Guida alla configurazione e all’invio di e-mail ricorrenti in Outlook

Note chiave

  • Scopri i diversi metodi per configurare le email ricorrenti in Outlook.
  • Utilizza funzionalità integrate e strumenti di terze parti per maggiore praticità.
  • Aumenta la tua produttività automatizzando le comunicazioni di routine.

Padroneggiare l’arte delle e-mail ricorrenti in Outlook per una comunicazione migliorata

Impostare e-mail ricorrenti in Outlook può farti risparmiare tempo prezioso e migliorare il flusso di lavoro, garantendo che i messaggi importanti raggiungano la loro destinazione senza dover ogni volta effettuare interventi manuali.

Guida passo passo per configurare le email ricorrenti in Outlook

Passaggio 1: utilizzare gli appuntamenti del calendario per le e-mail ricorrenti

Per impostare e-mail ricorrenti utilizzando il Calendario di Outlook, crea prima un modello di e-mail:

  • Aprire Outlook e selezionare Nuova e-mail.
  • Passare alla scheda File e fare clic su Salva con nome.
  • Salva il modello senza inviarlo.

Quindi, crea un appuntamento nel Calendario:

  • Aprire la vista Calendario e fare doppio clic sulla data desiderata.
  • Inserisci un oggetto e aggiungi i partecipanti se necessario.
  • Accedere al pulsante Ricorrenza per impostare la frequenza (giornaliera, settimanale, ecc.).
  • Seleziona Tutto il giorno o imposta orari specifici, quindi salva.
  • Allega il modello di posta elettronica utilizzando Inserisci > Allega elemento > Elemento di Outlook.

Suggerimento: imposta un promemoria all’interno dell’appuntamento per sollecitare l’invio manuale dell’e-mail.

Passaggio 2: pianificare le e-mail utilizzando Boomerang per Outlook

Per utilizzare Boomerang per la pianificazione, crea la tua email e clicca su Invia più tardi.

Seleziona Pianifica messaggio ricorrente dal menu a discesa, imposta l’ora per la prima e-mail e scegli una frequenza di ricorrenza.

Rivedilo e programmalo: la tua email verrà inviata automaticamente come specificato, senza che tu debba fare altro.

Passaggio 3: crea e-mail ricorrenti con follow-up automatico

Se Outlook supporta il follow-up automatico, accedi alla funzionalità

Seleziona Messaggi ricorrenti dalla scheda Follow-up automatico, quindi crea il tuo messaggio e impostane la frequenza.

Se necessario, valuta la possibilità di aggiungere allegati per semplificare ulteriormente la comunicazione.

Passaggio 4: implementare la consegna ritardata per le e-mail pianificate

Per gli utenti di Outlook 365:

  • Seleziona Nuova posta e configura la tua email.
  • Fare clic su Opzioni e selezionare Consegna posticipata.
  • Imposta l’orario di consegna desiderato e scegli l’opzione ricorrente.
  • Chiudere la finestra delle proprietà e fare clic su Invia.

Passaggio 5: automatizza le e-mail ricorrenti con Power Automate

Utilizza Power Automate per una configurazione semplice:

Accedi a Outlook, apri Power Automate e crea un nuovo flusso cloud pianificato.

Definisci la frequenza della pianificazione, quindi scegli Office 365 Outlook e impostalo su Invia un’e-mail (V2) con i dettagli necessari prima di fare clic su Salva.

Nota: ricordati di disattivare le impostazioni ricorrenti una volta completata l’attività.

Riepilogo

L’impostazione di email ricorrenti in Outlook tramite vari metodi innovativi consente agli utenti di migliorare l’efficienza e garantisce la consegna tempestiva di comunicazioni importanti. Sia che si utilizzino appuntamenti del calendario, strumenti come Boomerang o l’automazione del processo con Power Automate, ci sono diversi approcci che possono essere utilizzati per ridurre al minimo lo sforzo manuale nella gestione delle email.

Conclusione

Incorporare email ricorrenti automatizzate nel flusso di lavoro di Outlook può aumentare enormemente la produttività e semplificare i processi di comunicazione. Esplorando i metodi descritti sopra, puoi scegliere quello che meglio si adatta alle tue esigenze specifiche e iniziare a risparmiare tempo immediatamente.

FAQ (Domande frequenti)

Come posso impostare le e-mail automatiche pianificate in Outlook?

Per programmare l’invio automatico di e-mail, crea il tuo messaggio e utilizza l’ opzione Invia più tardi per impostare la data e la frequenza di invio.

Come posso automatizzare più e-mail in Outlook?

Utilizza la funzionalità Stampa unione in Word con un elenco di contatti collegato per inviare in modo efficiente e-mail di massa personalizzate.