Bonnes pratiques pour surveiller l’accès des délégués dans Outlook

Étape 1 : Comprendre les niveaux d’accès et les dossiers applicables

Il existe quatre niveaux d’accès distincts qui peuvent être accordés aux délégués :

1. Réviseur : fournit un accès en lecture seule aux éléments.
2. Auteur : permet aux délégués de lire et de créer de nouveaux éléments, tels que des demandes de réunion et des tâches.
3. Éditeur : accorde les mêmes autorisations qu’un auteur, mais permet aux utilisateurs délégués de modifier et de supprimer des éléments.
4. Aucun : Aucun accès n’est accordé.

Ces autorisations peuvent être appliquées à divers dossiers Outlook tels que Calendrier, Tâches, Boîte de réception, Contacts et Notes.

Étape 2 : vérifier et modifier les autorisations de la boîte aux lettres

Suivez ces étapes pour auditer et modifier les autorisations des délégués dans Outlook :

• Cliquez sur l’ onglet Fichier et sélectionnez Paramètres du compte.
• Sous Paramètres du compte, sélectionnez Déléguer l’accès.
• Dans la fenêtre Accès délégué, sélectionnez le délégué et cliquez sur Autorisations pour accéder aux paramètres pertinents.
• Cliquez sur le menu déroulant à côté de chaque dossier (tel que Calendrier ou Boîte de réception) pour afficher et ajuster les niveaux d’autorisation.
• Pour permettre au délégué de recevoir des copies des messages liés à la réunion, cochez l’option intitulée Le délégué reçoit des copies des messages liés à la réunion qui m’ont été envoyés.
• Si vous souhaitez que le délégué soit averti lorsque les autorisations changent, cochez Envoyer automatiquement un message au délégué résumant ces autorisations.

Configuration de la confidentialité du courrier :

Pour préserver la confidentialité, marquez les e-mails comme privés en suivant le processus suivant :

• Cliquez sur Nouvel e-mail pour rédiger un nouveau message.
• Dans la section Balises, cliquez sur la flèche pour ouvrir la fenêtre Propriétés.
• Dans la liste déroulante Sensibilité, sélectionnez Privé.

Les éléments marqués comme privés ne seront pas visibles pour les délégués, sauf si l’option Les délégués peuvent voir mes éléments privés est cochée, ce qui s’applique à tous les dossiers à la fois.

Étape 3 : Supprimer l’accès délégué

Pour supprimer complètement l’accès d’un délégué, procédez comme suit :

• Cliquez sur l’ onglet Fichier et sélectionnez Paramètres du compte.
• Sélectionnez Déléguer l’accès dans les paramètres du compte.
• Choisissez le nom du délégué et cliquez sur Supprimer pour révoquer ses autorisations.

Comment détecter qui a accordé des autorisations d’accès complet à la boîte aux lettres d’un autre utilisateur ?

Combien de délégués pouvez-vous avoir dans Outlook ?