Qu’est-ce que Kanban et comment pouvez-vous l’utiliser ?

Vous avez peut-être entendu parler de Kanban, une technique de gestion de projet qui utilise des visuels pour démontrer un processus. Si vous pensez que cela pourrait être une option pour votre prochain projet, nous vous expliquons comment l’appliquer, les outils que vous pouvez utiliser et un exemple de projet utilisant la méthode Kanban.

Qu’est-ce que Kanban ?

Kanban est une méthode courante de gestion de projet agile utilisée dans de nombreuses industries, mais elle a commencé dans l’industrie manufacturière il y a des décennies.

Il a été développé dans les années 1940 par Taiichi Ohno, ingénieur industriel chez Toyota. L’intention était d’améliorer l’efficacité de la fabrication en utilisant un outil visuel pour démontrer le processus et assurer la transparence. En tant que structure de planification simple, Kanban a été utilisé pour contrôler le travail et gérer les stocks à chaque étape de la production. Le résultat a été une productivité accrue tout en réduisant les coûts en même temps.

Plusieurs années plus tard, c’est David J. Anderson qui a appliqué le système Kanban à l’industrie informatique et au développement de logiciels. Anderson a continué à développer davantage la méthode et ses concepts et a ensuite publié le livre Kanban: Success Evolutionary Change for Your Technology Business en 2010.

Comment fonctionne Kanban

Le mot Kanban est dérivé des deux mots japonais « Kan », qui signifie « signe », et « Ban », qui signifie « planche ». Cela fournit le visuel de base utilisé avec la méthode Kanban.

Imaginez un tableau, même un grand tableau blanc physique, avec des colonnes et des carrés répertoriés dans chacun. Le tableau représente le projet, les colonnes représentent les étapes et les carrés représentent les cartes.

Vous utilisez chaque carte comme une tâche, puis organisez les cartes dans les étapes en fonction de la priorité. Lorsque vous terminez une tâche, vous déplacez sa carte à l’étape suivante du projet et continuez ce processus jusqu’à ce que la tâche soit terminée.

Cela peut être aussi simple que de déplacer des tâches de l’étape «À faire» à l’étape «En cours» à l’étape «Terminé».

Il peut également être plus approfondi, selon le projet ou l’industrie. Par exemple, un projet informatique peut inclure des étapes pour « Backlog », « Planning », « Development », « Testing », « Deployment » et « Complete ».

Idéalement, les cartes se déplacent uniformément dans les étapes du plateau. Si les cartes passent à une étape et que cette étape est inondée de cartes qui n’avancent pas, vous avez trouvé un goulot d’étranglement dans le projet.

Tableaux Kanban en ligne

En raison de la popularité de Kanban, vous trouverez de nombreux outils Web pour utiliser cette méthode de gestion de projet. Bien que chacun puisse avoir son propre ensemble de fonctionnalités uniques, le concept de base de Kanban est à la base. Vous avez des tableaux, des étapes (également appelées listes) et des cartes.

Trello

Trello est un outil Kanban fantastique et un véritable favori avec son interface intuitive. Vous pouvez utiliser un arrière-plan différent pour chacun de vos tableaux, ce qui vous permet de reconnaître facilement celui que vous visualisez. Vous pouvez également copier ou déplacer facilement une liste (étape), trier automatiquement les listes et marquer les tableaux favoris pour un accès rapide.

Les principales fonctionnalités de Trello incluent :

• Plusieurs espaces de travail
• Modèles de tableau
• Automatisations
• Power-ups (add-ons)
• Listes de contrôle, étiquettes, dates d’échéance, pièces jointes et champs personnalisés pour les cartes

Plateformes : Trello est disponible sur Windows, Mac, Android, iPhone, iPad, Chrome, Edge, Firefox, Safari et le Web.

Tarification : gratuit avec les options d’abonnement Trello payantes qui incluent des tableaux illimités, un tableau de bord, des vues de calendrier et d’autres fonctionnalités.

Asana

Asana est une autre bonne option Kanban . Il propose une section pratique « Mes tâches » dans la navigation pour voir rapidement les tâches qui vous sont assignées. Vous pouvez également configurer des règles pour déplacer des tâches lorsque la date d’échéance approche ou créer des règles personnalisées avec un forfait Asana payant.

Les principales fonctionnalités d’Asana incluent :

• Applications et intégrations
• Dépendances et jalons
• Approbations
• Vues multiples
• Sous-tâches et tâches de suivi, commentaires, balises et collaborateurs pour les cartes

Plateformes : Asana est disponible sur Windows, Mac, Android, iPhone, iPad, Chrome, Edge, Firefox, Safari et le Web.

Tarification : gratuit avec les options d’abonnement Asana payantes qui incluent des formulaires, des rapports, des tableaux de bord illimités et d’autres fonctionnalités.

lundi.com

Un autre outil Kanban à découvrir est Monday.com . Avec lui, vous pouvez personnaliser la terminologie de votre article en fonction de votre projet. Par exemple, vous pouvez utiliser des termes tels que campagne, client, prospect ou une option personnalisée. Vous pouvez également enregistrer les tableaux que vous créez en tant que modèles pour de futurs projets.

