Recensione DocSpace di ONLYOFFICE

Questo è un articolo sponsorizzato ed è stato reso possibile da ONLYOFFICE. I contenuti e le opinioni effettive sono le uniche opinioni dell’autore, che mantiene l’indipendenza editoriale anche quando un post è sponsorizzato.

Panoramica delle funzionalità

ONLYOFFICE DocSpace è uno spazio di lavoro collaborativo che offre la creazione e la modifica di documenti in tempo reale. Tutto accade nelle “stanze”. Si tratta di aree di lavoro individuali per organizzare file e membri del team. Il vantaggio è che devi solo impostare le autorizzazioni per una singola stanza rispetto ai singoli documenti.

Per una migliore collaborazione, utilizza le funzionalità di chat o effettua chiamate audio/video. Inoltre, lascia commenti sui file per tenere traccia delle modifiche e di ciò che deve essere fatto dopo.

Sebbene ONLYOFFICE sia open source, è altamente compatibile con i formati di file di Microsoft Office. Puoi creare, modificare e lavorare con:

• Documenti di parole
• Fogli di calcolo
• Presentazioni
• Moduli digitali
• PDF
• Ebook
• Multimedia

Se devi caricare file audio/video come parte di un progetto, ONLYOFFICE supporta anche questo. Tutti i tuoi file rilevanti sono in un unico posto.

ONLYOFFICE fa della sicurezza una priorità. In effetti, è sorprendentemente facile trovare tutti i dettagli di sicurezza direttamente sulla home page di DocSpace. Le funzionalità di sicurezza includono:

• Conformità alla privacy dei dati per gli standard GDPR e HIPAA
• Crittografia AES-256
• HTTPS
• Algoritmo di crittografia TLS
• Autorizzazioni avanzate
• JWT
• Monitoraggio e reportistica delle attività
• Restrizioni IP
• Domini attendibili
• 2FA
• Accesso singolo
• Backup dei dati

Per rendere le cose ancora più private, puoi creare stanze private in cui tutto è completamente crittografato.

Sebbene l’accesso al cloud sia un grande vantaggio, ONLYOFFICE offre l’accesso offline, grazie alle app Android, iOS, Windows, macOS e Linux. Attualmente non è disponibile una versione self-hosted, ma è in lavorazione.

Iniziare

Iniziare con ONLYOFFICE DocSpace non potrebbe essere più facile. Registrati, assegna un nome al tuo spazio e sei pronto per iniziare a lavorare.

Il cruscotto ha un layout incredibilmente pulito e minimale. Le tue stanze e i documenti più recenti sono elencati al centro e tutte le tue azioni sono a sinistra. Anche se non crei una stanza, puoi comunque creare, caricare e modificare i vari formati di documenti.

Ho iniziato creando una stanza. Sono stato in grado di scegliere tra due tipi: collaborazione e personalizzato. Con Collaboration, tutto è configurato automaticamente per la collaborazione. Con Custom, imposti tutti i dettagli da zero.

Tuttavia, il processo per la creazione di entrambi è inizialmente lo stesso. Seleziona il nome di una stanza, aggiungi tag e carica un’icona. È così semplice.

Naturalmente, puoi invitare i membri alla dashboard principale o alle singole stanze in qualsiasi momento.

Personalizzazione dell’aspetto grafico

Dopo aver creato una stanza, ho deciso di esplorare un po’ per vedere se potevo personalizzare l’aspetto di ONLYOFFICE DocSpace. All’interno delle impostazioni di DocSpace, puoi scegliere tra temi chiari e scuri, oltre a cambiare il colore dell’accento. Scegli tra sei colori preimpostati o personalizza accenti e pulsanti con la tua scelta di colore.

Se sei un utente a pagamento, puoi anche caricare il nome e il logo della tua azienda per creare un marchio coerente tra gli strumenti della tua azienda. In realtà è davvero facile apportare modifiche nell’area del marchio e ci sono diversi tipi di loghi (per diverse aree della piattaforma) che puoi caricare.

Ulteriore personalizzazione di ONLYOFFICE DocSpace

Ero un utente gratuito durante la mia recensione, quindi non posso commentare troppo su tutte le funzionalità premium. Tuttavia, anche come utente gratuito, puoi impostare i requisiti minimi per la password, attivare 2FA, abilitare la sicurezza IP, attivare i messaggi dell’amministratore e abilitare la durata della sessione. Come utente a pagamento, puoi accedere alla cronologia completa degli accessi e a un audit trail, entrambi strumenti incredibilmente utili per la gestione dei team.

