Guida alla configurazione e all’invio di email ricorrenti in Outlook
Note chiave
- Scopri i diversi metodi per configurare le email ricorrenti in Outlook.
- Utilizza funzionalità integrate e strumenti di terze parti per maggiore praticità.
- Aumenta la tua produttività automatizzando le comunicazioni di routine.
Padroneggiare l’arte delle e-mail ricorrenti in Outlook per una comunicazione migliorata
Impostare e-mail ricorrenti in Outlook può farti risparmiare tempo prezioso e migliorare il flusso di lavoro, garantendo che i messaggi importanti raggiungano la loro destinazione senza dover ogni volta effettuare interventi manuali.
Guida passo passo alla configurazione delle email ricorrenti in Outlook
Passaggio 1: utilizzare gli appuntamenti del calendario per le e-mail ricorrenti
Per impostare e-mail ricorrenti utilizzando il Calendario di Outlook, crea prima un modello di e-mail:
- Aprire Outlook e selezionare Nuova e-mail.
- Passare alla scheda File e fare clic su Salva con nome.
- Salva il modello senza inviarlo.
Quindi, crea un appuntamento nel Calendario:
- Aprire la vista Calendario e fare doppio clic sulla data desiderata.
- Inserisci un oggetto e aggiungi i partecipanti se necessario.
- Accedi al pulsante Ricorrenza per impostare la frequenza (giornaliera, settimanale, ecc.).
- Seleziona Tutto il giorno o imposta orari specifici, quindi salva.
- Allega il modello di posta elettronica utilizzando Inserisci > Allega elemento > Elemento di Outlook.
Suggerimento: imposta un promemoria all’interno dell’appuntamento per richiedere l’invio manuale dell’e-mail.
Passaggio 2: pianificare le e-mail utilizzando Boomerang per Outlook
Per utilizzare Boomerang per la pianificazione, crea la tua email e clicca su Invia più tardi.
Seleziona Pianifica messaggio ricorrente dal menu a discesa, imposta l’ora per la prima e-mail e scegli una frequenza di ricorrenza.
Rivedilo e programmalo: la tua e-mail verrà inviata automaticamente come specificato, senza che sia richiesta alcuna azione aggiuntiva da parte tua.
Passaggio 3: crea email ricorrenti con follow-up automatico
Se Outlook supporta il follow-up automatico, accedi alla funzionalità
Seleziona Messaggi ricorrenti dalla scheda Follow-up automatico, quindi crea il tuo messaggio e impostane la frequenza.
Per semplificare ulteriormente la comunicazione, valuta la possibilità di aggiungere allegati, se necessario.
Passaggio 4: implementare la consegna ritardata per le e-mail pianificate
Per gli utenti di Outlook 365:
- Seleziona Nuova posta e configura la tua posta elettronica.
- Fare clic su Opzioni e selezionare Consegna posticipata.
- Imposta l’orario di consegna desiderato e scegli l’opzione ricorrente.
- Chiudere la finestra delle proprietà e fare clic su Invia.
Passaggio 5: automatizzare le e-mail ricorrenti con Power Automate
Utilizza Power Automate per una configurazione semplice:
Accedi a Outlook, apri Power Automate e crea un nuovo flusso cloud pianificato.
Definisci la frequenza di pianificazione, quindi scegli Office 365 Outlook e impostalo su Invia un’e-mail (V2) con i dettagli necessari prima di fare clic su Salva.
Nota: ricordati di disattivare le impostazioni ricorrenti una volta completata l’attività.
Riepilogo
L’impostazione di email ricorrenti in Outlook tramite diversi metodi innovativi consente agli utenti di migliorare l’efficienza e garantisce la consegna tempestiva delle comunicazioni importanti. Che si utilizzino appuntamenti in calendario, strumenti come Boomerang o l’automazione del processo con Power Automate, esistono diversi approcci che possono essere utilizzati per ridurre al minimo lo sforzo manuale nella gestione delle email.
Conclusione
L’integrazione di email ricorrenti automatizzate nel flusso di lavoro di Outlook può aumentare notevolmente la produttività e semplificare i processi di comunicazione. Esplorando i metodi descritti sopra, puoi scegliere quello più adatto alle tue esigenze specifiche e iniziare a risparmiare tempo immediatamente.
FAQ (Domande frequenti)
Come posso impostare le e-mail automatiche pianificate in Outlook?
Per programmare l’invio automatico di e-mail, crea il tuo messaggio e utilizza l’ opzione Invia più tardi per impostare la data e la frequenza di invio.
Come posso automatizzare più e-mail in Outlook?
Utilizza la funzionalità Stampa unione in Word con un elenco di contatti collegato per inviare in modo efficiente e-mail personalizzate in blocco.