Microsoft Outlook에서 이메일을 효율적으로 정리하기 위한 최고의 전략

Microsoft Outlook 받은 편지함을 간소화하는 것은 잡동사니를 줄이고, 저장 공간을 확보하고, 전반적인 생산성을 향상하는 데 필수적입니다.

Outlook 이메일을 정리하면 어떻게 생산성을 높일 수 있나요?

1. Outlook에서 폴더 설정

1.1 Outlook 데스크톱 애플리케이션

1. 키를 누르고 Outlook 을Windows 입력한 후 열기를 클릭합니다.
   

   

2. 폴더 탭을 선택하고 새 폴더를 클릭합니다.
   

   

3. 새 폴더 대화 상자에서 폴더 이름을 Unified Inbox 로 지정 하고 확인을 클릭합니다.
   

   

1.2 Outlook 웹 버전

1. 브라우저를 열고 웹용 Outlook 에 로그인합니다 .
2. 폴더 목록을 확장하고 하단에서 새 폴더 만들기를 선택하거나 받은 편지함을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새 폴더 만들기를 선택하세요 .
   

   

3. 원하는 폴더 이름을 입력하고 을 누르세요 Enter.

Outlook 이메일을 폴더와 하위 폴더로 정리하면 메시지를 효과적으로 분류하고 우선순위를 지정할 수 있습니다. 예를 들어, 개인 이메일, 재무 기록 또는 다른 고객 커뮤니케이션을 위한 별도의 폴더를 만들어 혼란을 최소화할 수 있습니다.

이 구성 방법은 특히 Outlook의 검색 기능이 효과가 없을 때 이메일과 필수 정보의 검색을 가속화합니다. 여러 폴더를 만들면 폴더가 축소되어 간과하기 쉽습니다. 이를 완화하려면 Outlook의 폴더 창이 확장된 상태로 유지되도록 합니다.

2. 이메일을 폴더로 다시 이동

2.1 수동 이메일 재배치

1. Outlook 이메일을 열고 메시지를 선택한 다음 이동을 클릭 하고 방금 만든 폴더를 찾으세요.
   

   

2. 선택한 폴더로 이메일을 끌어서 놓을 수도 있습니다.

2.2 이메일 재배치 자동화

1. Outlook에서 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 규칙 만들기를 선택합니다 .
2. 메시지를 선택한 다음 규칙을 클릭합니다.
   

   

3. 규칙 만들기 대화 상자에서 보낸 사람(보낸 사람) 옵션을 선택합니다.
4. 방금 만든 폴더를 선택하면 해당 발신자가 보내는 모든 메시지가 자동으로 해당 폴더로 전송됩니다.
   

   

5. Windows새로운 규칙을 설정하려면 +를R 눌러 실행 프롬프트에 접근하여 기존 규칙을 지웁니다.
6. 명령 상자에 outlook.exe /cleanrules를 입력하고 Enter . 을 누릅니다.
   

   

2.3 이메일 폴더를 알파벳순으로 정리하세요

1. Microsoft Outlook을 엽니다 .
2. 폴더 탭 으로 이동합니다 .
3. 이 보기를 활성화하려면 모든 폴더 AZ 표시 를 클릭하세요 .
   

   

3. Outlook 범주 설정

3.1 데스크톱 클라이언트

1. Outlook 데스크톱 애플리케이션을 실행합니다.
2. 태그 섹션 에서 분류를 선택합니다.
   

   

3. 드롭다운 메뉴에서 모든 카테고리를 선택하세요 .
   

   

4. 색상 범주 상자에서 새로 만들기 버튼을 클릭합니다 .
   

   

5. 새 카테고리 추가 상자 에 새 카테고리의 이름을 입력합니다 .
6. 색상 드롭다운 에서 사용자 지정 색상을 선택하세요 .
7. 바로가기 키 옵션을 사용하여 카테고리에 바로가기 키를 할당하세요 .
8. 확인을 눌러 새 카테고리를 확정하고 다시 클릭하여 설정을 확인하세요.

3.2 웹 앱

1. 공식 Outlook 로그인 페이지 로 이동합니다 .
2. 설정을 클릭하세요 .
   

   

3. 일반을 선택한 다음 범주를 선택하세요 .
   

   

4. 카테고리 목록 맨 위에 있는 + 카테고리 만들기를 누르세요 .
   

   

5. 카테고리 이름을 입력하고, 색상을 선택한 후 ‘저장’ 을 클릭하세요 .
   

   

3.3 카테고리별 정렬 및 필터링

1. 분류된 이메일을 정렬하려면 받은 편지함 위의 가로 막대에서 카테고리 열을 클릭하기만 하면 됩니다.
2. 카테고리 헤더 옆에 있는 작은 삼각형을 사용하여 카테고리 섹션 에서 특정 카테고리를 축소하거나 확장할 수 있습니다 .
   

