Come impostare e inviare e-mail ricorrenti in Outlook

Outlook è un potente client di posta elettronica che offre un’ampia gamma di funzionalità per aiutarti a gestire le tue email in modo efficiente. Una di queste funzionalità è la possibilità di configurare e inviare email ricorrenti in Outlook.

Dall’invio di rapporti settimanali sui progressi ai membri del tuo team e l’invio di newsletter mensili via email ai tuoi abbonati all’impostazione di promemoria per te stesso o promemoria di fatturazione mensile per i tuoi clienti, le email ricorrenti sono un ottimo modo per risparmiare tempo e garantire che i messaggi importanti vengano inviati regolarmente senza inviarli manualmente ogni volta.

Come impostare e inviare e-mail ricorrenti in Outlook

Di seguito è riportata una guida passo passo su come impostare e inviare e-mail ricorrenti in Outlook per risparmiare tempo e semplificare le comunicazioni:

1. Tramite l’appuntamento del calendario
2. Utilizzare Boomerang per Outlook
3. Attraverso il follow-up automatico
4. Utilizzo della consegna ritardata
5. Attraverso la funzionalità Power Automate.

1] Tramite il Calendario Appuntamenti

In alternativa, puoi anche impostare promemoria e-mail ricorrenti utilizzando il Calendario. Per creare un messaggio ricorrente, in primo luogo, è necessario creare un nuovo modello di posta elettronica, semplificando la configurazione e l’invio di e-mail ricorrenti automatiche in Outlook.

• Per farlo, avvia Outlook e fai clic su Nuova email.
• Ora, fai clic sulla scheda File e seleziona Salva con nome.
• Premi il pulsante Salva e chiudi l’e-mail, ma assicurati di non inviarla.

Ora che hai creato correttamente il modello di email, segui i passaggi seguenti per impostare l’appuntamento per l’email ricorrente nel calendario.

Avvia Outlook e fai clic sull’icona Calendario a sinistra.

Quando si apre il calendario, fai doppio clic sulla data per aprire la finestra Evento. Qui, compila i file dell’oggetto e, se lo desideri, aggiungi i nomi dei partecipanti nel campo Invita partecipanti. Puoi quindi procedere alla selezione della data e dell’ora o selezionare il pulsante Ricorrenza, a seconda delle tue esigenze.

Puoi quindi impostarlo su Tutto il giorno se desideri il promemoria per l’intera giornata. Ora seleziona il menu a discesa Non ripetere e seleziona se desideri il promemoria per Giornaliero, Settimanale< /span> per impostare una data specifica.Personalizzato o annuale, mensile,

Puoi quindi impostare la posizione o aggiungere una descrizione, allegare documenti se necessario e fare clic su Salva per salvare le modifiche.

Ora allega il modello di email che hai creato all’inizio. A tale scopo, fai clic sulla scheda Inserisci > Allega elemento > Elemento di Outlook > Nella nuova finestra vai a Cerca in > Modelli utente nel file system.

Qui seleziona il modello salvato > Inserisci. Il modello verrà ora allegato all’appuntamento del calendario.

Ora imposta un promemoria nella finestra degli appuntamenti del calendario per ricordarti quando inviare l’e-mail.

Tieni presente che questo promemoria NON invia automaticamente l’e-mail ma ti ricorderà invece di farlo.

2] Utilizza Boomerang per Outlook

Se desideri pianificare le email ricorrenti in Outlook, utilizzare Boomerang per Outlook è un ottimo modo per risparmiare tempo e svolgere le attività rapidamente. Pertanto, per impostare e inviare messaggi ricorrenti tramite Boomerang, crea una nuova email.

Dopo aver composto l’e-mail, fai clic sull’opzione Invia più tardi.

Dal menu a discesa, seleziona pianifica messaggio ricorrente.

Ora seleziona la data e l’ora di invio della prima email che desideri inviare.

Successivamente, vai su Invia ogni e dal menu a discesa seleziona la frequenza dell’email, ad esempio giornaliera, settimanale , mensile o annuale. Allo stesso tempo, seleziona il giorno/i in cui desideri che venga inviata l’e-mail.

Ora seleziona una data specifica in cui desideri che le e-mail ricorrenti cessino. Ma invece di una data specifica, puoi anche interromperlo dopo l’invio di un certo numero di messaggi o consentirgli di continuare.

Una volta effettuata la selezione, rivedi il riepilogo e premi il pulsante Pianifica.

