생산성 향상을 위해 Outlook 일정에서 차단 일정 설정
늘어나는 작업 목록에 집중하는 데 문제가 있는 경우 일정 예약을 차단해 보세요. 이 작업 및 시간 관리 기술을 사용하여 목록의 각 작업에 대해 일정에 블록을 만듭니다. Outlook 일정의 기본 제공 기능을 사용하여 블록 일정을 쉽게 만들 수 있습니다.
블록 스케줄링이란 무엇입니까?
때때로 시간 차단이라고도 하는 블록 스케줄링은 작업 및 시간 관리에 유용한 방법입니다. 가장 일반적으로 사용되는 것은 학업 일정에서 더 긴 수업이 특정 요일에만 열리는 것입니다. 그러나 이 기술은 한 번에 하나의 작업에 집중할 수 있도록 하여 직장에서의 생산성을 향상시키는 데 도움이 될 수 있습니다.
이메일 읽기, 전화 회신, 보고서 작업 사이를 오가는 대신 각 작업에 시간 블록을 따로 설정하고 해당 시간 동안에만 해당 작업을 수행합니다.
예를 들어 오전 9시부터 10시까지 한 시간은 이메일을 읽고 쓰고 답장하는 데, 오전 10시부터 11시까지 한 시간은 보고서 작업에 할애할 수 있습니다.
작업 시간을 차단하면 특정 작업에 더 집중하고 다음 작업으로 이동하기 전에 완료할 수 있습니다.
블록 스케줄링의 핵심은 계획입니다. 작업 주간 시작 시 매일 또는 하루 시작 시 블록 일정을 만들고 각 시간 증분에 대한 일정을 만든 다음 일정을 고수하여 모든 작업을 완료하세요.
이 작업 관리 방법을 시도할 준비가 되었으면 블록 일정을 설정하는 데 도움이 되는 Outlook 일정의 여러 기능이 있습니다. 한 번 보자!
참고: Google 캘린더의 대안을 찾고 계십니까? 몇 가지 옵션이 있습니다!
범주를 사용하여 이벤트에 레이블 지정
Outlook 일정에서 이벤트를 설정하면 범주를 사용하여 색상 코드를 지정하고 레이블을 지정하여 블록 일정을 만들 수 있습니다. 다양한 유형의 이벤트를 한눈에 파악할 수 있습니다.
기본적으로 Outlook은 이름으로 색상이 있는 범주를 제공하지만 보다 의미 있는 이름으로 바꾸거나 고유한 범주를 만들 수도 있습니다. 예를 들어, 노란색 범주를 사용하여 회신 전화를 나타내거나 이메일이라는 맞춤형 파란색 범주를 사용하여 메시지를 작성하고 회신할 수 있습니다. 이를 설정하려면 아래 단계를 따르십시오.
- Ctrl“홈” 탭에 있는 리본의 “새로 만들기” 섹션을 사용하거나 키보드 단축키 + Shift+를 사용하여 캘린더에서 날짜와 시간을 두 번 클릭하여 이벤트를 만듭니다 A.
- 이벤트 설명에 이름, 시작 및 종료 시간, 기타 정보를 포함하여 작업에 대한 세부 정보를 추가합니다.
- “약속” 또는 “회의” 탭에서 리본의 “태그” 섹션에 있는 “분류” 드롭다운 메뉴를 열고 범주를 선택합니다.
- 이벤트 상단에 카테고리가 표시됩니다. 원하는 작업에 대해 다른 조정을 한 다음 완료되면 “저장 및 닫기”를 클릭하십시오.
- 일정의 나머지 작업에 대해서도 동일한 작업을 수행합니다. 캘린더를 볼 때 각 작업 유형에 대해 서로 다른 색상으로 구분된 범주를 볼 수 있습니다.
새 범주 이름 바꾸기 또는 만들기
- 기본 카테고리의 이름을 변경하거나 직접 만들려면 “카테고리” 메뉴를 열고 “모든 카테고리”를 선택하십시오.
- 현재 범주를 선택하고 “이름 바꾸기” 버튼을 사용하여 새 이름을 지정하거나 “새로 만들기” 버튼을 사용하여 사용자 지정 범주를 만듭니다.
Microsoft Outlook에서 범주 작업에 대해 자세히 알아보려면 계속 읽으십시오.
다음 작업 시작 알림 설정
일에 집중하다 보면 시간가는 줄을 쉽게 잊어버릴 수 있습니다. 일정을 지키는 데 도움이 되도록 사전에 또는 작업이 시작될 때 알려주는 이벤트 알림을 설정할 수 있습니다.
이벤트를 열거나 새 이벤트를 만들고 “약속” 또는 “회의” 탭으로 이동합니다. “옵션” 섹션의 “알림” 드롭다운 상자를 사용하여 알림 시간을 선택합니다.
10분 또는 15분과 같은 시간을 선택하면 다음 작업을 시작하기 전에 현재 작업을 완료하는 데 필요한 시간이 제공됩니다.
일일 작업에 대한 반복 이벤트 만들기
한 주를 계획할 때 매일 동시에 수행하는 작업이 있을 수 있습니다. 이를 위해 반복 이벤트를 만들어 일정을 계획하는 데 걸리는 시간을 줄일 수 있습니다. 예를 들어 매일 오전 9시에 이메일을 검토하도록 차단을 설정할 수 있습니다.
- 이벤트를 열거나 새 이벤트를 만듭니다. “약속” 또는 “회의” 탭으로 이동하여 “옵션” 그룹에서 “반복”을 선택하거나 이벤트 세부 정보 섹션에서 “반복으로 만들기”를 선택합니다.
