Sortez vos projets de votre courrier électronique avec CoordonnéeHQ

Dans le paysage du service client, la boîte à outils traditionnelle pour la collaboration client aurait dû être mise à niveau. S’appuyant sur des outils disparates, les équipes sont confrontées à des défis en matière de flux d’informations, de communication et d’efficacité globale des projets. Bien qu’il existe de nombreux outils de gestion de projet sur le marché, CoordonnéeHQ a été spécialement développé pour rationaliser la collaboration entre les entreprises et les parties externes, telles que les clients et les indépendants. Nous avons eu la chance de tester le logiciel et de livrer nos impressions dans cette revue.

Il s’agit d’un article sponsorisé et rendu possible par CoordonnéeHQ. Le contenu et les opinions réels sont les seuls points de vue de l’auteur, qui conserve son indépendance éditoriale même lorsqu’un article est sponsorisé.

Qu’est-ce que CoordonnéeHQ ?

Lancé en 2020 par Rick Morrison (PDG) et Jud Gardner (CTO), vétérans chevronnés de la gestion client, CoordonnéeHQ vise à transformer les opérations de service client dans tous les secteurs. Inspirée par leur propre expérience face aux limites des outils de collaboration traditionnels, la plateforme offre une nouvelle solution pour rationaliser la communication et la gestion de projet avec les clients externes.

Conçu en pensant aux utilisateurs, CoordonnéeHQ présente une interface simple et intuitive pour une adoption rapide et facile. L’accent mis sur la collaboration permet aux clients d’accéder aux détails du projet en temps réel, facilitant ainsi une collaboration transparente. En remplaçant les longs échanges de courriers électroniques, cet outil favorise une communication transparente et améliore l’efficacité de la collaboration.

Commencer

Si vous êtes prêt à essayer CoordonnéeHQ , rendez-vous sur le site officiel et cliquez sur le bouton Démarrer gratuitement en haut à droite. Ajoutez votre adresse e-mail professionnelle ou inscrivez-vous avec votre compte Google si vous l’utilisez à des fins professionnelles. C’est tout ce que vous devez faire pour débloquer votre essai gratuit de deux semaines de CoordonnéeHQ, qui vous donne accès à la plupart des fonctionnalités dont vous aurez besoin pour lancer votre premier projet. Je dois leur donner des arguments importants pour ne pas demander les détails de votre carte de crédit avant même d’avoir eu la chance de voir en quoi consiste l’outil.

CoordonnéeHQ fait tout son possible pour que vous vous sentiez comme chez vous. Une fois connecté à la plateforme, celle-ci vous guide activement à travers ses fonctionnalités, vous aidant ainsi à vous familiariser rapidement avec elles. J’ai commencé par la vidéo d’introduction, puis j’ai parcouru les mini-tâches, qui incluent la création d’un projet et l’invitation du premier collaborateur. Vous pouvez le faire pour une efficacité maximale ou procéder à l’exploration de l’outil par vous-même, si vous préférez cette voie. J’ai fait un mélange des deux.

Définir votre expérience utilisateur

Au début, l’interface de CoordonnéeHQ semble un peu décevante. Doté d’une palette de couleurs neutres composée principalement d’éléments noirs, blancs et gris, il vise à mettre l’accent sur la fonctionnalité. Heureusement, vous pouvez y injecter un peu de punch. Pour une intégration transparente de la marque, CoordonnéeHQ permet aux utilisateurs de télécharger le logo de leur entreprise et de choisir des couleurs qui reflètent la palette de leur marque.

Personnalisez la plateforme via la page de paramètres dédiée. Cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit de l’écran et sélectionnez Paramètres . Sous Paramètres du compte dans le menu de gauche, cliquez sur Votre logo et votre image de marque .

Créer un projet

L’interface intuitive de CoordonnéeHQ permet une création facile de projets. Accédez au menu Projet et sélectionnez Ajouter un projet pour lancer votre premier projet. Assurez-vous également de consulter la section Modèles , car j’ai trouvé quelques options très utiles. Pour cet article, j’ai en fait utilisé le modèle de projet de conception pour les clients .

