I migliori 8 strumenti di gestione dei progetti per il successo di ogni team

Che tu lavori come freelance o faccia parte di un team aziendale, hai bisogno di alcuni strumenti di produttività per tenere il passo con le attività in sospeso e le scadenze dei progetti. Tuttavia, oggi sul mercato ci sono centinaia di app di gestione delle attività e molte di esse non sono così preziose come si potrebbe pensare, soprattutto per team di varie dimensioni. Questo elenco include strumenti di gestione dei progetti che offrono funzionalità e praticità, indipendentemente dalle dimensioni del tuo team o dal settore in cui lavori.

1. Ideale per flussi di lavoro complessi: Asana

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Asana è uno strumento versatile di project management che ho trovato inestimabile per team di tutte le dimensioni. La mia caratteristica preferita è la sua capacità di suddividere flussi di lavoro complessi in attività e sottoattività gestibili. La possibilità di aggiungere descrizioni dettagliate, commenti, link e allegati direttamente alle attività mantiene tutto organizzato e accessibile.

Inoltre, la varietà di opzioni di visualizzazione aiuta Asana a distinguersi dai concorrenti come Trello. Che tu preferisca bacheche, elenchi, linee temporali o calendari, Asana consente a ogni membro del team di visualizzare le attività nel formato più adatto al proprio flusso di lavoro. Questa flessibilità è fondamentale per vedere il quadro generale e i dettagli più fini di un progetto.

Mi è piaciuto anche usare gli “Hacks” di Asana, una raccolta di scorciatoie da tastiera e le sue oltre 200 capacità di integrazione. Asana è accessibile sul Web, come app desktop per macOS e Windows e su dispositivi mobili per Android e iOS, assicurandoti di poter gestire i progetti da qualsiasi luogo.

2. Ideale per il monitoraggio visivo del progetto: lunedì

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Monday.com è un punto fermo nel mio flusso di lavoro quotidiano come content manager per un’agenzia di marketing digitale. Ciò che amo di Monday è la sua interfaccia semplice e colorata e le intuitive funzionalità drag-and-drop, che rendono facile per tutti nel team rimanere organizzati e produttivi, sia che lo usino nel loro browser, come app desktop o come app mobile.

La piattaforma ci consente di elencare progetti, processi e attività, assegnarli a specifici membri del team con pochi clic, quindi impostare aggiornamenti di stato per ogni attività. Sia che contrassegniamo qualcosa come “In corso”, “Bloccato” o “Completato”, questi aggiornamenti di stato mantengono tutti allineati per quanto riguarda la situazione attuale. Inoltre, le linee temporali ci consentono di monitorare i progressi e rispettare le scadenze, il che è essenziale per la vita in agenzia.

L’interfaccia di Monday è altamente adattabile, con modelli e opzioni di layout che soddisfano diversi stili di lavoro. Ogni membro del team può scegliere la vista più adatta alle proprie esigenze, una bacheca, un elenco o una cronologia, e impostare più spazi di lavoro e bacheche. E, naturalmente, la possibilità di automatizzare le attività è un enorme risparmio di tempo e l’impostazione di queste automazioni è semplice, anche senza esperienza di programmazione.

3. Ottimo per team più piccoli: Trello

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Trello è uno strumento di gestione progetti in stile bacheca Kanban semplice ma efficace, ideale per piccoli team e flussi di lavoro diretti. Consente ai team di creare bacheche, in cui le attività, rappresentate come schede, possono essere spostate tra varie etichette di elenco man mano che si procede. Sebbene il suo design minimalista sia eccellente per la gestione di attività semplici, Trello potrebbe non essere la scelta migliore per progetti complessi o organizzazioni più grandi con team estesi.

La forza di Trello sta nella sua semplicità. Puoi impostare tutte le bacheche di cui hai bisogno per organizzare le attività, sia per progetto, fase del flusso di lavoro o tipo di attività. Ogni scheda su una bacheca può essere personalizzata con descrizioni dettagliate, date di inizio e scadenza e allegati di file. Menzionare i membri del team nei commenti mantiene tutti aggiornati, rendendo la comunicazione semplice e centralizzata.

Tuttavia, Trello ha i suoi limiti, specialmente per le organizzazioni più grandi. La mancanza di viste avanzate, come swimlane o dashboard dettagliate delle attività, rende più difficile per i singoli gestire il proprio carico di lavoro all’interno di un team di grandi dimensioni. Anche la versione gratuita è in qualche modo limitata: non offre integrazioni e molte delle funzionalità più avanzate di Trello richiedono un piano a pagamento.

4. Il miglior strumento aziendale: Wrike

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Wrike è uno strumento di project management potente che ho trovato particolarmente adatto per team più grandi e progetti di livello aziendale. Il suo ampio set di funzionalità e le opzioni di personalizzazione lo rendono abbastanza versatile da gestire flussi di lavoro complessi in diversi settori.

Penso che le dashboard personalizzabili di Wrike siano un ottimo argomento di vendita. Apprezzo la facilità con cui è possibile impostare widget, note e altre risorse che promuovono la collaborazione e mantengono il team allineato. Inoltre, ogni spazio di lavoro può essere personalizzato con cartelle e progetti multipli, il che è particolarmente utile per i team di grandi dimensioni che gestiscono diverse iniziative contemporaneamente.

Il robusto set di funzionalità e viste di Wrike lo rende la scelta migliore per le organizzazioni più grandi che hanno bisogno di gestire progetti complessi con più parti in movimento. Non è solo un altro strumento di gestione dei progetti: è una soluzione completa che si adatta alle esigenze del tuo team.

