Tieni traccia delle modifiche in Word e Google Docs: la modifica diventa semplice

Tieni traccia delle modifiche è un’opzione integrata in Microsoft Word che ti consente di monitorare le modifiche apportate a un documento. La modalità suggerimento è una funzionalità simile in Google Docs. È particolarmente utile come strumento di collaborazione, ma puoi anche usarlo per tenere traccia delle modifiche nei tuoi documenti, soprattutto se lavori con versioni diverse dello stesso documento. Questa guida illustra come sfruttare la potenza di Tieni traccia delle modifiche in Word e Google Documenti per consentire una revisione e una revisione efficiente dei documenti.

Come abilitare le modifiche al tracciamento in Microsoft Word

Per iniziare a utilizzare le revisioni in Microsoft Word, devi prima abilitarlo, indipendentemente dalla piattaforma che stai utilizzando per lavorare sul tuo documento.

computer

Apri un documento e fai clic su Rivedi nel menu della barra multifunzione in alto. Seleziona Traccia modifiche oppure premi Ctrl + Shift + E per attivare o disattivare Traccia modifiche.

Se condividi il tuo PC con altre persone e temi che possano disattivare il rilevamento delle modifiche nel tuo documento, fai clic su Blocca rilevamento. Inserisci una password, quindi premi OK.

Successivamente, fai clic sul riquadro di revisione per visualizzare le modifiche che stai apportando mentre modifichi il documento in tempo reale.

ragnatela

Se utilizzi Word per il Web, fai clic su Revisione nel menu della barra multifunzione, quindi fai clic sul menu a discesa che dice Off per impostazione predefinita. Seleziona Tutti o Solo mio per iniziare ad aggiungere revisioni.

Mobile

Sebbene Traccia modifiche sia disponibile nell’app Word per Android, non puoi attivarla senza un abbonamento a Microsoft 365. L’app Word per iOS ti consente solo di visualizzare i documenti, ma tutte le modifiche sono riservate a chi dispone di un account a pagamento.

Se ne hai uno, apri il documento nella tua app e premi Modifica in basso. (Utilizziamo l’app Android per questo tutorial.) Tocca la piccola freccia a destra della barra in basso.

Tocca Home, quindi seleziona Rivedi dall’elenco di opzioni.

Scorri verso il basso fino a trovare l’opzione Traccia modifiche e selezionala.

Come aggiungere revisioni in Microsoft Word

Aggiungere revisioni a un documento è molto semplice. Elimina il testo o sostituiscilo secondo necessità, proprio come faresti normalmente quando modifichi un documento. La differenza quando si utilizzano le revisioni è che tutte le modifiche apportate al documento verranno contrassegnate.

Se hai bisogno di inserire istruzioni dettagliate nel documento, fallo tramite i commenti. Utilizza il mouse per evidenziare una porzione di testo specifica, quindi fai clic su Rivedi -> Nuovo commento. Scrivi le informazioni nella casella di testo a destra.

Nell’app Android, aggiungi commenti gratuitamente. Vai al testo in cui desideri commentare, quindi passa a Rivedi (come spiegato sopra) e tocca Nuovo commento.

Scrivi qui il tuo commento e premi l’icona Invia. Il testo verrà immediatamente evidenziato e il commento sarà visibile in basso dopo aver toccato il testo.

Come mostrare o nascondere le modifiche rilevate in Word

Puoi mostrare e nascondere le modifiche rilevate apportate a un documento nell’app Word per desktop, nonché nella versione Web.

computer

Quando apri un documento che è stato precedentemente modificato con Revisioni, le versioni più recenti di Word non mostreranno queste modifiche per impostazione predefinita (ad eccezione dei commenti). Noterai invece delle linee verticali rosse nei margini adiacenti al testo che è cambiato.

Fare clic su queste righe per rendere visibili le modifiche. Il documento può contenere diversi tipi di modifiche. Il testo eliminato è contrassegnato da una barra, mentre il testo aggiunto è sottolineato. Se il testo era formattato, nel margine destro verranno aggiunte le informazioni relative al nuovo formato.

