Techniques efficaces pour organiser les e-mails dans Microsoft Outlook

Étape 1 : Configurer les dossiers dans Outlook

La configuration de dossiers permet d’organiser efficacement votre boîte de réception.

1.1 Application de bureau Outlook

1. Appuyez sur la Windows touche, tapez Outlook et ouvrez-le.
2. Cliquez sur l’ onglet Dossier et sélectionnez Nouveau dossier.
3. Nommez le dossier Boîte de réception unifiée et cliquez sur OK.

1.2 Version Web d’Outlook

1. Connectez-vous à Outlook sur le Web.
2. Faites un clic droit sur votre boîte de réception et choisissez Créer un nouveau dossier.
3. Entrez le nom du dossier et appuyez sur Enter.

Conseil de pro : assurez-vous que votre volet de dossiers est toujours développé pour éviter de manquer des dossiers.

Étape 2 : Déplacer les e-mails dans des dossiers

Organisez vos e-mails en les déplaçant vers les dossiers appropriés.

2.1 Déplacement manuel des e-mails

1. Sélectionnez un e-mail, cliquez sur Déplacer vers et choisissez le dossier que vous avez créé.
2. Vous pouvez également faire glisser et déposer l’e-mail dans le dossier.

2.2 Automatiser la relocalisation des e-mails

1. Faites un clic droit sur un e-mail et choisissez Créer une règle.
2. Sélectionnez Message et cliquez sur Règles.
3. Cochez l’ option De (expéditeur) et choisissez le dossier pour les futurs e-mails de cet expéditeur.
4. Effacez les règles existantes à l’aide de Windows + R, tapez outlook.exe /cleanrules et appuyez sur Enter.

2.3 Organisez vos dossiers de courrier électronique par ordre alphabétique

1. Ouvrez Microsoft Outlook.
2. Accédez à l’ onglet Dossier.
3. Sélectionnez Afficher tous les dossiers AZ.

Étape 3 : Implémenter les catégories Outlook

Les catégories permettent une couche d’organisation supplémentaire.

3.1 Client de bureau

1. Ouvrez l’application de bureau Outlook.
2. Dans la section Tags, sélectionnez Catégoriser.
3. Sélectionnez Toutes les catégories dans le menu déroulant.
4. Cliquez sur Nouveau dans la zone Catégories de couleurs.
5. Saisissez un nom, choisissez une couleur et attribuez une touche de raccourci, puis cliquez sur OK.

3.2 Application Web

1. Connectez-vous à Outlook.
2. Cliquez sur Paramètres.
3. Sélectionnez Général puis Catégories.
4. Appuyez sur + Créer une catégorie, nommez-la, choisissez une couleur et cliquez sur Enregistrer.

3.3 Trier et filtrer par catégorie

1. Cliquez sur la colonne Catégories dans l’en-tête de l’e-mail.
2. Utilisez le triangle à côté de l’en-tête Catégorie pour développer ou réduire les catégories.

Étape 4 : Activer les réponses automatiques

Configurez des réponses automatiques pour gérer les attentes lorsque vous êtes hors du bureau.

1. Ouvrez Outlook, accédez à Fichier > Informations > Gérer les règles et les alertes.
2. Accédez à l’ onglet Règles de messagerie et sélectionnez votre compte.
3. Cliquez sur Nouvelle règle.
4. Choisissez Appliquer la règle aux messages que je reçois.
5. Cochez Où se trouve mon nom dans la case À et cliquez sur Suivant.
6. Sélectionnez Répondre en utilisant un modèle spécifique.
7. Définissez Rechercher dans les modèles utilisateur dans le système de fichiers et choisissez votre modèle.
8. Cochez l’option sauf s’il s’agit d’une réponse automatique.
9. Nommez votre règle et cochez la case Activer cette règle.
10. Cliquez sur Terminer puis sur OK.

Étape 5 : Créer des tâches dans Outlook

Transformer des e-mails exploitables en tâches peut améliorer votre productivité.

5.1 Configuration des tâches

1. Sur l’écran principal d’Outlook, accédez à l’onglet Accueil sous Étapes rapides.
2. Cliquez sur Créer nouveau ou sélectionnez Nouvelle étape rapide, puis choisissez Personnalisé.
3. Nommez votre étape rapide et sélectionnez une action liée à la tâche.
4. Attribuez éventuellement une touche de raccourci et cliquez sur Terminer.
5. Cette étape rapide sera désormais disponible pour être sélectionnée dans votre boîte de réception.

5.2 Définition de rappels

1. Ouvrez Outlook et cliquez sur l’ icône À faire.
2. Sélectionnez « Me le rappeler » et définissez l’heure de rappel souhaitée.
3. Enregistrez vos modifications.

Étape 6 : Planifiez des nettoyages réguliers

Entretenez votre boîte de réception en définissant des nettoyages réguliers.

1. Accédez à Outlook.com.
2. Connectez-vous et accédez aux Paramètres.
3. Sélectionnez Général, puis Stockage.
4. Vérifiez l’espace utilisé par chaque dossier dans votre boîte aux lettres.
5. Définissez les périodes de conservation sur 3, 6 ou 12 mois et cliquez sur l’ icône Supprimer pour supprimer les e-mails inutiles.

Conseil de pro : une gestion cohérente de votre boîte de réception évite de manquer d’espace de stockage.

Comment récupérer un dossier supprimé dans Outlook ?

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