Microsoft Excel에서 조건부 서식을 사용하는 방법

데이터를 눈에 띄게 만들기 위해 색상과 스타일로 데이터 서식을 수동으로 지정할 필요가 없습니다. Microsoft Excel의 조건부 서식을 사용하면 조건에 따라 데이터 집합의 서식을 자동으로 지정할 수 있습니다. 또한 Excel은 이 작업을 쉽게 수행할 수 있도록 미리 설정된 5가지 조건부 서식 옵션을 제공합니다.

셀 규칙 강조

규칙을 사용하여 값, 텍스트 또는 날짜를 기반으로 셀을 강조 표시하는 것은 아마도 Excel에서 가장 널리 사용되는 조건부 서식 유형일 것입니다. 이 옵션을 사용하면 다른 값보다 크거나 작은 값이 있는 셀 강조 표시, 특히 무언가를 포함하는 텍스트, 특정 시간 프레임에서 발생하는 날짜 또는 중복 값과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.

하이라이트 값

시트에서 숫자, 통화 또는 백분율과 같은 값을 사용하는 경우 다른 값과 관련된 값을 강조 표시할 수 있습니다. 주어진 금액보다 더 큰 판매 또는 더 적은 재고를 형식화할 수 있습니다.

• 테스트할 셀을 선택하고 “홈” 탭으로 이동하여 “조건부 서식” 드롭다운 메뉴를 열고 “셀 규칙 강조”를 선택한 다음 사용하려는 조건을 선택합니다.

• 팝업 상자 왼쪽에 있는 필드에 비교 값을 입력합니다. 또는 해당 값이 포함된 셀 참조를 입력합니다. 예를 들어 선택한 범위에서 “3,000”보다 큰 셀을 강조 표시합니다.

• 오른쪽의 드롭다운 목록에서 적용할 강조 표시를 선택합니다. “Light Red Fill”을 선택합니다.

• “확인”을 클릭하여 서식을 적용하고 저장합니다.

강조 텍스트

강조 표시하려는 셀의 특정 텍스트일 수 있습니다. 상태에 대해 단어 또는 단일 문자를 사용할 수 있습니다. 직원, 도시 또는 주 이름 또는 문자 등급의 형식을 지정할 수 있습니다.

• 확인하려는 셀을 선택하고 “홈” 탭으로 이동하여 “조건부 서식” 드롭다운 메뉴를 열고 “셀 규칙 강조”를 선택한 다음 “포함하는 텍스트”를 선택합니다.

• 팝업 상자 왼쪽에 있는 필드에 텍스트를 입력합니다. 예를 들어 문자 등급 “A”가 포함된 셀을 강조 표시합니다.

• 오른쪽 목록에서 강조 표시를 선택합니다. “진한 녹색 텍스트가 있는 녹색 채우기”를 선택합니다.

• 서식을 적용하려면 “확인”을 클릭하십시오.

하이라이트 날짜

값을 강조 표시하는 또 다른 방법은 날짜를 사용하는 것입니다. 다가오는 청구서 또는 날짜가 지난 작업의 기한에 대해 특정 색상을 선택할 수 있습니다.

• 확인하려는 셀을 선택하고 “홈” 탭으로 이동하여 “조건부 서식” 드롭다운 메뉴를 열고 “셀 규칙 강조”를 선택한 다음 “발생 날짜”를 선택합니다.

• 팝업 상자에서 기간을 선택합니다. 예를 들어 “이번 달”을 선택합니다.

• 오른쪽 목록에서 강조 표시를 선택합니다. “어두운 노란색 텍스트가 있는 노란색 채우기”를 선택합니다.

• 서식을 저장하려면 “확인”을 클릭하십시오.

상위 또는 하위 규칙 적용

최고 매출, 최저 테스트 점수 또는 평균 이상의 분기별 수익과 같은 항목을 강조하려는 경우 최고 또는 최저 규칙 조건부 서식 옵션을 사용할 수 있습니다.

상위 백분율 강조 표시

아마도 셀 그룹에서 상위 숫자를 찾고 있을 것입니다. 상위 백분율을 강조 표시하고 원하는 경우 해당 백분율을 조정할 수 있습니다.

• 테스트할 셀을 선택하고 “홈” 탭으로 이동하여 “조건부 서식” 드롭다운 메뉴를 열고 “상위/하위 규칙”으로 이동한 다음 “상위 10%”를 선택합니다.

