Gmail e Outlook.com: quale è il migliore?

Gmail e Outlook.com sono due dei servizi di posta elettronica web più popolari, con miliardi di account attivi. Entrambi hanno le loro app mobili separate, sono disponibili in versioni gratuite e premium e si integrano con i servizi Google o Microsoft corrispondenti. Questo confronto valuta Outlook.com rispetto a Gmail per aiutarti a decidere quale si adatta meglio alle tue esigenze.

Outlook.com e Gmail: breve riepilogo

Sia che tu stia confrontando Gmail con Outlook.com per uso personale o aziendale, abbiamo riepilogato le principali aspettative di un tipico utente di posta elettronica. Abbiamo ulteriormente valutato sia Gmail che Outlook.com su una scala da 1 a 5 per ciascuno di questi punti.

1. Facilità d’uso

Outlook esiste da decenni e conserva ancora un’interfaccia utente di posta elettronica tradizionale. Chiaramente, Outlook.com non è rimasto al passo con i tempi, il che rende l’interfaccia disordinata e datata. Scorrere tutte le tue e-mail può sembrare dolorosamente lento.

Gmail, invece, ha un’interfaccia moderna ed elegante. L’assenza di voci di menu aggiuntive garantisce una navigazione molto più rapida. Scorrere le email è molto più veloce: basta andare su Visualizza tutte le impostazioni e modificare la dimensione massima della pagina per contenere 10, 20, 50 o 100 conversazioni.

L’interfaccia di Gmail sembra più intuitiva. Ti consente di agire su qualsiasi email direttamente dalle icone di collegamento in alto. Che tu voglia impostare un’etichetta, disattivare/bloccare un contatto o eliminare le email in blocco, bastano uno o due clic.

Sia Gmail che Outlook.com offrono suggerimenti per il completamento automatico utilizzando il tasto Tab, ma Gmail ha un netto vantaggio in questo caso. La sua funzione Scrittura intelligente utilizza l’intelligenza artificiale generativa per la previsione del testo e la riscrittura delle frasi. La funzionalità funziona altrettanto bene sulla versione gratuita di Gmail e su un account Google Workspace.

Outlook utilizza Microsoft Editor per i suggerimenti di completamento automatico. Tuttavia, la sua versione gratuita può eseguire solo controlli ortografici e grammaticali di base. Per ottenere la scrittura predittiva basata sull’intelligenza artificiale, dovrai acquistare un abbonamento a Microsoft 365.

Vincitore: Gmail è chiaramente vincitore in termini di facilità d’uso.

2. Integrazioni

Se stai confrontandoGmail e Outlook.com per le aziende, avrai bisogno di un set completo di integrazioni di app.

La prima cosa da ricordare è che sia Gmail che Outlook.com si integrano abbastanza bene con le rispettive app di Google e Microsoft. Anche con un account Gmail gratuito, puoi facilmente interfacciarti con Google Drive, Calendario, Mappe, Foto e molto altro.

Allo stesso modo, un account di posta elettronica gratuito di Outlook.com è il tuo gateway per altre app Microsoft, tra cui Skype, Teams, OneDrive, Word, Excel e PowerPoint.

Per integrazioni avanzate di terze parti, dovrai visitare Google Workspace o Microsoft Azure Marketplace. Entrambi offrono una ricca raccolta di app da integrare con i tuoi account Gmail o Outlook.com, come Slack, Asana, Hive, Dropbox e Zoho.

Vincitore: considera questo concorso un pareggio.

3. Cerca

Quando hai migliaia di email da sfogliare, utilizzare la casella di ricerca diventa molto importante.

La barra di ricerca di Gmail fornisce risultati accurati relativi alle date in base alle parole chiave. È molto facile rintracciare le email più vecchie. L’utilizzo di operatori di ricerca come in:spam e in:sent rende l’attività più rapida.

Sebbene la ricerca di Outlook.com funzioni correttamente nel recupero di vecchie e-mail, non supporta gli operatori di ricerca.

Inoltre, con Outlook.com, i risultati della ricerca potrebbero talvolta apparire interrotti se hai inserito i messaggi di posta elettronica in determinate cartelle, come Archivi. I risultati di ricerca di Gmail coprono tutte le cartelle del tuo account Gmail, inclusi gli Archivi.

Vincitore: Gmail ha un motore di ricerca superiore rispetto a Outlook.com.

