Microsoft Outlook에서 이메일을 정리하기 위한 효과적인 기술

1단계: Outlook에서 폴더 구성

폴더를 설정하면 받은편지함을 효율적으로 정리하는 데 도움이 됩니다.

1.1 Outlook 데스크톱 애플리케이션

1. 키를 누르고 Outlook 을 Windows 입력한 후 엽니다.
2. 폴더 탭을 클릭 하고 새 폴더를 선택하세요.
3. 폴더 이름을 통합 받은 편지함 으로 지정 하고 확인 을 클릭합니다.

1.2 Outlook 웹 버전

1. 웹에서 Outlook 에 로그인합니다.
2. 받은 편지함을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새 폴더 만들기를 선택하세요.
3. 폴더 이름을 입력하고 을 누르세요 Enter.

전문가 팁: 폴더를 놓치지 않으려면 폴더 창을 항상 확장해 두세요.

2단계: 이메일을 폴더로 이동

이메일을 적절한 폴더로 옮겨서 정리하세요.

2.1 수동 이메일 재배치

1. 이메일을 선택하고 이동을 클릭한 다음, 생성한 폴더를 선택하세요.
2. 혹은, 이메일을 폴더로 끌어서 놓을 수도 있습니다.

2.2 이메일 재배치 자동화

1. 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 규칙 만들기를 선택합니다.
2. 메시지를 선택 하고 규칙을 클릭합니다.
3. 보낸 사람 옵션을 선택 하고 해당 보낸 사람이 앞으로 이메일을 보낼 폴더를 선택하세요.
4. Windows +를 사용하여 기존 규칙을 지우고 outlook.exe /cleanrules를 R 입력한 후 키를 누릅니다. Enter

2.3 이메일 폴더를 알파벳순으로 정리하세요

1. Microsoft Outlook을 엽니다.
2. 폴더 탭 으로 이동합니다.
3. 모든 폴더 AZ 표시를 선택하세요.

3단계: Outlook 범주 구현

분류를 사용하면 체계적인 정리가 가능합니다.

3.1 데스크톱 클라이언트

1. Outlook 데스크톱 애플리케이션을 엽니다.
2. 태그 섹션 에서 분류를 선택합니다.
3. 드롭다운 메뉴에서 모든 카테고리를 선택하세요.
4. 색상 범주 상자에서 새로 만들기를 클릭합니다.
5. 이름을 입력하고, 색상을 선택하고, 단축키를 지정한 후 확인 을 클릭합니다.

3.2 웹 앱

1. Outlook 에 로그인합니다.
2. 설정을 클릭하세요.
3. 일반을 선택한 다음 범주를 선택합니다.
4. + 카테고리 만들기 를 누르고 이름을 지정하고 색상을 선택한 후 저장 을 클릭합니다.

3.3 카테고리별 정렬 및 필터링

1. 이메일 헤더의 카테고리 열을 클릭합니다.
2. 카테고리 헤더 옆에 있는 삼각형을 사용하여 카테고리를 확장하거나 축소할 수 있습니다.

4단계: 자동 회신 활성화

사무실 밖에 있는 동안 기대치를 관리하기 위해 자동 회신을 설정하세요.

1. Outlook을 열고 파일 > 정보 > 규칙 및 알림 관리 로 이동합니다.
2. 이메일 규칙 탭 으로 가서 계정을 선택하세요.
3. 새 규칙을 클릭합니다.
4. 받은 메시지에 규칙 적용을 선택합니다.
5. 받는 사람 상자에서 내 이름이 있는 위치를 선택 하고 다음을 클릭합니다.
6. 특정 템플릿을 사용하여 답변을 선택하세요.
7. 파일 시스템에서 사용자 템플릿을 찾아 설정 하고 템플릿을 선택합니다.
8. 자동 회신인 경우에는 제외 옵션을 선택하세요.
9. 규칙의 이름을 지정하고 이 규칙 켜기 상자를 선택하세요.
10. 마침을 클릭한 다음 확인 을 클릭하세요.

5단계: Outlook에서 작업 만들기

실행 가능한 이메일을 작업으로 전환하면 생산성을 높일 수 있습니다.

5.1 작업 설정

1. Outlook 기본 화면에서 빠른 단계 아래의 홈 탭으로 이동합니다.
2. 새로 만들기를 클릭 하거나 새 빠른 단계를 선택한 다음 사용자 지정을 선택합니다.
3. 빠른 단계의 이름을 지정하고 작업 관련 작업을 선택하세요.
4. 원하는 경우 단축키를 지정하고 ‘마침’ 을 클릭합니다.
5. 이제 받은 편지함에서 이 빠른 단계를 선택할 수 있습니다.

5.2 알림 설정

1. Outlook을 열고 할 일 아이콘을 클릭합니다.
2. ‘알림 받기’를 선택 하고 원하는 알림 시간을 설정하세요.
3. 변경 사항을 저장합니다.

6단계: 정기적인 청소 일정을 정하세요

정기적으로 정리하여 받은 편지함을 관리하세요.

1. Outlook.com 에 접속합니다.
2. 로그인하고 설정 으로 이동하세요.
3. 일반을 선택한 다음 저장소를 선택하세요.
4. 사서함에서 각 폴더가 차지하는 공간을 검토하세요.
5. 보관 기간을 3개월, 6개월 또는 12개월로 설정하고 삭제 아이콘을 클릭하여 불필요한 이메일을 제거하세요.

전문가 팁: 받은 편지함을 꾸준히 관리하면 저장 공간이 부족해지는 것을 방지할 수 있습니다.

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