12 funzioni per utilizzare in modo efficace Google Calendar for Business

Google Calendar è uno strumento utile per gestire appuntamenti, riunioni e altri eventi. Insieme alle sue utili funzionalità per uso personale ci sono quelle per scopi di lavoro. Non sei sicuro di quali funzionalità di Google Calendar funzionerebbero bene per le aziende? Questa guida include diversi che potresti aver perso.

1. Impostare un programma di appuntamenti

Disponibilità: tutti gli account Google

Non è necessario investire in costosi software di pianificazione per lavorare con gli appuntamenti. Puoi utilizzare la funzione di pianificazione degli appuntamenti integrata di Google Calendar.

• Seleziona una data e un’ora nella schermata del calendario principale e scegli “Programma appuntamenti”. Aggiungi un nome e fai clic su “Imposta la pianificazione”.

• Quando la barra laterale si apre a sinistra, scegli “Durata appuntamento” nella rispettiva casella a discesa oppure seleziona “Personalizzato” per scegliere una durata non in elenco.

• Sotto “Disponibilità generale”, scegli se desideri che il programma si ripeta settimanalmente, quindi aggiungi l’ora di inizio e di fine per ogni giorno. Puoi anche selezionare un fuso orario.

• Le opzioni rimanenti in questa prima schermata includono la finestra di pianificazione, la disponibilità regolata, le impostazioni dell’appuntamento prenotato, i calendari controllati per la disponibilità e il colore. Fai clic su “Avanti” quando hai finito.

• Per accompagnare il programma degli appuntamenti, imposta e personalizza una pagina di prenotazione con quanto segue:

• Foto e nome della pagina di prenotazione : visualizza in anteprima il nome del tuo account Google e la foto del profilo.
• Posizione e conferenza : scegli dove e come incontrarti: Google Meet, di persona, telefonata o da specificare in seguito.
• Descrizione : spiegare il servizio o includere note che compaiono sia nella pagina che nell’e-mail di conferma.
• Modulo di prenotazione : scegli i campi che gli altri devono completare nella pagina e, facoltativamente, richiedi una verifica via email.
• Conferme di prenotazione e promemoria : oltre a creare un invito di Google Calendar, puoi abilitare il promemoria via email e scegliere quando inviarlo.

• Fare clic su “Salva” per visualizzare un evento pop-up per il programma degli appuntamenti. Visualizza la tua pagina di prenotazione, condividi il tuo programma o la tua pagina o visualizza le tue prenotazioni.

Quando un ospite desidera fissare un appuntamento sulla tua pagina di prenotazione, sceglie la data e l’ora e compila il modulo.

2. Imposta l’orario di lavoro e la posizione

Disponibilità: richiede un piano Google Workspace

Con così tante persone che lavorano da casa o svolgono una situazione di ufficio ibrido, potresti voler far sapere ai tuoi colleghi o al tuo team quando e dove lavori in un dato giorno. Puoi impostare l’orario di lavoro e la posizione per ogni giorno della settimana lavorativa in Google Calendar.

• Apri il menu Impostazioni utilizzando l’icona a forma di ingranaggio e scegli “Impostazioni”.

• Espandi “Generale” a sinistra e seleziona “Orario di lavoro e luogo”.

• A destra, seleziona la casella “Abilita orario di lavoro”, quindi seleziona i giorni in cui aggiungere l’orario di lavoro.

• Inserisci l’ora di inizio e di fine per ogni giorno. Per aggiungere un secondo intervallo di tempo per lo stesso giorno, fai clic sul segno più all’estrema destra. Tieni presente che puoi scegliere un solo luogo per suddividere le ore in un solo giorno.

• Inserisci la posizione per ogni intervallo di tempo in ogni giorno lavorativo utilizzando il menu a discesa sulla destra. Se selezioni “Un altro ufficio” o “Da qualche altra parte”, puoi inserire il nome della posizione.