- 각 섹션의 필드를 사용하여 반복 작업을 설정합니다.
- 약속 시간 : “시작”, “종료”, “기간”을 선택합니다.
- 되풀이 패턴 : 왼쪽에서 작업을 얼마나 자주 반복할지 선택한 다음 언제 반복할지 선택합니다. 예를 들어, 근무일 아침마다 작업을 반복하는 경우 왼쪽에 “매일”을 표시하고 오른쪽에 “평일마다”를 표시합니다.
- 반복 범위 : 작업이 반복되는 기간을 선택합니다. 시작일과 종료일을 선택하거나 특정 횟수 이후에 종료하거나 “종료일 없음”을 선택할 수 있습니다.
- 완료되면 “확인”을 클릭하여 반복 작업 이벤트를 저장하십시오.
- 필요에 따라 작업에 대한 나머지 세부 정보를 완료하거나 편집하고 “저장 후 닫기”를 선택합니다. 캘린더에서 이벤트를 볼 때 모서리에 반복 이벤트 아이콘이 표시됩니다.
참고: Windows의 작업 스케줄러를 사용하여 작업을 예약할 수도 있습니다.
현재 날짜 및 계획에 대한 보기 전환
블록 일정을 더 쉽게 사용할 수 있게 해주는 Outlook 일정의 좋은 기능은 보기를 전환하는 기능입니다. 한 보기를 사용하여 한 주를 계획하고 다른 보기를 사용하여 하루 일정을 볼 수 있습니다.
캘린더를 연 상태에서 “홈” 탭으로 이동하고 리본의 “정렬” 섹션에 있는 버튼을 사용하거나 오른쪽에 있는 “보기” 드롭다운 화살표를 열어 “일”, “작업 주”, “주” 등
바쁨 및 부재 중 상태 사용
Outlook 일정 블록 일정의 상태는 바쁘거나 부재 중이거나 원격으로 작업 중인 경우 다른 사람에게 알립니다.
이벤트를 열거나 새 이벤트를 만듭니다. “약속” 또는 “회의” 탭으로 이동하여 “상태” 드롭다운 메뉴를 선택합니다. 이벤트에 첨부할 상태를 선택합니다.
예를 들어 중요한 작업이나 회의에는 “바쁨”을, 점심 시간에는 “부재중”을, 방해받아도 괜찮은 작업에는 “미정”을 사용할 수 있습니다.
작업을 일찍 끝내거나 휴식 시간에 늦게 시작하십시오.
Outlook 블록 일정에서 사용할 수 있는 또 다른 편리한 기능은 약속과 모임을 자동으로 줄이는 기능입니다. 일찍 끝내거나 늦게 시작하도록 특정 시간을 설정하여 작업 사이에 짧은 휴식을 취할 수 있습니다.
- Outlook을 연 상태에서 “파일 -> 옵션”으로 이동합니다. 왼쪽에서 “캘린더”를 선택하고 오른쪽의 “캘린더 옵션” 섹션으로 스크롤합니다.
- “약속 및 회의 단축” 확인란을 선택하고 오른쪽 드롭다운 상자에서 “조기 종료” 또는 “늦게 시작”을 선택합니다.
- 후속 드롭다운 상자를 사용하여 1시간 미만 및 1시간 이상의 이벤트에 대한 시간 증분을 선택합니다. 변경 사항을 저장하려면 “확인”을 클릭하십시오.
앞으로는 생성한 새 이벤트가 자동으로 일찍 종료되거나 늦게 시작되는 것을 볼 수 있습니다.
다리를 펴거나 화장실을 사용하기 위해 짧은 휴식을 위해 작업 사이의 몇 분을 할인하지 마십시오. Mac용 pomodoro 타이머 중 하나가 도움이 될 수 있습니다.
자주 묻는 질문
Outlook에서 근무일과 시간을 어떻게 변경합니까?
캘린더가 작업 날짜와 시간에 집중하도록 세부 사항을 쉽게 설정할 수 있습니다.
Outlook에서 “파일 -> 옵션”을 선택합니다. 왼쪽에서 “달력”을 선택한 다음 “작업 시간” 섹션의 필드를 사용하여 날짜와 시간을 선택합니다. 변경 사항을 저장하려면 “확인”을 클릭하십시오.
Outlook에서 약속과 모임의 차이점은 무엇인가요?
약속은 나만을 위한 이벤트인 반면 회의는 다른 사람들과 함께하는 이벤트입니다. 대부분의 블록 일정 작업에는 약속 이벤트 유형을 사용합니다. 다른 사람과 만날 계획이라면 회의 유형을 사용하세요.
Outlook에서 약속(작업)을 비공개로 만들 수 있습니까?
Outlook에서 약속 및 모임을 비공개로 설정하여 일부 세부 정보를 다른 사람에게 숨길 수 있습니다. 다른 사용자에게 “읽기” 권한을 부여하면 세부 정보를 볼 수 없지만 “비공개 항목을 볼 수 있는 권한이 있는 대리인” 권한을 부여하면 볼 수 있습니다.
이벤트를 비공개로 설정하려면 “약속” 또는 “회의” 탭으로 이동합니다. 캘린더에서 이벤트를 선택하고 리본의 “태그” 섹션에서 “비공개”를 클릭합니다.
이미지 크레디트: 픽사베이 . Sandy Writtenhouse의 모든 스크린샷.
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