Puoi alternare le varie modalità di visualizzazione delle modifiche apportate al documento facendo clic su Rivedi -> menu a discesa Tutto il markup. Se desideri vedere il documento com’era all’inizio, clicca su Originale. Seleziona Nessun markup se vuoi vedere il testo senza le modifiche. Scegliendo Marcatura semplice verranno visualizzate solo le linee verticali accanto al testo.

Inoltre, se fai clic su Rivedi -> Mostra markup, hai la possibilità di visualizzare solo tipi specifici di revisioni, come Inserzioni e amp; Eliminazioni o Formattazione. Inoltre, puoi scegliere di visualizzare tutte le revisioni nei fumetti sul lato destro del display.

Se desideri visualizzare solo le revisioni di una determinata persona, fai clic su Rivedi -> Mostra markup -> Mostra persone specifiche.

ragnatela

Dopo aver caricato il file precedentemente modificato in Word per Web, sarai immediatamente in grado di vedere le modifiche apportate. Riceverai anche una notifica che il rilevamento delle modifiche è attivo.

Passa alla versione discreta facendo clic su Rivedi -> Visualizzazione markup -> Markup semplice.

Mobile

Puoi visualizzare le revisioni se apri un documento che è stato precedentemente modificato con Traccia modifiche. Puoi anche continuare a modificare in questo modo.

Come accettare o rifiutare le modifiche in Word

Per accettare una modifica in un documento che è stato modificato con Traccia modifiche, trova una revisione e fai clic con il pulsante destro del mouse su di essa. Seleziona Accetta [modifica] o Rifiuta [modifica], a seconda cosa devi fare.

In alternativa, controlla la barra degli strumenti in alto (se stai utilizzando l’app desktop). Avrai alcune altre opzioni disponibili, che vale la pena esplorare. Accetta e passa a successivo o Accetta tutte le modifiche. In alternativa, c’è anche l’opzione Accetta tutte le modifiche e interrompi il monitoraggio se hai finito di modificare questo documento.

Sui dispositivi mobili, purtroppo, non potrai accettare o rifiutare le modifiche a meno che tu non abbia un abbonamento a Microsoft 365. In tal caso, basta toccare la revisione e selezionare l’icona appropriata dal menu.

Come invitare altri a visualizzare o modificare

Fai clic sul pulsante Condividi nell’angolo in alto a destra dello schermo, quindi fai clic su Condividi di nuovo.

Dovrai caricare il documento nel cloud tramite OneDrive prima di poterlo condividere con altri.

Una volta fatto ciò, fai clic sul campo Invita persone per inserire un nome o un indirizzo email. Per impostazione predefinita, chiunque abbia il collegamento può modificare. Puoi modificarlo e consentire solo ad altri di visualizzare i documenti.

Includi un messaggio se lo desideri e decidi se vuoi salvare sempre automaticamente le modifiche, quindi premi Condividi.

In alternativa, fai clic su Ottieni un collegamento di condivisione in basso per condividere facilmente tramite le tue app di messaggistica preferite. Sui dispositivi mobili, il pulsante Condividi si trova in basso.

Come abilitare il monitoraggio delle modifiche in Google Docs con la modalità di suggerimento

In Google Documenti, il rilevamento delle modifiche è noto come modalità di suggerimento ed è disponibile anche nell’app Web e sui dispositivi mobili.

computer

Apri il documento e fai clic su Modifica nell’angolo destro della barra degli strumenti, quindi seleziona Suggerire.

In alternativa, attiva la modalità suggerimento spostando il mouse verso il margine destro e facendo clic sull’icona Suggerisci modifiche.

Mobile

Apri il documento e premi i tre punti nell’angolo in alto a destra. Abilita l’interruttore accanto a Suggerisci modifiche.

Come aggiungere suggerimenti in Google Documenti

Una volta abilitata la modalità Suggerimento, modifica l’articolo come faresti normalmente.

computer

Queste revisioni verranno contrassegnate. Il testo che elimini verrà visualizzato barrato, mentre il testo che aggiungi verrà sottolineato. Ulteriori informazioni sono mostrate nei fumetti per ogni revisione a lato.

Puoi anche lasciare commenti specifici sul testo selezionando il testo in questione e cliccando sull’icona + a lato del documento mentre passi il mouse sul testo.

Aggiungi il tuo commento nella casella. Puoi taggare altri membri del tuo team utilizzando il loro indirizzo email. Chiunque tu @menzioni riceverà un’e-mail che lo invita a visualizzare il documento.