Les fonctionnalités hors concours de Monday.com incluent :

• Plusieurs espaces de travail
• Notifications personnalisables
• Automatisations
• Applications et intégrations
• Responsables, statuts, dates d’échéance, journaux d’activité et pièces jointes pour les cartes

Plateformes : Monday.com est disponible sur Windows, Mac, Android, iPhone, iPad, Chrome, Edge, Firefox, Safari et le Web

Tarification : gratuit avec les options d’abonnement payantes de Monday.com qui incluent des éléments illimités, un tableau de bord, une vue du calendrier et d’autres fonctionnalités.

Pour des outils Kanban supplémentaires, vous pouvez également consulter ClickUp , MeisterTask , Wrike , Zoho Projects et Kanbanize . Gardez à l’esprit que certains outils peuvent n’avoir que des options payantes, alors assurez-vous de rechercher des offres d’essai gratuites à examiner avant d’acheter.

Comment utiliser Kanban : un exemple de processus

Si vous êtes prêt à essayer la méthodologie Kanban sur votre projet mais que vous ne savez pas par où commencer, nous parcourons un exemple et créons un nouveau projet à l’aide de Trello.

Créer le tableau et les étapes ou les listes

Pour commencer, sélectionnez votre outil, créez un compte, connectez-vous et dirigez-vous vers votre espace de travail principal pour créer un tableau.

• Dans l’espace de travail Trello principal, sélectionnez « Créer un nouveau tableau ».

• Entrez un « Titre du tableau » et sélectionnez un arrière-plan, un espace de travail et une visibilité, si vous le souhaitez. Cliquez sur « Créer ».

• Lorsque votre nouveau tableau s’ouvrira, vous ajouterez les étapes ou les listes de votre projet. Sélectionnez « Ajouter une autre liste », saisissez un titre, puis cliquez sur « Ajouter une liste ».

• Faites de même pour les étapes ou listes supplémentaires que vous souhaitez utiliser. Pour notre exemple de projet, nous créons les étapes « Idées », « À faire », « En cours », « Révision » et « Terminé ».

Ajouter des cartes aux étapes

Une fois que vous avez vos étapes ou vos listes, vous pouvez ajouter des cartes pour les tâches . Commencez par la première étape ou intégrez des tâches en cours ou déjà terminées que vous souhaitez ajouter pour le suivi.

• Sélectionnez « Ajouter une carte » et entrez le titre de la tâche.

• Une fois que vous avez créé une carte, vous pouvez l’ouvrir pour ajouter une description, des détails, une liste de contrôle, une étiquette, une date d’échéance ou un autre élément utile.

Déplacer les cartes entre les étapes

Au fur et à mesure que vous accomplissez des tâches, vous pouvez facilement déplacer les cartes vers l’étape ou la liste suivante du projet.

Dans Trello, vous pouvez simplement faire glisser une carte d’une liste à l’autre.

Alternativement, si vous avez la carte ouverte, vous pouvez choisir « Déplacer » et choisir l’étape ou la liste.

Tirez parti des fonctionnalités du tableau, de la liste et de la carte

Selon l’outil que vous sélectionnez, vous pouvez trouver d’autres fonctionnalités utiles pour travailler avec le tableau Kanban vous-même ou avec une équipe.

Certaines fonctionnalités incluent :

• Tableaux de partage
• Archivage d’une étape ou d’une liste
• Attribuer des cartes
• Rechercher, filtrer et trier
• Ajouter des commentaires de carte
• Y compris les étiquettes ou les étiquettes de carte

Questions fréquemment posées

Quelle est la différence entre un tableau Kanban et un tableau des tâches ?

Le tableau Kanban comprend des colonnes qui montrent la progression des tâches au fur et à mesure de leur progression dans un processus. Un tableau des tâches contient simplement une liste de tâches qui peuvent être cochées ou barrées au fur et à mesure qu’elles sont terminées.

Quelle est la différence entre Kanban et la méthodologie Scrum ?

Bien que Kanban et Scrum relèvent tous deux de la gestion de projet agile, il existe des différences distinctes entre les deux.

Scrum utilise une équipe avec des rôles définis, tels que Scrum Master et Scrum Product Owner. Le processus de tâche utilise des sprints qui sont des périodes définies, généralement quelques semaines ou un mois, et les modifications ont lieu à la fin d’un sprint.

Kanban peut utiliser une équipe, mais il n’y a pas de rôles définis pour les membres de l’équipe. Pour les tâches, il n’y a pas de périodes définies et des modifications peuvent être apportées à tout moment tout au long du processus.

Comment gérez-vous les flux avec Kanban ?

Quelque peu différent des autres techniques, Kanban se concentre sur le déplacement du travail à travers le processus plutôt que sur les personnes qui font le travail. Le but ultime est de terminer les tâches en temps opportun.

Crédit image : Pixabay . Toutes les captures d’écran de Sandy Writtenhouse.