3. Visualizza i tuoi approfondimenti sul tempo

Disponibilità: richiede un piano Google Workspace

Ti chiedi mai quanto tempo dedichi alle riunioni? Utilizzando Time Insights in Google Calendar, puoi vedere dove trascorri il tuo tempo e con chi, permettendoti di apportare modifiche.

• Apri il menu principale utilizzando l’icona a tre righe in alto a sinistra.

• Sotto la casella di ricerca, espandi “Time Insights”. Vedrai un’istantanea rapida a seconda della visualizzazione del calendario corrente. Ad esempio, se selezioni la visualizzazione “Settimana” in alto a destra, vedrai un riepilogo della settimana che stai visualizzando.

• Per i dettagli completi su Time Insights, fai clic su “More Insights”, che apre la barra laterale sulla destra. Gli intervalli di tempo visualizzati per gli elementi seguenti si basano sulla visualizzazione del calendario che utilizzi. È possibile passare da settimana, mese e anno.

• Nella parte superiore della barra laterale, vedrai un “Time Breakdown” con un grafico a torta che mostra il tempo trascorso. Usa le schede in alto per passare da “Per tipo” a “Per colore”.

• Sotto “Time Insights” c’è la sezione “Time in Meetings”, dove vedrai una media giornaliera, quale giorno è più speso nelle riunioni e riunioni ricorrenti rispetto a una tantum.

• In fondo, vedrai “Persone con cui ti incontri” per sapere con chi trascorri più tempo nelle riunioni, il numero di ore e quando li incontrerai la prossima volta.

4. Pianifica il tempo di concentrazione

Disponibilità: richiede un piano Google Workspace

Abbiamo tutti bisogno di quel po’ di tempo ogni giorno o settimana per concentrarci su un particolare compito o due. Programmando Focus Time in Google Calendar, puoi consolidare quell’ora sul tuo calendario e far sapere agli altri senza muovere un dito.

• Nella schermata principale del calendario, fai clic sulla data e sull’ora e seleziona “Ora messa a fuoco” nella finestra pop-up.

• Facoltativamente, inserisci un titolo diverso, quindi modifica la data e l’ora o rendilo un evento ricorrente.

• Seleziona le caselle per sfruttare le funzionalità di Focus Time. Questi includono la disattivazione delle notifiche di chat e il rifiuto automatico degli eventi durante il periodo di tempo. Puoi rifiutare solo nuovi inviti o riunioni nuove ed esistenti.

• Nel campo Messaggio, inserisci la risposta da inviare (o utilizza quella predefinita) quando rifiuti l’evento.

• Completa tutti i campi rimanenti, incluso il luogo della riunione , la descrizione o la notifica, quindi fai clic su “Salva” per inserire l’evento Focus Time nel tuo calendario.

5. Creare una risposta fuori sede

Disponibilità: richiede un piano Google Workspace

Se stai prendendo una vacanza in famiglia o hai bisogno di un giorno per motivi personali, puoi impostare una risposta fuori sede per gli altri che ti invitano alle riunioni.

• Nella schermata del calendario principale, fai clic sulla data e sull’ora e seleziona “Fuori sede” nella finestra pop-up.

• Facoltativamente, inserisci un nome evento diverso e modifica la data e l’ora o rendilo un evento ricorrente.

• Seleziona la casella per rifiutare automaticamente le riunioni e scegli nuove riunioni o quelle nuove ed esistenti. Come l’evento Focus Time, puoi anche includere un messaggio specifico per accompagnare i tuoi rifiuti.

• Seleziona “Salva”.

6. Preparare le note della riunione

Disponibilità: richiede un piano Google Workspace

Prendere appunti durante le riunioni offre a te e ai tuoi partecipanti un comodo riferimento. Puoi includere la data, l’ora, i partecipanti, le attività e le note creando automaticamente le note della riunione o un modello da un evento di Google Calendar.

Crea note

• Per prendere appunti immediatamente, fai clic una volta per aprire la finestra a comparsa dell’evento e seleziona “Prendi appunti sulla riunione”.

• Google Documenti si aprirà in una nuova scheda del browser con le note della riunione pronte.

