Tecniche efficaci per organizzare le email in Microsoft Outlook

Passaggio 1: configurare le cartelle in Outlook

Impostare le cartelle aiuta a organizzare in modo efficiente la posta in arrivo.

1.1 Applicazione desktop di Outlook

1. Premere il Windows tasto, digitare Outlook e aprirlo.
2. Fare clic sulla scheda Cartella e selezionare Nuova cartella.
3. Assegnare alla cartella il nome Posta in arrivo unificata e fare clic su OK.

1.2 Versione Web di Outlook

1. Accedere a Outlook sul Web.
2. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla Posta in arrivo e seleziona Crea nuova cartella.
3. Immettere il nome della cartella e premere Enter.

Suggerimento: assicurati che il riquadro delle cartelle sia sempre espanso per evitare di perdere alcuna cartella.

Passaggio 2: sposta le email nelle cartelle

Organizza le tue email spostandole nelle cartelle appropriate.

2.1 Trasferimento manuale delle e-mail

1. Seleziona un’e-mail, clicca su Sposta in e scegli la cartella creata.
2. In alternativa, puoi trascinare e rilasciare l’email nella cartella.

2.2 Automatizzare lo spostamento delle e-mail

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse su un’e-mail e seleziona Crea regola.
2. Seleziona Messaggio e fai clic su Regole.
3. Seleziona l’ opzione Da (mittente) e scegli la cartella in cui verranno inviate le future e-mail da quel mittente.
4. Cancella le regole esistenti utilizzando Windows + R, digita outlook.exe /cleanrules e premi Enter.

2.3 Organizza alfabeticamente le tue cartelle di posta elettronica

1. Aprire Microsoft Outlook.
2. Passare alla scheda Cartella.
3. Seleziona Mostra tutte le cartelle AZ.

Passaggio 3: implementare le categorie di Outlook

Le categorie consentono un ulteriore livello di organizzazione.

3.1 Client desktop

1. Aprire l’applicazione desktop Outlook.
2. Nella sezione Tag, seleziona Categorizza.
3. Seleziona Tutte le categorie dal menu a discesa.
4. Fare clic su Nuovo nella casella Categorie colori.
5. Inserisci un nome, scegli un colore e assegna un tasto di scelta rapida, quindi fai clic su OK.

3.2 Applicazione Web

1. Accedi a Outlook.
2. Fare clic su Impostazioni.
3. Selezionare Generale seguito da Categorie.
4. Premi + Crea categoria, assegnale un nome, scegli un colore e clicca su Salva.

3.3 Ordina e filtra per categoria

1. Fare clic sulla colonna Categorie nell’intestazione dell’e-mail.
2. Utilizza il triangolo accanto all’intestazione Categoria per espandere o comprimere le categorie.

Passaggio 4: abilitare le risposte automatiche

Imposta risposte automatiche per gestire le aspettative quando sei fuori ufficio.

1. Apri Outlook, vai su File > Informazioni > Gestisci regole e avvisi.
2. Vai alla scheda Regole e-mail e seleziona il tuo account.
3. Fare clic su Nuova regola.
4. Seleziona Applica regola ai messaggi che ricevo.
5. Seleziona Dove si trova il mio nome nella casella A e fai clic su Avanti.
6. Seleziona Rispondi utilizzando un modello specifico.
7. Imposta Cerca in Modelli utente nel file system e scegli il tuo modello.
8. Selezionare l’opzione tranne se si tratta di una risposta automatica.
9. Assegna un nome alla regola e seleziona la casella Attiva questa regola.
10. Fare clic su Fine, quindi su OK.

Passaggio 5: creare attività in Outlook

Trasformare le email utili in attività può aumentare la tua produttività.

5.1 Impostazione attività

1. Nella schermata principale di Outlook, vai alla scheda Home in Passaggi rapidi.
2. Fare clic su Crea nuovo oppure selezionare Nuovo passaggio rapido, quindi scegliere Personalizzato.
3. Assegna un nome al tuo Quick Step e seleziona un’azione correlata all’attività.
4. Facoltativamente, assegnare un tasto di scelta rapida e fare clic su Fine.
5. Ora sarà possibile selezionare questo passaggio rapido dalla Posta in arrivo.

5.2 Impostazione dei promemoria

1. Aprire Outlook e fare clic sull’icona Da fare.
2. Seleziona Ricordamelo e imposta l’orario desiderato per il promemoria.
3. Salva le modifiche.

Passaggio 6: pianificare pulizie regolari

Gestisci la tua posta in arrivo impostando pulizie regolari.

1. Accedi a Outlook.com.
2. Accedi e vai su Impostazioni.
3. Selezionare Generale, quindi Archiviazione.
4. Controlla lo spazio che ogni cartella occupa nella tua casella di posta.
5. Imposta periodi di conservazione su 3, 6 o 12 mesi e fai clic sull’icona Elimina per rimuovere le email non necessarie.

Suggerimento: una gestione coerente della posta in arrivo evita di esaurire lo spazio di archiviazione.

Come posso recuperare una cartella eliminata in Outlook?

Cosa succede ai messaggi in una cartella reindirizzata automaticamente?