Il messaggio ricorrente che crei verrà salvato nella sottocartella Boomerang-Recurring e verrà inviato automaticamente ai destinatari da te impostati. Ciò non richiede nemmeno che tu abbia effettuato l’accesso a Outlook o a qualsiasi connessione Internet.

3] Attraverso il follow-up automatico

Hai la funzione Follow-up automatico sulla tua versione di Outlook? Se sì, questa è un’altra chiave per creare email ricorrenti.

Per farlo, fai clic sulla scheda Follow-up automatico accanto a Guida nella barra degli strumenti e seleziona Messaggi ricorrenti.

Si aprirà la finestra Gestione messaggi ricorrenti. Qui, fai clic sul pulsante Aggiungi.

Ora scrivi il tuo messaggio email ricorrente e compila i campi A e Oggetto.

Una volta terminato, dal pannello laterale, seleziona la frequenza, ad esempio giornaliera, settimanale , mensile, trimestrale, annuale o personalizzato. Puoi anche selezionare il giorno della settimana e/o l’ora del giorno in cui inviare l’e-mail.

Vuoi aggiungere allegati all’e-mail ricorrente? Fai clic sul pulsante Origini file allegati per inviare gli allegati insieme all’e-mail.

4] Utilizzo della consegna ritardata

• Se utilizzi Outlook 365, fai clic sulla scheda Home e quindi su Nuova posta per creare un nuovo messaggio email.
• Seleziona la scheda Opzioni nella barra degli strumenti e premi Ritardo Pulsante Consegna.
• Si aprirà la finestra Proprietà. Qui, seleziona la casella accanto a Non consegnare prima.
• Ora imposta la data e l’ora accanto per quando desideri che le e-mail vengano inviate.
• Puoi selezionare la casella per l’opzione Ricorrente oppure selezionare la casella che dice Scadenza dopo e imposta la data e l’ora.
• Premi il pulsante Chiudi, quindi fai clic su Invia.

5] Tramite l’app Power Automate

Ma se desideri una soluzione con un solo pulsante, utilizzare l’app Power Automate è il modo migliore per configurare e inviare e-mail ricorrenti in Outlook. Ecco come utilizzare l’app:

Accedi all’app Outlook, fai clic sull’icona di avvio delle app nell’angolo in alto a sinistra, fai clic su Tutte le app per espandere la sezione e seleziona Power Automate< un i=2>.

Successivamente, nella finestra Power Automate, fai clic su Crea pulsante.

Nella schermata successiva, seleziona il riquadro Flusso cloud pianificato per definire quando e con quale frequenza deve essere inviata un’e-mail.

Ora, nella finestra Crea un flusso cloud pianificato, assegna un nome nel Nome flusso campo.

Successivamente, nella sezione Esegui questo flusso imposta la data, l’ora e la frequenza in Ripeti ogni campo. Fare clic sul menu a discesa per selezionare Mese, Settimana, < /span>Minuto< /span>.Crea. Una volta terminato, premi il pulsante Secondo e , Ora, Giorno

Una volta impostata la Ricorrenza, fare clic su Nuovo passaggio per aprire il prompt Scegli un’operazione.

Ora fai clic sull’icona Office 365 Outlook. Successivamente, dall’elenco di Azioni, seleziona Invia un’e-mail (V2).

Quando si apre la finestra dell’e-mail, inserisci i dettagli per creare l’e-mail ricorrente. Fare clic su Mostra opzioni avanzate per aggiungere cc, bc o allegati. Fare clic su Salva per completare la configurazione dell’e-mail ricorrente.

Nota: assicurati di riattivare le impostazioni una volta terminata l’attività e ora desideri interrompere l’invio dell’e-mail ricorrente.

Come posso impostare le e-mail pianificate automatiche in Outlook?

Per impostare le email pianificate automaticamente in Outlook, crea il tuo messaggio e fai clic sull’opzione Invia più tardi. Successivamente, seleziona Pianifica messaggio ricorrente, imposta la data e l’ora di invio per la prima email e seleziona la frequenza di ricorrenza (giornaliero, settimanale, mensile, o annuale) dal menu a discesa. Fai clic su Salva per attivare.

Come posso automatizzare più e-mail in Outlook?

Per automatizzare più e-mail in Outlook, utilizza la funzionalità Stampa unione che ti consente di inviare e-mail personalizzate a un ampio elenco di destinatari in modo efficiente. A tale scopo, crea un modello in Word, collegalo all’elenco dei contatti e seleziona Fine e amp; Unisci. Questo invierà automaticamente le tue email.