Microsoft Office 365 で封筒を差し込む手順ガイド

主な注意事項

  • 効率を上げるために、Word の差し込み印刷ウィザードを活用します。
  • 受信者リストが Excel で整理されていることを確認します。
  • 最適なプレゼンテーションのために封筒の設定を調整します。

郵送を効率化: Microsoft Office 365 で効率的に封筒を差し込む方法

大量のメールを送るための封筒の作成は大変な作業ですが、Microsoft Office 365 の差し込み印刷機能を使えば、シームレスに作業できます。このガイドでは、すぐに封筒を設定して印刷する手順を順を追って説明します。

差し込み印刷封筒のステップバイステップガイド

ステップ1: Wordを起動して新しい文書を作成する

Microsoft Word を開き、新しい空白のドキュメントを開始します。

ステップ2: メールタブに移動する

差し込み印刷機能にアクセスするには、ツールバーの「差し込み文書」タブに移動します。

ステップ3: 差し込み印刷を開始する

「差し込み印刷の開始」をクリックし、ドロップダウン メニューから「ステップ バイ ステップの差し込み印刷ウィザード…」を選択します。

ステップ4: 文書の種類として封筒を選択する

ウィザード内で、ドキュメントの種類として「封筒」を選択します。

ステップ5: ドキュメントレイアウトを構成する

「ドキュメントレイアウトの変更」オプションを選択して、開始ドキュメントを設定します。

ステップ6: 封筒オプションにアクセスする

封筒のデザインをカスタマイズするには、「封筒オプション…」をクリックします。

ステップ7: 封筒のサイズを選択する

封筒オプションダイアログから、希望する封筒サイズを選択します。

ステップ8: 住所のフォントをカスタマイズする

配送先住所と返送先住所の両方のフォント スタイルを変更して、プロフェッショナルな外観にすることもできます。

ステップ9: 設定を確認する

「OK」をクリックして封筒の設定を確定します。

ステップ10: 受信者リストを準備する

受信者のリストがすでにファイルに保存されている場合は、「既存のリストを使用する」を選択します。

ステップ11: リストを参照して選択する

「参照」をタップしてファイルを見つけ、受信者の詳細を含む Excel シートを選択します。

ステップ12: データシートを開く

使用する特定のデータシートを選択し、「開く」をクリックします。

ステップ13: 受信者の認証を確認する

「OK」をクリックして受信者データのインポートを確認します。

ステップ14: 受信者リストをフィルタリングする

並べ替えやフィルタリングのオプションを使用して、封筒の特定の受信者を選択できます。

ステップ15: アドレスブロックを挿入する

住所の指定されたスペースをクリックし、「アドレス帳…」を選択して住所の挿入を開始します。

ステップ16: アドレス指定のフィールドを一致させる

必要に応じて、「フィールドを一致させる…」をタップして、アドレス フィールドがインポートされたデータと適切に揃っていることを確認します。

ステップ17: アドレスの追加を完了する

住所フィールドが正しく一致したら、「OK」をクリックして、ドキュメントへの追加を続行します。

ステップ18: 追加要素を追加する

必要に応じて、挨拶文や電子切手を入れることもできます。

ステップ19: 封筒をプレビューする

メイン セクションで封筒のコレクションを表示し、各受信者の詳細を確認します。

ステップ20: 封筒を印刷または編集する

最後に、「印刷…」をタップして封筒を印刷するか、「個々の封筒を編集」を選択してさらにカスタマイズします。

追加のヒント

  • 書式エラーを回避するために、必ず封筒をプレビューしてください。
  • 効率的なマージのために、Excel ファイルを整理して最新の状態に保ちます。
  • 洗練された外観を実現するには、テンプレート オプションを活用します。

まとめ

Microsoft Office 365 で封筒を差し込む作業は、受信者リストを準備しておけば、簡単な作業です。説明されている手順に従うことで、受信者ごとに情報を手動で入力する手間をかけずに、封筒を効果的に作成し、カスタマイズできます。

結論

Microsoft Word の差し込み印刷機能を使用すると、封筒の郵送を効率的に管理できます。このガイドを活用することで、スムーズなプロセスを実現し、時間と労力を節約しながら、プロフェッショナルな雰囲気の文書を作成できます。

FAQ（よくある質問）

他の種類のドキュメントにも差し込み印刷を使用できますか?

はい、Microsoft Word で手紙やラベルなどを作成するために差し込み印刷を利用できます。

受信者リストの形式が異なる場合はどうなりますか?

リストを Excel 形式に変換したり、Word で直接新しいリストを入力したりできます。