Comment utiliser les catégories Microsoft Outlook pour organiser les e-mails

Bien que les dossiers de Microsoft Outlook vous offrent une méthode pratique pour stocker les e-mails, vous souhaiterez peut-être un moyen de repérer facilement certains messages. À l’aide de catégories dans Outlook, vous pouvez attribuer une ou plusieurs étiquettes à code couleur à votre courrier électronique. Voyons comment utiliser les catégories dans Outlook sur Windows, Mac et le Web.

Comment attribuer une catégorie dans Outlook

Il existe plusieurs façons d’attribuer une catégorie à un e-mail dans Outlook. Les options varient en fonction de la plate-forme que vous utilisez.

Sous Windows, effectuez l’une des opérations suivantes :

• Faites un clic droit sur l’e-mail, passez à « Catégoriser » et choisissez une catégorie dans le menu contextuel.
• Sélectionnez l’e-mail, accédez à l’onglet « Accueil » et ouvrez le menu déroulant « Tags ». Cliquez sur le menu « Catégoriser » et choisissez une catégorie.
• Avec l’e-mail ouvert, allez dans l’onglet « Message » et ouvrez le menu déroulant « Tags ». Cliquez sur « Catégoriser » et choisissez une catégorie.

Vous verrez le nom et la couleur de la catégorie en haut de l’e-mail ainsi que dans la colonne « Catégories » de votre boîte de réception.

Sur Mac, effectuez l’une des opérations suivantes :

• Faites un clic droit sur l’e-mail, passez à « Catégoriser » et choisissez une catégorie dans le menu contextuel.
• Sélectionnez l’e-mail, accédez à l’onglet « Accueil » et ouvrez le menu déroulant « Tags ». Cliquez sur le menu « Catégoriser » et choisissez une catégorie.
• Avec l’e-mail ouvert, accédez à l’onglet « Message », ouvrez le menu déroulant « Catégoriser » et choisissez une catégorie.
• Sélectionnez « Message -> Catégoriser » dans la barre de menu et choisissez une catégorie.

Vous verrez le nom et la couleur de la catégorie en haut du message et dans la colonne « Catégories ».

Sur le Web, effectuez l’une des opérations suivantes :

• Faites un clic droit sur l’e-mail, passez à « Catégoriser » et choisissez une catégorie dans le menu contextuel.
• Sélectionnez l’e-mail, ouvrez le menu déroulant « Catégoriser » et choisissez une catégorie.

Vous verrez le nom et la couleur de la catégorie en haut de l’e-mail et à côté de la ligne d’objet dans votre boîte de réception.

Suivez le même processus pour votre plate-forme pour attribuer des catégories supplémentaires à un e-mail.

Attribuer une catégorie en un clic rapide sous Windows

Un autre moyen simple d’attribuer une catégorie à un e-mail dans Outlook sous Windows consiste à créer une action de clic rapide. Cela définit une catégorie par défaut, vous permettant de l’attribuer en cliquant sur l’indicateur dans la colonne « Catégories ». Au moment d’écrire ces lignes, la fonction Quick Click n’est disponible que sous Windows.

• Ouvrez le menu « Catégoriser » et choisissez « Définir un clic rapide ».

• Lorsque la petite fenêtre apparaît, utilisez la liste déroulante pour sélectionner la catégorie par défaut et cliquez sur « OK » pour l’enregistrer.

• Pour attribuer la catégorie par défaut avec Quick Click, cliquez sur l’indicateur dans la colonne « Catégories » à côté de l’e-mail dans votre boîte de réception.

Comment désattribuer une catégorie

Si vous utilisez vos catégories comme drapeaux temporaires ou si vous souhaitez simplement supprimer une catégorie d’un e-mail, vous pouvez également le faire.

Effacer une catégorie

Ouvrez le menu « Catégoriser » comme décrit ci-dessus et désélectionnez la catégorie que vous souhaitez supprimer.

Effacer toutes les catégories

Ouvrez le menu « Catégoriser » et choisissez « Effacer toutes les catégories » sous Windows, « Effacer tout » sur Mac ou « Effacer les catégories » sur le Web.

Comment organiser votre boîte de réception par catégorie

Bien que vous puissiez afficher les catégories de messages, vous pouvez organiser ou trier votre boîte de réception par catégories. Cela vous donne un moyen simple d’afficher tous les e-mails d’une catégorie classés par ordre alphabétique par nom de catégorie.

Sous Windows, cliquez sur l’en-tête de colonne « Catégories » ou choisissez « Catégories » dans la boîte de filtre/arranger/trier.

Sur Mac, cliquez sur l’en-tête de colonne « Catégories » ou sélectionnez « Affichage -> Réorganiser par -> Catégories » dans la barre de menus.

L’organisation par catégorie n’est pas une fonctionnalité sur le Web, à ce jour.

Comment gérer les catégories dans Outlook

Vous pouvez gérer votre liste de catégories dans Outlook en renommant ou en supprimant une catégorie. De plus, vous pouvez attribuer une touche de raccourci dans Windows ou ajouter une catégorie à vos Favoris sur le Web.

Ouvrez le menu « Catégoriser » comme décrit précédemment et sélectionnez « Toutes les catégories » sous Windows, « Modifier les catégories » sur Mac ou « Gérer les catégories » sur le Web.

Renommer une catégorie

Microsoft Outlook vous propose des catégories par défaut nommées pour les couleurs. Par exemple, vous avez la catégorie Bleu, la catégorie Rouge, la catégorie Vert, etc. Heureusement, vous pouvez renommer une catégorie comme vous le souhaitez et vous n’êtes pas coincé avec les noms de couleur.

Sous Windows, sélectionnez la catégorie, cliquez sur « Renommer », saisissez le nouveau nom et appuyez sur Enter.

