Qualcuna di queste nuove app di calendario vale il tuo tempo?

È il 2024 e ora abbiamo molte più app di calendario che mai . Le loro campagne di marketing fanno sembrare che siano tutte essenziali per la tua produttività. Ma quali ti aiuteranno effettivamente a fare di più ogni giorno e in cosa sono migliori rispetto alla configurazione del calendario esistente?

Per la maggior parte delle persone, i calendari di sistema predefiniti come Google Calendar , Outlook Calendar e Apple Calendar porteranno a termine il lavoro. Ma una nuova serie di app di calendario sul mercato promette di aiutarti con cose che vanno dalla pianificazione al coordinamento e alla gestione delle attività. Lasciati guidare attraverso questo vasto universo di strumenti e vediamo come può essere il tuo programma super organizzato.

Più app di calendario di quante tu possa contare

Esamineremo il vasto panorama degli strumenti di calendario organizzandoli in quattro categorie distinte:

• Calendari incentrati sui promemoria : per le persone che hanno spesso molte riunioni in programma, nonché per coloro che si destreggiano tra più calendari. Gli esempi includono TimeOS e Beams.
• Strumenti di pianificazione : per gli utenti che organizzano molte riunioni o si coordinano con più persone in tutto il mondo. Gli esempi includono Calendly, Cal.com e SavvyCal.
• Calendari di gestione delle attività : per le persone che lavorano da casa o svolgono lavori ibridi. Le app di questa categoria sono progettate per gestire sia la tua vita personale che quella lavorativa. Gli esempi includono Notion Calendar, Amie, Rise, Routine, Sunsama, Vimcal e Daybridge.
• Funzionalità ed extra basati sull’intelligenza artificiale : per le persone che desiderano un accesso più rapido alle informazioni sui prossimi eventi del calendario o che hanno bisogno di aiuto per strutturare la giornata con tempo per rilassarsi. Gli esempi includono Reclaim, Clara e Trevor.

Sebbene il tuo team di lavoro possa utilizzare strumenti interni e calendari per le riunioni, alcune di queste app di terze parti possono aiutarti personalmente se puoi integrarle con strumenti di lavoro.

Anche le app di calendario native come il calendario di Outlook e Google Calendar hanno raggiunto funzionalità come la condivisione della disponibilità, la condivisione della posizione e la possibilità di prenotare appuntamenti a pagamento. Tuttavia, queste app hanno così tante funzionalità che potrebbe essere difficile trovarle, ed è allora che hanno senso strumenti dedicati di terze parti.

È importante ricordare che queste app di terze parti sono integrate con il tuo calendario Google, Outlook o Apple. Pertanto, anche se utilizzi più app per scopi diversi, puoi comunque visualizzare la tua pianificazione dall’app di calendario predefinita che preferisci.

PSA: le versioni gratuite delle app di calendario sono abbastanza buone

La maggior parte delle persone troverà tutte le funzionalità di pianificazione di cui ha bisogno nei livelli gratuiti di queste nuove app di calendario, il che significa che non è necessario pagare subito un abbonamento.

Quindi, se decidi di pagare per uno strumento di calendario, cerca funzionalità extra che giustifichino veramente il costo, come la trascrizione delle riunioni e il riepilogo degli appunti da esse.

Promemoria potenziati

La maggior parte delle app di calendario ti avvisano delle prossime riunioni per impostazione predefinita, ma è abbastanza facile perdere questi avvisi se non stai attento. Molti di noi dimenticano ancora una riunione particolare perché il nostro telefono non è a portata di mano o perché abbiamo disattivato del tutto le notifiche.

Uno degli strumenti più utili da utilizzare in questa situazione è un’estensione del browser chiamata TimeOS . Visualizza informazioni sulla tua prossima riunione quando apri una nuova scheda nel browser, quindi è come un promemoria costante per il tuo cervello.