• 팝업 상자 왼쪽에 있는 필드에 숫자 “10”을 그대로 두거나 숫자를 입력하거나 화살표를 사용하여 백분율을 조정합니다. 예를 들어 상위 “20” 퍼센트를 보도록 변경하고 있습니다.

• 오른쪽 목록에서 적용할 서식을 선택합니다. “빨간색 테두리”를 선택합니다.

• 미리보기를 본 후 서식을 저장하고 적용하려면 “확인”을 클릭하십시오.

평균 이하 하이라이트

평균 이하의 금액을 강조 표시할 수도 있습니다.

• 셀을 선택하고 “홈” 탭으로 이동하여 “조건부 서식” 드롭다운 메뉴를 열고 “상위/하위 규칙”으로 이동한 다음 “평균 미만”을 선택합니다.

• 적용할 서식을 선택한 다음 “확인”을 클릭합니다. “Custom Format”을 선택한 다음 다음 창에서 “Bold Italic”을 선택합니다.

• 미리 보기에 표시되는 서식을 저장하려면 “확인”을 선택합니다.

데이터 막대 사용

Excel의 또 다른 유용한 조건부 서식은 데이터 막대입니다. 각 막대의 길이가 셀의 값을 나타내는 색상 막대를 셀에 적용할 수 있습니다. 이를 통해 도시의 인구, 제품 재고 또는 위치별 수익과 같은 높은 수치와 낮은 수치를 빠르게 볼 수 있습니다.

• 서식을 지정할 셀을 선택하고 “홈” 탭으로 이동하여 “조건부 서식” 드롭다운 메뉴를 열고 “데이터 막대”를 선택하여 그라데이션 및 단색 채우기 옵션을 확인합니다.

• 각 데이터 막대 옵션 위로 커서를 가져가면 선택한 셀에서 미리 보기를 볼 수 있습니다.

• 사용하려는 스타일과 색상을 클릭합니다.

색상 스케일 추가

값을 빠르게 식별할 수 있는 스플래시 색상을 좋아하지만 값을 나타내는 다른 색상을 선호할 수 있습니다. 색상 척도를 사용하면 값이 높거나 낮은 정도에 따라 색상이 변경됩니다.

이 유형의 서식은 온도, 인구 또는 지역별 소득을 보여주는 열 지도와 함께 사용되지만 판매, 수익 또는 비용에 대해서도 쉽게 사용할 수 있습니다.

• 서식을 지정하려는 셀을 선택하고 “홈” 탭으로 이동하여 “조건부 서식” 드롭다운 메뉴를 열고 “색상 눈금”을 선택하여 색상 옵션을 확인합니다.

• 미리보기를 보려면 각 색상 스케일 위로 커서를 가져간 다음 선택하십시오. 비교하는 항목의 수에 따라 2색 또는 3색 척도를 사용할 수 있습니다.

척도의 첫 번째 색상은 그룹에서 가장 높은 값을 나타냅니다. 큰 항목 그룹은 값 사이의 차이로 다양한 색상 음영을 표시합니다. 예를 들어 “빨간색 노란색 녹색” 옵션을 선택합니다.

가장 높은 값은 빨간색, 중간 값은 노란색, 가장 낮은 값은 녹색, 중간 값은 해당 색상의 다른 음영으로 표시됩니다.

아이콘 세트 삽입

Excel에서 볼 수 있는 또 다른 조건부 서식 옵션은 아이콘 세트입니다. 이 유형의 서식은 해당 값에 따라 그룹의 셀 옆에 아이콘을 배치합니다.

사용하는 아이콘 모음은 사용자에게 달려 있지만 Excel에서는 아이콘을 방향, 모양, 표시기 및 등급으로 분류하여 일부 지원을 제공합니다. 또한 일부 세트에는 다른 수의 아이콘이 포함되어 있어 세트를 선택하는 데에도 유용합니다.

사용하려는 셀을 선택하고 “홈” 탭으로 이동하여 “조건부 서식” 드롭다운 메뉴를 열고 “아이콘 집합”을 선택한 다음 원하는 아이콘 집합을 선택합니다.

예를 들어 도시에 대한 다양한 등급이 있으므로 “등급” 세트 중 하나를 선택합니다. 우리의 등급은 1에서 3까지의 척도이므로 “3 Stars” 세트가 이상적입니다.

또 다른 예에서는 각 도시에 회원 수가 있고 가장 높은 회원과 가장 낮은 회원을 신속하게 파악하려고 합니다. 위쪽을 가리키는 초록색 화살표가 있는 가장 높은 숫자, 노란색 직사각형이 있는 중간 숫자, 빨간색 아래쪽을 가리키는 화살표가 있는 가장 낮은 숫자를 보기 위해 “방향” 세트와 “3개의 삼각형” 옵션을 선택하고 있습니다.

