Guide étape par étape pour configurer le statut d’absence planifiée dans Microsoft Teams
Notes clés
- Vous pouvez planifier un statut d’absence du bureau à partir de deux emplacements.
- Les réponses automatiques peuvent être personnalisées avec un message spécifique.
- Outlook dispose également d’une fonctionnalité de planification similaire pour les réponses d’absence du bureau.
Maîtriser la planification des absences dans Microsoft Teams
Gérer la communication pendant les vacances est essentiel pour concilier vie professionnelle et vie privée. Microsoft Teams permet aux utilisateurs de programmer un statut d’absence afin que leurs collègues soient informés de leur indisponibilité. Ce guide détaille les étapes à suivre pour configurer efficacement cette fonctionnalité et vous aider à déconnecter pendant vos congés.
Comment planifier un statut d’absence dans Microsoft Teams
Vous pouvez planifier un statut d’absence du bureau via deux méthodes principales :
Étape 1 : Planifiez via votre photo de profil
Commencez par cliquer sur votre photo de profil en haut de la fenêtre Teams. Sélectionnez « Définir un message de statut » dans le menu déroulant.
Étape 2 : Lancer la configuration d’absence du bureau
Sélectionnez « Planifier une absence du bureau » en bas du menu qui apparaît. Cette action ouvre les paramètres d’absence du bureau.
Étape 3 : Activer les réponses automatiques
Activez l’ option « Activer les réponses automatiques ». Vous pourrez ensuite rédiger votre message d’absence et choisir d’ envoyer des réponses uniquement pendant une période donnée.
Conseil de pro : un message bien rédigé garantit la clarté pour vos collègues. Si possible, indiquez votre date de retour.
Étape 4 : Spécifiez les dates et les heures
Sélectionnez les dates de début et de fin de votre absence. Après avoir défini votre planning, cliquez sur « Enregistrer » pour confirmer vos paramètres.
Étape 5 : Confirmer la livraison du message
Une fois activée, toute personne vous envoyant un message pendant cette période recevra la notification d’absence que vous avez configurée.
Étape 6 : Planifier via les paramètres Teams
Vous pouvez également cliquer sur les trois points en haut pour accéder aux Paramètres.
Étape 7 : Accéder aux paramètres d’absence du bureau
Dans le menu Paramètres, accédez à Général, faites défiler jusqu’à la section Absent du bureau et cliquez sur Planifier.
Étape 8 : Envoyer des réponses automatiques
Dans le nouvel onglet, cochez la case « Envoyer des réponses automatiques ». Définissez les dates et heures, rédigez votre message de réponse, puis cliquez sur « Enregistrer » pour terminer le processus.
Conseils supplémentaires
- Vérifiez toujours les dates que vous avez programmées pour garantir leur exactitude.
- Pensez à configurer des rappels pour désactiver le statut d’absence du bureau à votre retour.
- Pour les absences prolongées, prévenez votre équipe en envoyant un email avant de partir.
Résumé
Configurer un statut d’absence dans Microsoft Teams est simple et peut être effectué via votre profil ou les paramètres Teams. Grâce à ces fonctionnalités, vous pouvez gérer efficacement les attentes de vos collaborateurs pendant votre absence.
Conclusion
En programmant votre statut d’absence, vous conservez votre professionnalisme tout en profitant de vos congés sans interruption. Exploitez les outils disponibles dans Microsoft Teams pour améliorer vos pratiques de communication.
FAQ (Foire aux questions)
Pouvez-vous définir un message d’absence programmé dans Outlook ?
Oui, Outlook vous permet de programmer des réponses d’absence. Accédez à Fichier > Réponses automatiques pour activer cette fonctionnalité.
Quelqu’un peut-il suivre mon statut sur Teams ?
Non, Microsoft Teams ne permet pas le suivi de votre statut par d’autres, sauf si vous interagissez directement avec eux.