Création et utilisation de modèles d’e-mails et de messages dans Outlook
Notes clés
- La création de modèles d’e-mails améliore l’efficacité des e-mails.
- L’application Outlook et les versions Web ont des capacités de modèle différentes.
- Utilisez les brouillons comme alternative aux modèles d’e-mail.
Optimisez votre communication avec les modèles d’e-mails dans Outlook
Créer et utiliser des modèles d’e-mails dans Microsoft Outlook peut considérablement améliorer votre productivité lors de la gestion de vos communications récurrentes. Qu’il s’agisse de marketing, de correspondance professionnelle ou de messages personnels, les modèles vous font gagner du temps et garantissent la cohérence de vos messages. Ce guide vous guidera pas à pas pour créer et utiliser facilement des modèles d’e-mails dans Outlook et sa version web.
Guide étape par étape pour créer des modèles d’e-mails dans l’application Outlook
Étape 1 : Lancez Outlook et commencez un nouvel e-mail
Tout d’abord, ouvrez l’application Microsoft Outlook sur votre appareil. Pour créer un nouvel e-mail, cliquez sur le bouton « Nouveau » dans l’onglet « Accueil » ou appuyez simplement sur Ctrl + Shift + M pour ouvrir une nouvelle fenêtre de message.
Étape 2 : Concevez votre modèle d’e-mail
Dans la nouvelle fenêtre de message, rédigez votre modèle d’e-mail. Vous pouvez y inclure du texte, des liens, des images, des signatures et tout autre contenu pertinent, selon vos besoins. N’hésitez pas à ajouter les documents que vous joignez souvent à vos e-mails récurrents.
Étape 3 : Enregistrez votre modèle
Une fois votre modèle prêt, accédez au menu Fichier et sélectionnez Enregistrer sous. Dans la boîte de dialogue d’enregistrement, définissez le type de fichier sur Modèle Outlook (.oft), nommez votre fichier et cliquez sur Enregistrer. L’emplacement par défaut est :
C:\Users\
Conseil de pro : vous pouvez choisir un autre emplacement pour un accès plus facile ultérieurement.
Étape 4 : Accédez à votre modèle enregistré
Pour utiliser votre modèle enregistré, double-cliquez simplement sur le fichier.oft pour l’ouvrir dans Outlook chaque fois que vous en avez besoin.
Conseils et astuces supplémentaires
- Vérifiez que vos modèles sont à jour avant l’envoi.
- Pensez à ajouter une touche personnelle dans le corps de votre modèle lorsque vous l’utilisez pour différents destinataires.
- Gardez votre catalogue de modèles organisé pour un accès plus facile.
Résumé
La création et l’utilisation de modèles d’e-mail dans Microsoft Outlook améliorent votre efficacité et garantissent la cohérence de vos communications par e-mail, que vous utilisiez l’application de bureau ou Outlook sur le Web.
Conclusion
En suivant les étapes décrites dans ce guide, vous pourrez facilement configurer et utiliser des modèles d’e-mails dans Microsoft Outlook. Profitez de cette fonctionnalité performante pour gagner du temps et améliorer la gestion de vos e-mails.
FAQ (Foire aux questions)
Comment créer un modèle d’e-mail avec des pièces jointes dans Outlook ?
Pour créer un modèle d’e-mail avec pièces jointes, rédigez un nouvel e-mail, accédez à l’onglet Insertion et sélectionnez « Joindre un fichier ou des images ». Après avoir joint vos fichiers, enregistrez l’e-mail au format Modèle Outlook via l’ option Fichier > Enregistrer sous.
Comment utiliser les brouillons Outlook comme modèles d’e-mail ?
Vous pouvez utiliser les brouillons comme modèles. Lorsqu’un e-mail inachevé est enregistré comme brouillon, accédez à votre dossier Brouillons, copiez son contenu dans un nouvel e-mail et modifiez-le si nécessaire. Notez qu’une fois l’e-mail envoyé, il n’est plus disponible comme modèle de brouillon.