Sur Mac, double-cliquez sur le nom, saisissez le nouveau et appuyez sur Return.

Sur le Web, sélectionnez l’icône Modifier (crayon), saisissez le nouveau nom et cliquez sur « Enregistrer ».

Supprimer une catégorie

Si vous souhaitez supprimer une catégorie, qu’il s’agisse d’une catégorie par défaut ou d’une catégorie que vous avez créée, vous pouvez le faire en quelques étapes seulement.

Sous Windows, sélectionnez la catégorie, cliquez sur « Supprimer » et confirmez en cliquant sur « Oui » dans la fenêtre contextuelle.

Sur Mac, sélectionnez la catégorie, cliquez sur le bouton du signe moins et confirmez en cliquant sur « Supprimer » dans la fenêtre contextuelle.

Sur le Web, cliquez sur l’icône Supprimer (poubelle) et cliquez sur « Supprimer » pour confirmer la suppression.

Attribuer un raccourci clavier à une catégorie sous Windows

Pour catégoriser plus rapidement votre courrier électronique, vous pouvez attribuer un raccourci clavier dans Outlook sous Windows.

Sélectionnez la catégorie et ouvrez la liste déroulante « Touche de raccourci » à droite. Choisissez la combinaison de touches que vous souhaitez utiliser et cliquez sur « OK » pour l’enregistrer.

Lorsque vous souhaitez attribuer une catégorie, sélectionnez l’e-mail dans votre boîte de réception et appuyez sur le raccourci clavier.

Ajouter une catégorie à vos favoris sur le Web

Pour un accès rapide à une catégorie, vous pouvez l’ajouter à vos Favoris dans Outlook sur le Web. Il sera affiché dans la section « Favoris » dans la barre latérale gauche.

• Cliquez sur l’étoile à droite d’une catégorie existante ou à droite du nom d’une nouvelle catégorie.

• Développez « Favoris » sur la gauche pour voir tous les e-mails de cette catégorie.

Comment créer une catégorie Outlook

Si vous souhaitez aller au-delà des catégories par défaut dans Outlook, vous pouvez créer la vôtre, vous permettant de lui donner un nom personnalisé et de choisir une couleur.

Créer une catégorie sous Windows

• Ouvrez le menu « Catégoriser » comme décrit précédemment, soit en cliquant avec le bouton droit de la souris, soit en ouvrant le menu « Tags », puis sélectionnez « Toutes les catégories ».
• Cliquez sur « Nouveau » sur le côté droit.

• Ajoutez l’étiquette dans le champ « Nom » et choisissez une couleur dans le menu déroulant « Couleur ». En option, vous pouvez ajouter une « touche de raccourci » à l’aide de cette liste déroulante.

• Cliquez sur « OK » pour enregistrer votre nouvelle catégorie.

Créer une catégorie sur Mac

• Ouvrez le menu « Catégoriser » comme décrit ci-dessus, faites un clic droit ou ouvrez le menu « Tags », puis sélectionnez « Modifier les catégories ». Sinon, allez dans « Outlook -> Paramètres » dans la barre de menus et sélectionnez « Catégories ».

• Cliquez sur le « signe plus » en bas de la liste.

• Entrez un nom de catégorie dans la case correspondante et sélectionnez l’indicateur de couleur pour choisir une couleur.

• Cliquez sur « Ajouter » pour enregistrer la catégorie.

Créer une catégorie sur le Web

• Ouvrez le menu « Catégoriser » comme décrit précédemment, soit en cliquant avec le bouton droit de la souris, soit en ouvrant la liste déroulante « Catégoriser », puis sélectionnez « Nouvelle catégorie ».

• Entrez une étiquette pour la catégorie dans la case « Nom », choisissez une couleur et cliquez sur « Enregistrer ».

Questions fréquemment posées

Pourquoi mes catégories Outlook ne s’affichent-elles pas ?

Il existe plusieurs raisons possibles pour lesquelles vous ne voyez pas les catégories dans Outlook. Premièrement, la fonctionnalité de catégorie n’est pas disponible pour les comptes de messagerie IMAP .

De plus, il se peut que la colonne « Catégories » ne s’affiche pas dans votre boîte de réception. Pour ce faire sous Windows, accédez à l’onglet « Affichage », sélectionnez « Afficher les paramètres » et choisissez « Colonnes ». Sous « Colonnes disponibles », choisissez « Catégories » et cliquez sur « Ajouter ».

Sur Mac, cliquez avec le bouton droit sur un en-tête de colonne et cliquez sur « Catégories » pour placer une coche à côté.

Puis-je effectuer une recherche par catégorie dans Outlook ?

Vous pouvez utiliser les options de recherche avancées sur Windows et Mac pour effectuer une recherche par catégorie. Sous Windows, sélectionnez l’icône Filtre à droite du champ « Rechercher » et utilisez la liste déroulante « Catégories » pour choisir une catégorie. Sur Mac, cliquez dans le champ « Rechercher » pour ouvrir l’onglet « Rechercher » et choisissez « Catégories ». Ensuite, sélectionnez une catégorie en haut.

Sur le Web, saisissez le nom de la catégorie dans le champ « Rechercher » et sélectionnez-le dans les résultats.

Puis-je créer des sous-catégories dans Outlook ?

Vous ne pouvez actuellement pas créer de sous-catégories dans Outlook. Cependant, vous pouvez imiter cela en utilisant une convention de dénomination et des couleurs correspondantes. Par exemple, vous pouvez avoir une catégorie nommée « Clients », puis des catégories supplémentaires nommées « Clients – Anderson », « Clients – Brown » et « Clients – Carlson » avec la ou les couleurs de votre choix.

Crédit image : Pixabay . Toutes les captures d’écran de Sandy Writtenhouse.

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