일일 생산성을 높이는 7가지 자동화

하루에 수행하는 모든 작업을 생각할 때 자동화할 수 있는 작업은 몇 개입니까? 지루한 작업에 시간을 소비하는 대신 소수의 자동화를 설정하여 시간을 절약하고 더 중요한 일에 집중할 수 있습니다.

이메일 관리에서 작업, 팀에 이르기까지 매일 생산성을 높일 수 있는 몇 가지 자동화를 살펴보겠습니다.

1. 간편한 이메일 관리

시간이 걸리는 것이 있다면 바로 이메일입니다. 받은 편지함을 확인하고, 메시지에 답장하고, 새 이메일을 작성하고, 모든 것을 정리하는 것은 시간이 많이 걸리는 과정입니다. 그러나 한두 가지 자동화를 통해 다른 작업을 위해 소중한 시간을 되찾을 수 있습니다.

널리 사용되는 두 가지 도구인 Microsoft Outlook과 Gmail을 사용하여 이메일 관리를 자동화하는 몇 가지 방법을 살펴보겠습니다.

이동, 표시 또는 레이블 지정을 위한 규칙 또는 필터 설정

Outlook 및 Gmail에서 받은 이메일에 대해 자동으로 조치를 취할 수 있다는 사실을 알고 계셨습니까? 메시지를 특정 폴더로 이동하거나 이메일을 읽음 또는 중요로 표시하거나 카테고리 또는 레이블로 메시지에 태그를 지정합니다. 이러한 각 작업을 통해 받은 편지함을 정리하고 손가락 하나 까딱하지 않고도 필요한 이메일을 빠르게 찾을 수 있습니다.

Outlook에서 규칙을 설정 하려면 “파일 -> 규칙 및 경고 관리”로 이동합니다. “새 규칙”을 선택한 다음 규칙 마법사를 사용하여 프로세스를 진행합니다. 규칙 템플릿을 선택하고, 조건을 선택하고, 작업을 선택하고, 선택적으로 예외를 추가한 다음 규칙을 켤 수 있습니다. 그런 다음 편안히 앉아 Outlook이 수신 메시지를 구성하도록 하십시오.

Gmail에서 필터를 설정하려면 톱니바퀴 아이콘을 선택하고 ‘모든 설정 보기’를 선택하세요. “필터 및 차단된 주소” 탭으로 이동하여 하단에서 “새 필터 만들기”를 선택합니다. 조건을 입력하고 수행할 작업을 선택합니다. 그런 다음 설정한 규칙으로 수신 이메일을 관리할 수 있습니다.

잠시 시간을 내어 즐겨 사용하는 이메일 앱에서 사용할 수 있는 모든 조건과 작업을 검토하십시오. 당신이 몰랐던 존재가 있을 수 있습니다.

자동 이메일 회신 만들기

자동 회신은 부재 중일 때보다 더 많이 사용할 수 있습니다. Outlook과 Gmail 모두 설정한 조건에 따라 자동 회신 템플릿을 보낼 수 있습니다. 처음 설정하는 데 몇 분 정도 걸릴 수 있지만 이 자동화를 사용하면 동일한 이메일을 계속 입력하거나 보낸 이메일에서 반복적으로 복사하여 붙여넣는 수고를 덜 수 있습니다.

Outlook 템플릿을 회신으로 사용 하려면 위 섹션에 설명된 대로 새 규칙을 설정합니다. 작업 목록에서 “특정 템플릿을 사용하여 회신”을 선택하고 “특정 템플릿”을 클릭한 다음 템플릿 이름을 선택합니다. 규칙의 나머지 단계를 완료하면 설정됩니다.

답장으로 Gmail 템플릿을 사용하려면 위에서 설명한 대로 필터를 설정하세요. 작업 목록에서 “템플릿 보내기”를 선택하고 드롭다운 목록에서 템플릿 이름을 선택합니다. 원하는 다른 작업을 추가하고 “필터 만들기”를 클릭하기만 하면 됩니다!

2. 소셜 미디어 게시물 예약

소셜 미디어에 게시하는 것은 개인적인 상황에서 인기가 있을 수 있지만 비즈니스 상황에서는 매우 중요할 수 있습니다. 마케터, 블로거, 광고주, 기업가 등의 경우 Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn 및 나머지 게시물은 이제 정상적인 비즈니스의 일부입니다.

