Ottieni i tuoi progetti dalla tua posta elettronica con CoordinateHQ

Nel panorama del servizio clienti, il tradizionale toolkit per la collaborazione con i clienti è in ritardo per un aggiornamento. Facendo affidamento su strumenti disgiunti, i team affrontano sfide relative al flusso di informazioni, alla comunicazione e all’efficienza complessiva del progetto. Sebbene sul mercato siano presenti molti strumenti di gestione dei progetti, CoordinateHQ è stato sviluppato appositamente per semplificare la collaborazione tra aziende e parti esterne, come clienti e liberi professionisti. Abbiamo avuto la possibilità di testare il software e di fornire le nostre impressioni in questa recensione.

Questo è un articolo sponsorizzato ed è stato reso possibile da CoordinateHQ. I contenuti e le opinioni effettivi sono l’unico punto di vista dell’autore, che mantiene l’indipendenza editoriale anche quando un post viene sponsorizzato.

Cos’è CoordinateHQ?

Lanciato nel 2020 dai veterani esperti della gestione dei clienti Rick Morrison (CEO) e Jud Gardner (CTO), CoordinateHQ mira a trasformare le operazioni di servizio ai clienti in tutti i settori. Ispirata dalla loro esperienza nell’affrontare i limiti degli strumenti di collaborazione tradizionali, la piattaforma offre una nuova soluzione per semplificare la comunicazione e la gestione dei progetti con i clienti esterni.

Progettato pensando agli utenti, CoordinateHQ presenta un’interfaccia semplice e intuitiva per un’adozione facile e veloce. La sua attenzione alla collaborazione consente ai clienti di accedere ai dettagli del progetto in tempo reale, facilitando una collaborazione senza soluzione di continuità. Sostituendo i lunghi scambi di posta elettronica, questo strumento favorisce una comunicazione trasparente e migliora l’efficienza della collaborazione.

Iniziare

Se sei pronto per provare CoordinateHQ , vai al sito Web ufficiale e fai clic sul pulsante Inizia gratuitamente in alto a destra. Aggiungi la tua email di lavoro o registrati con il tuo account Google se lo utilizzi per scopi aziendali. Questo è tutto ciò che devi fare per sbloccare la prova gratuita di due settimane di CoordinateHQ, che ti dà accesso alla maggior parte delle funzionalità di cui avrai bisogno per far decollare il tuo primo progetto. Devo dare loro punti importanti per non aver chiesto i dettagli della tua carta di credito prima ancora che tu abbia la possibilità di vedere di cosa tratta lo strumento.

CoordinateHQ fa di tutto per farti sentire a casa. Una volta effettuato l’accesso alla piattaforma, ti guida attivamente attraverso le sue funzionalità, aiutandoti a familiarizzare rapidamente con esse. Ho iniziato con il video introduttivo, poi ho svolto le mini-attività, che includono la creazione di un progetto e l’invito del primo collaboratore. Puoi farlo per la massima efficienza o procedere all’esplorazione dello strumento da solo, se preferisci questo percorso. Ho fatto un mix di entrambi.

Definire la tua esperienza utente

All’inizio, l’interfaccia di CoordinateHQ sembra un po’ deludente. Caratterizzato da uno schema di colori neutri composto principalmente da elementi neri, bianchi e grigi, ha lo scopo di enfatizzare la funzionalità. Fortunatamente, puoi iniettarci un po’ di energia. Per una perfetta integrazione del marchio, CoordinateHQ consente agli utenti di caricare il logo della propria azienda e scegliere i colori che riflettono la tavolozza del marchio.

Personalizza la piattaforma attraverso la pagina delle impostazioni dedicata. Fai clic sul tuo nome nell’angolo in alto a destra del display e seleziona Impostazioni . In Impostazioni account nel menu a sinistra, fai clic su Il tuo logo e marchio .

Creazione di un progetto

L’interfaccia intuitiva di CoordinateHQ consente una facile creazione di progetti. Passa al menu Progetto e seleziona Aggiungi progetto per avviare il tuo primo progetto. Assicurati di controllare anche la sezione Modelli , poiché ho trovato un paio di opzioni davvero utili. Per questo articolo ho utilizzato il modello di progetto di design per i clienti .

