AI Copilot を使った Outlook のメール自動化：ステップバイステップガイド
主な注意事項
- Microsoft Copilot を使用して、電子メールを簡単に作成し、返信できます。
- Copilot の AI 機能を使用して、電子メールをすばやく要約します。
- コーチング機能を活用して、電子メールの明瞭性を向上させます。
Outlook の Microsoft Copilot でメールワークフローを効率化
毎日送信しなければならないメールの数に圧倒されていませんか？Microsoft Copilot がお手伝いします！Microsoft 365 アプリに統合されたこの高度な AI アシスタントは、Outlook でのメールタスクを自動化し、メールの下書き、返信、要約を簡単に作成できるようにします。このガイドでは、Copilot を活用してメールの生産性を向上させる方法をご紹介します。
メール自動化のステップバイステップガイド
ステップ1：メールを楽に作成する
/ Copilot を使ってメールを下書きするには、新規メールを作成し、本文にスラッシュ ( ) を入力するだけです。 「Copilot で下書き」オプションがポップアップ表示されます。これをクリックすると下書きウィンドウが開き、Copilot にプロンプトを送信できます。例えば、上司のパフォーマンスに関する懸念事項に対処する必要がある場合は、次のようなプロンプトを入力します。
業績評価に満足していません。上司に評価の見直しを依頼するメッセージを作成してください。
プロのヒント:生成オプションを利用すると、電子メールの下書きを最終決定する前に、そのトーンと長さを調整できます。
ステップ2：メールにシームレスに返信する
メールに返信する際は、「返信」または「全員に返信」ボタンをクリックしてください。Copilot が返信の候補をいくつか提示するので、その中から選択するか、「カスタム」オプションを使用して独自の入力内容に基づいて返信を作成することができます。
ステップ3：メールの要約を素早く生成する
時間に余裕がない場合は、Copilot を使って受信メールを要約することもできます。メール内の「Copilot による要約」オプションをクリックすると、簡潔な概要が表示されます。
ステップ4：コーチングを使ってドラフトを強化する
メールの下書きを改善するには、Copilotのコーチング機能をご利用ください。メールの下書きを作成後、OutlookリボンのCopilotアイコンをクリックし、このオプションを選択すると、トーン、明瞭さ、読者の感情に関する洞察に満ちたフィードバックが得られます。
プロのヒント: Copilot によって提供される各提案を確認して下書きを改良し、メッセージが効果的に伝わるようにしてください。
まとめ
Microsoft Copilot は、Outlook 内でのメールタスクを自動化するための便利なツールを提供します。メールの下書き作成からコンテンツの要約、コーチングによるメッセージの改善まで、Copilot は生産性向上に不可欠なリソースです。これらの機能を活用して時間を節約し、効果的なコミュニケーションを実現しましょう。
結論
Microsoft Copilot を使えば、Outlook でのメールの生産性を簡単かつ効率的に向上できます。AI を活用してメールの下書き、返信、要約を作成し、コーチングでコミュニケーションを改善することで、メール関連タスクが適切に管理されているという安心感を得ながら、より重要な業務に集中できます。
FAQ（よくある質問）
Microsoft Copilot は電子メールを自動的に送信できますか?
いいえ、Copilot はメールを自動送信できません。Copilot の主な機能は、メールの作成と修正を支援し、送信プロセスを自動で実行することなく生産性を向上させることです。
Microsoft Copilot は無料で使えますか?
Microsoft Copilot は無料版と有料版の両方でご利用いただけます。Windows 11 ユーザーは Copilot を無料でご利用いただけますが、Microsoft 365 サブスクリプションをお持ちの方は Outlook やその他の Microsoft 365 アプリケーション内で Copilot の全機能をご利用になれます。