Creazione di un foglio presenze Excel: una guida passo passo

In questa guida, mostrerò come creare un foglio presenze utilizzando Microsoft Excel . Questo tutorial passo dopo passo è progettato per semplificare il processo di monitoraggio delle presenze in modo digitale. Utilizzando questo foglio presenze Excel automatizzato, puoi calcolare senza sforzo la percentuale di giorni in cui i tuoi dipendenti sono presenti, il che è inestimabile quando arriva il momento delle revisioni o delle valutazioni delle prestazioni.

Passaggi per creare un foglio presenze in Excel

Questo tutorial ti aiuterà a creare un efficace foglio presenze in Excel, adatto sia agli istituti scolastici che alle aziende.

Ho preparato un modello che include un elenco di nomi di dipendenti. Se stai creando un foglio presenze per una scuola, sostituisci semplicemente le sezioni Employee Names con Student Names. Inoltre, puoi utilizzare i comandi Wrap Text e Merge & Center per organizzare ordinatamente il testo all’interno delle celle.

Il compito iniziale è quello di inserire le date per un mese specifico nel tuo foglio Excel. Fai clic su una cella e inserisci la data nel formato GG-MM-AAAA. Ad esempio, se stai creando un foglio presenze per ottobre 2024, la data verrà inserita come 01/10/2024. Sotto la cella della data, dovresti indicare il giorno corrispondente utilizzando la seguente formula nella cella situata direttamente sotto la data:

=TEXT(B1, "dddd")

In questa formula, modifica B1 per rappresentare l’indirizzo della cella in cui si trova la data.

Il passaggio successivo consiste nel formattare la data per visualizzare solo il numero del giorno, migliorando la compattezza del foglio presenze. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cella della data, seleziona Format Cells , scegli Custom e seleziona lo stile dd-mm-yy . Rimuovi la parte mm-yy da questo formato e fai clic su OK. Se desideri visualizzare le abbreviazioni per i giorni, modifica la formula precedente in:

=TEXT(B1, "ddd")

Evidenzia le celle contenenti le date e i nomi dei giorni e trascinale verso destra con la maniglia di riempimento. Una volta riempite tutte le date del mese, inserisci le seguenti etichette nelle celle adiacenti:

• Presente
• Assente
• Vacanze
• Giorni lavorativi
• Percentuale di presenza

Rappresenta le domeniche con ‘H’, registra i giorni presenti con ‘P’ e contrassegna i giorni di assenza con ‘A’.

Quindi, applica la Formattazione Condizionale per i tuoi indicatori di presenza (presente, assente, festività), usando il verde per i giorni presenti, il giallo per gli assenti e il rosso per le festività. Sentiti libero di scegliere i colori in base alle tue preferenze.

Seleziona tutte le celle che contengono P, A e H. Vai a Home > Formattazione condizionale > Regole evidenziazione celle > Uguale a . Inserisci P nel campo fornito e scegli l’opzione di formattazione desiderata dal menu a discesa. Ripeti questo processo per le celle che rappresentano festività e giorni di assenza e prendi in considerazione la personalizzazione dei colori tramite l’opzione Formato personalizzato.

Per conteggiare i giorni attuali di un dipendente, seleziona la cella appropriata e inserisci la seguente formula:

=COUNTIF(cell range, "P")

In questa formula, assicurati di specificare l’intervallo corretto per i giorni totali per ogni dipendente. Ad esempio, se un dipendente ha partecipato da B3 a AF3, usa la formula:

=COUNTIF(B3:AF3, "P")

Utilizza Fill Handle per copiare questa formula in altre celle. Per contare i giorni di assenza di un dipendente, utilizza questa formula:

=COUNTIF(cell range, "A")

Per evitare errori, assicurarsi di immettere l’intervallo di celle corretto nella formula.

Questo foglio Excel conta le festività in base al totale delle domeniche in un mese. Per farlo, specifica l’intervallo contenente i giorni e usa la seguente formula:

=COUNTIF(cell range, "Sun")

Fai attenzione a impostare l’intervallo esatto. Per mantenere lo stesso intervallo di celle mentre riempi le celle adiacenti con Fill Handle, usa la funzione $ per bloccare i riferimenti di cella.

Se i nomi dei giorni occupano le celle da B2 a AF2, la formula sarà:

=COUNTIF($B$2:$AF$2, "Sun")

I giorni lavorativi sono semplicemente la somma dei giorni presenti e di quelli assenti, e puoi calcolarlo con:

=SUM(cell range)

Ad esempio, se i giorni presenti e assenti di un dipendente sono annotati rispettivamente nelle celle AG3 e AH3, utilizzare la formula:

=SUM(AG3:AH3)

Per calcolare la percentuale di presenza di un dipendente, applicare la formula:

= Present days / Working days

Sostituisci i segnaposto nella formula con i riferimenti di cella corretti. Il risultato apparirà in formato decimale. Puoi convertirlo in percentuale tramite l’ opzione di formato % nella scheda Home, oppure usare la scorciatoia Ctrl + Maiusc + % . Non dimenticare di trascinare la maniglia di riempimento per le celle vuote rimanenti.

Il tuo foglio presenze per il mese specificato è pronto! Per crearne uno nuovo per il mese successivo, copia semplicemente tutti i dati in un nuovo foglio Excel e modifica le date di conseguenza, consentendo ai giorni di aggiornarsi automaticamente. Inserisci manualmente i valori P, A e H per il nuovo mese.

E questo è tutto. Spero che queste informazioni ti siano utili!

Come posso creare una casella di controllo in Excel?

La funzionalità Checklist è disponibile in Microsoft Office 365 ed Excel per il Web. Per creare una casella di checklist, vai alla scheda Inserisci e seleziona l’opzione Casella di controllo. In questo modo verrà inserita una casella di controllo nella cella o nell’intervallo di celle selezionato.

Nelle versioni precedenti di Office erano presenti due tipi di caselle di controllo: caselle di controllo del controllo ActiveX e caselle di controllo del modulo, diverse da quelle di Microsoft Office 365.

Quali sono i passaggi per stampare un foglio Excel?

Per stampare il tuo foglio Excel, apri il foglio desiderato, quindi vai su File > Stampa oppure usa la scorciatoia da tastiera Ctrl + P. Scegli la tua stampante, regola le impostazioni come necessario e clicca su Stampa .