Suivre les modifications dans Word et Google Docs : l’édition simplifiée

Le suivi des modifications est une option intégrée à Microsoft Word qui vous permet de surveiller les modifications apportées à un document. Le mode de suggestion est une fonctionnalité similaire dans Google Docs. C’est particulièrement utile en tant qu’outil de collaboration, mais vous pouvez également l’utiliser pour suivre les modifications apportées à vos propres documents, surtout si vous travaillez avec différentes versions du même document. Ce guide montre comment libérer la puissance du suivi des modifications dans Word et Google Docs pour permettre une révision et une révision efficaces des documents.

Comment activer le suivi des modifications dans Microsoft Word

Pour commencer à utiliser le suivi des modifications dans Microsoft Word, vous devez d’abord l’activer, quelle que soit la plate-forme que vous utilisez pour travailler sur votre document.

PC

Ouvrez un document et cliquez sur Réviser dans le menu du ruban en haut. Sélectionnez Suivi des modifications ou appuyez sur Ctrl + Shift + E pour activer ou désactiver le Suivi des modifications.

Si vous partagez votre PC avec d’autres personnes et que vous craignez qu’elles désactivent le suivi des modifications dans votre document, cliquez sur Verrouiller le suivi. Saisissez un mot de passe, puis appuyez sur OK.

Ensuite, cliquez sur le Volet de révision pour afficher les modifications que vous apportez pendant que vous modifiez le document en temps réel.

la toile

Si vous utilisez Word pour le Web, cliquez sur Réviser dans le menu du ruban, puis cliquez sur le menu déroulant qui indique Désactivé par défaut. Sélectionnez Tout le monde ou Juste à moi pour commencer à ajouter des révisions.

Mobile

Bien que le suivi des modifications soit disponible dans l’application Word pour Android, vous ne pouvez pas l’activer sans un abonnement Microsoft 365. L’application Word pour iOS vous permet uniquement d’afficher des documents, mais toutes les modifications sont réservées aux personnes disposant d’un compte payant.

Si vous en avez un, ouvrez le document dans votre application et appuyez sur Modifier en bas. (Nous utilisons l’application Android pour ce didacticiel.) Appuyez sur la petite flèche à droite de la barre en bas.

Appuyez sur Accueil, puis sélectionnez Réviser dans la liste. d’options.

Faites glisser votre doigt vers le bas jusqu’à ce que vous trouviez l’option Suivi des modifications et sélectionnez-la.

Comment ajouter des révisions dans Microsoft Word

Ajouter des révisions à un document est très simple. Supprimez du texte ou remplacez-le si nécessaire, comme vous le feriez normalement lors de la modification d’un document. La différence lors de l’utilisation du suivi des modifications est que toutes les modifications que vous apportez au document seront marquées.

Si vous devez insérer des instructions détaillées dans le document, faites-le via des commentaires. Utilisez votre souris pour mettre en surbrillance un morceau de texte spécifique, puis cliquez sur Réviser -> Nouveau commentaire. Écrivez les informations dans la zone de texte à droite.

Dans l’application Android, ajoutez des commentaires gratuitement. Accédez au texte dans lequel vous souhaitez commenter, puis passez à Réviser (comme expliqué ci-dessus) et appuyez sur Nouveau commentaire.

Écrivez votre commentaire ici et appuyez sur l’icône Envoyer. Le texte sera immédiatement mis en surbrillance et le commentaire sera visible en bas après avoir appuyé sur le texte.

Comment afficher ou masquer les modifications suivies dans Word

Vous pouvez afficher et masquer le suivi des modifications apportées à un document dans l’application Word pour ordinateur, ainsi que dans la version Web.

PC

Lorsque vous ouvrez un document qui a été précédemment modifié avec le suivi des modifications, les versions les plus récentes de Word ne vous montreront pas ces modifications par défaut (sauf les commentaires). Au lieu de cela, vous remarquerez des lignes verticales rouges dans les marges adjacentes au texte modifié.

Cliquez sur ces lignes pour rendre visibles les modifications. Votre document peut contenir plusieurs types de modifications. Le texte supprimé est barré, tandis que le texte ajouté est souligné. Si le texte a été formaté, des informations concernant le nouveau format seront ajoutées dans la marge de droite.

