Utilisez cette astuce Outlook pour vous assurer que vos e-mails sont lus, mais n’en faites pas trop !
Notes clés
- Vous pouvez définir des rappels pour vous-même et pour votre destinataire.
- Les rappels garantissent que vos e-mails ne passent pas inaperçus.
- Utilisez cette fonctionnalité avec parcimonie pour éviter d’ennuyer vos contacts.
Maîtriser la gestion des e-mails : la fonctionnalité de rappel Outlook
Avez-vous déjà été frustré de ne pas recevoir de réponse à vos e-mails importants ? Ce guide vous explique comment utiliser la fonctionnalité « Ajouter un rappel » dans Outlook pour garantir que vos communications soient reconnues et traitées rapidement.
Comment utiliser la fonctionnalité Ajouter un rappel dans Outlook
Étape 1 : Rédiger un nouvel e-mail
Ouvrez Microsoft Outlook et créez un nouveau message. Assurez-vous d’indiquer l’adresse e-mail du destinataire et de rédiger votre message dans le corps du message. Vous êtes maintenant prêt à configurer le rappel.
Étape 2 : définir un rappel de suivi
Cliquez sur le bouton « Suivi » situé dans la section « Mots-clés » en haut de la fenêtre de l’e-mail. Dans le menu déroulant, sélectionnez « Ajouter un rappel ».
Étape 3 : Choisissez une date et une heure
Sélectionnez la date et l’heure de déclenchement du rappel. Cette fonctionnalité vous avertira, ainsi que le destinataire, à l’heure indiquée, garantissant ainsi que l’e-mail reste bien présent.
Conseil de pro : planifiez le rappel pas trop loin dans le temps pour garantir des réponses rapides.
Étape 4 : Envoyez votre e-mail
Après avoir ajouté le rappel, envoyez votre e-mail comme d’habitude. Votre destinataire verra l’e-mail marqué comme une tâche de suivi, augmentant ainsi ses chances de réponse.
Conseils supplémentaires
- Pensez à utiliser des lignes d’objet concises pour attirer immédiatement l’attention.
- Si les rappels sont ignorés, envoyez un bref e-mail.
- Soyez concis dans vos messages pour garantir clarté et urgence.
Résumé
Utiliser la fonctionnalité « Ajouter un rappel » dans Outlook peut améliorer considérablement votre taux de réponse aux e-mails. En définissant des rappels pour vous et vos destinataires, vous vous assurez que vos messages importants ne passent pas inaperçus.
Conclusion
En utilisant efficacement la fonction de rappel d’Outlook, vous pouvez améliorer vos communications par e-mail et augmenter vos chances de recevoir des réponses rapides. N’oubliez pas d’utiliser cette fonctionnalité avec discernement pour entretenir une relation positive avec vos contacts.
FAQ (Foire aux questions)
Puis-je définir des rappels pour les e-mails envoyés aux destinataires qui n’utilisent pas Outlook ?
Non, la fonction de rappel ne fonctionne que si l’expéditeur et le destinataire utilisent Outlook.
Y a-t-il une limite au nombre de rappels que je peux définir ?
Bien qu’il n’y ait techniquement aucune limite, des rappels excessifs peuvent ennuyer vos destinataires et conduire à des perceptions négatives.