Outlook で電子メールとメッセージテンプレートを作成して使用する

2023/12/10

主な注意事項

電子メールテンプレートを作成すると、電子メールの効率が向上します。
Outlook アプリと Web バージョンではテンプレート機能が異なります。
電子メールテンプレートの代替として下書きを使用します。

Outlook のメールテンプレートでコミュニケーションを効率化

Microsoft Outlookでメールテンプレートを作成・活用することで、定期的なコミュニケーションの管理における生産性を大幅に向上させることができます。マーケティング、ビジネス文書、個人的なメッセージなど、テンプレートを活用することで時間を節約し、メッセージの一貫性を保つことができます。このガイドでは、Outlookアプリ版とWeb版の両方で、メールテンプレートを簡単に作成・活用するための手順を解説します。

Outlook アプリでメールテンプレートを作成する手順ガイド

ステップ1: Outlookを起動して新しいメールを始める

まず、デバイスでMicrosoft Outlookアプリケーションを開きます。新しいメールを作成するには、「ホーム」タブの「新しいメール」 Ctrl + Shift + M ボタンをクリックするか、単に押して新しいメッセージウィンドウを開きます。

ステップ2:メールテンプレートをデザインする

新規メッセージウィンドウで、メールテンプレートを作成します。必要に応じて、テキスト、リンク、画像、署名など、関連するコンテンツを追加できます。定期的なメールによく添付するドキュメントも自由に追加できます。

ステップ3:テンプレートを保存する

テンプレートが準備できたら、「ファイル」メニューに移動し、「名前を付けて保存」を選択します。保存ダイアログで、「ファイルの種類」を「Outlookテンプレート（.oft）」に設定し、ファイル名を入力して「保存」をクリックします。デフォルトの保存場所は次のとおりです。

C:\Users\ \AppData\Roaming\Microsoft\Templates

プロのヒント:後でアクセスしやすいように別の場所を選択できます。

ステップ4:保存したテンプレートにアクセスする

保存したテンプレートを使用するには、.oft ファイルをダブルクリックして、必要なときにいつでも Outlook で開くだけです。

追加のヒントとコツ

送信する前にテンプレートが最新であることを確認してください。
さまざまな受信者向けにテンプレートを使用する場合は、テンプレートの本文に個人的なタッチを加えることを検討してください。
テンプレートカタログを整理しておくと、簡単にアクセスできます。

まとめ

Microsoft Outlook で電子メールテンプレートを作成して使用すると、デスクトップアプリと Web 上の Outlook のどちらを使用していても、効率が向上し、電子メール通信の一貫性が確保されます。

結論

このガイドに記載されている手順に従うことで、Microsoft Outlookでメールテンプレートを簡単に設定して活用できます。この強力な機能を活用して、時間を節約し、メール管理を改善しましょう。

FAQ（よくある質問）

Outlook で添付ファイル付きの電子メールテンプレートを作成するにはどうすればよいですか?

添付ファイル付きのメールテンプレートを作成するには、新しいメールを作成し、「挿入」タブに移動して「ファイルまたは画像の添付」を選択します。ファイルを添付したら、 「ファイル」 > 「名前を付けて保存」オプションを使用して、Outlookテンプレート形式でメールを保存します。

Outlook の下書きを電子メールテンプレートとして使用するにはどうすればよいですか?

下書きをテンプレートとして活用できます。書きかけのメールを下書きとして保存したら、「下書き」フォルダにアクセスし、その内容を新しいメールにコピーして、必要に応じて修正してください。メールを送信すると、下書きテンプレートとして利用できなくなりますのでご注意ください。