비즈니스용 Google 캘린더를 효과적으로 사용하기 위한 12가지 기능

Google 캘린더는 약속, 회의 및 기타 이벤트를 관리할 수 있는 편리한 도구입니다. 개인적인 사용을 위한 편리한 기능과 함께 업무용 기능도 있습니다. 비즈니스에 적합한 Google 캘린더 기능이 무엇인지 잘 모르시겠습니까? 이 안내서에는 여러분이 놓쳤을 수 있는 몇 가지가 포함되어 있습니다.

1. 약속 일정 설정

가용성: 모든 Google 계정

약속 작업을 위해 값비싼 스케줄링 소프트웨어에 투자할 필요가 없습니다. Google 캘린더에 내장된 약속 일정 기능을 사용할 수 있습니다.

• 기본 캘린더 화면에서 날짜와 시간을 선택하고 “약속 일정”을 선택합니다. 이름을 추가하고 “일정 설정”을 클릭합니다.

• 왼쪽에 사이드바가 열리면 해당 드롭다운 상자에서 “약속 기간”을 선택하거나 “사용자 지정”을 선택하여 목록에 없는 기간을 선택합니다.

• “일반 가용성” 아래에서 일정을 매주 반복할지 여부를 선택한 다음 매일 시작 및 종료 시간을 추가합니다. 시간대를 선택할 수도 있습니다.

• 이 첫 번째 화면의 나머지 옵션에는 일정 창, 조정된 가용성, 예약된 약속 설정, 가용성 확인된 캘린더 및 색상이 포함됩니다. 마치면 “다음”을 클릭합니다.

• 약속 일정에 동행하려면 다음을 사용하여 예약 페이지를 설정하고 사용자 정의하십시오.

• 예약 페이지 사진 및 이름 : Google 계정 이름 및 프로필 사진을 미리 봅니다.
• 위치 및 회의 : 회의 장소 및 방법 선택: Google Meet, 대면, 전화 통화 또는 나중에 지정.
• 설명 : 서비스를 설명하거나 페이지와 확인 이메일에 표시되는 메모를 포함합니다.
• 예약 양식 : 다른 사람이 페이지에서 작성할 필드를 선택하고 선택적으로 이메일 확인을 요구합니다.
• 예약 확인 및 알림 : Google 캘린더 초대장을 만드는 것 외에도 이메일 알림을 활성화하고 언제 보낼지 선택할 수 있습니다.

• 약속 일정에 대한 팝업 이벤트를 보려면 “저장”을 클릭하십시오. 예약 페이지를 보거나 일정 또는 페이지를 공유하거나 예약을 확인하십시오.

게스트가 예약 페이지에서 약속을 잡으려면 날짜와 시간을 선택하고 양식을 작성합니다.

2. 근무 시간 및 위치 설정

가용성: Google Workspace 요금제가 필요합니다.

많은 사람들이 집에서 일하거나 하이브리드 사무실 상황을 수행하는 경우 동료나 팀에게 특정 날짜에 작업하는 시간과 장소를 알리고 싶을 수 있습니다. Google 캘린더에서 각 요일의 근무 시간과 위치를 설정할 수 있습니다.

• 기어 아이콘을 사용하여 설정 메뉴를 열고 “설정”을 선택합니다.

• 왼쪽에서 ‘일반’을 펼치고 ‘근무 시간 및 위치’를 선택합니다.

• 오른쪽에서 ‘근무 시간 사용’ 확인란을 선택한 다음 근무 시간을 추가할 요일을 선택합니다.

• 매일 시작 및 종료 시간을 입력합니다. 같은 날에 두 번째 시간 프레임을 추가하려면 맨 오른쪽에 있는 더하기 기호를 클릭합니다. 하루에 시간을 분할할 위치를 하나만 선택할 수 있습니다.

• 오른쪽의 드롭다운을 사용하여 각 근무일의 각 시간대에 대한 위치를 입력합니다. “다른 사무실” 또는 “다른 곳”을 선택하면 위치 이름을 입력할 수 있습니다.

3. 시간 통찰력 보기

가용성: Google Workspace 요금제가 필요합니다.

회의에 얼마나 많은 시간을 할애하는지 궁금한 적이 있습니까? Google 캘린더의 시간 통계를 사용하면 시간을 어디에서 누구와 보냈는지 알 수 있으므로 조정이 가능합니다.