연결 상태를 유지하는 데 도움이 되도록 특별히 제작된 도구를 사용하면 Buffer 및 Hootsuite와 같은 애플리케이션을 사용하여 중요한 시간에 게시 작업의 많은 부분을 차지할 수 있습니다. 예를 들어 모든 게시물을 한 번에 작성하기 위해 시간을 따로 설정한 경우 이러한 도구 중 하나에 게시하고 예약하면 완료됩니다.

Buffer 및 Hootsuite는 소셜 미디어 게시와 함께 사용할 수 있는 추가 비즈니스 서비스도 제공합니다. Buffer의 계획 및 기능과 Hootsuite의 옵션을 살펴보고 어떤 것이 가장 적합한지 확인하십시오.

3. 반복 회의 또는 이벤트 설정

간단해 보일 수 있지만 많은 사람들이 캘린더 애플리케이션의 반복 이벤트 기능을 활용하지 않습니다. Outlook 일정, Google 일정 등은 이 옵션을 제공하여 시간을 절약하고 회의 예약을 잊어버릴 위험을 제거합니다.

회의, 컨퍼런스, 타운 홀 또는 세미나와 같은 일일, 주간, 월간 또는 연간 이벤트가 있는 경우 간단히 설정하고 잊어버릴 수 있습니다. 다음 발생 시간이 되면 자동으로 미리 알림을 받게 됩니다.

아웃룩 캘린더

Outlook 일정에서 반복 이벤트를 설정하려면 이벤트를 설정할 날짜와 시간을 두 번 클릭합니다. 세부 정보 창에서 “반복 만들기”를 클릭하고 이벤트를 반복할 시점을 선택합니다. 시간, 반복 패턴 및 반복 횟수를 선택할 수 있습니다.

구글 캘린더

Google 캘린더에서 반복 이벤트를 설정하려면 이벤트를 설정할 날짜와 시간을 두 번 클릭합니다. 세부 정보 화면 상단에서 “반복 안 함” 드롭다운 목록을 사용하여 반복을 선택합니다. 매일, 매월, 매주, 매년과 같은 옵션 중에서 선택하거나 사용자 지정 일정을 설정할 수 있습니다. 그런 다음 아래 알림을 설정합니다.

회의 및 전화 회의에서 수업 및 운동에 이르기까지 모든 것에 대해 반복 이벤트를 만들 수 있음을 기억하십시오.

4. 반복 작업 또는 미리 알림 만들기

캘린더에서 반복 이벤트를 설정하는 것처럼 좋아하는 할 일 앱에서 반복 작업이나 미리 알림을 만들 수 있습니다. 개인 및 비즈니스 상황 모두에서 이러한 유용한 도구를 사용하면 잊지 않고 작업을 계속할 수 있으며 기한이 있을 때 친숙한 “핑”을 제공할 수 있습니다.

Windows 사용자인 경우 Microsoft To-Do를 사용할 수 있습니다. Mac을 사용하는 경우 Apple 미리 알림 앱을 사용할 수 있습니다. 이러한 각각의 도구는 이미 여러분을 위해 준비되어 있고 기다리고 있습니다.

Microsoft To-Do에서 반복 항목을 설정하려면 기한, ​​시간, 미리 알림이 있는 항목을 추가한 다음 “반복” 버튼을 클릭합니다. 매일, 매주, 매월 작업을 반복하거나 사용자 지정 옵션을 선택할 수 있습니다. “추가”를 클릭하면 설정됩니다.

Apple 미리 알림에서 반복 항목을 설정하려면 날짜, 시간, 위치 및 원하는 메모와 함께 항목을 목록에 추가하십시오. 정보 아이콘(문자 “i”)을 클릭하고 “반복” 드롭다운 상자를 사용하여 반복을 선택하거나 사용자 정의를 추가합니다.

다른 할 일 목록 응용 프로그램을 사용하는 경우 반복 작업 및 미리 알림 옵션에 대한 기능 목록을 확인하십시오.

5. 작업 또는 팀 관리

Trello에서 자동화를 설정하려면 작업 영역 상단에서 “자동화 -> 규칙”을 선택합니다. “규칙 만들기”를 클릭하고 트리거를 선택한 다음 작업을 선택하고 저장합니다. 무엇보다도 무료 및 유료 Trello 계정 모두에서 자동화를 설정할 수 있습니다 .

Asana를 사용하는 경우 규칙을 만들 수 있고 Monday.com을 사용하는 경우 자동화 기능이 있습니다. 각각은 Asana 또는 Monday.com 유료 계정 에서 사용할 수 있습니다 . Asana에서 “사용자 지정”을 선택한 다음 “규칙”을 선택합니다. Monday.com에서 상단의 “자동화”를 클릭합니다.