조건부 서식 규칙을 편집하는 방법

Excel 시트에 조건부 서식을 적용한 후에는 변경할 수 있습니다. 셀 범위를 변경하든 서식 자체를 변경하든 관계없이 기존 규칙을 쉽게 편집할 수 있습니다.

• “홈” 탭으로 이동하여 “조건부 서식” 메뉴를 열고 “규칙 관리”를 선택합니다.

• 상단의 드롭다운 상자를 사용하여 보려는 규칙을 선택하십시오. 선택한 셀, 현재 워크시트 또는 통합 문서의 특정 시트에 대해 볼 수 있습니다.

• 셀 범위만 조정하려면 “적용 대상” 아래의 해당 필드에서 조정하십시오. 그렇지 않으면 상단의 “규칙 편집”을 클릭하십시오.

• 열리는 “서식 규칙 편집” 상자에서 변경한 다음 “확인”을 클릭합니다. 이 예에서는 아이콘 스타일을 변경합니다.

• “확인”을 클릭한 다음 “적용”을 클릭하여 변경 사항을 저장합니다.

• 시트가 편집 내용으로 업데이트됩니다.

조건부 서식 규칙을 삭제하는 방법

설정한 조건부 서식 규칙을 더 이상 원하지 않는 경우 두 가지 방법 중 하나로 삭제할 수 있습니다.

조건부 서식 규칙 관리자 사용

버튼을 클릭하여 조건부 서식 규칙 관리자에서 규칙을 제거할 수 있습니다.

• “홈” 탭으로 이동하여 “조건부 서식” 메뉴를 열고 “규칙 관리”를 선택합니다.
• 규칙을 선택하고 상단의 “규칙 삭제”를 선택한 다음 “확인” 및 “적용”을 클릭하십시오.

규칙 지우기 옵션 사용

조건부 서식 규칙을 제거하는 또 다른 방법은 규칙 지우기 옵션을 사용하는 것입니다.

• “홈” 탭으로 이동하여 “조건부 서식” 드롭다운 메뉴를 열고 “규칙 지우기”로 이동한 다음 선택한 셀, 전체 시트, 테이블 또는 피벗 테이블에서 규칙을 지우도록 선택합니다. 특정 작업에 대한 규칙을 설정하지 않은 경우 회색으로 표시됩니다.

• 규칙이 제거됩니다.

자주 묻는 질문

동일한 셀에 대해 두 개의 조건부 서식 규칙을 사용할 수 있습니까?

원하는 경우 동일한 셀 집합에 다양한 조건부 서식 규칙을 적용할 수 있습니다. 예를 들어 지난 달의 날짜는 빨간색 텍스트로, 다음 달 날짜는 녹색 텍스트로 강조 표시할 수 있습니다. 여기에 표시된 것과 동일한 단계를 따라 선택한 셀에 더 많은 규칙을 추가하되 규칙이 서로 충돌하지 않도록 주의하십시오.

모든 규칙을 적용할 수 있지만 서식 문제가 발생할 수 있는 경우 조건부 서식 규칙 관리자에서 셀 범위에 대한 첫 번째 규칙을 선택한 다음 “참이면 중지” 확인란을 선택합니다. 이렇게 하면 나머지 규칙도 적용되는 경우 실행이 중지됩니다.

나만의 조건부 서식 규칙을 만들 수 있나요?

여기에 표시된 미리 설정된 조건부 서식 규칙과 함께 자신만의 규칙을 설정할 수 있습니다. 사용하려는 셀을 선택하고 “홈” 탭으로 이동한 다음 “조건부 서식 -> 새 규칙”을 클릭합니다. 상단에서 규칙 유형을 선택하고 하단 섹션에서 나머지 규칙을 설정한 다음 “확인”을 클릭하여 저장합니다.

조건부 서식을 사용하여 전체 행이나 열을 강조 표시할 수 있습니까?

특정 셀 범위를 넘어 조건부 서식 규칙을 설정할 수 있습니다. 예, 조건에 따라 전체 행이나 열을 강조 표시할 수 있습니다. 행 또는 열을 선택한 다음 위에서 설명한 대로 규칙을 설정합니다. 빈 셀이 있는 경우 값, 텍스트 또는 날짜를 기반으로 한 서식이 표시되지 않을 수 있습니다.

이미지 크레디트: 픽사베이 . Sandy Writtenhouse의 모든 스크린샷.