Comment configurer et envoyer des e-mails récurrents dans Outlook

Outlook est un client de messagerie puissant qui offre un large éventail de fonctionnalités pour vous aider à gérer efficacement vos e-mails. L’une de ces fonctionnalités est la possibilité de configurer et d’envoyer des e-mails récurrents dans Outlook.

Qu’il s’agisse d’envoyer des rapports d’avancement hebdomadaires aux membres de votre équipe, d’envoyer des newsletters mensuelles à vos abonnés ou de configurer des rappels pour vous-même ou des rappels de facturation mensuels pour vos clients, les e-mails récurrents sont un excellent moyen de gagner du temps et de garantir que les messages importants sont envoyés régulièrement. sans les envoyer manuellement à chaque fois.

Comment configurer et envoyer des e-mails récurrents dans Outlook

Voici un guide étape par étape ci-dessous sur les façons de configurer et d’envoyer des e-mails récurrents dans Outlook pour gagner du temps et rationaliser les communications :

1. Via le rendez-vous calendaire
2. Utiliser Boomerang pour Outlook
3. Grâce au suivi automatique
4. Utilisation de la livraison différée
5. Grâce à la fonctionnalité Power Automate.

1] Via le rendez-vous calendaire

Alternativement, vous pouvez également configurer des rappels récurrents par e-mail à l’aide du calendrier. Pour créer un message récurrent, vous devez d’abord créer un nouveau modèle d’e-mail, ce qui facilite la configuration et l’envoi d’e-mails récurrents automatiques dans Outlook.

• Pour cela, lancez Outlook et cliquez sur Nouvel e-mail.
• Maintenant, cliquez sur l’onglet Fichier et sélectionnez Enregistrer sous.
• Appuyez sur le bouton Enregistrer et fermez l’e-mail, mais assurez-vous de ne pas l’envoyer.

Maintenant que vous avez créé avec succès le modèle d’e-mail, suivez les étapes ci-dessous pour configurer le rendez-vous pour l’e-mail récurrent dans le calendrier.

Lancez Outlook et cliquez sur l’icône Calendrier à gauche.

Lorsque le calendrier s’ouvre, double-cliquez sur la date pour ouvrir la fenêtre Événement. Ici, remplissez les fichiers de sujet et ajoutez les noms des participants dans le champ Inviter des participants si vous le souhaitez. Vous pouvez ensuite procéder à la sélection de la date et de l’heure ou sélectionner le bouton Récurrence, selon celui qui vous concerne.

Vous pouvez ensuite le définir sur Toute la journée si vous souhaitez un rappel pour toute la journée. Maintenant, sélectionnez le menu déroulant Ne pas répéter et indiquez si vous souhaitez le rappel Quotidien, Hebdomadaire<. /span> pour définir une date spécifiée.Personnalisé, ou Annuel, Mensuel,

Vous pouvez ensuite définir l’emplacement ou ajouter une description, joindre des documents si nécessaire et cliquer sur Enregistrer pour enregistrer les modifications.

Maintenant, joignez le modèle d’e-mail que vous avez créé au début. Pour cela, cliquez sur l’onglet Insérer > Joindre un élément > Élément Outlook > Dans la nouvelle fenêtre, accédez à Rechercher dans > Modèles utilisateur dans le système de fichiers.

Ici, sélectionnez votre modèle enregistré > Insérer. Le modèle sera désormais joint au rendez-vous du calendrier.

Maintenant, définissez un rappel dans la fenêtre de rendez-vous du calendrier vous rappelant quand envoyer l’e-mail.

Veuillez noter que ce rappel n’envoie PAS automatiquement l’e-mail, mais vous rappellera plutôt de le faire.

2] Utilisez Boomerang pour Outlook

Si vous souhaitez planifier des e-mails récurrents dans Outlook, utiliser Boomerang pour Outlook est un excellent moyen de gagner du temps et de faire avancer les choses rapidement. Par conséquent, pour configurer et envoyer des messages récurrents via Boomerang, créez un nouvel e-mail.

Une fois que vous avez rédigé l’e-mail, cliquez sur l’option Envoyer plus tard.

Dans la liste déroulante, sélectionnez planifier un message récurrent.

Maintenant, sélectionnez la date et l’heure d’envoi du premier e-mail que vous souhaitez envoyer.

Ensuite, accédez à Envoie tous les et, dans la liste déroulante, sélectionnez la fréquence de l’e-mail, par exemple quotidienne, hebdomadaire. , mensuellement ou annuellement. En même temps, sélectionnez le(s) jour(s) où vous souhaitez que l’e-mail soit envoyé.

Maintenant, sélectionnez une date spécifique à laquelle vous souhaitez que les e-mails récurrents s’arrêtent. Mais au lieu d’une date précise, vous pouvez également l’arrêter après l’envoi d’un certain nombre de messages, ou lui permettre de continuer.