Vous pouvez alterner entre les différents modes d’affichage des modifications apportées au document en cliquant sur Réviser -> Liste déroulante Tous les balisages. Si vous souhaitez voir le document tel qu’il était au début, cliquez sur Original. Sélectionnez Aucun balisage si vous souhaitez voir le texte sans les modifications. Opter pour le Marquage simple n’affichera que les lignes verticales à côté du texte.

De plus, si vous cliquez sur Review -> Afficher le balisage, vous avez la possibilité d’afficher uniquement des types spécifiques de révisions, tels que Insertions et amp; Suppressions ou Formatage. De plus, vous pouvez choisir d’afficher toutes les révisions dans des Bulles sur le côté droit de l’écran.

Si vous souhaitez afficher uniquement les révisions d’une certaine personne, cliquez sur Réviser -> Afficher le balisage -> Afficher des personnes spécifiques.

la toile

Une fois que vous avez téléchargé le fichier précédemment modifié dans Word pour Web, vous pourrez immédiatement voir les modifications qui ont été apportées. Vous serez également informé que le suivi des modifications est activé.

Passez à la version subtile en cliquant sur Review -> Vue de balisage -> Balisage simple.

Mobile

Vous pouvez voir les révisions si vous ouvrez un document précédemment modifié avec le suivi des modifications. Vous pouvez également continuer l’édition de cette manière.

Comment accepter ou rejeter les modifications dans Word

Pour accepter une modification dans un document qui a été modifié avec le suivi des modifications, recherchez une révision et cliquez dessus avec le bouton droit. Sélectionnez soit Accepter [modifier] ou Rejeter [modifier], selon ce que vous devez faire.

Vous pouvez également consulter la barre d’outils ci-dessus (si vous utilisez l’application de bureau). Vous aurez quelques options supplémentaires disponibles, qui méritent d’être explorées. Accepter et passer au suivant ou Accepter toutes les modifications. Vous avez également la possibilité d’Accepter toutes les modifications et d’arrêter le suivi si vous avez terminé de modifier ce document.

Sur mobile, malheureusement, vous ne pourrez accepter ou refuser les modifications que si vous disposez d’un abonnement Microsoft 365. Si vous le faites, appuyez simplement sur la révision et sélectionnez l’icône appropriée dans le menu.

Comment inviter d’autres personnes à afficher ou à modifier

Cliquez sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit de votre écran, puis cliquez sur Partager encore une fois.

Vous devrez télécharger le document dans le cloud via OneDrive avant de pouvoir le partager avec d’autres.

Une fois cela fait, cliquez sur le champ Inviter des personnes pour saisir un nom ou une adresse e-mail. Par défaut, toute personne disposant du lien peut modifier. Vous pouvez modifier cela et autoriser uniquement les autres personnes à consulter les documents.

Incluez un message si vous le souhaitez et décidez si vous souhaitez toujours enregistrer automatiquement les modifications, puis appuyez sur Partager.

Vous pouvez également cliquer sur Obtenir un lien de partage en bas pour partager facilement via vos applications de messagerie préférées. Sur mobile, le bouton Partager se trouve en bas.

Comment activer le suivi des modifications dans Google Docs avec le mode suggestion

Dans Google Docs, le suivi des modifications est appelé mode de suggestion et est également disponible dans l’application Web et sur mobile.

PC

Ouvrez le document et cliquez sur Modification dans le coin droit de la barre d’outils, puis sélectionnez Suggérant.

Vous pouvez également activer le mode Suggestion en déplaçant votre souris vers la marge droite et en cliquant sur l’icône Suggérer des modifications.

Mobile

Ouvrez le document et appuyez sur les trois points dans le coin supérieur droit. Activez le bouton à côté de Suggérer des modifications.

Comment ajouter des suggestions dans Google Docs

Une fois le mode Suggestion activé, modifiez l’article comme vous le feriez normalement.

PC

Ces révisions seront marquées. Le texte que vous supprimez apparaîtra barré, tandis que le texte que vous ajoutez apparaîtra souligné. Des informations supplémentaires sont affichées dans des bulles pour chaque révision sur le côté.

Vous pouvez également laisser des commentaires spécifiques sur le texte en sélectionnant le texte en question et en cliquant sur l’icône + située sur le côté du document. lorsque vous passez votre souris sur le texte.