• 왼쪽 상단의 세 줄 아이콘을 사용하여 기본 메뉴를 엽니다.

• 검색창 아래에서 ‘시간 통계’를 확장합니다. 현재 캘린더 보기에 따라 빠른 스냅샷이 표시됩니다. 예를 들어 오른쪽 상단에서 ‘주’ 보기를 선택하면 보고 있는 주의 요약이 표시됩니다.

• Time Insights에 대한 자세한 내용을 보려면 “More Insights”를 클릭하면 오른쪽에 사이드바가 열립니다. 아래 항목에 대해 표시되는 시간 프레임은 사용하는 일정 보기를 기반으로 합니다. 주, 월 및 연도 간에 전환할 수 있습니다.

• 사이드바 상단에 소요 시간을 보여주는 파이 차트와 함께 “시간 내역”이 표시됩니다. 상단의 탭을 사용하여 ‘유형별’과 ‘색상별’ 간에 전환합니다.

• “시간 통찰력” 아래에는 “회의 시간” 섹션이 있습니다. 여기에서 일일 평균, 회의에 가장 많이 소요된 날짜, 반복 회의와 일회성 회의를 볼 수 있습니다.

• 하단에 “만나는 사람”이 표시되어 회의에서 누구와 가장 많은 시간을 보내는지, 시간, 다음 회의 시간을 알 수 있습니다.

4. 집중 시간 예약

가용성: Google Workspace 요금제가 필요합니다.

우리 모두는 특정 작업에 집중하기 위해 매일 또는 매주 약간의 시간이 필요합니다. Google 캘린더에서 집중 시간을 예약하면 캘린더에서 해당 시간을 고정하고 손가락 하나 까딱하지 않고도 다른 사람들에게 알릴 수 있습니다.

• 메인 캘린더 화면에서 날짜와 시간을 클릭하고 팝업 창에서 “집중 시간”을 선택하십시오.

• 선택적으로 다른 제목을 입력한 다음 날짜와 시간을 조정하거나 반복 이벤트로 만드십시오.

• 집중 시간 기능을 활용하려면 상자를 선택하십시오. 여기에는 해당 기간 동안 채팅 알림 음소거 및 이벤트 자동 거절이 포함됩니다. 새 초대나 신규 및 기존 회의만 거부할 수 있습니다.

• 메시지 필드에 이벤트를 거절할 때 보낼 응답을 입력하거나 기본값을 사용합니다.

• 회의 위치 , 설명 또는 알림을 포함하여 나머지 필드를 완료한 다음 “저장”을 클릭하여 캘린더에 집중 시간 이벤트를 배치합니다.

5. 부재중 응답 만들기

가용성: Google Workspace 요금제가 필요합니다.

가족 휴가를 가거나 개인적인 이유로 하루가 필요한 경우 회의에 초대하는 다른 사람을 위해 부재 중 응답을 설정할 수 있습니다.

• 기본 캘린더 화면에서 날짜와 시간을 클릭하고 팝업 창에서 “부재 중”을 선택하십시오.

• 선택적으로 다른 이벤트 이름을 입력하고 날짜와 시간을 조정하거나 반복 이벤트로 만드십시오.

• 회의를 자동으로 거부하려면 확인란을 선택하고 새 회의 또는 신규 및 기존 회의를 선택합니다. 집중 시간 이벤트와 마찬가지로 거부에 수반되는 특정 메시지를 포함할 수도 있습니다.

• “저장”을 선택합니다.

6. 회의록 준비

가용성: Google Workspace 요금제가 필요합니다.

회의 중에 메모를 하면 귀하와 귀하의 참석자가 편리하게 참조할 수 있습니다. Google 캘린더 일정에서 자동으로 회의 메모 또는 템플릿을 만들어 날짜, 시간, 참석자, 작업 항목 및 메모를 포함할 수 있습니다.

메모 만들기

• 즉시 메모를 작성하려면 한 번 클릭하여 이벤트 팝업 상자를 열고 “회의 메모 작성”을 선택하십시오.

• 회의록이 준비된 상태로 Google Docs가 새 브라우저 탭에서 열립니다.

• 아이콘을 선택하여 Google 캘린더의 이벤트 팝업에서 메모에 액세스합니다.

