Guide de configuration et d’envoi d’e-mails récurrents dans Outlook
Notes clés
- Découvrez plusieurs méthodes pour configurer des e-mails récurrents dans Outlook.
- Utilisez des fonctionnalités intégrées et des outils tiers pour plus de commodité.
- Améliorez votre productivité en automatisant les communications de routine.
Maîtriser l’art des e-mails récurrents dans Outlook pour une communication améliorée
La configuration d’e-mails récurrents dans Outlook peut vous faire gagner un temps précieux et améliorer votre flux de travail en garantissant que les messages importants atteignent leur destination sans nécessiter d’effort manuel à chaque fois.
Guide étape par étape pour configurer les e-mails récurrents dans Outlook
Étape 1 : Utiliser les rendez-vous du calendrier pour les e-mails récurrents
Pour configurer des e-mails récurrents à l’aide du calendrier d’Outlook, créez d’abord un modèle d’e-mail :
- Ouvrez Outlook et sélectionnez Nouvel e-mail.
- Accédez à l’ onglet Fichier et cliquez sur Enregistrer sous.
- Enregistrez votre modèle sans l’envoyer.
Ensuite, créez un rendez-vous dans le calendrier :
- Ouvrez la vue Calendrier et double-cliquez sur la date souhaitée.
- Saisissez un sujet et ajoutez des participants si nécessaire.
- Accédez au bouton Récurrence pour définir la fréquence (quotidienne, hebdomadaire, etc.).
- Sélectionnez Toute la journée ou définissez des heures spécifiques, puis enregistrez.
- Joignez votre modèle d’e-mail en utilisant Insertion > Joindre un élément > Élément Outlook.
Conseil de pro : définissez un rappel pour vous-même dans le rendez-vous pour inciter à l’envoi manuel de l’e-mail.
Étape 2 : Planifier des e-mails avec Boomerang pour Outlook
Pour utiliser Boomerang pour la planification, créez votre e-mail et cliquez sur Envoyer plus tard.
Sélectionnez Programmer un message récurrent dans la liste déroulante, définissez l’heure de votre premier e-mail et choisissez une fréquence de récurrence.
Vérifiez-le et planifiez-le ; votre e-mail sera automatiquement envoyé comme spécifié sans action supplémentaire requise de votre part.
Étape 3 : Créer des e-mails récurrents avec suivi automatique
Si votre Outlook prend en charge le suivi automatique, accédez à la fonctionnalité
Sélectionnez Messages récurrents dans l’ onglet Suivi automatique, puis créez votre message et définissez sa fréquence.
Pensez à ajouter des pièces jointes si nécessaire pour rationaliser davantage votre communication.
Étape 4 : Mettre en œuvre la livraison différée pour les e-mails programmés
Pour les utilisateurs d’Outlook 365 :
- Sélectionnez Nouveau courrier et configurez votre courrier électronique.
- Cliquez sur Options et sélectionnez Différer la livraison.
- Définissez votre heure de livraison souhaitée et choisissez l’option récurrente.
- Fermez la fenêtre des propriétés et cliquez sur Envoyer.
Étape 5 : automatiser les e-mails récurrents avec Power Automate
Utilisez Power Automate pour une configuration simple :
Connectez-vous à Outlook, ouvrez Power Automate et créez un nouveau flux cloud planifié.
Définissez la fréquence de planification, puis choisissez Office 365 Outlook et définissez-la sur Envoyer un e-mail (V2) avec les détails nécessaires avant de cliquer sur Enregistrer.
Remarque : n’oubliez pas de désactiver les paramètres récurrents une fois votre tâche terminée.
Résumé
Configurer des e-mails récurrents dans Outlook grâce à diverses méthodes innovantes permet aux utilisateurs d’améliorer leur efficacité et de garantir la livraison ponctuelle des communications importantes. Que ce soit en utilisant des rendez-vous du calendrier, des outils comme Boomerang ou l’automatisation du processus avec Power Automate, plusieurs approches permettent de minimiser les tâches manuelles liées à la gestion des e-mails.
Conclusion
L’intégration d’e-mails récurrents automatisés à votre flux de travail Outlook peut considérablement améliorer votre productivité et optimiser vos processus de communication. En explorant les méthodes décrites ci-dessus, vous pouvez choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins et gagner du temps immédiatement.
FAQ (Foire aux questions)
Comment configurer des e-mails automatiques programmés dans Outlook ?
Pour planifier des e-mails automatiques, créez votre message et utilisez l’ option Envoyer plus tard pour définir la date et la fréquence d’envoi.
Comment automatiser plusieurs e-mails dans Outlook ?
Utilisez la fonction de publipostage dans Word avec une liste de contacts liée pour envoyer efficacement des e-mails personnalisés en masse.