Création et utilisation de modèles de courrier électronique et de messages dans Outlook

Notes clés

  • La création de modèles d’e-mails améliore l’efficacité des e-mails.
  • L’application Outlook et les versions Web ont des capacités de modèle différentes.
  • Utilisez les brouillons comme alternative aux modèles d’e-mails.

Optimisez votre communication avec les modèles de courrier électronique dans Outlook

La création et l’utilisation de modèles d’e-mails dans Microsoft Outlook peuvent améliorer considérablement votre productivité lors de la gestion des communications récurrentes. Qu’il s’agisse de marketing, de correspondance commerciale ou de messages personnels, les modèles permettent de gagner du temps et d’assurer la cohérence de vos messages. Ce guide vous guidera à travers les étapes à suivre pour créer et utiliser sans effort des modèles d’e-mails dans l’application Outlook et la version Web.

Guide étape par étape pour créer des modèles d’e-mails dans l’application Outlook

Étape 1 : Lancez Outlook et commencez à rédiger un nouvel e-mail

Tout d’abord, ouvrez l’application Microsoft Outlook sur votre appareil. Pour commencer un nouvel e-mail, cliquez sur le bouton Nouvel e-mail dans l’onglet Accueil ou appuyez simplement sur Ctrl + Shift + M pour ouvrir une nouvelle fenêtre de message.

Étape 2 : Concevez votre modèle d’e-mail

Dans la nouvelle fenêtre de message, rédigez votre modèle d’e-mail. Vous pouvez inclure du texte, des liens, des images, des signatures et tout autre contenu pertinent selon vos besoins. N’hésitez pas à ajouter des documents que vous joignez souvent à des e-mails récurrents.

Étape 3 : Enregistrez votre modèle

Une fois votre modèle prêt, accédez au menu Fichier et sélectionnez Enregistrer sous. Dans la boîte de dialogue d’enregistrement, définissez le type d’enregistrement sur Modèle Outlook (.oft), nommez votre fichier et cliquez sur Enregistrer. L’emplacement par défaut est :

C:\Users\ \AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Conseil de pro : vous pouvez choisir un autre emplacement pour un accès plus facile ultérieurement.

Étape 4 : Accédez à votre modèle enregistré

Pour utiliser votre modèle enregistré, double-cliquez simplement sur le fichier.oft pour l’ouvrir dans Outlook chaque fois que vous en avez besoin.

Conseils et astuces supplémentaires

  • Vérifiez que vos modèles sont à jour avant l’envoi.
  • Pensez à ajouter une touche personnelle dans le corps de votre modèle lorsque vous l’utilisez pour différents destinataires.
  • Gardez votre catalogue de modèles organisé pour un accès plus facile.

Résumé

La création et l’utilisation de modèles d’e-mails dans Microsoft Outlook améliorent votre efficacité et garantissent la cohérence de vos communications par e-mail, que vous utilisiez l’application de bureau ou Outlook sur le Web.

Conclusion

En suivant les étapes décrites dans ce guide, vous pouvez facilement configurer et utiliser des modèles de courrier électronique dans Microsoft Outlook. Adoptez cette fonctionnalité puissante pour gagner du temps et améliorer la gestion de votre courrier électronique.

FAQ (Foire aux questions)

Comment créer un modèle d’e-mail avec des pièces jointes dans Outlook ?

Pour créer un modèle d’e-mail avec des pièces jointes, rédigez un nouvel e-mail, accédez à l’onglet Insérer et sélectionnez Joindre un fichier ou des images. Après avoir joint vos fichiers, enregistrez l’e-mail au format Modèle Outlook à l’aide de l’ option Fichier > Enregistrer sous.

Comment utiliser les brouillons Outlook comme modèles de courrier électronique ?

Vous pouvez utiliser des brouillons comme modèles. Lorsque vous avez enregistré un e-mail inachevé en tant que brouillon, accédez à votre dossier Brouillons, copiez son contenu dans un nouvel e-mail et modifiez-le selon vos besoins. Notez qu’une fois que vous avez envoyé l’e-mail, il n’est plus disponible en tant que modèle de brouillon.