Prendre des notes lors de réunions Teams avec Copilot : un guide étape par étape

Microsoft a parfaitement intégré Copilot à sa suite d’outils, permettant aux utilisateurs de tirer parti de cet assistant robuste pour enrichir leur expérience. Au sein de Teams, Microsoft Copilot est capable de noter efficacement les points lors des réunions, de retranscrire les dialogues, de résumer les discussions et d’identifier les points d’action, permettant ainsi à tous les participants de se concentrer sur les efforts de collaboration. Cet article vous guidera dans l’utilisation efficace de Copilot pour la prise de notes lors des réunions Teams.

Comment puis-je utiliser Copilot pour prendre des notes lors des réunions Teams ?

Pour activer Copilot pour la prise de notes dans les réunions Teams, vérifiez d’abord si votre organisation a accès à Copilot avec les licences Microsoft 365 appropriées (généralement de niveau entreprise) et si votre administrateur l’a activé pour votre compte. Il est également important de confirmer que vous avez accès aux fonctionnalités de Copilot dans Teams. En fonction de la politique de votre organisation, de l’étiquetage de sensibilité et des configurations de modèle, vous pouvez personnaliser le fonctionnement de Copilot pendant vos réunions.

Configuration de Copilot pour l’utilisation

1. Avant votre réunion, accédez à votre calendrier Teams et sélectionnez la réunion prévue.
2. Cliquez sur Options , puis sélectionnez Plus d’options.
3. Accédez à Copilot et choisissez l’une des trois options dans la liste déroulante.
   • Pendant et après la réunion : Copilot commence la transcription une fois la réunion démarrée. Vous pouvez activer Copilot dans les commandes de la réunion, ce qui vous invite à lancer la transcription. Sélectionnez Démarrer pour lancer à la fois Copilot et la transcription pour cette réunion.
   • Uniquement pendant la réunion : Copilot s’active via les commandes de la réunion. Il utilise des fonctionnalités de synthèse vocale pour générer des informations à partir du dialogue parlé au cours de la réunion.
   • Désactivé : cette option désactive Copilot pour la réunion, empêchant tout enregistrement ou transcription.

     

4. Cliquez sur Enregistrer .

Si vous n’avez pas accès à ces paramètres, veuillez consulter votre administrateur informatique. L’étape suivante consiste à activer la transcription. Suivez ces étapes :

Activation de la transcription

1. Accédez au centre d’administration Microsoft Teams .
2. Accédez à Réunions et sélectionnez Politiques de réunion .
3. Choisissez Enregistrement et Transcrire.
4. Recherchez le curseur Transcriptions et activez-le.
5. Pour Copilot, sélectionnez Activé avec transcription parmi les options disponibles.

En tant qu’organisateur de réunion, vous avez le pouvoir de déterminer si et comment les participants peuvent utiliser Copilot. De plus, vous pouvez gérer les paramètres Copilot pour les réunions que vous organisez, même si vous ne disposez pas d’une licence spécifique.

Une fois tous les paramètres configurés, vous pouvez utiliser Copilot en direct pendant une réunion. Pour commencer, démarrez ou rejoignez une réunion où Copilot est activé.

Capacités du copilote lors d’une réunion

• Si vous rejoignez la réunion 5 minutes après son début avec Copilot activé, vous recevrez un résumé pour vous aider à rattraper votre retard.
• Accédez à Copilot via les commandes de réunion et sélectionnez Afficher les invites pour voir une liste de commandes telles que Récapituler la réunion jusqu’à présent, Suggérer des questions de suivi, Répertorier différentes perspectives par sujet et Générer des notes de réunion.
• Une invite apparaîtra quelques minutes avant la fin de la réunion pour vous aider à conclure efficacement.
• En sélectionnant Ouvrir Copilot, vous pouvez consulter un résumé des principaux points de discussion et identifier les étapes suivantes. Vous pouvez également vous renseigner auprès de Copilot sur les questions ou sujets en suspens figurant à l’ordre du jour.

Comment puis-je accéder aux notes avec Copilot après la réunion ?

Une fois la réunion terminée, vous pouvez récupérer Copilot depuis le chat de la réunion ou depuis l’onglet Récapitulatif. Suivez ces étapes :

Récupérer des notes à partir de la conversation de réunion

1. Cliquez sur l’ icône Ouvrir Copilot située dans le coin supérieur droit du chat.
2. Copilot présentera ensuite des informations complètes basées sur le contenu du chat et le dialogue transcrit de la réunion.
3. Avant la réunion, vous pouvez dialoguer avec Copilot dans le fil de discussion comme s’il s’agissait d’une conversation normale. Cependant, une fois la transcription lancée, Copilot incorporera les détails de la conversation jusqu’à 24 heures avant la réunion, en plus de la transcription.

Récupérer des notes à partir de l’onglet Récapitulatif

1. Accédez à l’ onglet Récapitulatif dans la discussion de la réunion.
2. Cliquez sur l’icône Copilot pour consulter l’historique des conversations organisées par Copilot.

En résumé, vous pouvez facilement examiner et réviser les notes de réunion tout au long et après vos réunions à l’aide de commandes efficaces. Les notes peuvent également être distribuées à d’autres participants via OneNote ou Teams.

De plus, vous pouvez obtenir des résumés de réunion en temps réel pendant que les discussions sont en cours. Copilot peut vous aider à identifier et à mettre en valeur les éléments d’action délégués aux personnes pendant la réunion.

Si vous préférez prendre des notes manuellement, vous pouvez demander à Copilot de mettre en évidence des segments spécifiques, d’enregistrer des notes choisies ou de transcrire des dialogues importants au cours de la discussion. Il peut également proposer des suggestions intelligentes pour documenter des points en fonction du déroulement de la conversation.

Si vous êtes curieux de savoir quelle version de Microsoft Teams (Classique ou Nouvelle) répond le mieux à vos besoins, nous avons un guide séparé disponible.

Si vous avez des questions ou des commentaires concernant l’utilisation de Copilot pour la prise de notes dans les réunions Teams, n’hésitez pas à les partager dans la section commentaires ci-dessous. Nous apprécions vos commentaires !