4. Conservazione (e allegati)

Sia gli account gratuiti Gmail che quelli Outlook.com supportano 15 GB di spazio di archiviazione, ma c’è una differenza. In Gmail la quota di 15 GB copre non solo la componente mail, ma anche Google Drive e Google Foto. La quantità effettiva di spazio di archiviazione della posta è molto inferiore.

Con Outlook.com hai 15 GB garantiti di spazio di archiviazione gratuito per la posta elettronica che include allegati e messaggi in tutte le cartelle. Inoltre, ottieni anche 5 GB di spazio di archiviazione Microsoft per OneDrive.

Sia Outlook.com che Gmail supportano file allegati di grandi dimensioni, che sono limitati a 20 MB per l’account gratuito di Outlook.com. Per Gmail, ogni email non può avere allegati di dimensioni superiori a 25 MB. Tuttavia, se esegui la migrazione a un account Microsoft 365, ottieni limiti di allegati molto maggiori con Outlook.com.

Vincitore: Outlook.com vince questo round.

5. Sicurezza

Evidentemente, sia Gmail che Outlook.com prendono molto sul serio la sicurezza della posta elettronica. In ogni caso, tutti gli allegati e-mail vengono scansionati con molta attenzione per rilevare le minacce zero-hour. Rimuoveranno qualsiasi malware pericoloso in modo da non aprirlo accidentalmente.

Gmail presenta pulsanti prominenti Segnala phishing e Segnala spam per segnalare email sospette. Outlook.com dispone di alcune opzioni aggiuntive, come la segnalazione dei messaggi di posta elettronica come posta indesiderata e il pulsante Ignora.

Outlook supporta anche una funzionalità di sicurezza chiamata Safelinks, che visualizza messaggi di avviso accanto agli URL sospetti. Gmail non ha un intervento simile.

Sia Gmail che Outlook.com supportano l’autenticazione a due fattori. Puoi utilizzare Google Authenticator o Microsoft Authenticator per un ulteriore livello di sicurezza per i tuoi account online.

Vincitore: Outlook ha un leggero vantaggio rispetto a Gmail in termini di sicurezza della posta elettronica.

6. Accessibilità

Per un provider di posta elettronica, essere accessibile significa la capacità di connettersi a più utenti su dispositivi diversi. Sia Gmail che Outlook sono disponibili su un’ampia varietà di sistemi operativi, inclusi Windows, Mac, Linux, Android, iOS e molti altri. Nel caso di Outlook, puoi scaricare un’app desktop, mentre Gmail si limita a un browser Web per l’utilizzo desktop.

Outlook.com è leggermente più accessibile per gli utenti con disabilità. Ha un pulsante Dettatura ben visibile nella finestra Componi per gli utenti che non sono in grado di digitare su una tastiera. Dispone inoltre di un controllo accessibilità per aiutare le persone che utilizzano lettori di schermo ad ascoltare le immagini.

Vincitore: Outlook.com è più accessibile.

7. Prezzi

Se desideri eseguire la migrazione a un piano tariffario premium, Gmail offre opzioni più economiche con Google One. Un piano di archiviazione da 100 GB costa meno di $ 2 al mese, mentre un piano di archiviazione da 200 GB costa meno di $ 3 al mese. Si tratta di un ottimo affare rispetto all’abbonamento iniziale di Microsoft 365 per spazio di archiviazione aggiuntivo in Outlook, che costa $ 6 al mese.

Vincitore: Gmail è più economico di Outlook.

Outlook e Gmail: qual è il migliore?

Avendo confrontato Outlook.com con Gmail, è ovvio che entrambi presentano vantaggi e svantaggi specifici.

Scegli Outlook se:

• lavorare di più con i prodotti Microsoft
• necessitano di più spazio di archiviazione

Scegli Gmail se:

• necessitano di una navigazione più fluida e di un accesso rapido alle funzionalità
• lavorare di più con i prodotti Google
• necessitano di più funzionalità di produttività e collaborazione
• hanno preoccupazioni sui costi

Sulla base dei criteri di cui sopra, Gmail è sicuramente la scelta migliore per la stragrande maggioranza degli utenti di posta elettronica. Data la sua interfaccia utente e funzionalità moderne e ricche, è più incentrato sul futuro e disponibile per più utenti sulla maggior parte dei dispositivi.

Offre un vantaggio anche in termini di privacy. Puoi eliminare il tuo account Gmail in modo permanente se non ti serve più. Con Outlook.com, non è così, poiché rende i tuoi indirizzi email scaduti disponibili ad altri utenti dopo due anni.

Credito immagine: Unsplash. Tutti gli screenshot sono di Sayak Boral.