Scopri perché Kimai self-hosted è la soluzione definitiva per il monitoraggio del tempo

Negli ultimi dieci anni, ho fatto affidamento su strumenti di monitoraggio del tempo per gestire la fatturazione dei clienti. Tra tutte le soluzioni che ho esplorato, la versione self-hosted di Kimai si distingue come la mia prima scelta. Questo articolo spiega perché considero Kimai self-hosted il miglior tracker del tempo disponibile, non solo per i freelance come me, ma anche per le aziende e gli utenti domestici che cercano maggiore chiarezza sulla loro gestione del tempo.

Presentazione di Kimai, il mio rilevatore di tempo preferito

Ho scoperto Kimai qualche anno fa mentre ero alla ricerca di una soluzione open source per il time tracking che potesse essere adattata alle mie specifiche esigenze. All’inizio ero titubante. Dopotutto, un progetto che esiste dal 2006 potrebbe davvero competere con le piattaforme moderne? Tuttavia, la mia esperienza è stata eccezionalmente positiva.

La mia esperienza con Kimai è iniziata senza intoppi; l’interfaccia sembrava creata apposta per il mio utilizzo. Mi ha permesso di avviare e interrompere i timer senza sforzo, se necessario.

Una caratteristica di spicco è la capacità di gestire progetti sovrapposti. Molti giorni mi ritrovo a fare più cose contemporaneamente, ovvero a impegnarmi con un cliente mentre contemporaneamente ne completi un altro. Kimai semplifica il processo di monitoraggio di questi periodi sovrapposti.

Inoltre, mi consente di generare report completi e fatture professionali direttamente dai miei registri orari, semplificando la mia procedura di fatturazione. I clienti hanno elogiato la professionalità e la chiarezza delle mie fatture (in precedenza, mi affidavo a modelli personalizzabili), influenzando positivamente i miei rapporti commerciali.

Inoltre, non posso ignorare l’ampio ecosistema di plugin e integrazioni di Kimai , che migliora notevolmente la funzionalità del time tracker. Ad esempio, utilizzo il plugin gratuito Easy Backup per i backup con un clic dell’intero ambiente Kimai e ho integrato l’app della barra dei menu di macOS KimaiBar per tracciare il tempo di lavoro direttamente dal mio desktop. Mentre molti plugin sono gratuiti, alcuni avanzati, come il plugin di gestione delle spese, sono a pagamento.

Tuttavia, l’aspetto più interessante di Kimai per me è la possibilità di ospitare autonomamente questa soluzione di monitoraggio del tempo sul mio server.

Vantaggi dell’auto-hosting di Kimai

Sebbene Kimai sia un fantastico strumento di monitoraggio del tempo indipendente, l’auto-hosting lo eleva notevolmente. Ecco tre motivi chiave per cui sostengo questo approccio.

Risparmio sui costi senza compromettere la qualità

Come freelance, è fondamentale tenere sotto controllo le spese. In passato, ho sostenuto tariffe elevate con strumenti di monitoraggio del tempo basati su abbonamento, in particolare per funzionalità avanzate disponibili solo su piani premium.

I prezzi ospitati di Kimai partono da € 2,99 ($ ​​3,32) per utente al mese per il piano Standard e € 3,99 ($ ​​4,43) per il piano Professional. Sebbene queste tariffe siano competitive, sono ben lontane dai risparmi dell’auto-hosting.

Con l’auto-hosting di Kimai, ho eliminato questi costi ricorrenti. Dal momento che avevo già un server configurato per il mio sito web personale, l’installazione di Kimai non ha comportato spese extra. Nel corso degli anni, questa decisione mi ha fatto risparmiare centinaia di dollari, denaro che ho potuto destinare alla crescita aziendale o ad altre spese vitali.

Controllo completo sui miei dati

La sicurezza dei dati è fondamentale, non solo per me ma anche per i miei clienti. È sempre stato inquietante ospitare informazioni sensibili su server di terze parti. L’auto-hosting di Kimai mi ha fornito una tranquillità senza pari.

Quando elimino i vecchi record, ho la certezza che vengano rimossi definitivamente, senza alcun dubbio residuo sul fatto che qualche servizio cloud conservi copie dei miei dati.

Inoltre, l’auto-hosting mi consente di personalizzare i miei protocolli di backup. Ho impostato backup giornalieri automatizzati su un’unità esterna crittografata, assicurandomi che i miei dati di monitoraggio del tempo (e i registri di fatturazione) siano sicuri e recuperabili in caso di emergenza.

Per la massima sicurezza, suggerisco di ospitare Kimai localmente su un dispositivo come un Raspberry Pi e di accedervi da remoto tramite una VPN sicura come Tailscale.

Personalizzazione di Kimai per adattarlo al mio flusso di lavoro

Uno dei punti di forza principali di Kimai è la sua adattabilità. Essendo open source, consente una personalizzazione significativa. Sebbene non sia uno sviluppatore di professione, le mie limitate competenze di programmazione sono state sufficienti per modificare Kimai per adattarlo meglio al mio flusso di lavoro.

Sebbene abbia evidenziato alcuni plugin che utilizzo, la personalizzazione si estende oltre. Ho anche progettato il mio modello di fattura personalizzato. Seguendo le linee guida delineate nella documentazione di Kimai e con l’assistenza di ChatGPT, ho prodotto un modello che si allinea perfettamente al mio marchio, contenente tutti gli elementi che i miei clienti si aspettano.

Il processo si è rivelato piuttosto intuitivo. Kimai memorizza i modelli di fattura nella directory “extensions/ki_invoice/invoices/”, consentendo di crearli utilizzando documenti Open Office o HTML: ho scelto HTML per un maggiore controllo del design.

Il mio approccio ottimale all’auto-hosting di Kimai

Se non si hanno conoscenze tecniche approfondite o si preferisce evitare la gestione del server, il modo più semplice per ospitare autonomamente Kimai è tramite un provider di web hosting che offra un programma di installazione Softaculous, come Namecheap.

Softaculous semplifica l’installazione di varie applicazioni web, tra cui Kimai. Inizia effettuando l’accesso al tuo account cPanel dal tuo provider di hosting e individuando l’opzione ” Softaculous Apps Installer ” nella dashboard di cPanel.

All’interno dell’interfaccia Softaculous, cerca “Kimai” o sfoglia le applicazioni elencate. Una volta trovato Kimai, selezionalo per accedere alla pagina di installazione, quindi fai clic sul pulsante Installa per avviare l’installazione.

Una volta attivata l’installazione self-hosted di Kimai, ricordati di proteggere le tue credenziali di accesso e di aggiornare regolarmente l’installazione per beneficiare di miglioramenti della sicurezza e nuove funzionalità.

Self-hosting Kimai fornisce una soluzione di monitoraggio del tempo solida, personalizzabile e conveniente, che ti consente di avere il controllo dei tuoi dati. Che tu sia un libero professionista come me, un piccolo imprenditore o parte di un’organizzazione più grande, Kimai può adattarsi alle tue esigenze offrendo al contempo la sicurezza e la flessibilità del self-hosting.

Se desideri scoprire altri strumenti per aumentare la produttività del tuo team, assicurati di esplorare questi strumenti di gestione dei progetti .

Tutte le immagini e gli screenshot sono di David Morelo.

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