Documenten wordt geopend in een nieuw browsertabblad met de vergadernotities gereed.

• Open de notities van de pop-up van het evenement in Google Agenda door het pictogram te selecteren.

Maak de notitiesjabloon

• Om de sjabloon voor vergadernotities te maken, dubbelklikt u om de detailpagina van de gebeurtenis te openen en selecteert u “Vergadernotities maken” in het gebied Beschrijving.

• Met het Google Docs-pictogram in de beschrijving, selecteert u bovenaan “Opslaan”.

• Klik op het notitiepictogram van Google Documenten in de beschrijving om de notities te openen en vast te leggen met behulp van de sjabloon.

7. Evenementen automatisch verkorten

Beschikbaarheid: alle Google-accounts

Het lijkt erop dat er bij elke vergadering minstens één persoon te laat komt omdat ze wegrennen van hun vorige vergadering. Met de functie Snelle vergaderingen in Google Agenda kunt u vergaderingen zo instellen dat ze automatisch vroegtijdig worden beëindigd, zodat iedereen tijd heeft om aan zijn andere verplichtingen te voldoen.

• Open het menu Instellingen met behulp van het tandwielpictogram en kies ‘Instellingen’.
• Vouw Algemeen aan de linkerkant uit en selecteer ‘Evenementinstellingen’. Vink aan de rechterkant het vakje aan voor ‘Snelle vergaderingen’.

• U zult merken dat de standaardduur voor uw vergaderingen met vijf minuten wordt aangepast voor vergaderingen van 30 minuten of met 10 minuten voor langere vergaderingen.

Alle evenementen die u plant met de Speedy Meetings-functie ingeschakeld, passen automatisch de tijd standaard aan. Indien nodig kunt u dit nog wijzigen naar het tijdstip van uw keuze.

8. Reageer dat je virtueel meedoet

Beschikbaarheid: vereist een Google Workspace-abonnement

Werk je in een hybride omgeving of heb je momenten dat je virtueel moet deelnemen aan een vergadering in plaats van persoonlijk, dan kun je met een simpele klik ervoor zorgen dat de organisator via digitale middelen weet dat je aanwezig bent.

• Open de evenementuitnodiging door erop te klikken op uw hoofdagendapagina. Selecteer de antwoordpijl “Ja” naast “Gaan?” onderaan en kies ‘Ja, virtueel deelnemen’.

• Je kunt deze optie ook selecteren op de detailpagina van het evenement in het vervolgkeuzemenu “RSVP”.

Wanneer de organisator de afspraak in Google Agenda bekijkt, ziet hij het videocamerapictogram naast je naam en kan hij de muisaanwijzer op het pictogram plaatsen om te zien dat je virtueel deelneemt.

9. Sluit Google Agenda in op uw site of blog

Beschikbaarheid: alle Google-accounts

Misschien ben je verantwoordelijk voor een bedrijfsagenda, organiseer je liefdadigheidsevenementen, coach je een sportteam of iets dergelijks, waarbij het delen van je agenda op een website of blog essentieel is. U kunt de Google-agenda van uw keuze insluiten, zodat deze beschikbaar is voor degenen die op schema moeten blijven.

• Open het menu Instellingen met behulp van het tandwielpictogram en kies ‘Instellingen’.
• Selecteer de agenda aan de linkerkant, onder ‘Instellingen voor mijn agenda’ en kies ‘Agenda integreren’.

• Kopieer de code in het veld “Code insluiten” aan de rechterkant.

• Om de code eerst aan te passen, klikt u op “Aanpassen” onder het veld “Code insluiten”.

• Het Google Embeddable Calendar-scherm wordt geopend in een nieuw tabblad. Gebruik de opties aan de linkerkant om te kiezen wat u wilt weergeven of verbergen, pas de breedte en hoogte aan, selecteer een achtergrondkleur en rand, kies de standaardweergave en begin met dag, en meer. U ziet een voorbeeld van de wijzigingen aan de rechterkant.

• Zodra je alles naar wens hebt ingesteld, gebruik je de knop “Kopiëren” bovenaan naast het veld “Code insluiten” om de code op je klembord te plaatsen.

Plak de code in uw website-editor, e-mail deze naar uw ontwikkelaar, sla hem op in een notitie, enz.