메모 템플릿 만들기

• 회의록 템플릿을 만들려면 두 번 클릭하여 이벤트 세부 정보 페이지를 열고 설명 영역에서 “회의록 만들기”를 선택합니다.

• 설명에 Google 문서도구 아이콘이 있는 상태에서 상단의 “저장”을 선택합니다.

• 설명에서 Google 문서도구 메모 아이콘을 클릭하여 템플릿을 사용하여 메모를 열고 캡처합니다.

7. 이벤트 자동 단축

가용성: 모든 Google 계정

모든 회의에는 이전 회의에서 도망쳐 늦게 도착하는 사람이 적어도 한 명은 있는 것 같습니다. Google 캘린더의 빠른 회의 기능을 사용하면 회의가 자동으로 일찍 종료되도록 설정하여 모든 사람이 다른 약속을 지킬 시간을 확보할 수 있습니다.

• 기어 아이콘을 사용하여 설정 메뉴를 열고 “설정”을 선택합니다.
• 왼쪽에서 일반을 ​​확장하고 “이벤트 설정”을 선택합니다. 오른쪽에서 ‘빠른 회의’ 체크박스를 선택합니다.

• 회의의 기본 기간이 30분 회의의 경우 5분, 더 긴 회의의 경우 10분씩 조정되는 것을 볼 수 있습니다.

Speedy Meetings 기능을 사용하여 예약한 모든 이벤트는 기본적으로 시간을 자동으로 조정합니다. 필요한 경우 원하는 시간으로 변경할 수 있습니다.

8. 가상으로 참여할 것이라고 응답

가용성: Google Workspace 요금제가 필요합니다.

하이브리드 환경에서 작업하거나 직접 회의가 아닌 가상으로 회의에 참여해야 하는 경우 주최자는 클릭 한 번으로 디지털 수단을 통해 회의에 참석하고 있음을 알 수 있습니다.

• 기본 캘린더 페이지에서 이벤트 초대를 클릭하여 엽니다. “Going?” 옆에 있는 “Yes” 응답 화살표를 선택합니다. 하단에서 “예, 가상으로 참여합니다.”를 선택합니다.

• 이벤트 세부 정보 페이지의 “RSVP” 드롭다운 메뉴에서 이 옵션을 선택할 수도 있습니다.

주최자가 Google 캘린더에서 이벤트를 볼 때 귀하의 이름 옆에 비디오 카메라 아이콘이 표시되고 아이콘 위로 마우스를 가져가면 귀하가 가상으로 참여하는 것을 볼 수 있습니다.

9. 사이트 또는 블로그에 Google 캘린더 삽입

가용성: 모든 Google 계정

웹사이트나 블로그에서 캘린더를 공유하는 것이 필수적인 회사 캘린더를 관리하거나, 자선 행사를 조직하거나, 스포츠 팀을 코치하거나, ​​이와 유사한 작업을 담당하고 있을 수 있습니다. 원하는 Google 캘린더를 삽입하여 추적해야 하는 사람들이 사용할 수 있도록 할 수 있습니다.

• 기어 아이콘을 사용하여 설정 메뉴를 열고 “설정”을 선택합니다.
• 왼쪽에서 “내 캘린더 설정” 아래의 캘린더를 선택하고 “캘린더 통합”을 선택합니다.

• 오른쪽에 있는 ‘소스 코드’ 입력란의 코드를 복사합니다.

• 먼저 코드를 조정하려면 “코드 삽입” 필드 아래의 “사용자 정의”를 클릭하십시오.

• Google Embeddable Calendar 화면이 새 탭에서 열립니다. 왼쪽에 있는 옵션을 사용하여 표시하거나 숨길 항목을 선택하고, 너비와 높이를 조정하고, 배경색과 테두리를 선택하고, 기본 보기를 선택하고 날짜로 시작하는 등의 작업을 수행합니다. 오른쪽에 변경 사항 미리보기가 표시됩니다.

• 모든 것이 원하는 방식으로 설정되면 상단의 “코드 포함” 필드 옆에 있는 “복사” 버튼을 사용하여 클립보드에 코드를 배치합니다.

코드를 웹사이트 편집기에 붙여넣고 개발자에게 이메일로 보내고 메모에 저장하는 등의 작업을 수행합니다.