Cela crée automatiquement un aperçu du projet pour vous. Vous pouvez travailler pour le remplir avec les détails uniques de votre projet, y compris le résumé, les objectifs, etc. Bien que je doive admettre que je suis plus partisan de la présentation en forme de carte d’applications telles que Trello, la conception du plan de projet de CooperativeHQ fait indéniablement le travail. .

Depuis la page du projet, vous pouvez ajouter des collaborateurs soit en tant que clients (externes), soit en tant que membres de votre équipe (que vous avez préalablement ajoutés via les paramètres). Une fois connectés à CooperativeHQ, ils peuvent également accéder aux grandes lignes du projet et bien plus encore, en fonction de leur rôle. Modifier les autorisations d’un utilisateur dans les paramètres. L’administrateur de facturation a le niveau d’accès le plus élevé, tandis qu’un responsable ne peut accéder qu’aux projets dont il est propriétaire ou collaborateur.

Ajouter une tâche

Pour commencer à ajouter de nouvelles tâches, cliquez sur le bouton Modifier le plan . Ajoutez une description pour votre tâche et la date d’échéance si vous le souhaitez. Vous pouvez également inclure une liste de contrôle, joindre des fichiers ou ajouter des balises. N’oubliez pas de l’attribuer à quelqu’un, y compris des clients ou des membres de l’équipe interne.

CoorderHQ propose une option utile, dans laquelle vous attribuez des rôles aux personnes travaillant sur votre projet pour gérer facilement les responsabilités communes sur un projet. Accédez à Paramètres et cliquez sur Rôles du projet sous Gestion des données . Le rôle par défaut est Project Manager , et c’est un rôle que vous ne pouvez pas modifier (bien que vous puissiez lui attribuer des rôles supplémentaires à partir de la page du projet).

Ce rôle est automatiquement attribué à l’ Administrateur de facturation , mais vous pouvez créer d’autres rôles, tels que Client ou Concepteur . Connectez ensuite l’adresse email d’un collaborateur à un rôle, pour ne pas avoir à toujours vous rappeler qui est qui.

Lorsque vous attribuez un rôle à une tâche, le système le réattribuera automatiquement à l’utilisateur occupant ce poste. Par exemple, vous pouvez attribuer une tâche de refonte de logo à Designer . Si vous avez déjà attribué ce rôle à l’un des membres de votre équipe, son nom apparaîtra désormais lorsque vous survolerez la tâche.

Lorsqu’une tâche est terminée, vos collaborateurs externes pourront voir une notification dans leur propre tableau de bord CooperativeHQ pour commencer immédiatement à envoyer des messages aux membres de l’équipe affectés. Cela ressemble beaucoup à une interaction en temps réel, où vous n’avez pas besoin d’actualiser compulsivement votre boîte de réception pour voir les dernières nouvelles sur votre projet.

Configuration du flux de travail

CoordonnéeHQ garantit que vous ne manquerez jamais les mises à jour importantes de vos clients, même lorsque vous ne consultez pas constamment vos e-mails. Vous et votre équipe (y compris les clients) disposez d’une source unique pour les détails de votre projet, les mises à jour et les éléments exploitables. Plus besoin de fouiller dans votre boîte de réception ou de vous demander où se trouve la dernière version d’un fichier, ce qui permet des flux de travail plus fluides et moins de perte de temps.

Pour donner un exemple de la façon dont vous pouvez améliorer votre flux de travail avec CoordonnéeHQ, disons que vous êtes en train de repenser le portail Web de votre client et que vous avez besoin de savoir chaque fois qu’un nouveau produit entre dans sa boutique en ligne. Votre client n’aura pas à vous envoyer un e-mail distinct à chaque fois qu’un nouveau produit apparaît dans sa distribution. Au lieu de cela, vous pouvez créer un formulaire dans CoordonnéeHQ via les paramètres. Dans Gestion des données , accédez à Formulaires et ajoutez les champs d’informations souhaités au formulaire. Par exemple, Nom du produit et Prix .

De retour dans votre tableau de bord CooperativeHQ, vous pouvez ajouter un lien d’action qui lancera le formulaire. Cela signifie que les clients peuvent ajouter les informations directement depuis leur tableau de bord CooperativeHQ. Remplir le formulaire crée automatiquement une nouvelle tâche dans les grandes lignes de votre projet, capturant tous les détails pour une utilisation ultérieure. C’est super simple et pratique, et la configuration ne prend que quelques minutes. Vous pouvez également intégrer des formulaires dans des tâches.