• Accedi alle note dal pop-up dell’evento in Google Calendar selezionando l’icona.

Crea il modello di note

• Per creare il modello delle note sulla riunione, fare doppio clic per aprire la pagina dei dettagli dell’evento e selezionare “Crea note sulla riunione” nell’area Descrizione.

• Con l’icona di Google Documenti nella descrizione, seleziona “Salva” in alto.

• Fare clic sull’icona delle note di Google Documenti nella Descrizione per aprire e acquisire le note utilizzando il modello.

7. Accorcia automaticamente gli eventi

Disponibilità: tutti gli account Google

Sembra che ad ogni riunione ci sia almeno una persona che arriva in ritardo perché scappa dalla riunione precedente. Con la funzione Speedy Meetings di Google Calendar, puoi impostare le riunioni in modo che terminino automaticamente in anticipo, consentendo a tutti di rispettare gli altri impegni.

• Apri il menu Impostazioni utilizzando l’icona a forma di ingranaggio e scegli “Impostazioni”.
• Espandi Generale a sinistra e seleziona “Impostazioni evento”. A destra, seleziona la casella “Riunioni veloci”.

• Noterai che la durata predefinita delle riunioni viene modificata di cinque minuti per riunioni di 30 minuti o di 10 minuti per riunioni più lunghe.

Tutti gli eventi pianificati con la funzione Speedy Meeting abilitata regolano automaticamente l’ora per impostazione predefinita. Se necessario, puoi comunque modificarlo all’ora che preferisci.

8. Rispondi che ti unirai virtualmente

Disponibilità: richiede un piano Google Workspace

Se lavori in un ambiente ibrido o hai momenti in cui devi partecipare a una riunione virtualmente piuttosto che di persona, puoi assicurarti che l’organizzatore sappia che stai partecipando tramite mezzi digitali con un semplice clic.

• Apri l’invito all’evento facendo clic su di esso nella pagina principale del calendario. Seleziona la freccia di risposta “Sì” accanto a “Parteciperai?” in basso e scegli “Sì, accedi virtualmente”.

• Puoi anche selezionare questa opzione nella pagina dei dettagli dell’evento nel menu a discesa “RSVP”.

Quando l’organizzatore visualizza l’evento in Google Calendar, vedrà l’icona della videocamera accanto al tuo nome e potrà passare il mouse sopra l’icona per vedere che parteciperai virtualmente.

9. Incorpora Google Calendar sul tuo sito o blog

Disponibilità: tutti gli account Google

Forse sei responsabile di un calendario aziendale, organizzi eventi di beneficenza, alleni una squadra sportiva o qualcosa di simile, dove condividere il tuo calendario su un sito Web o un blog è essenziale. Puoi incorporare il Google Calendar di tua scelta, rendendolo disponibile a coloro che hanno bisogno di rimanere in pista.

• Apri il menu Impostazioni utilizzando l’icona a forma di ingranaggio e scegli “Impostazioni”.
• Seleziona il calendario a sinistra, sotto “Impostazioni per il mio calendario” e scegli “Integra calendario”.

• Copia il codice nel campo “Embed code” a destra.

• Per modificare prima il codice, fai clic su “Personalizza” sotto il campo “Codice da incorporare”.

• La schermata Google Embeddable Calendar si aprirà in una nuova scheda. Utilizza le opzioni a sinistra per scegliere cosa mostrare o nascondere, regolare la larghezza e l’altezza, selezionare un colore di sfondo e un bordo, scegliere la visualizzazione predefinita e iniziare con il giorno e altro ancora. Vedrai un’anteprima delle modifiche sulla destra.

• Una volta che hai impostato tutto nel modo desiderato, usa il pulsante “Copia” in alto accanto al campo “Codice incorporato” per inserire il codice negli appunti.

Incolla il codice nell’editor del tuo sito web, invialo via email al tuo sviluppatore, salvalo in una nota, ecc.