TimeOS dispone anche di una funzione di accesso automatico che puoi abilitare per garantire che il collegamento alla videoconferenza si apra senza interferenze umane.

Se sei un utente Mac, puoi anche utilizzare uno strumento chiamato Beams , che si trova nella barra dei menu per avvisarti delle prossime riunioni. Puoi anche vedere il tuo programma per il giorno corrente e quello successivo con un semplice clic.

Se i promemoria sono l’unico modo per presentarti in tempo agli appuntamenti, vale la pena dare un’occhiata all’app di gestione delle attività Any.do. Offre WhatsApp e promemoria basati sulla posizione per $ 5 al mese.

Pianificazione e disponibilità

Praticamente ogni app di calendario disponibile ti consente di aggiungere un evento, ma gli strumenti di pianificazione ti offrono opzioni per condividere fasce orarie con altri. Possono farti risparmiare tempo inviando e-mail avanti e indietro con i tuoi contatti per negoziare uno slot adatto.

Se hai bisogno di comunicare gli orari possibili per una riunione, Calendly è uno degli strumenti più popolari per farlo facilmente e non è necessario spendere un centesimo.

Con il livello gratuito, puoi specificare l’orario di lavoro giornaliero e impostare un tipo di evento, ad esempio uno spazio per riunioni da 15, 30 o 60 minuti. Puoi condividere un collegamento con chiunque e loro potranno prenotare una fascia oraria senza chiedertelo. Vedranno gli orari liberi nel tuo programma e prenoteranno uno slot senza avanti e indietro. C’è anche un’opzione per personalizzare l’orario di lavoro in un giorno particolare.

Vimcal , disponibile gratuitamente su iOS, ti consente di impilare i fusi orari sulla barra laterale, il che è molto utile nel caso in cui tu abbia colleghi o collaboratori nell’altro fuso orario. Questo ti risparmia i calcoli mentali di guardare un orologio mondiale e cercare di capire l’ora migliore per te e il tuo contatto in altre parti del pianeta.

Il nuovo Notion Calendar , che è la versione rinnovata di Cron Calednar, ti consente anche di visualizzare più fusi orari su un’unica schermata.

Inoltre, gestisce i conflitti tra i tuoi calendari personali e di lavoro e blocca automaticamente gli slot che hai contrassegnato come occupati.

Inoltre, Vimcal, Notion Calendar e TimeOS ti consentono di condividere la tua disponibilità trascinando le fasce orarie tra le date. È come selezionare più celle di colonna su un foglio di calcolo. Puoi vedere come funziona in un breve video . Ciò è utile quando l’orario di lavoro non è fisso e desideri condividere fasce orarie specifiche con le persone per una riunione particolare. È l’equivalente di dire: “Sono libero per una chiamata giovedì dalle 15 alle 18 e venerdì dalle 10 alle 11”.

Votazione sugli orari migliori per incontrarsi

Ci sono situazioni in cui tu e i tuoi collaboratori avete concordato un blocco di tre ore ogni settimana per una riunione ricorrente di 30 minuti, ma volete mantenere flessibili i tempi esatti. Votare è il modo migliore per farlo.

Doodle è uno strumento utile che consente alle persone di votare sugli orari proposti per una riunione in modo da evitare di andare avanti e indietro tra più persone per convincerle a concordare una fascia oraria adeguata. Ti consente inoltre di creare un collegamento simile a Calendly per riunioni individuali con il livello gratuito e puoi creare sondaggi di gruppo illimitati.

Separatamente, TimeOS consente inoltre agli utenti di creare sondaggi di gruppo per votare in una fascia oraria per una riunione.

Per un tocco più personale, Daybrige , che vuole essere un calendario social, ti consente facilmente di creare e condividere un collegamento a un evento con i tuoi amici affinché possano rispondere.