Une fois votre sélection effectuée, consultez le résumé et cliquez sur le bouton Planifier.

Le message récurrent que vous créez sera enregistré dans le sous-dossier Boomerang-Recurring et sera envoyé automatiquement aux destinataires que vous avez définis. Pour cela, vous n’avez pas besoin d’être connecté à Outlook ou à une connexion Internet.

3] Grâce au suivi automatique

Disposez-vous de la fonctionnalité Suivi automatique sur votre version d’Outlook ? Si oui, c’est une autre clé pour créer des e-mails récurrents.

Pour cela, cliquez sur l’onglet Suivi automatique à côté de Aide dans la barre d’outils et sélectionnez Messages récurrents.

Cela ouvrira la fenêtre Gestionnaire de messages récurrents. Ici, cliquez sur le bouton Ajouter.

Maintenant, rédigez votre e-mail récurrent et remplissez les champs À et Objet.

Une fois terminé, dans le panneau latéral, sélectionnez la fréquence, par exemple quotidienne, hebdomadaire. , mensuel, trimestriel, annuel ou personnalisé. Vous pouvez également sélectionner le jour de la semaine et/ou l’heure de la journée à laquelle l’e-mail sera envoyé.

Voulez-vous ajouter des pièces jointes à l’e-mail récurrent ? Cliquez sur le bouton Sources des fichiers joints pour envoyer les pièces jointes avec l’e-mail.

4] Utilisation de la livraison différée

• Si vous utilisez Outlook 365, cliquez sur l’onglet Accueil et cliquez sur Nouveau courrier pour créer un nouveau message électronique.
• Sélectionnez l’onglet Options dans la barre d’outils et appuyez sur Délai Bouton de livraison.
• Cela ouvrira la fenêtre Propriétés. Ici, cochez la case à côté de Ne pas livrer avant.
• Maintenant, définissez la date et l’heure à côté de l’heure à laquelle vous souhaitez que les e-mails soient envoyés.
• Vous pouvez cocher la case de l’option Récurrent ou sélectionner la case indiquant Expire après et réglez la date et l’heure.
• Appuyez sur le bouton Fermer, puis cliquez sur Envoyer.

5] Via l’application Power Automate

Mais si vous souhaitez une solution à un seul bouton, l’utilisation de l’application Power Automate est le meilleur moyen de configurer et d’envoyer des e-mails récurrents dans Outlook. Voici comment utiliser l’application :

Connectez-vous à votre application Outlook, cliquez sur le lanceur d’applications dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Toutes les applications pour développer la section, puis sélectionnez Power Automate< un i=2>.

Ensuite, dans la fenêtre Power Automate, cliquez sur Créer bouton.

Sur l’écran suivant, sélectionnez la vignette Flux cloud planifié pour définir quand et à quelle fréquence un e-mail doit être envoyé.

Maintenant, dans la fenêtre Créer un flux cloud planifié, attribuez un nom dans le Nom du flux. champ.

Ensuite, dans la section Exécuter ce flux , définissez la date, l’heure et la fréquence dans le Répétez chaque champ. Cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner Mois, Semaine, < /span>Minute< /span>.Créer. Une fois terminé, appuyez sur le bouton Deuxième et , Heure, Jour

Une fois la Récurrence configurée, cliquez sur Nouvelle étape pour ouvrir l’invite Choisir une opération.

Maintenant, cliquez sur l’icône Office 365 Outlook. Ensuite, dans la liste des Actions, sélectionnez Envoyer un e-mail (V2).

Lorsque la fenêtre de courrier électronique s’ouvre, remplissez les détails pour créer l’e-mail récurrent. Cliquez sur Afficher les options avancées pour ajouter cc, bc ou des pièces jointes. Cliquez sur Enregistrer pour terminer la configuration de l’e-mail récurrent.

Remarque : Assurez-vous de réactiver les paramètres une fois que vous avez terminé la tâche et que vous souhaitez maintenant arrêter d’envoyer l’e-mail récurrent.

Comment configurer des e-mails programmés automatiquement dans Outlook ?

Pour configurer des e-mails programmés automatiquement dans Outlook, créez votre message et cliquez sur l’option Envoyer plus tard. Ensuite, sélectionnez Planifier un message récurrent, définissez la date et l’heure d’envoi du premier e-mail et sélectionnez la fréquence de récurrence (quotidiennement, hebdomadaire, mensuelle, ou annuellement) dans le menu déroulant. Cliquez sur Enregistrer pour activer.

Comment automatiser plusieurs e-mails dans Outlook ?

Pour automatiser plusieurs e-mails dans Outlook, utilisez la fonctionnalité de fusion et publipostage qui vous permet d’envoyer efficacement des e-mails personnalisés à une grande liste de destinataires. Pour cela, créez un modèle dans Word, associez-le à votre liste de contacts et sélectionnez Terminer & Fusionner. Cela enverra automatiquement vos e-mails.