Trier les e-mails dans Outlook par expéditeur, objet, date, catégorie et taille
Notes clés
- Organisez facilement vos e-mails selon différents critères tels que l’expéditeur, la date et la catégorie.
- Personnalisez les règles de tri des e-mails pour rationaliser la gestion de votre boîte de réception.
- Utilisez le filtre lu/non lu pour une meilleure visibilité des e-mails.
Améliorez votre gestion des e-mails en apprenant à trier les e-mails dans Outlook
Trier efficacement vos e-mails dans Outlook peut améliorer votre productivité et éviter de surcharger votre boîte de réception. Ce tutoriel vous explique en détail comment exploiter les fonctionnalités de tri d’Outlook pour classer et organiser efficacement vos e-mails.
Maîtriser le tri des e-mails dans Outlook
Les options de tri d’Outlook permettent aux utilisateurs d’organiser leurs e-mails selon des critères spécifiques, simplifiant ainsi leur gestion. Examinons les étapes nécessaires pour trier efficacement ses e-mails.
Étape 1 : Organiser les e-mails par expéditeur
Pour regrouper les e-mails d’un expéditeur spécifique, accédez à Affichage > Paramètres d’affichage > Courrier > Règles.
Conseil de pro : cliquez avec le bouton droit sur le fil de discussion de l’e-mail de l’expéditeur et choisissez Règles > Créer une règle pour un accès plus rapide.
Cliquez sur « Ajouter une nouvelle règle » et définissez une condition en sélectionnant « De ». Nommez votre règle pour une identification facile, par exemple : « Regrouper mes e-mails par expéditeur XYZ ».
Sélectionnez l’adresse e-mail de l’expéditeur dans la liste déroulante, puis décidez de l’action à entreprendre : soit épingler le fil de discussion en haut de votre boîte de réception, soit le déplacer vers un dossier désigné.
Une fois vos règles définies, cliquez sur « Enregistrer ». Tous les e-mails de cet expéditeur seront organisés selon vos spécifications.
Étape 2 : Trier les e-mails dans des dossiers spécifiques
Pour créer un dossier dédié à des expéditeurs spécifiques, effectuez un clic droit sur le fil de discussion, sélectionnez « Règles », puis « Créer une règle ». Vous pouvez créer un nouveau dossier ou rediriger les e-mails vers un dossier existant pour un accès simplifié.
Étape 3 : Regrouper les e-mails par conversation
Pour afficher vos e-mails regroupés par conversation, accédez à l’ onglet Affichage et activez l’option « Grouper en conversations ». Cela permet d’obtenir une vue cohérente des e-mails associés, améliorant ainsi le contexte lors des échanges.
Étape 4 : Filtrer les e-mails pour afficher les messages non lus
Pour prioriser les e-mails non lus, accédez à l’ onglet Accueil et cliquez sur l’ option Lu/Non lu. Vous pouvez également cliquer sur Filtrer et sélectionner Non lu pour afficher tous les messages non lus simultanément.
Étape 5 : Filtrage par date pour le tri par année
Bien qu’Outlook ne propose pas d’option de tri annuel direct, vous pouvez utiliser le filtre Date pour organiser efficacement les e-mails à partir de périodes spécifiques.
Conseils supplémentaires
- Révisez et ajustez régulièrement vos règles de tri pour une organisation optimale.
- Utilisez des catégories de couleurs pour des références visuelles rapides dans le tri de vos e-mails.
- Envisagez d’intégrer Outlook à d’autres outils de productivité pour améliorer les fonctionnalités de messagerie.
Résumé
Ce tutoriel vous présente les techniques efficaces pour trier et gérer vos e-mails dans Outlook. Grâce aux différentes options de tri, vous pouvez simplifier votre expérience de messagerie et organiser votre boîte de réception.
Conclusion
En exploitant les puissantes fonctionnalités de tri d’Outlook, vous pouvez améliorer votre stratégie de gestion des e-mails. En appliquant ces conseils, vous obtiendrez une boîte de réception mieux organisée, ce qui améliorera votre productivité et vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel.
FAQ (Foire aux questions)
Puis-je personnaliser les options de tri pour différents comptes de messagerie dans Outlook ?
Oui, Outlook vous permet de personnaliser les options de tri par compte, améliorant ainsi l’organisation des e-mails en fonction de vos besoins.
Est-il possible de trier automatiquement les e-mails en fonction de règles ?
Absolument ! Vous pouvez créer des règles qui classent automatiquement les e-mails entrants dans des dossiers ou des catégories spécifiques, selon vos critères.