Microsoft Outlook 규칙을 사용하여 받은 편지함을 관리하는 방법

Microsoft Outlook 규칙을 사용하여 받은 편지함을 관리하는 방법

특히 매일 많은 이메일을 받는 경우 받은 편지함을 관리하는 데 많은 노력이 필요합니다. Microsoft Outlook의 규칙을 사용하여 받은 편지함을 자동으로 관리할 수 있습니다. 이렇게 하면 메시지에 수동으로 조치를 취하는 시간을 절약하고 이메일을 처리하는 데 도움이 됩니다.

규칙은 Outlook에서 어떻게 작동합니까?

Outlook의 규칙을 사용하면 특정 기준을 충족하는 전자 메일에 대한 작업을 설정할 수 있습니다. 메시지가 받은 편지함에 도착하면 규칙이 인계되어 해당 작업을 자동으로 수행합니다.

예를 들어 즐겨찾는 매장에서 쇼핑 폴더로 이메일을 이동하거나 상사가 보낸 메시지를 중요 메시지로 표시하거나 자동으로 파트너에게 이메일을 전달할 수 있습니다.

규칙을 설정하면 이와 같은 작업을 자동으로 수행할 수 있으며 손가락 하나 까딱하지 않고도 Microsoft Outlook 규칙이 받은 편지함을 관리하도록 할 수 있습니다.

Outlook에서 규칙을 만드는 방법

Outlook에서 규칙을 설정하는 것은 애플리케이션이 안내하는 단계별 프로세스입니다. 이메일 기준을 선택하여 시작하고 작업 선택으로 이동하고 선택적으로 규칙에 예외를 추가한 다음 규칙을 켭니다.

처음부터 규칙 만들기

  • Outlook에서 처음부터 규칙을 만들려면 “파일 -> 정보”를 선택한 다음 “규칙 및 알림 관리”를 선택합니다.
Outlook의 파일, 정보, 규칙 및 경고
  • 둘 이상의 이메일 계정이 있는 경우 상단에서 이메일 계정을 선택하고 “새 규칙”을 클릭하십시오.
규칙 및 경고 상자의 새 규칙
  • 규칙 마법사 상자는 Outlook의 템플릿과 유사하게 시작할 기본 유형의 트리거를 제공합니다. “빈 규칙에서 시작” 아래에서 수신 또는 발신 이메일에 규칙을 적용할지 여부를 선택할 수 있습니다.
Outlook의 규칙 마법사
  • 상위 두 섹션 중 하나에서 기준을 선택한 경우 하단에 표시되는 링크를 사용하여 항목을 추가하십시오. 예를 들어 “누군가로부터 메시지를 받을 때 소리 재생”을 선택한 경우 “사람 또는 공개 그룹” 링크를 클릭하여 사람을 선택하고 “소리” 링크를 클릭하여 소리를 선택합니다. “다음”을 클릭하여 이를 따르십시오.
소리를 재생하는 규칙 마법사 설정
  • 조건을 확인하고 원하는 경우 추가하십시오. 규칙을 적용하려면 모든 조건이 충족되어야 합니다. 조건 선택이 완료되면 “다음”을 클릭합니다.
규칙 마법사는 건전한 조건을 재생합니다
  • 조치를 확인하고 선택적으로 더 추가하십시오. 선택한 모든 작업이 수행된다는 점을 기억하십시오. 작업 추가를 완료한 후 “다음”을 클릭합니다.
규칙 마법사는 사운드 동작을 재생합니다.
  • 예외를 사용하면 특정 이메일에 대한 규칙을 우회할 수 있습니다. 추가하려는 예외의 상자를 선택하고 하단의 링크를 사용하여 항목을 선택한 후 “다음”을 클릭하십시오.
규칙 마법사는 사운드 예외를 재생합니다.
  • 상단에 규칙 이름을 지정하고 “규칙 옵션 설정”을 선택합니다. ‘이 규칙 사용’ 체크박스를 선택합니다. 선택적으로 현재 이메일에서 즉시 규칙을 실행하고 모든 이메일 계정에서 규칙을 사용하려면 다른 두 가지를 선택하십시오.
규칙 마법사 이름 및 규칙 활성화
  • 하단의 3단계 상자에서 조건, 조치 및 예외 사항을 확인하고 “마침”을 클릭합니다.
규칙 마법사 마침 버튼
  • 이제 규칙 및 경고 상자에서 규칙 옆에 확인 표시가 있는 규칙이 표시됩니다. 나중에 규칙을 비활성화하려면 여기로 돌아와 상자를 선택 취소할 수 있습니다. “확인” 또는 “적용”을 선택하여 저장하고 종료하거나 마음이 바뀌면 “취소”를 선택하십시오.
규칙 및 알림 상자에서 사운드 규칙 재생

알고 계셨나요? Microsoft Outlook에서 이메일을 작업으로 전환할 수 있습니다.

