Windows 11 の Outlook で Copilot を使い始める

2024/02/08

主な注意事項

Copilot は、電子メールの下書き、スレッドの要約、返信の提案を支援します。
Copilot Pro をサブスクリプションすると、さまざまなプラットフォームで利用できます。
AI によって生成されたコンテンツの正確性と明瞭性を常に確認してください。

Outlook の Copilot で生産性を最大化

OutlookのCopilot機能をマスターすれば、メールの作成と管理の効率を大幅に向上させることができます。このガイドでは、下書きの作成、メールの要約、返信の提案、そして完璧なメールエチケットの実践に役立つ、この強力なAIツールを活用するための包括的な手順をご紹介します。

OutlookでCopilotを使用する方法

Copilot は、さまざまなタスクを簡単に実行できるようにすることで、Outlook エクスペリエンスを向上させます。以下に重要な手順を示します。

ステップ1：新しいメールの下書きを作成する

Copilot を使用して電子メールの下書きを作成するには、次の手順に従います。

Outlookを起動します。
[ホーム]タブを選択します。
[新規]ボタンをクリックして、電子メール作成ツールを開きます。
「メッセージ」タブに移動します。
Copilotオプションを選択し、「Copilot で下書き」を選択します。
指定されたボックスに詳細なプロンプトを入力して、AI に電子メールの下書き作成を指示します。
生成オプションメニューで設定を調整して、トーンや長さを選択します。
ドラフトを作成するには、「生成」ボタンをクリックします。
生成された下書きを送信する前に確認してください。
(オプション) 追加の詳細を含む追加のプロンプトを作成して、下書きを改良します。
下書きを確定するには、「送信」ボタンを押してください。
(オプション)再生成ボタンを使用して、代替ドラフトを受け取ります。
最後に、「保存する」ボタンをクリックして、下書きをメールに組み込みます。

プロのヒント:送信する前に、下書きを編集して自分の意見に合っているかどうかを確認します。

ステップ2:メール返信を作成する

Copilot を使用して電子メールに返信するには、次の手順に従います。

Outlookを開きます。
受信トレイから返信したいメールを選択します。
「返信」ボタンをクリックします。
Copilot から提案された返信を選択するか、[カスタム]ボタンを選択して独自のプロンプトを提供します。

クイックノート:カスタムオプションを使用すると、カスタマイズされた応答の詳細を指定できます。
プロンプトボックスに入力して、Copilot に返信を生成させます。
生成オプションでトーンと長さの設定を選択します。
返信の下書きを受け取るには、[生成]ボタンをクリックします。
AI によって生成された返信の下書きを評価します。
(オプション) 追加のプロンプトを通じて詳細を追加します。
「送信」ボタンを押します。
(オプション)ドラフトの異なるバージョンには再生成を使用します。
返信をメールに含めるには、「保存する」ボタンを選択します。

完了すると、生成された返信が挿入され、電子メールを完了できるようになります。

ステップ3：メールを要約する

電子メールの概要を生成するには、次の手順を実行します。

Outlookを起動します。
受信トレイから要約するメールを選択します。
メールの上部にある「Copilot による概要」オプションをクリックします。

これらの指示を実行すると、Copilot はメールスレッドを評価し、要約を作成します。ただし、一度に分析できるスレッド数は限られているため、古いメールが要約に含まれない可能性があることにご注意ください。

ステップ4：副操縦士のコーチング

コーチングの提案を使用して電子メールの明瞭性を高めるには、次の手順に従います。

Outlookを開きます。
ホームをクリックします。
[新規]をクリックして、新しい電子メールの下書きを開始します。
いつも通りメールを書いてください。
[メッセージ]タブを選択します。
Copilot オプションをクリックし、「Copilot によるコーチング」を選択します。

注意:電子メールに返信しているときにもこの機能にアクセスすることができます。
提案を確認するには、[トーン]を選択します。
提案を実装し、必要に応じて電子メールを微調整します。
追加のフィードバックを得るには、「Clarity」を選択します。
明確さに関する提案を評価し、必要に応じて書き直します。
(オプション)コーチングの推奨事項を更新するには、 「再生成」をクリックします。

確認後、最終決定してメールを送信してください。コーチングは100文字を超えるメールに最適です。

追加のヒント

AI によって生成されたコンテンツは、送信する前に必ず検証してください。
Copilot の提案を改善するために、賛成と反対の評価メカニズムを活用してください。
高度な機能を利用するにはサブスクリプションの要件に注意してください。

まとめ

このガイドでは、メールの下書き作成、返信、メールの要約、コーチング提案の受信など、OutlookのCopilot機能を効果的に活用する方法の概要を説明しました。概要に従うことで、生産性とメールコミュニケーションスキルを向上させることができます。

結論

OutlookのCopilot機能を活用することで、メールの効率が大幅に向上します。下書き作成、要約、コーチング機能を活用してワークフローを効率化し、常に効果的かつプロフェッショナルなコミュニケーションを実現しましょう。ぜひCopilotの機能を活用し、フィードバックをお寄せいただき、継続的な改善にご協力ください。

FAQ（よくある質問）

Outlook で Copilot にアクセスするにはどのようなサブスクリプションが必要ですか?

Copilot にアクセスするには、Microsoft 365 Personal または Family とともに Copilot Pro のサブスクリプションが必要です。

Copilot をモバイルデバイスで使用できますか?

はい、Copilot はデスクトップエクスペリエンスと同様の機能を維持しながら、Outlook のモバイルバージョンでも利用できます。

AI が提案を提供する際の精度はどの程度ですか?

Copilot は役立つ提案を提供するように設計されていますが、ユーザーはコンテンツが自分のニーズを満たしているかどうか、正確性と適合性について確認する必要があります。