Ajoutez votre commentaire dans la case. Vous pouvez identifier d’autres membres de votre équipe en utilisant leur adresse e-mail. La personne que vous @mentionnez recevra un e-mail l’invitant à consulter le document.

Mobile

Pour commencer à modifier le document sur votre appareil mobile, appuyez sur l’icône de modification dans le coin inférieur droit. Ensuite, supprimez, ajoutez du texte et apportez les modifications nécessaires, comme d’habitude.

Si vous devez ajouter un commentaire, appuyez sur le bouton + et sélectionnez Commentaire lorsque vous avez terminé la modification. ✓. Pour afficher les bulles de chaque révision, appuyez sur l’icône en forme de message en haut. Appuyez sur l’icône

Comment accepter ou rejeter les modifications dans Google Docs

Lorsque vous ouvrez un document qui a été modifié et qui contient désormais plusieurs suggestions, vous verrez chaque suggestion et sa bulle correspondante sur la droite (si vous êtes sur un ordinateur de bureau). Sur mobile, ceux-ci sont masqués.

PC

Cliquez sur une bulle spécifique pour la développer. Pour accepter une modification, sélectionnez le signe ✓ et pour en refuser une, appuyez sur le X . Si vous n’êtes pas d’accord avec la suggestion faite, vous pouvez également laisser un commentaire dans la zone de réponse ci-dessous.

Une fois qu’une modification suggérée est mise en œuvre, le panneau de commentaires associé disparaîtra.

Pour les commentaires, cliquez sur le bouton ✓ une fois que vous avez modifié conformément aux instructions pour les supprimer de la vue.

Mobile

Appuyez sur une révision et décidez de l’accepter ou de la rejeter. Vous pouvez également ajouter une réponse. En haut, appuyez sur Tout afficher pour voir toutes les modifications, ou passez de l’une à l’autre en appuyant sur les flèches.

Comment inviter d’autres personnes à afficher ou à modifier

Si vous souhaitez inviter davantage de personnes à vous aider à modifier ce document, cliquez sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit.

Ajoutez des personnes ou des groupes via la barre en haut. Sur l’écran suivant, cliquez sur l’icône de lien ci-dessous et ajoutez-le au champ de message. Décidez si la personne que vous invitez peut être un Éditeur ou simplement un Commentateur ou Viewer, puis cliquez sur Envoyer.

Sur mobile, appuyez sur les trois points dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Partager et amp; exporter.

Sélectionnez Partager pour inviter d’autres personnes à consulter le document. Appuyez sur Gérer l’accès pour modifier les paramètres de confidentialité du document et générer un lien direct.

Copier-Coller avec suivi des modifications

Si vous vous demandez si le copier-coller conservera les modifications apportées à un document, la réponse est « Oui » pour Word et « Non » pour Google Docs.

Si vous copiez-collez dans le même document Word avec le suivi des modifications toujours activé, le texte changera de couleur et sera considéré comme une révision. Le copier-coller en dehors du document original vous donnera une copie du texte modifié.

Ce n’est pas le cas pour Google Docs, où vos modifications seront copiées, que le document de destination soit un nouveau ou le même document qui a été modifié.

Impression avec suivi des modifications

Si vous avez terminé les modifications, il serait préférable de désactiver le suivi des modifications afin que le document puisse être traité pour la publication, la publication ou l’impression.

Vous pouvez imprimer votre document Word même si la fonctionnalité est toujours activée et que vous n’avez pas encore résolu toutes les révisions. Assurez-vous de passer d’abord à Aucun balisage afin que toutes les modifications soient appliquées et que le marquage soit supprimé de la page. Si vous souhaitez imprimer le document original avant les révisions, cliquez sur Original.

Dans Google Docs, votre impression ne conservera pas la mise en forme existante et n’affichera pas les suggestions. Vous recevrez simplement une copie du document original. Si les modifications ont été ratifiées et marquées comme effectuées, vos impressions Google Docs seront propres et refléteront vos modifications.

Montage sur la voie rapide

Si vous travaillez fréquemment avec les deux plates-formes, il peut s’avérer utile de savoir comment convertir Google Docs en documents Microsoft Word (et vice-versa). versa). N’oubliez pas également de consulter ces modèles de gestion de projet gratuits pour Microsoft et Google.

Crédit image : DepositPhotos. Toutes les captures d’écran par Alexandra Arici.