Comment voir qui est en réunion dans Outlook ?

Le calendrier Outlook est un outil d’organisation efficace et utile si vous planifiez régulièrement des rendez-vous. Lorsque vous avez plusieurs réunions prévues tout au long de la journée, savoir qui assistera à la réunion peut garantir que l’événement est bien organisé. Microsoft Office 365 fournit d’excellents outils pour cela. Il fournit aux utilisateurs des calendriers numériques qui peuvent facilement suivre les événements du calendrier. Une fois que vous avez invité à une réunion, il vous suffit d’attendre la réponse virtuelle à l’invitation. Voici un guide étape par étape sur la façon de voir qui est dans une réunion dans Outlook.

Comment voir qui est en réunion dans Outlook ?

Après avoir créé une réunion, vous en devenez l’organisateur. En tant qu’organisateur, vous avez désormais accès à des informations que les participants n’ont pas. Si nécessaire, vous pouvez vérifier le statut des participants. Vous pouvez utiliser leurs adresses e-mail en plus de leurs réponses par e-mail en cas de besoin.

Suivez ces étapes pour suivre les membres :

1. Cliquez sur l’onglet Calendrier dans Outlook.

1. Ouvrez une réunion planifiée et cliquez sur l’ onglet Suivi .
2. Cela ouvre la liste des participants. Vous pouvez voir combien de personnes ont accepté, refusé ou n’ont pas encore répondu à une invitation dans la colonne de réponse.

Avis :

• Le participant n’est pas tenu d’envoyer une réponse. Par conséquent, s’ils n’ont pas enregistré la réponse, vous ne pourrez pas suivre leur présence à l’aide de l’application Calendrier Outlook. Vous pouvez contacter un membre invité qui n’a pas encore répondu.
• Seul l’organisateur de la réunion peut afficher l’option de suivi. Lorsqu’une réunion est hébergée à l’aide de Microsoft 365, les participants qui l’utilisent peuvent afficher la réunion.

Impression des listes des participants à la réunion

Lorsque la liste des participants est plus longue que vous ne pouvez vous en souvenir, une liste imprimée peut être utile. Suivez les étapes ci-dessous pour obtenir la liste et l’imprimer.

1. Accédez à la section Calendrier dans Outlook.
2. Double-cliquez sur une réunion planifiée sur le calendrier.
3. Allez dans la section  » Suivi  » et cliquez sur l’ onglet  » Copier l’état dans le presse-papiers « .

1. Vous pouvez maintenant coller cette liste dans votre document Word ou feuille Excel en appuyant sur Ctrl + V.
2. Vous pouvez maintenant imprimer cette liste.

Il n’existe aucun moyen de vérifier la date et l’heure des participants pour le moment. Si vous avez besoin d’un horodatage d’un participant, vous pouvez vérifier et enregistrer les notifications par e-mail reçues pour savoir quand vous avez reçu des réponses.

Résumé

Microsoft Outlook est utile lors de la planification d’une réunion de toute taille, et l’option de suivi vous aidera à suivre les participants. Vous pouvez facilement organiser une réunion avec cinq à cinq cents participants tout en gardant une trace du nombre de participants. Essayez les instructions ci-dessus pour suivre vos visiteurs. Faites-nous savoir en cas de suggestions.

Pourquoi les participants ne s’affichent-ils pas dans les réunions Outlook ?

Il peut y avoir plusieurs raisons pour lesquelles la liste des participants n’est pas remplie. Essayez de rechercher des problèmes sous-jacents tels qu’une mauvaise connexion Internet. Sans accès à Internet, Outlook ne pourra pas télécharger de données à partir d’un compte IMAP ou Exchange.

Vous pouvez également réinitialiser la vue du calendrier en redémarrant le programme. Dans la plupart des cas, cette astuce fonctionne.

Comment savoir qui a accepté une réunion dans Microsoft Teams ?

Vous pouvez voir qui a accepté la réunion dans Microsoft Teams. Pour le faire, suivez ces étapes:

1. Aller au calendrier . Il affiche le calendrier des rendez-vous et les rendez-vous pour la journée, la semaine ou la semaine de travail en cours. Cela dépend de l’option que vous avez sélectionnée pour la vue du calendrier.
2. Double-cliquez sur la réunion que vous souhaitez voir qui l’a acceptée.
3. Il ouvre les détails de la réunion tels que le nom de la réunion, la liste des participants, l’heure, etc. À droite de ces détails, vous verrez une barre de suivi.
4. Le tracker affiche le nom de l’hôte ainsi que le nom du participant.
5. Sous le nom de chaque participant, vous pouvez voir s’il a rejoint la réunion (surligné en vert), s’il s’est désabonné (surligné en rouge) ou provisoire (surligné en gris).

Contrairement à Outlook, dans Microsoft Teams, vous pouvez voir qui participe à une réunion même si vous n’êtes pas l’hôte.

Source : Le Club Windows