10. 이메일 이벤트 게스트

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급박한 계획 변경, 회의에 대한 추가 메모 또는 팀과 만나기 전에 필요한 항목이 있는지 여부에 관계없이 참석자와 연락할 수 있습니다. Google 캘린더를 사용하면 애플리케이션을 통해 이벤트 참석자에게 빠르고 쉽게 이메일을 보낼 수 있습니다 .

• 기본 캘린더 페이지에서 이벤트를 열고 참석자 섹션 오른쪽에 있는 “손님에게 이메일 보내기” 아이콘을 선택합니다.

• 또는 이벤트 세부 정보 페이지를 열고 참석자 섹션에서 “게스트에게 이메일 보내기” 아이콘을 선택합니다.

• 새 메시지 상자가 나타나면 상단에서 선택한 옵션을 확인합니다. 수락한 사람에게만 메시지를 보내고 자신을 복사합니다.

• 메시지를 입력하고 선택적으로 이벤트 제목으로 기본 설정된 제목 줄을 조정하고 “보내기”를 누릅니다.

11. 캘린더 충돌 확인

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일정을 보려는 사람이 조직에 있거나 자신의 일정을 나와 공유 했는지 확인하십시오. 초대받은 사람 옆에 별표가 표시되면 참석 여부를 볼 수 없다는 의미입니다.

다른 사람의 일정을 보는 방법에는 몇 가지가 있습니다.

사람 검색

• 왼쪽 메인 메뉴에서 “사람 검색” 상자에 그 사람의 이름을 입력합니다. 귀하의 캘린더와 함께 메인 캘린더에서 그들의 이벤트를 볼 수 있습니다.

• 그들과 함께 이벤트를 설정하려면 왼쪽 상단의 “만들기 -> 이벤트”를 클릭하고 팝업 창에서 이벤트 세부 사항을 완료하십시오.

시간 찾기

• 기본 캘린더 페이지에서 날짜 및 시간을 클릭하거나 이벤트 세부 정보 페이지를 열고 “시간 찾기”를 선택합니다.

• “게스트 추가” 필드에 초대받은 사람의 이름을 입력하면 캘린더 옆에 있는 캘린더를 볼 수 있습니다.

• 평소와 같이 이벤트 세부 정보를 완료하고 “저장”을 선택합니다.

12. 화상 회의 링크 자동 추가

가용성: 모든 Google 계정

만든 Google 캘린더 일정에 화상 회의 링크를 자동으로 추가하면 시간이 크게 절약됩니다. 기본적으로 선택한 애플리케이션으로 Google Meet을 사용합니다.

• 관리 콘솔을 방문하여 왼쪽에서 ‘앱 -> Google Workspace’를 펼친 다음 ‘캘린더’를 선택합니다. 오른쪽에서 ‘공유 설정’을 엽니다.

• 화상 회의 옆에 있는 체크박스를 선택하여 Google Meet을 기본 공급자로 지정하고 만든 이벤트에 대한 링크를 자동으로 추가합니다. “저장”을 선택합니다.

• 새 이벤트를 설정할 때 ‘Google Meet 화상 회의 추가’ 버튼을 클릭합니다. 링크는 참석자에게 보내는 모든 초대장에 포함됩니다.

자주 묻는 질문

Google 캘린더에서 약속 일정에 대한 결제를 수락할 수 있습니까?

Stripe가 Google 캘린더에 연결되어 있는 경우 예약 페이지를 통해 약속을 예약하는 손님에게 지불을 요구할 수 있습니다.

위의 약속 일정을 설정하는 동안 예약 페이지에 결제를 켜는 옵션이 표시됩니다 . “예약 시 결제 필요” 옆의 확인란을 선택하고 금액, 통화 및 취소 정책을 입력합니다.

이메일 대신 Google 캘린더 이벤트 참석자와 채팅할 수 있나요?

이메일 아이콘을 선택하기 위해 Google 캘린더 일정을 열면 대신 채팅할 수 있는 아이콘이 왼쪽에 표시됩니다. 해당 버튼을 선택하면 대화를 시작하기 위해 Google Chat이 새 탭에서 열립니다.

채팅 기능을 사용하려면 Google Workspace 계정이 필요합니다.

Google 캘린더를 통해 다른 화상 회의 앱을 사용할 수 있나요?

이미지 크레디트: 픽사베이 . Sandy Writtenhouse의 모든 스크린샷.