   

4. 자동 회신 설정

1. Outlook 애플리케이션을 열고 파일 > 정보 > 규칙 및 알림 관리 로 이동합니다 .
2. 이메일 규칙 탭 으로 가서 이 폴더에 변경 사항 적용 필드 에서 이메일 계정을 선택합니다 .
3. 새 규칙 을 클릭합니다 .
   

   

4. 빈 규칙에서 시작 옵션에서 받은 메시지에 규칙 적용을 선택합니다 .
5. 받는 사람 상자에서 내 이름의 위치 옵션을 선택 하고 다음을 클릭합니다 .
6. 특정 템플릿을 사용하여 답변을 선택하세요 .
7. 2단계: 규칙 설명 편집 섹션 에서 템플릿 링크를 클릭합니다.
8. 파일 시스템에서 사용자 템플릿을 찾습니다 .
9. 이전 단계에서 만든 템플릿을 선택하고 다음을 클릭합니다 .
10. 예외 선택 목록 에서 자동 회신인 경우를 제외하고라는 상자를 체크하세요.
11. 원하는 규칙의 이름을 지정하고 이 규칙 켜기 상자를 선택하세요.
12. 마침을 클릭한 다음 확인을 클릭 하면 자동 회신이 활성화됩니다.

자동 회신은 특히 발신자에게 사무실에 없거나 연락이 불가능하다는 사실을 알리는 데 유용하며, 답변이 없는 이메일로 인한 태만하다는 인식을 피하는 데 도움이 됩니다.

5. Outlook 내에서 작업 만들기

5.1 작업 설정

1. Outlook 기본 화면에서 홈 탭으로 이동하여 빠른 단계를 찾습니다 .
2. 새로 만들기를 클릭하거나 새 빠른 단계를 찾은 다음 사용자 지정을 선택합니다.
   

   

3. 빠른 단계 편집 창에서 빠른 단계의 이름을 지정합니다.
4. 작업 선택 드롭다운 에서 첨부 파일이 있는 작업 만들기나 텍스트나 메시지가 있는 작업 만들기 와 같은 작업 관련 작업을 선택합니다 .
   

   

5. 드롭다운 옆에 있는 옵션을 사용하여 바로가기 키를 지정할 수 있습니다.
   

   

6. 모든 세부 정보가 확정되면 ‘마침’을 클릭하여 빠른 단계를 저장하세요.
   

   

7. 새로 만든 이 빠른 단계는 빠른 단계 영역에 표시됩니다. 이를 활용하려면 받은 편지함에서 이메일을 선택하고 빠른 단계를 선택하거나 할당된 단축키를 누릅니다.
   

   

8. 새로운 작업 창이 열립니다. 필요한 정보를 입력하고 ‘저장 및 닫기’ 를 클릭하세요 .

5.2 알림 설정

1. Outlook을 열고 할 일 아이콘을 클릭합니다.
   

   

2. 작업 세부 정보에서 알림 을 클릭하고 원하는 알림 시간을 선택하세요.
3. 변경 사항을 저장합니다.

실행 가능한 이메일을 받으면 작업을 생성하여 기억하는 데 도움이 되고 마감일까지 작업을 처리하도록 촉구하여 작업 관리를 개선하고 마감일이나 중요한 활동을 간과하지 않도록 할 수 있습니다.

6. 정기적인 청소 계획

1. 원하는 브라우저를 통해 Outlook.com에 접속하세요 .
2. Microsoft 계정으로 로그인한 다음 오른쪽 상단에서 설정을 선택하세요.
3. 일반을 선택한 다음 저장소를 선택합니다. Windows용 새 Outlook을 사용하는 경우 설정을 클릭하고 계정으로 이동한 다음 저장소를 선택합니다 .
   

   

4. 각 폴더가 사서함에서 얼마나 많은 공간을 차지하는지 확인할 수 있습니다.
5. 관리에서 각 폴더의 보존 기간을 3개월, 6개월 또는 12개월로 설정할 수 있습니다.
   

   

6. 이메일을 지우고 공간을 확보하려면 삭제 아이콘을 클릭하세요 .

정기적인 정리를 하지 않으면 Outlook 저장소를 빠르게 소모하여 새 메시지를 수신하지 못하게 될 수 있습니다. 스팸 메일을 효과적으로 관리할 때까지 ‘수신자 받은 편지함 가득 참’ 경고가 표시될 수 있습니다.

이메일 구성 외에도 Outlook에는 효율성을 크게 향상시킬 수 있는 기능이 포함되어 있습니다. 70개 이상의 명령줄 스위치를 활용하여 다양한 작업을 자동화하고 워크플로를 간소화하세요.

게다가, 우리는 생산성을 더욱 높이기 위해 Outlook의 키보드 단축키에 대한 치트시트를 제공합니다. 이러한 전략을 따르면 혼란스러운 받은 편지함을 정리된 편지함으로 바꿀 수 있습니다.

정리된 Outlook 이메일 환경을 유지하기 위한 추가 제안이 있나요? 아래의 댓글에 생각을 공유해 주세요.