Gestione dei compiti

Probabilmente il tuo programma non riguarda solo le riunioni. Probabilmente hai bisogno di un promemoria per un orario specifico per fare la spesa, preparare i pasti o fare il bucato. Per fortuna, ci sono app per questo.

Molte app ibride ti consentono di consultare il programma delle riunioni e anche di annotare le attività quotidiane e persino i piani a lungo termine.

Queste app incentrate sulla gestione delle attività ti aiutano anche a bloccare un periodo di tempo fisso per ciascuna attività, in modo da non essere sopraffatto quando guardi l’elenco delle cose da fare e le riunioni.

Routine è una di queste app – disponibile sul Web, iOS e macOS, con piani di lancio su Android – che combina tutto quanto sopra.

A differenza di altre app basate su eventi con fasce orarie specifiche, Routine tratta le attività come un cittadino primario. L’interfaccia ti consente di annotare facilmente le attività prima di inserirle in una data e un’ora particolari.

Funziona benissimo anche per le attività ricorrenti. Inoltre, ha una semplice visualizzazione “Agenda” che mostra le riunioni e le attività di oggi.

Ma Routine ha molta concorrenza in questa categoria. C’è il già citato Any.do, che combina le cose da fare e il tuo calendario. C’è anche Amie, che recentemente ha eliminato la sua lista d’attesa e offre strumenti di pianificazione migliori, incluso un collegamento personalizzato per consentire ai tuoi contatti di prenotare un appuntamento con te.

Sunsama , che offre solo piani a pagamento, ti aiuta nella pianificazione consapevole chiedendoti di definire quanto tempo vuoi dedicare a un’attività. L’app ti mostra anche quanto tempo hai dedicato a svolgere diverse attività in un giorno quando le contrassegni come completate e ti spinge persino a scrivere un brief giornaliero di riepilogo / chiusura.

Daybridge offre più visualizzazioni, ad esempio Focus, Pianificazione e Relax, per aiutarti a considerare la tua pianificazione attraverso obiettivi personali e lavorativi. Inoltre, lo strumento ti aiuta facilmente a classificare le attività, assegnando loro tag come Intrattenimento, Sociale, Fitness e Cura personale mentre le annoti. L’idea è quella di consentirti di trovare gli orari migliori per diversi tipi di attività fornendo visualizzazioni e attivazioni senza coinvolgere l’intelligenza artificiale.

L’intelligenza artificiale può gestire il tuo programma?

Le moderne app di calendario applicano le tecniche dell’intelligenza artificiale principalmente per ottimizzare il tempo: suggerendo fasce orarie o creando automaticamente un programma in modo da consentirti di avere abbastanza tempi di inattività ogni giorno.

Ad esempio, il bot AI di Vimcal ti aiuterà a trovare automaticamente l’ora giusta. Puoi pubblicare il collegamento Calendly dell’altra persona (o qualsiasi altra disponibilità) e Vimcal evidenzierà automaticamente gli slot reciproci quando entrambe le parti sono disponibili per una riunione. Inoltre, puoi anche incollare frasi da e-mail come “Sono libero domani tra le 15:00 e le 17:00 ET” per consentire all’IA di trovare uno slot.

Tieni presente che l’intelligenza artificiale non può concordare una fascia oraria per tuo conto. Può trovare il momento migliore per te e risparmiarti il ​​fastidio di guardare manualmente lo slot analizzando testo o collegamenti.

Vimcal ha anche una funzionalità interessante che ti informa sull’azienda da cui proviene il partecipante alla riunione, in base al suo dominio di posta elettronica.

Inoltre, molte app ti consentono di definire le tue preferenze per i tempi di inattività o la routine di fitness e la loro intelligenza artificiale sposterà il tuo programma per adattarsi alle tue attività personali.

Reclaim AI ha una funzionalità chiamata Habits, che adatta le attività o le abitudini ricorrenti che desideri integrare nella tua routine quotidiana. Proprio come i propositi per il nuovo anno, le persone spesso tendono a dimenticare di svolgere attività che creano abitudini dopo un po’. Quindi Reclaim inserisce queste abitudini nel tuo calendario e sposta anche in modo intelligente il tuo programma attorno ad esse in modo da non perderle.