Questo crea automaticamente una struttura del progetto per te. Puoi lavorare per popolarlo con i dettagli univoci del tuo progetto, inclusi riepilogo, obiettivi, ecc. Anche se devo ammettere che sono più parziale nei confronti del layout in stile scheda di app come Trello, il design della struttura del progetto di CoordinateHQ porta innegabilmente a termine il lavoro .

Dalla pagina del progetto, puoi aggiungere collaboratori come clienti (esterni) o membri del tuo team (che hai precedentemente aggiunto tramite le impostazioni). Una volta effettuato l’accesso a CoordinateHQ, possono anche accedere alla struttura del progetto e altro, a seconda del loro ruolo. Modifica le autorizzazioni di un utente nelle impostazioni. L’amministratore della fatturazione ha il livello di accesso più alto, mentre un manager può accedere solo ai progetti di cui è proprietario o collaboratore.

Aggiunta di un’attività

Per iniziare ad aggiungere nuove attività, fai clic sul pulsante Modifica piano . Aggiungi una descrizione per la tua attività e la data di scadenza, se lo desideri. Puoi anche includere un elenco di controllo, allegare file o aggiungere tag. Non dimenticare di assegnarlo a qualcuno, inclusi clienti o membri del team interno.

CoordinateHQ ha un’opzione utile, in cui assegni ruoli alle persone che lavorano sul tuo progetto per gestire facilmente le responsabilità comuni su un progetto. Vai su Impostazioni e fai clic su Ruoli del progetto in Gestione dati . Il ruolo predefinito è Project Manager e questo è un ruolo che non puoi modificare (anche se puoi assegnargli ruoli aggiuntivi dalla pagina del progetto).

Questo ruolo viene assegnato automaticamente all’amministratore della fatturazione , ma puoi creare altri ruoli, ad esempio Cliente o Progettista . Collega poi l’indirizzo email di un collaboratore a un ruolo, per non dover sempre ricordare chi è chi.

Quando assegni un ruolo a un’attività, il sistema lo riassegnerà automaticamente all’utente che ricopre quella posizione. Ad esempio, puoi assegnare un’attività di riprogettazione del logo a Designer . Se in precedenza hai assegnato questo ruolo a uno dei membri del tuo team, il suo nome ora verrà visualizzato quando passi il mouse sopra l’attività.

Quando un’attività è terminata, i tuoi collaboratori esterni potranno vedere una notifica nella propria dashboard di CoordinateHQ per iniziare immediatamente a inviare messaggi ai membri del team assegnati. Sembra molto simile all’interazione in tempo reale, dove non devi aggiornare compulsivamente la tua casella di posta per vedere le ultime notizie sul tuo progetto.

Impostazione del flusso di lavoro

CoordinateHQ ti assicura di non perdere mai importanti aggiornamenti del cliente, anche quando non controlli costantemente la tua posta elettronica. Tu e il tuo team (compresi i clienti) avete un’unica fonte per i dettagli del progetto, gli aggiornamenti e gli elementi utilizzabili. Non dovrai più scavare nella tua casella di posta o chiederti dove si trova l’ultima versione di un file, con conseguenti flussi di lavoro più fluidi e meno perdite di tempo.

Per fornire un esempio di come puoi migliorare il tuo flusso di lavoro con CoordinateHQ, supponiamo che stai riprogettando il portale web del tuo cliente e hai bisogno di sapere ogni volta che un nuovo prodotto entra nel suo e-shop. Il tuo cliente non dovrà inviarti un’e-mail separata ogni volta che un nuovo prodotto appare nella sua distribuzione. Invece, puoi creare un modulo in CoordinateHQ tramite le impostazioni. In Gestione dati , vai a Moduli e aggiungi i campi di informazioni desiderati al modulo. Ad esempio, Nome prodotto e Prezzo .

Tornando alla dashboard di CoordinateHQ, puoi aggiungere un collegamento di azione che avvierà il modulo. Ciò significa che i clienti possono aggiungere le informazioni direttamente dalla dashboard di CoordinateHQ. La compilazione del modulo crea automaticamente una nuova attività nella struttura del progetto, acquisendo tutti i dettagli per un utilizzo successivo. È semplicissimo e conveniente e richiede solo pochi minuti per la configurazione. Puoi anche incorporare moduli nelle attività.