Bien que les participants au projet reçoivent des e-mails de progression avec les dernières mises à jour et les nouvelles tâches de CooperativeHQ, il est bien plus facile de suivre les e-mails provenant d’une seule source que de garder un œil sur les innombrables fils de discussion de plusieurs parties qui peuvent ou non être liés à ce projet spécifique.

Gérer vos projets

Lorsqu’il s’agit de gérer vos projets, CoordonnéeHQ vous facilite la tâche. Cliquez sur Projets dans le menu supérieur pour obtenir rapidement un aperçu de tous vos projets jusqu’à présent. Vous pouvez afficher des informations en un coup d’œil, telles que l’état du projet , les balises , le responsable, etc. Vous pouvez utiliser des filtres pour afficher les projets en fonction de certains critères. Pour une vue de toutes vos tâches, vous pouvez basculer vers l’ onglet Tâches .

Si vous souhaitez ajouter encore plus d’informations dans le tableau, cliquez sur l’icône en forme d’engrenage en haut à droite. J’ai ajouté le champ % de tâches terminées . Mais que se passe-t-il si vous souhaitez ajouter quelque chose qui ne figure pas dans la liste ?

Vous pouvez accéder aux paramètres, puis cliquer sur Champs personnalisés sous Gestion des données . Vous pouvez par exemple introduire une case à cocher indiquant si le projet a été payé ou non.

Lorsque vous revenez à la vue de vos projets et cliquez sur l’icône d’engrenage, vous devriez voir l’option permettant d’ajouter la case à cocher au tableau.

Tarifs

Une fois l’essai gratuit expiré, vous devrez passer à un forfait payant si vous souhaitez continuer à utiliser CoordonnéeHQ. Il existe un forfait Pro à 65 $ par utilisateur et par mois, qui débloque quelques options supplémentaires, notamment la possibilité de configurer un nom de domaine personnalisé et jusqu’à 100 Go de stockage de fichiers.

CoordonnéeHQ propose également un niveau Entreprise, mais vous devrez contacter leur équipe commerciale pour discuter des détails.

Dernières pensées

Au cours de mon utilisation de CoordonnéeHQ, j’ai découvert que l’outil favorise une gestion de projet efficace en favorisant une communication claire, une gestion organisée des tâches et une collaboration en temps réel, conduisant finalement à une réalisation plus rapide des projets.

Contrairement au courrier électronique, où les mises à jour peuvent facilement être enterrées ou perdues, CoordonnéeHQ propose des flux d’activités en temps réel, tenant tout le monde informé des derniers développements du projet et minimisant le besoin d’échanges de courriers électroniques et de mises à jour de statut. N’oubliez pas de consulter votre tableau de bord CooperativeHQ tous les jours !

C’est la facilité d’utilisation de la plateforme qui m’a vraiment impressionné. De plus, si jamais vous êtes bloqué, vous pouvez facilement vous connecter avec CoordonnéeHQ pour une séance individuelle, une véritable bouée de sauvetage dans certaines situations.

Si l’interface m’a globalement impressionné, l’ajout manuel de champs, tels que les descriptions de tâches, était un peu fastidieux. Cela ressemblait à une étape supplémentaire qui aurait pu être facilement éliminée en ajoutant par défaut un champ pour une description de tâche. J’ai également remarqué qu’il n’y a pas d’option d’affichage du calendrier pour afficher vos projets dans une chronologie, vous devrez donc peut-être utiliser un autre outil pour cela.

Du bon côté, le programme propose l’intégration Webhook API + Zapier (avec plus d’options en cours), afin que vous puissiez améliorer considérablement les fonctionnalités et rationaliser divers processus. Par exemple, ils peuvent intégrer CoordonnéeHQ à leur application de calendrier préférée telle que Google Agenda via Zapier.

En résumé, CooperativeHQ s’est révélé être un outil puissant qui améliore considérablement le flux de travail et favorise l’exécution réussie des projets.

Crédit image : Pexels . Toutes les captures d’écran par Alexandra Arici.