Guida passo passo per creare modelli di posta elettronica nel nuovo Outlook

Questo articolo ti guiderà nella creazione di modelli di posta elettronica nell’ultima applicazione Outlook per Windows 11.

In precedenza, per creare modelli di posta elettronica in Outlook, gli utenti dovevano scrivere una bozza di posta elettronica, salvarla come file ‘Outlook Template’ e riaprire il file per un uso futuro. L’applicazione Outlook aggiornata semplifica notevolmente questa procedura. Ora, hai la possibilità di progettare, recuperare e modificare i modelli direttamente all’interno dell’app, eliminando la necessità di file esterni.

Passaggi per creare modelli nel nuovo Outlook

La funzione My Templates nell’app Outlook riprogettata consente di creare e archiviare facilmente modelli di posta elettronica per riferimento futuro, il tutto con pochi clic. I modelli sono comodamente accessibili in una barra laterale durante la scrittura di nuove e-mail, migliorando la tua efficienza consentendo l’inserimento rapido di contenuti riutilizzabili senza la necessità di cercare tra vari menu o gestire file diversi.

Come creare modelli di posta elettronica nella nuova app Outlook

Per creare un modello di posta elettronica nel nuovo Outlook per Windows, attenersi alle seguenti istruzioni:

1. Avvia una nuova e-mail
2. Imposta il tuo modello in “I miei modelli”
3. Salva il tuo modello in “I miei modelli”

Andiamo più nel dettaglio.

Avvia la nuova app Outlook e seleziona il pulsante Nuovo messaggio situato nell’angolo in alto a sinistra.

Nella finestra del nuovo messaggio, crea una bozza dell’email che desideri utilizzare come modello. Assicurati di aggiungere segnaposto per il contenuto che varierà a ogni utilizzo.

Dopo aver composto il messaggio, clicca sull’icona App che trovi sulla barra delle azioni in alto.

Cerca ” I miei modelli” nella sezione “Componenti aggiuntivi” e cliccaci sopra.

Apparirà un pannello laterale che mostra diversi modelli campione predefiniti forniti da Outlook. Per creare il tuo modello personalizzato, clicca sul pulsante + Modello .

Nell’editor di modelli, dovrai specificare un ” Titolo ” per il tuo modello e il contenuto del messaggio stesso. Puoi facilmente trasferire la tua bozza di email nell’editor di modelli, poiché conserverà tutta la formattazione originale, eliminando la necessità di rifare qualsiasi stile in seguito. Dopo aver inserito un titolo adatto, premi il pulsante Salva .

In alternativa, puoi avviare un nuovo modello compilando sia il ‘Titolo’ che il contenuto del messaggio direttamente nell’editor del modello. Completa le informazioni necessarie e salva il modello cliccando sul pulsante ‘Salva’.

1. Nota che il limite di dimensione per i modelli creati nella sezione I miei modelli è di 32 kilobyte (KB) . Se il tuo contenuto supera questo limite, incontrerai un errore e il modello non verrà salvato.
2. La lunghezza massima consentita per un titolo in un modello è di 32 caratteri , spazi inclusi.
3. I modelli possono contenere testo, collegamenti ipertestuali e formattazione di base (come grassetto, corsivo e punti elenco), nonché immagini. Tuttavia, opzioni di formattazione più avanzate, come tabelle o contenuti multimediali incorporati (come video o allegati), non sono disponibili.
4. I modelli sono strettamente limitati al contenuto del corpo dell’e-mail; campi quali A, Cc, Ccn, Oggetto e allegati non possono essere preimpostati.

Utilizzo dei modelli di posta elettronica nel nuovo Outlook

Una volta stabilito il tuo modello, sarà prontamente disponibile nella barra laterale I miei modelli . Ecco come utilizzarlo:

Inizia cliccando su Nuova posta in Outlook. Nell’interfaccia di composizione delle email, tocca l’ icona App sulla barra delle azioni in alto e seleziona I miei modelli dal menu a discesa.

Nella barra laterale My Templates , trova il template che desideri applicare e cliccaci sopra. Il contenuto verrà compilato automaticamente nella bozza della tua email. Aggiorna tutti i segnaposto con i dettagli pertinenti al destinatario, apporta le modifiche finali e quindi invia la tua email come faresti normalmente.

Modifica o eliminazione dei modelli di posta elettronica nel nuovo Outlook

Per modificare o rimuovere i modelli di posta elettronica nel nuovo Outlook, segui queste istruzioni:

Inizia cliccando su Nuova posta . Nella finestra di composizione, clicca sull’icona App nella barra delle azioni in alto e seleziona I miei modelli. Passa il mouse sul modello di interesse nella barra laterale I miei modelli , che mostrerà due icone sulla destra.

• Per modificare un modello, clicca sull’icona Modifica (raffigurata come una matita) adiacente al nome del modello. Apporta le modifiche necessarie, quindi clicca su Salva .
• Per rimuovere un modello, seleziona l’ icona Elimina (rappresentata da un cestino). Tieni presente che questa azione è irreversibile e non richiederà conferma.

Cosa fare se i miei modelli risultano mancanti in Outlook

Se non riesci a trovare la funzione I miei modelli nella tua casella di posta, prendi in considerazione questi passaggi per la risoluzione dei problemi:

1. Verifica di utilizzare la versione più recente del nuovo Outlook, poiché un aggiornamento potrebbe risolvere il problema.
2. Seleziona Nuova posta . Dalla barra delle azioni in alto, scegli App > Ottieni componenti aggiuntivi . Nella finestra Componenti aggiuntivi per Outlook , cerca I miei modelli e fai clic su Aggiungi .
3. Conferma con l’amministratore IT della tua organizzazione per assicurarti che la funzionalità I miei modelli sia attivata dalla loro parte. Puoi controllare la sezione Gestito dall’amministratore all’interno di I miei componenti aggiuntivi nella finestra Componenti aggiuntivi per Outlook per confermare se I miei modelli è disponibile.

In sintesi, sebbene i modelli disponibili nel nuovo Outlook siano pensati principalmente per messaggi sintetici e incentrati sul testo, a causa delle limitazioni di dimensioni e funzionalità, essi aiutano notevolmente a inviare in modo efficiente e-mail coerenti e precomposte, semplificando le comunicazioni di routine.

Come posso creare un nuovo modello di email?

Per generare un nuovo modello di email, inizia scrivendo un’email che intendi riutilizzare. Struttura il contenuto, il layout e il design generale per mantenerli coerenti, incorporando segnaposto per gli elementi che personalizzerai per usi successivi, come nomi dei destinatari, date, ecc. Una volta completata l’email, salvala come modello all’interno della tua applicazione di posta elettronica, in genere sotto “Salva come modello” o un’opzione analoga.

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