5. Le migliori funzionalità di analisi: Hive

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Hive è uno strumento di project management che si distingue per il suo sviluppo guidato dall’utente e per le sue solide funzionalità di analisi. Puoi creare fino a tre dashboard per tracciare gli indicatori di prestazione chiave (KPI) e monitorare la produttività del team. Questa preziosa funzionalità identifica i colli di bottiglia in modo da poter risolvere i problemi prima che degenerino.

Ciò che rende Hive unico è il suo impegno nell’evolversi con le esigenze degli utenti. Con opzioni come diagrammi di Gantt, bacheche Kanban, tabelle, portfolio e visualizzazioni calendario, Hive ti consente di scegliere il layout più adatto al tuo flusso di lavoro. Le funzionalità di monitoraggio del tempo e timesheet ti consentono anche di misurare il numero di ore spese per le attività, il che è fondamentale per pianificare e rispettare le scadenze.

Hive brilla anche per le sue funzionalità di automazione delle attività e capacità di integrazione, proprio come Asana. Il suo sistema di messaggistica integrato funziona senza problemi per mantenere la comunicazione del team organizzata e accessibile.

6. Il miglior spazio di lavoro all-in-one: Notion

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Notion è più di un semplice strumento di gestione dei progetti; è uno spazio di lavoro all-in-one che ha trasformato il modo in cui molte persone organizzano e gestiscono il proprio lavoro. La forza di Notion sta nel creare uno spazio di lavoro integrato e senza soluzione di continuità. Tutto è organizzato in spazi di lavoro, a cui puoi aggiungere pagine per singoli progetti, attività o note dettagliate. Queste pagine funzionano quasi come un wiki personale, il che significa che puoi strutturare le informazioni esattamente come ti servono.

Adoro anche le opzioni di visualizzazione flessibili di Notion, perché aiutano a rimanere organizzati e ad avere una visione d’insieme del proprio lavoro.

Tuttavia, Notion non è progettato per competere con strumenti di project management più sofisticati quando si tratta di funzionalità avanzate come diagrammi di Gantt, monitoraggio del tempo o estese integrazioni di app. Per team più piccoli o per coloro che apprezzano uno spazio di lavoro ordinato e personalizzabile, credo che Notion sia una soluzione ideale per combinare la gestione dei progetti con la presa di appunti e altre attività di produttività essenziali.

7. Il migliore per la gestione assistita dall’intelligenza artificiale: ClickUp

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ClickUp è una potenza quando si tratta di gestione dei progetti assistita dall’intelligenza artificiale, offrendo una soluzione completa che si adatta alle esigenze sia dei piccoli team che delle grandi aziende. Come persona che ha sperimentato in prima persona i vantaggi dell’intelligenza artificiale nella semplificazione dei flussi di lavoro, ho scoperto che le funzionalità intelligenti di ClickUp sono rivoluzionarie nella gestione efficiente di progetti complessi.

Ad esempio, l’automazione delle attività basata sull’intelligenza artificiale di ClickUp può gestire attività ripetitive, stabilire le priorità dei flussi di lavoro e prevedere le tempistiche dei progetti in base ai dati storici. Ciò consente di risparmiare tempo e garantisce che il team resti in carreggiata con un intervento manuale minimo. L’intelligenza artificiale aiuta anche a ordinare le attività per identificare potenziali colli di bottiglia, offrendo soluzioni proattive prima che i problemi degenerino.

Inoltre, l’integrazione di report e insight basati sull’intelligenza artificiale di ClickUp può essere estremamente utile. Lo strumento può analizzare i dati del progetto e generare report che evidenziano le prestazioni del team, i tassi di completamento delle attività e le potenziali aree di miglioramento. Questo livello di insight è inestimabile per prendere decisioni informate e ottimizzare i flussi di lavoro.

8. Migliore opzione a bassa codifica: Quickbase

Prezzo: prova gratuita di 30 giorni, prezzi a partire da $ 35/mese

Quickbase è lo strumento di project management di riferimento per i team che necessitano di funzionalità potenti senza una ripida curva di apprendimento. Come persona che apprezza l’efficienza e la semplicità, ho scoperto che Quickbase è particolarmente adatto per team e project manager meno esperti di tecnologia che vogliono impostare e gestire progetti senza impantanarsi in complesse codifiche o integrazioni.

Il principale punto di forza di Quickbase è il suo approccio no-code alla gestione dei progetti. Impostare flussi di lavoro, automatizzare le attività e integrarsi con altre app è semplice e non richiede alcuna competenza tecnica. Questo, unito alla sua interfaccia intuitiva, semplifica la creazione di dashboard, la creazione di applicazioni e l’organizzazione di elenchi di attività.

Quickbase si integra perfettamente con un’ampia gamma di altri strumenti e piattaforme. Offre inoltre eccellenti capacità di reporting, il tutto senza supporto IT. Ciò ti consente di prendere decisioni basate sui dati e di tenere traccia dei progetti con il minimo sforzo.

Ognuna delle app di gestione delle attività elencate sopra ha il suo set di vantaggi e svantaggi. Per la maggior parte dei team, decidere quali funzionalità sono necessarie e quale layout funzionerà meglio per i propri progetti è solo una questione di decidere quali funzionalità sono necessarie e se si tratta di progetti complessi o semplici.

Credito immagine: DepositPhotos . Tutti gli screenshot sono di Megan Glosson.