10. Invia un’e-mail agli ospiti dell’evento

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Che si tratti di un cambio di programma dell’ultimo minuto, di note aggiuntive per una riunione o di un elemento di cui hai bisogno prima di incontrare il tuo team, ti consigliamo di metterti in contatto con i partecipanti. Google Calendar ti offre un modo rapido e semplice per inviare e-mail agli ospiti dell’evento tramite l’applicazione.

• Apri l’evento nella pagina principale del calendario e seleziona l’icona “Invia email agli invitati” a destra della sezione Invitati.

• In alternativa, apri la pagina dei dettagli dell’evento e seleziona l’icona “Invia email agli invitati” nella sezione Invitati.

• Quando viene visualizzata la finestra del nuovo messaggio, controlla la tua scelta tra le opzioni in alto: invia il messaggio solo a chi ha accettato e copia te stesso.

• Inserisci il tuo messaggio e, facoltativamente, regola la riga dell’oggetto, che per impostazione predefinita è il titolo dell’evento, e premi “Invia”.

11. Controllare i conflitti di calendario

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Assicurati che la persona di cui vuoi visualizzare il calendario sia nella tua organizzazione o abbia condiviso il suo calendario con te. Se vedi un asterisco accanto a un invitato, significa che non puoi visualizzare la sua disponibilità.

Ci sono un paio di modi diversi per visualizzare il programma di qualcuno.

Cerca persone

• Nel menu principale a sinistra, inserisci il nome della persona nella casella “Cerca persone”. Vedrai i loro eventi nel calendario principale insieme ai tuoi.

• Per organizzare un evento con loro, fai clic su “Crea -> Evento” in alto a sinistra e completa i dettagli dell’evento nella finestra pop-up.

Trova un orario

• Fai clic su una data e un’ora nella pagina del calendario principale oppure apri la pagina dei dettagli dell’evento e seleziona “Trova un orario”.

• Inserisci il nome dell’invitato nel campo “Aggiungi ospiti” per vedere il suo calendario accanto al tuo.

• Completa normalmente i dettagli dell’evento e seleziona “Salva”.

12. Aggiungi automaticamente collegamenti alla videoconferenza

Disponibilità: tutti gli account Google

L’aggiunta automatica di un collegamento per una videoconferenza agli eventi di Google Calendar che crei è un enorme risparmio di tempo. Per impostazione predefinita, utilizza Google Meet come applicazione preferita.

• Visita la Console di amministrazione , espandi “App -> Google Workspace” a sinistra e seleziona “Calendario”. Sulla destra, apri le “Impostazioni di condivisione”.

• Accanto a Videoconferenza, seleziona le caselle per rendere Google Meet il tuo provider predefinito e aggiungi automaticamente i link agli eventi che crei. Seleziona “Salva”.

• Quando imposti un nuovo evento, fai clic sul pulsante “Aggiungi videoconferenza di Google Meet”. Il collegamento verrà incluso in tutti gli inviti inviati ai partecipanti.

Domande frequenti

Posso accettare pagamenti per i programmi degli appuntamenti in Google Calendar?

Se hai collegato Stripe al tuo Google Calendar, puoi richiedere pagamenti per gli ospiti che prenotano appuntamenti tramite la tua pagina di prenotazione.

Durante la configurazione dei programmi degli appuntamenti di cui sopra, vedrai l’opzione per attivare i pagamenti nella pagina di prenotazione . Seleziona la casella accanto a “Richiedi pagamento al momento della prenotazione” e inserisci l’importo, la valuta e la politica di cancellazione.

Posso chattare con gli ospiti dell’evento di Google Calendar invece dell’email?

Quando apri il tuo evento di Google Calendar per selezionare l’icona dell’email, noterai un’icona a sinistra che ti consente invece di chattare. Seleziona quel pulsante e Google Chat si aprirà in una nuova scheda per iniziare la conversazione.

Tieni presente che la funzionalità di chat richiede un account Google Workspace.

Posso utilizzare un’app di videoconferenza diversa tramite Google Calendar?

Credito immagine: Pixabay . Tutti gli screenshot di Sandy Writtenhouse.