Puoi definire tre abitudini nel livello gratuito; ci sono diversi modelli come la scrittura, la ricerca dei clienti e il recupero pomeridiano per iniziare rapidamente. Questi modelli si basano sul ruolo selezionato durante l’onboarding.

Sebbene Trevor AI non gestisca la pianificazione automatica per te, suggerisce i migliori intervalli possibili per le tue attività e stima persino la durata di ciascuno mentre li digiti.

Ricordi TimeOS, di cui abbiamo parlato prima? Ti consente di prendere appunti durante una riunione e di recuperarli in seguito come riferimento. Ciò significa che puoi prepararti per una riunione direttamente dalla visualizzazione del calendario chiedendo all’assistente AI di fornirti informazioni riepilogative sulle riunioni precedenti – e non dovrai raccogliere manualmente tali dettagli tramite thread di posta elettronica e altre fonti.

Dovresti pagare per le app di calendario?

Non esiste una risposta diretta a cosa sia la “migliore app di calendario”, ma c’è un modo per capire se dovresti pagarne una. Molte app di calendario potrebbero avere funzionalità simili tra loro, ma l’interfaccia, la facilità d’uso e gli interruttori di un’app potrebbero piacerti molto di più rispetto all’altra.

Il modo migliore per pensare a un livello a pagamento è che, dopo aver provato uno strumento di calendario, chiediti se ti ha fatto risparmiare tempo o ti ha aiutato a organizzare meglio la tua vita.

App come Akiflow e Sunsama fanno pagare un sovrapprezzo perché offrono un’ampia gamma di funzionalità che vanno dalla pianificazione alla gestione delle attività fino alla creazione di abitudini. Quindi, se vuoi riunire diverse parti della tua vita sotto un unico ombrello anziché utilizzare più app, questo è un ottimo modo per farlo e potrebbe valere la pena pagare. Quando si tratta di funzionalità a pagamento, alcune cose sono più facili da valutare. Ad esempio, se hai attività ricorrenti o più calendari nel tuo flusso di lavoro, è logico che tu paghi per un’app che li supporti.

Ciò che è più difficile da valutare al momento sono le funzionalità basate sull’intelligenza artificiale e la pianificazione intelligente. Questo perché devi provarli per un po’ per capire se l’algoritmo AI funziona per te e si adatta al modo in cui hai impostato il tuo programma.

Alcuni strumenti, come TimeOS, Amie, Notion Calendar e Hey Calendar, offrono più cose al di fuori dell’universo del calendario come la registrazione delle riunioni, la trascrizione e una migliore integrazione con il tuo sistema di posta elettronica o database. Questi strumenti offrono livelli premium orientati alla collaborazione con colleghi di diversi team, quindi, sebbene siano potenti, probabilmente vorrai prendere in considerazione l’idea di pagarli solo se li utilizzi insieme ad altri.

Avvolgendo

Essendo una persona che prova costantemente app per la produttività, passo spesso da un prodotto all’altro. Vimcal è attualmente il mio strumento preferito per condividere la mia disponibilità perché semplifica il lavoro di ricerca di orari che funzionino per le riunioni con persone di diversi fusi orari.

Nel frattempo, la routine è stata la mia arma preferita per unire le cose da fare e il mio calendario. La sua visualizzazione dell’agenda quotidiana mi aiuta a svolgere facilmente attività come l’invio di e-mail importanti o la ricerca di argomenti specifici.

Tuttavia, dato che Amie è ora disponibile pubblicamente senza un posto nella sua lista d’attesa e ha un’integrazione e-mail incorporata, puoi trascinare le e-mail per pianificarle come attività nel tuo calendario, ho intenzione di provarci anche io.