Windows 11에서 Outlook에서 이메일 규칙을 만드는 단계별 가이드

• Outlook에서는 규칙이라는 기능을 제공하는데, 이 기능을 사용하면 특정 기준에 따라 들어오거나 나가는 메시지에 대한 작업을 자동화할 수 있습니다.
• Outlook에서 규칙을 설정하려면 설정 > 메일 > 규칙 으로 이동 하고 “새 규칙 추가” 를 클릭합니다 . 여기서 구성을 저장하기 전에 원하는 조건과 작업을 지정할 수 있습니다.
• 규칙을 만드는 또 다른 방법은 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 “규칙”을 선택한 다음 “규칙 만들기”를 선택하는 것입니다.
• 이러한 단계는 Windows 10, Windows 11용 최신 Outlook 애플리케이션과 해당 웹 인터페이스에 적용됩니다.

이 가이드에서는 Windows 10과 11에서 모두 사용할 수 있는 Outlook 애플리케이션과 서비스의 온라인 버전에서 이메일 규칙을 작성하는 프로세스를 자세히 설명합니다.

Outlook 규칙을 사용하면 수신 및 발신 이메일 관리를 간소화할 수 있습니다. 이 기능은 발신자, 제목 줄 또는 이메일 콘텐츠 내에서 발견된 키워드와 같은 다양한 매개변수를 기반으로 특정 메시지에 대한 작업을 지정하는 방법을 제공합니다.

예를 들어, 특정 발신자로부터 또는 특정 키워드가 포함된 이메일을 지정된 폴더로 자동으로 전환하는 규칙을 설정할 수 있습니다. 또한, 후속 조치를 위해 중요한 이메일을 플래그 지정하거나 더 쉽게 인식할 수 있도록 강조 표시할 수 있습니다. 스팸과 같이 정의된 기준에 맞는 메시지를 삭제하거나 다른 주소나 폴더로 전달하는 옵션도 있습니다.

이 가이드에서는 Windows 10 및 11에서 새 Outlook 애플리케이션에서 규칙을 만드는 데 필요한 단계를 안내해 드리겠습니다. 이는 웹 기반 버전에도 유사하게 적용됩니다.

Windows 11용 Outlook에서 이메일 규칙 만들기

사용자는 설정 메뉴를 통해 또는 기존 이메일에서 직접 Outlook 앱에서 규칙을 만들 수 있습니다. 규칙은 같은 방식으로 작동하지만 이메일 컨텍스트에서 규칙을 만들면 특정 기본 설정이 자동으로 채워질 수 있습니다.

설정 메뉴 사용

Outlook 설정을 통해 새 규칙을 만들려면 다음 단계를 따르세요.

1. Windows 11 기기에서 Outlook 애플리케이션을 실행합니다 .

2. 설정 아이콘(오른쪽 상단에 있는 기어 아이콘) 을 클릭하세요 .

3. 메일을 선택하세요 .

4. 규칙 탭 을 클릭하세요

5. “새로운 규칙 추가” 버튼을 누르세요 .

   

6. 규칙에 대한 명확한 이름을 지정하세요.

7. 규칙의 조건을 정의합니다.

   팁: 사용 가능한 조건은 다양하고 자명합니다. 특정 이메일, 이메일 주소, 제목, 키워드, 크기 등을 타겟팅할 수 있습니다. 또한 “다른 조건 추가” 옵션을 선택하여 여러 조건을 적용할 수도 있습니다.

8. 선택한 조건에 대한 세부 사항을 설정합니다. 예를 들어, “From” 조건이 선택된 경우 적절한 이메일 주소를 입력합니다.

   

9. 규칙에 의해 실행될 작업을 선택합니다.

   팁: 메시지를 이동, 복사, 삭제, 고정, 태그, 전달 또는 리디렉션하는 옵션 중에서 선택하세요. “다른 작업 추가”를 클릭하여 추가 작업을 추가할 수도 있습니다 .

10. 선택에 따라 작업을 구성합니다. 예를 들어, “이동” 작업을 선택한 경우 대상 폴더를 지정합니다.

    

11. “더 이상 규칙 처리 중지” 옵션을 선택하세요 .

12. (선택 사항) “지금 규칙 실행” 옵션을 선택하세요.

13. 저장 버튼을 클릭하세요 .

14. 필요한 경우 규칙 적용을 위한 이메일 계정을 선택하세요.

15. (선택 사항) 토글 스위치를 비활성화하여 규칙을 비활성화합니다.

16. (선택 사항) 위 또는 아래 버튼을 클릭하여 규칙의 처리 순서를 조정하고, 우선순위에 따라 규칙이 실행되도록 합니다.

17. (선택 사항) “추가 작업” 메뉴에 액세스하고 규칙 편집을 선택하여 규칙을 수정합니다.

18. (선택 사항) 마찬가지로 ‘추가 작업’ 메뉴를 사용하여 삭제를 선택 하여 규칙을 제거합니다.

    

이러한 단계를 완료하면 새로 생성된 규칙이 활성화되어 지정된 기준에 따라 수신 이메일을 자동으로 관리합니다.

기존 이메일 사용

이메일에서 직접 규칙을 만드는 더 빠른 방법은 다음 지침을 따르세요.

1. Outlook 애플리케이션을 엽니다 .

2. 원하는 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 규칙을 선택 하고 규칙 만들기 를 클릭합니다 .

   

3. (옵션 1) 이 이메일과 향후 이메일을 저장할 폴더를 선택한 다음 확인 을 클릭합니다 .

   

4. (옵션 2) 기타 옵션 을 클릭합니다 .

5. (선택 사항) 원하는 경우 규칙의 이름을 바꾸세요.

6. (선택 사항) 새로운 조건을 추가하거나 기본 설정을 그대로 진행합니다.

7. 규칙에 대한 작업을 지정하세요.

   

   팁: 작업에는 메시지를 이동, 복사, 삭제, 고정 또는 전달하기 위한 옵션이 있습니다.

8. “더 이상 규칙 처리 중지” 확인란을 선택하세요 .

9. 저장을 클릭하세요 .

10. (선택 사항) 토글 스위치를 비활성화하여 규칙을 끕니다.

11. (선택 사항) 위쪽 또는 아래쪽 버튼을 사용하여 처리 순서를 조정합니다.

12. (선택 사항) 필요에 따라 규칙을 편집 하거나 규칙을 삭제하려면 “추가 작업” 메뉴에 액세스하세요 .

이러한 단계가 완료되면 Outlook 응용 프로그램이 귀하가 설정한 규칙에 따라 들어오는 메시지를 관리하게 됩니다.

특정 규칙에 대해 “더 이상 규칙 처리 중지” 기능을 활성화하면 Outlook은 들어오는 이메일이 여러 규칙에 적합한 경우에도 해당 규칙을 실행한 후에는 다른 규칙을 평가하지 않습니다.

이 기능은 의도치 않은 동작을 제거하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, 동일한 이메일에 여러 규칙이 적용될 수 있는 경우 “더 이상 규칙 처리 중지”를 활성화하면 중요한 이메일을 실수로 삭제하거나 잘못된 폴더에 잘못 넣는 것과 같은 동작을 방지할 수 있습니다.

또한, 목록에서 규칙을 더 높은 우선순위에 따라 정렬하면 우선순위가 높은 규칙이 순위가 낮은 규칙과 기준이 겹치더라도 먼저 실행됩니다.