이메일을 기반으로 규칙 만들기

  • 기존 이메일을 기반으로 규칙을 만들려면 받은 편지함에서 메시지를 선택하거나 자체 창에서 엽니다. “홈” 탭으로 이동하여 “규칙” 드롭다운 메뉴를 열고 “규칙 만들기”를 선택합니다.
Outlook 규칙 메뉴에서 규칙 만들기
  • “규칙 만들기” 창 상단에 사용 가능한 조건이 표시됩니다. 이메일을 기반으로 규칙을 만들고 있기 때문에 그 사람이 보낸 것, 제목에 포함된 내용 또는 나에게만 전송된 것과 같은 기준을 사용할 수 있습니다.
Outlook의 새 규칙에 대한 조건
  • 조건에 따라 수행할 작업을 선택합니다. 새 항목 알림 창에 표시하거나 사운드를 재생하거나 폴더로 이동할 수 있습니다.
Outlook의 새 규칙에 대한 작업
  • 더 많은 조건이나 작업을 추가하려면 “고급 옵션”을 선택하십시오. 규칙 마법사와 동일한 상자가 표시됩니다. 선택하여 규칙을 만듭니다.
Outlook의 새 규칙에 대한 고급 옵션
  • 그대로 규칙에 만족하면 “확인”을 클릭하여 저장하고 적용합니다.
Outlook에서 새 규칙을 저장하는 확인 버튼

Outlook 규칙 예

이제 Outlook에서 규칙을 만드는 방법을 알았으므로 몇 가지 유용한 예를 살펴보겠습니다. 위의 지침을 사용하여 처음부터 이러한 규칙을 만들고 있습니다.

메시지를 폴더로 이동

받은 편지함을 정리하기 위해 메시지를 폴더로 자주 이동하는 경우 자동으로 메시지를 이동하고 시간을 절약하는 규칙을 설정할 수 있습니다.

  • 첫 번째 규칙 마법사 상자에서 “다른 사람의 메시지를 폴더로 이동”을 선택합니다. 또는 다른 두 가지 “메시지 이동” 조건 중 하나를 선택합니다. 연락처를 선택하려면 하단의 “사람 또는 공개 그룹”을 선택하고 폴더를 선택하려면 “지정”을 선택하십시오. “다음”을 클릭합니다.

    이 예에서는 “fred@flintstone.com”과 “Marketing Resources”를 각각 선택합니다.

규칙 마법사에서 메시지 이동
  • 선택적으로 더 많은 조건과 작업을 선택하고 예외를 추가하고 마지막으로 규칙의 이름을 지정하고 활성화하여 위에 표시된 대로 규칙 마법사를 통해 이동합니다.
메시지 규칙 이름 이동 및 화면 종료

후속 조치를 위해 이메일 플래그 지정

이메일에 플래그를 지정하면 이메일이 도착하자마자 플래그를 할당하고 볼 수 있으므로 메시지를 구성하는 또 다른 좋은 방법입니다.

  • 첫 번째 규칙 마법사 상자에서 “후속 조치를 위해 다른 사람이 보낸 메시지 플래그 지정”을 선택합니다. 연락처를 선택하려면 “사람 또는 공개 그룹”을 선택하고 후속 조치 유형 및 시기를 선택하려면 “이 시간에 후속 조치”를 선택하십시오.

    이 예에서는 “Wilma@flintstone.com”, “Call” 및 “Tomorrow”를 선택합니다.

규칙 마법사의 플래그 메시지
  • 나머지 프롬프트에 따라 규칙 마법사를 통해 이동하고 규칙을 저장하고 활성화합니다.
플래그 메시지 규칙 이름 및 종료 화면

이메일에 범주 할당

특정 범주에 속하는 전자 메일을 빠르게 찾으려면 이를 미리 수행하는 규칙을 만드는 것이 어떻습니까? 이렇게 하면 한 눈에 볼 수 있도록 해당 범주에 메시지가 배치됩니다.