선택한 도구에 대한 모든 트리거 및 작업을 검토해야 합니다. 더 많은 시간을 절약할 수 있는 무언가를 발견할 수도 있습니다!

6. 장치 데이터 백업

귀찮으면서도 중요한 작업이라고 하면 바로 데이터 백업입니다. 귀하의 컴퓨터와 모바일 장치에는 개인 생활과 비즈니스 생활 모두에 필수적인 데이터가 포함되어 있으며 분명히 잃어버리고 싶지 않은 데이터입니다. 백업 프로세스를 자동화하면 필요할 때 데이터를 복구할 수 있습니다.

Android 기기에서는 Google One에 자동으로 백업 할 수 있고 iPhone 및 iPad에서는 일일 iCloud 백업을 활용할 수 있습니다 . Windows에서는 “시작 -> 설정 -> 업데이트 및 보안 -> 백업”에서 백업 설정을 제어 할 수 있으며 Mac에서는 Time Machine, 외장 드라이브 및/또는 iCloud를 사용할 수 있습니다 .

장치에 내장된 도구를 사용하든 타사 옵션을 찾든 백업 일정을 설정하는 것은 데이터를 보호하기 위한 확실한 계획입니다.

7. 자동화된 워크플로우 생성

모든 종류의 애플리케이션에 대한 자동화를 통해 더 나아가는 도구에 대해서는 Zapier 또는 IFTTT를 확인하십시오. 소셜 미디어 게시물 및 이메일 캠페인에서 파일 업로드 및 전화 통화 기록에 이르기까지 모든 것을 자동화할 수 있습니다. 가능성은 거의 무한합니다!

다음은 Zapier 및 IFTTT로 설정할 수 있는 자동화된 작업 중 일부입니다.

• Gmail 첨부파일을 Google 드라이브에 저장합니다.
• Trello 보드에 새 카드를 추가합니다.
• Twitter 게시물의 스프레드시트를 유지합니다.
• 회의에 대한 일일 알림을 받습니다.
• Slack에서 Dropbox 파일을 공유하세요.
• Google 캘린더에서 근무 시간을 추적하세요.
• Facebook 리드 광고 세부 정보를 Google 스프레드시트에 저장합니다.
• Google 캘린더에 Outlook 이벤트를 추가합니다.

무료 Zapier 계정 으로 Zaps라는 5개의 자동화를 설정 하고 무료 IFTTT 계정 으로 Applet이라는 2개의 자동화를 사용할 수 있습니다 . 감당할 수 있는 가격으로 추가 자동화 및 기능에 대한 유료 플랜을 살펴보십시오.

자주 묻는 질문

Outlook과 Gmail이 제공하는 다른 생산성 기능은 무엇입니까?

Outlook과 Gmail 모두 받은 편지함 관리 및 메시지 처리를 위한 강력한 기능을 제공합니다. 예를 들어 조건부 서식을 사용하여 특정 이메일을 눈에 띄게 만들거나 Outlook의 다른 이메일 주소로 자동 전달을 설정할 수 있습니다.

Gmail의 경우 다른 유형의 자동화에 Google 스크립트를 사용 하고 한 곳에서 여러 Gmail 계정을 관리 할 수 있습니다.

어떤 시간 관리 기법이나 도구가 생산성을 높일 수 있습니까?

시간을 관리하는 방법에는 여러 가지가 있으며 사용하는 방법은 개인 취향입니다. 몇 가지 제안을 위해 작업 관리를 위한 아이젠하워 매트릭스 기술을 확인할 수 있습니다 . 이 방법은 또한 작업량의 우선 순위를 지정하여 시간을 효과적으로 사용하는 데 도움이 됩니다.

생산성을 저하시키는 방해 요소를 제거하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까?

Microsoft와 Apple은 모두 집중하고 보다 생산적으로 작업하는 데 도움이 되는 기능을 도입했습니다. 실제 사무실에 있든 집에서 편안하게 있든 이러한 기본 제공 도구를 활용할 수 있습니다.

Windows에서는 초점 모드 를 확인하십시오 . 기능을 사용자 지정하여 작업 표시줄에 표시되는 알림을 줄이고 방해가 되는 아이콘을 숨길 수 있습니다.

Mac에서는 Apple Focus를 사용할 수 있습니다 . 이를 통해 예약된 또는 수동으로 활성화된 집중 시간 동안 사용할 앱과 수신할 알림을 결정할 수 있습니다.

이미지 크레디트: 픽사베이 . Sandy Writtenhouse의 모든 스크린샷.