Guide de configuration et d’envoi d’e-mails récurrents dans Outlook

Notes clés

  • Découvrez plusieurs méthodes pour configurer des e-mails récurrents dans Outlook.
  • Utilisez des fonctionnalités intégrées et des outils tiers pour plus de commodité.
  • Améliorez votre productivité en automatisant les communications de routine.

Maîtriser l’art des e-mails récurrents dans Outlook pour une communication améliorée

La configuration d’e-mails récurrents dans Outlook peut vous faire gagner un temps précieux et améliorer votre flux de travail en garantissant que les messages importants atteignent leur destination sans nécessiter d’effort manuel à chaque fois.

Guide étape par étape pour configurer les e-mails récurrents dans Outlook

Étape 1 : utiliser les rendez-vous du calendrier pour les e-mails récurrents

Pour configurer des e-mails récurrents à l’aide du calendrier d’Outlook, créez d’abord un modèle d’e-mail :

  • Ouvrez Outlook et sélectionnez Nouvel e-mail.
  • Accédez à l’ onglet Fichier et cliquez sur Enregistrer sous.
  • Enregistrez votre modèle sans l’envoyer.

Ensuite, créez un rendez-vous dans le calendrier :

  • Ouvrez la vue Calendrier et double-cliquez sur la date souhaitée.
  • Saisissez un sujet et ajoutez des participants si nécessaire.
  • Accédez au bouton Récurrence pour définir la fréquence (quotidienne, hebdomadaire, etc.).
  • Sélectionnez Toute la journée ou définissez des heures spécifiques, puis enregistrez.
  • Joignez votre modèle d’e-mail en utilisant Insérer > Joindre un élément > Élément Outlook.

Conseil de pro : définissez un rappel pour vous-même dans le rendez-vous pour demander l’envoi manuel de l’e-mail.

Étape 2 : programmer des e-mails à l’aide de Boomerang pour Outlook

Pour utiliser Boomerang pour la planification, créez votre e-mail et cliquez sur Envoyer plus tard.

Sélectionnez Programmer un message récurrent dans la liste déroulante, définissez l’heure de votre premier e-mail et choisissez une fréquence de récurrence.

Vérifiez-le et planifiez-le ; votre e-mail sera automatiquement envoyé comme spécifié sans action supplémentaire requise de votre part.

Étape 3 : Créer des e-mails récurrents avec suivi automatique

Si votre Outlook prend en charge le suivi automatique, accédez à la fonctionnalité

Sélectionnez Messages récurrents dans l’ onglet Suivi automatique, puis créez votre message et définissez sa fréquence.

Pensez à ajouter des pièces jointes si nécessaire pour rationaliser davantage votre communication.

Étape 4 : Mettre en œuvre la livraison différée pour les e-mails programmés

Pour les utilisateurs d’Outlook 365 :

  • Sélectionnez Nouveau courrier et configurez votre courrier électronique.
  • Cliquez sur Options et sélectionnez Différer la livraison.
  • Définissez votre heure de livraison souhaitée et choisissez l’option récurrente.
  • Fermez la fenêtre des propriétés et cliquez sur Envoyer.

Étape 5 : automatisez les e-mails récurrents avec Power Automate

Utilisez Power Automate pour une configuration simple :

Connectez-vous à Outlook, ouvrez Power Automate et créez un nouveau flux cloud planifié.

Définissez la fréquence de planification, puis choisissez Office 365 Outlook et définissez-le sur Envoyer un e-mail (V2) avec les détails nécessaires avant de cliquer sur Enregistrer.

Remarque : n’oubliez pas de désactiver les paramètres récurrents une fois votre tâche terminée.

Résumé

La configuration d’e-mails récurrents dans Outlook via diverses méthodes innovantes permet aux utilisateurs d’améliorer l’efficacité et de garantir la livraison rapide des communications importantes. Que ce soit en utilisant des rendez-vous du calendrier, des outils comme Boomerang ou en automatisant le processus avec Power Automate, plusieurs approches peuvent être utilisées pour minimiser l’effort manuel dans la gestion des e-mails.

Conclusion

L’intégration d’e-mails récurrents automatisés dans votre flux de travail Outlook peut considérablement améliorer la productivité et rationaliser les processus de communication. En explorant les méthodes décrites ci-dessus, vous pouvez choisir ce qui correspond le mieux à vos besoins particuliers et commencer à gagner du temps immédiatement.

FAQ (Foire aux questions)

Comment configurer des e-mails programmés automatiques dans Outlook ?

Pour planifier des e-mails automatiques, créez votre message et utilisez l’ option Envoyer plus tard pour définir la date et la fréquence d’envoi.

Comment automatiser plusieurs e-mails dans Outlook ?

Utilisez la fonction de publipostage dans Word avec une liste de contacts liée pour envoyer efficacement des e-mails personnalisés en masse.