All’interno delle impostazioni di personalizzazione, puoi anche eseguire le seguenti operazioni:

• Configura i backup e ripristina dai backup, anche da fonti di terze parti.
• Abilita le integrazioni: al momento ho visto solo 10 integrazioni, ma includevano strumenti/piattaforme principali, come Dropbox, Google, LinkedIn, AWS, OneDrive e Facebook.
• Strumenti per sviluppatori: personalizza ulteriormente le dimensioni delle finestre.
• Elimina/Disattiva: sono un grande fan di qualsiasi piattaforma che semplifichi la disattivazione e l’eliminazione del tuo account e dei tuoi dati senza salti mortali.
• Pagamenti: gestisci il tuo piano e i pagamenti, oltre a vedere quanto spazio, stanze e utenti stai attualmente utilizzando.

Redattori di documenti

ONLYOFFICE DocSpace non reinventa la ruota quando si tratta dei vari editor di documenti. Se hai già utilizzato Google Documenti o Microsoft Office, ti troverai in un territorio familiare. In molti modi, in realtà mi è piaciuto un po ‘di più il layout delle barre degli strumenti, ma potrebbe essere solo una mia preferenza personale.

Naturalmente, puoi caricare file da condividere con altri o da modificare. Durante il mio test, non ho avuto problemi con il caricamento. Uso LibreOffice e Microsoft Office per la maggior parte del tempo e non ho riscontrato problemi di formattazione durante il caricamento di file esistenti. Questo è un enorme miglioramento rispetto a Google Docs, che non sempre è d’accordo con i file di Microsoft Office.

Per creare qualcosa di nuovo, tutto quello che dovevo fare era fare clic sul grande pulsante + e scegliere il mio tipo di documento. È così facile.

Come con la maggior parte delle piattaforme basate su cloud, DocSpace salva immediatamente tutte le modifiche, quindi non devi preoccuparti di perdere il tuo lavoro se qualcosa va storto. Se lavori offline, le modifiche vengono caricate quando ti riconnetti.

I redattori sono incredibilmente veloci. Ho notato che sia la modifica che il caricamento tendevano ad essere più veloci di Microsoft Office 365 e Google Docs. Ciò è particolarmente vero con file di presentazione di grandi dimensioni e fogli di calcolo più grandi.

Consiglio vivamente di fare uno screenshot dei tasti di scelta rapida disponibili in DocSpace finché non li impari. Li troverai facendo clic sui punti accanto al tuo nome nella barra laterale sinistra e selezionando “Tasti di scelta rapida” o premendo Ctrl+ /.

La mia unica lamentela è che gli strumenti di comunicazione non sono immediatamente evidenti. Ho dovuto leggere la guida per l’utente per scoprire che è necessario abilitare un plug-in quando ci si trova in un documento aperto per iniziare a chattare o effettuare una chiamata audio/video.

Prezzi

Attualmente, ONLYOFFICE DocSpace offre due piani:

• Avvio gratuito – solo per un periodo di tempo limitato.
• Business: $ 30/amministratore o utente esperto. Attualmente, costa solo $ 15 per amministratore o utente avanzato.

Entrambi i piani offrono utenti regolari illimitati. Il piano aziendale offre amministratori illimitati, utenti esperti, stanze e utenti per stanza. Inoltre, ottieni 100 GB di spazio di archiviazione per amministratore/utente esperto.

Il piano gratuito ti limita a 2 GB di spazio di archiviazione, 1 amministratore, 2 utenti esperti e fino a 12 stanze. Inoltre, non puoi personalizzare il marchio e il supporto è disponibile solo tramite il forum della community.

Pensieri finali

Nel complesso, ONLYOFFICE DocSpace è una gradita alternativa a Google Docs e persino a Microsoft Office 365 in termini di gestione, creazione e modifica dei documenti. Il layout è molto più pulito e facile da usare ed è perfetto per i team.

Un altro vantaggio è l’attenzione alla sicurezza e alla privacy. È anche sorprendentemente conveniente, poiché non devi pagare per gli utenti standard.

Prova ONLYOFFICE DocSpace e inizia a creare stanze collaborative per il tuo team.