10. E-mail evenementgasten

Beschikbaarheid: alle Google-accounts

Of er nu een last-minute wijziging van plannen is, extra notities voor een vergadering of een item dat u nodig heeft voordat u uw team ontmoet, u wilt misschien in contact komen met uw aanwezigen. Google Agenda biedt u een snelle en gemakkelijke manier om gasten van evenementen te e-mailen via de applicatie.

• Open het evenement op de hoofdagendapagina en selecteer het pictogram ‘Gasten e-mailen’ rechts van het gedeelte Gasten.

• U kunt ook de detailpagina van het evenement openen en daar het pictogram ‘Gasten e-mailen’ selecteren in het gedeelte Gasten.

• Wanneer het nieuwe berichtvenster verschijnt, vink je de opties bovenaan aan: stuur het bericht alleen naar degenen die het hebben geaccepteerd en kopieer jezelf.

• Voer uw bericht in en pas optioneel de onderwerpregel aan, die standaard de titel van het evenement is, en druk op “Verzenden”.

11. Controleer kalenderconflicten

Beschikbaarheid: alle Google-accounts

Zorg ervoor dat de persoon van wie u de agenda wilt bekijken, zich in uw organisatie bevindt of zijn of haar agenda met u heeft gedeeld. Als je een sterretje naast een genodigde ziet, betekent dit dat je hun beschikbaarheid niet kunt zien.

Er zijn een aantal verschillende manieren om iemands agenda te bekijken.

Zoek naar mensen

• Voer in het hoofdmenu aan de linkerkant de naam van de persoon in het vak “Zoeken naar personen” in. Je ziet hun evenementen naast die van jou in de hoofdagenda.

• Om een ​​evenement met hen op te zetten, klikt u linksboven op “Create -> Event” en vult u de evenementdetails in het pop-upvenster in.

Zoek een tijd

• Klik op een datum en tijd op uw hoofdkalenderpagina of open de detailpagina van het evenement en selecteer ‘Tijd zoeken’.

• Voer de naam van de genodigde in het veld ‘Gasten toevoegen’ in om hun agenda naast die van u te zien.

• Vul de details voor het evenement zoals normaal in en selecteer ‘Opslaan’.

12. Voeg automatisch videoconferentielinks toe

Beschikbaarheid: alle Google-accounts

Het automatisch toevoegen van een link voor een videoconferentie aan de Google Agenda-afspraken die u maakt, bespaart enorm veel tijd. Gebruik standaard Google Meet als uw favoriete toepassing.

• Ga naar uw beheerdersconsole , vouw ‘Apps -> Google Workspace’ aan de linkerkant uit en selecteer ‘Agenda’. Open aan de rechterkant de ‘Instellingen voor delen’.

• Vink naast Videoconferenties de selectievakjes aan om Google Meet uw standaardprovider te maken en voeg automatisch links toe naar evenementen die u maakt. Selecteer “Opslaan”.

• Wanneer u een nieuw evenement opzet, klikt u op de knop ‘Google Meet-videoconferenties toevoegen’. De link wordt opgenomen in alle uitnodigingen die je naar je deelnemers stuurt.

Veel Gestelde Vragen

Kan ik betalingen accepteren voor afspraakschema’s in Google Agenda?

Als je Stripe hebt verbonden met je Google Agenda, kun je betalingen eisen voor gasten die afspraken boeken via je boekingspagina.

Tijdens het instellen van afspraakschema’s hierboven, ziet u de optie om betalingen in te schakelen op de boekingspagina . Vink het vakje aan naast ‘Betaling vereist bij boeking’ en voer het bedrag, de valuta en de annuleringsvoorwaarden in.

Kan ik chatten met gasten van Google Agenda-afspraken in plaats van e-mailen?

Wanneer u uw Google Agenda-afspraak opent om het e-mailpictogram te selecteren, ziet u aan de linkerkant een pictogram waarmee u in plaats daarvan kunt chatten. Selecteer die knop en Google Chat wordt geopend in een nieuw tabblad om uw gesprek te beginnen.

Houd er rekening mee dat voor de chatfunctie een Google Workspace-account vereist is.

Kan ik een andere app voor videoconferenties gebruiken via Google Agenda?

Afbeelding tegoed: Pixabay . Alle screenshots door Sandy Geschrevenhuis.