Sebbene i partecipanti al progetto ricevano e-mail di avanzamento con gli ultimi aggiornamenti e le nuove attività da CoordinateHQ, è molto più semplice tenere traccia delle e-mail da un’unica fonte piuttosto che tenere d’occhio gli innumerevoli thread di e-mail di più parti che possono o meno essere correlati a quello specifico progetto.

Gestire i tuoi progetti

Quando si tratta di gestire i tuoi progetti, CoordinateHQ lo rende molto semplice. Fai clic su Progetti nel menu in alto per ottenere rapidamente una panoramica di tutti i tuoi progetti finora. Puoi visualizzare informazioni immediate, come Stato del progetto , Tag , Manager, ecc. Puoi utilizzare i filtri per visualizzare i progetti in base a determinati criteri. Per visualizzare tutte le tue attività, puoi passare alla scheda Attività .

Se vuoi aggiungere ancora più informazioni alla tabella, clicca sull’icona a forma di ingranaggio in alto a destra. Ho aggiunto il campo % attività completate . Ma cosa succede se vuoi aggiungere qualcosa che non è nell’elenco?

Puoi andare alle impostazioni, quindi fare clic su Campi personalizzati in Gestione dati . Puoi introdurre, ad esempio, una casella di controllo per indicare se il progetto è stato pagato o meno.

Quando torni alla visualizzazione dei progetti e fai clic sull’icona a forma di ingranaggio, dovresti vedere l’opzione per aggiungere la casella di controllo alla tabella.

Prezzi

Una volta scaduta la prova gratuita, dovrai passare a un piano a pagamento se desideri continuare a utilizzare CoordinateHQ. C’è un pacchetto Pro a $ 65 per utente al mese, che sblocca alcune opzioni in più, inclusa la possibilità di configurare un nome di dominio personalizzato e fino a 100 GB di spazio di archiviazione di file.

CoordinateHQ offre anche un livello Enterprise, ma dovrai contattare il loro team di vendita per discutere i dettagli.

Pensieri finali

Durante il periodo in cui utilizzo CoordinateHQ, ho scoperto che lo strumento promuove una gestione efficiente dei progetti favorendo una comunicazione chiara, una gestione organizzata delle attività e una collaborazione in tempo reale, portando infine a un completamento più rapido dei progetti.

A differenza della posta elettronica, dove gli aggiornamenti possono essere facilmente sepolti o persi, CoordinateHQ offre feed di attività in tempo reale, mantenendo tutti informati sugli ultimi sviluppi del progetto e riducendo al minimo la necessità di inviare e ricevere e-mail e aggiornamenti di stato. Devi solo ricordarti di controllare la dashboard di CoordinateHQ ogni giorno!

La facilità d’uso della piattaforma è ciò che mi ha davvero colpito. Inoltre, se ti trovi in ​​difficoltà, puoi connetterti facilmente con CoordinateHQ per una sessione individuale, un vero toccasana in determinate situazioni.

Sebbene l’interfaccia nel complesso mi abbia impressionato, l’aggiunta manuale di campi, come le descrizioni delle attività, è stata un po’ noiosa. Sembrava un passaggio aggiuntivo che avrebbe potuto essere facilmente eliminato aggiungendo un campo per la descrizione dell’attività per impostazione predefinita. Ho anche notato che non esiste un’opzione di visualizzazione del calendario per visualizzare i tuoi progetti in una sequenza temporale, quindi potresti dover fare affidamento su uno strumento diverso per questo.

Il lato positivo è che il programma offre l’integrazione API Webhook + Zapier (con più opzioni in arrivo), in modo da poter migliorare in modo significativo la funzionalità e semplificare vari processi. Ad esempio, possono integrare CoordinateHQ con la loro app di calendario preferita come Google Calendar tramite Zapier.

Per riassumere, CoordinateHQ ha dimostrato di essere un potente strumento che migliora significativamente il flusso di lavoro e promuove il successo dell’esecuzione del progetto.

Credito immagine: Pexels . Tutti gli screenshot sono di Alexandra Arici.