Mobile

Per iniziare a modificare il documento sul tuo dispositivo mobile, tocca l’icona di modifica nell’angolo in basso a destra. Quindi elimina, aggiungi testo e apporta le modifiche necessarie, come al solito.

Se devi aggiungere un commento, tocca il pulsante e seleziona Commento una volta terminata la modifica. ✓. Per visualizzare i fumetti per ciascuna revisione, tocca l’icona simile a un messaggio in alto. Premi l’icona

Come accettare o rifiutare le modifiche in Google Docs

Quando apri un documento che è stato modificato e che ora presenta diversi suggerimenti, vedrai ciascun suggerimento e il relativo fumetto sulla destra (se sei su un desktop). Sui dispositivi mobili questi sono nascosti.

computer

Fai clic su una bolla specifica per espanderla. Per accettare una modifica, seleziona il segno ✓ e per rifiutarne una, premi la X . Se non sei d’accordo con il suggerimento avanzato, puoi anche lasciare un commento nella casella di testo di risposta qui sotto.

Una volta implementata una modifica suggerita, il pannello dei commenti associato scomparirà.

Per i commenti, fai clic sul pulsante ✓ dopo averli modificati seguendo le istruzioni per rimuoverli dalla visualizzazione.

Mobile

Tocca una revisione e decidi se accettarla o rifiutarla. Puoi anche aggiungere una risposta. In alto, premi Visualizza tutto per vedere tutte le modifiche oppure spostale dall’una all’altra toccando le frecce.

Come invitare altri a visualizzare o modificare

Se desideri invitare più persone ad aiutarti a modificare questo documento, fai clic sul pulsante Condividi nell’angolo in alto a destra.

Aggiungi persone o gruppi tramite la barra in alto. Nella schermata successiva, fai clic sull’icona del collegamento in basso e aggiungila al campo del messaggio. Decidi se la persona che stai invitando può essere un editor o semplicemente un commentatore o Visualizzatore e fai clic su Invia.

Sul dispositivo mobile, tocca i tre punti nell’angolo in alto a destra, quindi seleziona Condividi e condividi esporta.

Seleziona Condividi per invitare altri a dare un’occhiata al documento. Tocca Gestisci accesso per modificare le impostazioni sulla privacy del documento e generare un collegamento diretto.

Copia e incolla con le modifiche alla traccia

Se ti stai chiedendo se il copia-incolla manterrà le modifiche apportate a un documento, la risposta è “Sì” per Word e “No” per Google Docs.

Se stai copiando e incollando nello stesso documento di Word con le revisioni ancora attive, il testo cambierà colore e verrà conteggiato come una revisione. Copiando e incollando all’esterno del documento originale otterrai una copia del testo modificato.

Questo non è il caso di Google Docs, dove le modifiche verranno copiate e incollate indipendentemente dal fatto che il documento di destinazione sia nuovo o lo stesso documento che è stato modificato.

Stampa con revisioni

Se hai terminato la modifica, sarebbe meglio disattivare le revisioni in modo che il documento possa essere elaborato per la pubblicazione, l’invio o la stampa.

Puoi stampare il tuo documento Word anche se la funzione è ancora abilitata e non hai ancora risolto tutte le revisioni. Assicurati di passare prima a Nessun markup in modo che tutte le modifiche vengano applicate e il contrassegno venga rimosso dalla pagina. Se desideri stampare il documento originale prima delle revisioni, fai clic su Originale.

In Google Documenti, la tua stampa non manterrà la formattazione esistente, né mostrerà i suggerimenti. Riceverai semplicemente una copia del documento originale. Se le modifiche sono state ratificate e contrassegnate come completate, le stampe di Google Documenti risulteranno pulite e rifletteranno le tue modifiche.

Montaggio nella corsia di sorpasso

Se lavori spesso con entrambe le piattaforme, potresti trovare utile sapere come convertire documenti Google in documenti Microsoft Word (e viceversa viceversa). Assicurati anche di dare un’occhiata a questi modelli gratuiti di gestione dei progetti per Microsoft e Google.

Credito immagine: DepositPhotos. Tutti gli screenshot di Alexandra Arici.