  • 첫 번째 규칙 마법사 상자에서 “받은 메시지에 규칙 적용”을 선택합니다. “다음”을 클릭하여 조건을 설정합니다.
규칙 마법사에서 받은 메시지
  • 사용하려는 조건 및 세부 사항에 대한 상자를 선택하십시오. 이 예에서는 “주제에 특정 단어 포함”을 사용하고 “프로젝트”라는 단어를 추가하기 위해 “특정 단어”를 선택합니다. “다음”을 클릭합니다.
메시지 수신 특정 단어 설정
  • “카테고리 카테고리에 할당” 확인란을 선택한 다음 “카테고리”를 클릭하여 사용하려는 카테고리를 선택합니다. 우리는 “클라이언트” 카테고리를 선택하고 있습니다. “다음”을 클릭합니다.
받은 메시지 범주 규칙
  • 필요에 따라 예외를 추가하고 “다음”을 클릭합니다.
  • 규칙의 이름을 지정하고 켜고 설정을 확인한 다음 “마침”을 클릭합니다.
특정 단어로 수신된 메시지는 카테고리 최종 화면 지정

메시지를 우선 순위로 표시

상사나 특별한 고객이 보낸 이메일과 같이 선택한 이메일에 우선 순위를 지정하면 바로 중요한 이메일로 표시할 수 있습니다. 또는 참조로 포함된 이메일을 낮은 우선순위로 표시하고 싶을 수도 있습니다.

  • 위의 규칙과 마찬가지로 규칙 마법사에서 “받은 메시지에 규칙 적용”을 선택하고 “다음”을 클릭하여 조건을 선택합니다.
  • 사용하려는 조건의 상자를 선택하고 세부 사항을 추가하려면 클릭하십시오. 여기에서는 “CC 상자에 내 이름이 있는 곳”을 사용하고 있습니다. “다음”을 클릭합니다.
규칙 마법사의 If CC 상자
  • “중요성으로 표시” 확인란을 선택하고 “중요성”을 클릭하여 사용하려는 수준을 선택합니다. 우리는 “낮은 중요도”를 선택하고 있습니다. “다음”을 클릭합니다.
CC 박스 규칙의 중요도 낮음
  • 필요에 따라 예외를 추가하고 “다음”을 클릭합니다.
  • 규칙의 이름을 지정하고 켜고 설정을 확인한 다음 “마침”을 클릭합니다.
낮은 중요도 규칙 최종 화면이 있는 CC 상자

자주 묻는 질문

내 Outlook 규칙은 어디에서 찾을 수 있나요?

규칙 관리자 창에서 하나 이상의 규칙을 비활성화, 편집 또는 삭제하려는 경우 규칙에 액세스할 수 있습니다.

“파일 -> 정보”로 이동하거나 “홈” 탭에서 “규칙” 메뉴를 열고 “규칙 및 경고 관리”를 선택합니다.

내 Outlook 규칙이 작동하지 않는 이유는 무엇입니까?

Outlook에서 설정한 규칙이 예상대로 작동하지 않는 데에는 몇 가지 이유가 있을 수 있습니다. 다음은 찾아야 할 몇 가지 사항입니다.

  • 규칙이 활성화되어 있는지 확인하려면 “규칙 및 경고 관리” 상자를 선택하십시오.
  • 규칙이 삭제한 폴더나 연락처가 아니라 유효한 폴더나 연락처를 요구하는지 확인하십시오.
  • 먼저 다른 규칙이 적용되고 있지 않은지 확인하세요.

추가 원인 및 해결 방법은 Microsoft 지원 페이지를 참조하십시오 .

Outlook에서 조건부 서식 규칙을 설정할 수 있나요?

여기에서 설명한 전자 메일 받은 편지함 규칙이 아닌 별도의 위치에서 Outlook에서 조건부 서식을 사용할 수 있습니다.

“보기” 탭으로 이동하여 리본에서 “보기 설정”을 선택합니다. 표시되는 상자에서 “조건부 서식”을 선택한 다음 후속 조건부 서식 상자에서 규칙을 설정합니다.

이미지 크레디트: 픽사베이 . Sandy Writtenhouse의 모든 스크린샷.

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