Découvrez pourquoi Kimai auto-hébergé est la solution de suivi du temps ultime

Au cours de la dernière décennie, j’ai utilisé des outils de suivi du temps pour gérer la facturation des clients. Parmi toutes les solutions que j’ai explorées, la version auto-hébergée de Kimai se distingue comme mon premier choix. Cet article explique pourquoi je considère que Kimai auto-hébergé est le meilleur outil de suivi du temps disponible, non seulement pour les freelances comme moi, mais aussi pour les entreprises et les particuliers qui recherchent une plus grande clarté sur leur gestion du temps.

Présentation de Kimai, mon outil de suivi du temps de référence

J’ai découvert Kimai il y a quelques années alors que je cherchais une solution de suivi du temps open source qui puisse s’adapter à mes besoins spécifiques. Au début, j’hésitais. Après tout, un projet qui existe depuis 2006 pouvait-il vraiment rivaliser avec les plateformes modernes ? Cependant, mon expérience a été exceptionnellement positive.

Mon expérience avec Kimai a commencé sans problème ; l’interface semblait avoir été conçue pour mon utilisation. Elle m’a permis de démarrer et d’arrêter les minuteries sans effort si nécessaire.

L’une des fonctionnalités les plus remarquables est la possibilité de gérer les projets qui se chevauchent. Il m’arrive souvent de faire plusieurs choses à la fois, de m’engager avec un client tout en terminant un autre projet. Kimai simplifie le processus de suivi de ces périodes de chevauchement.

De plus, cela me permet de générer des rapports complets et des factures professionnelles directement à partir de mes relevés de temps, ce qui simplifie ma procédure de facturation. Les clients ont loué le professionnalisme et la clarté de mes factures (auparavant, je m’appuyais sur des modèles personnalisables), ce qui a eu une influence positive sur mes relations commerciales.

De plus, je ne peux pas passer sous silence le vaste écosystème de plugins et d’intégrations de Kimai , qui améliore considérablement les fonctionnalités du suivi du temps. Par exemple, j’utilise le plugin gratuit Easy Backup pour effectuer des sauvegardes en un clic de l’ensemble de mon environnement Kimai, et j’ai intégré l’application de barre de menus macOS KimaiBar pour suivre le temps de travail directement depuis mon bureau. Si de nombreux plugins sont gratuits, certains plugins avancés, comme le plugin de gestion des dépenses, sont payants.

Néanmoins, l’aspect le plus convaincant de Kimai pour moi est la possibilité d’auto-héberger cette solution de suivi du temps sur mon propre serveur.

Avantages de l’auto-hébergement Kimai

Bien que Kimai soit un outil de suivi du temps fantastique en toute autonomie, l’auto-hébergement l’améliore considérablement. Voici trois raisons principales pour lesquelles je préconise cette approche.

Économies de coûts sans compromis sur la qualité

En tant que freelance, il est essentiel de maîtriser ses dépenses. Par le passé, j’ai dû payer des frais élevés avec des outils de suivi du temps par abonnement, en particulier pour les fonctionnalités avancées qui n’étaient disponibles que sur les plans premium.

Les tarifs d’hébergement de Kimai démarrent à 2,99 € (3,32 $) par utilisateur et par mois pour le plan Standard et à 3,99 € (4,43 $) pour le plan Professionnel. Bien que ces tarifs soient compétitifs, ils sont loin des économies que l’on peut réaliser en auto-hébergant.

En hébergeant moi-même Kimai, j’ai éliminé ces coûts récurrents. Comme j’avais déjà un serveur configuré pour mon site Web personnel, l’installation de Kimai n’a entraîné aucune dépense supplémentaire. Au fil des ans, cette décision m’a permis d’économiser des centaines de dollars, de l’argent que j’ai pu réaffecter à la croissance de mon entreprise ou à d’autres dépenses vitales.

Contrôle total sur mes données

La sécurité des données est primordiale, non seulement pour moi mais aussi pour mes clients. Héberger des informations sensibles sur des serveurs tiers a toujours été une expérience perturbante. L’auto-hébergement de Kimai m’a apporté une tranquillité d’esprit inégalée.

Lorsque je supprime d’anciens enregistrements, je suis sûr qu’ils sont définitivement supprimés, sans aucun doute quant à savoir si un service cloud conserve des copies de mes données.

De plus, l’auto-hébergement me permet de personnaliser mes protocoles de sauvegarde. J’ai mis en place des sauvegardes quotidiennes automatisées sur un disque externe crypté, garantissant ainsi que mes données de suivi du temps (et mes relevés de facturation) sont sécurisées et récupérables en cas d’urgence.

Pour une sécurité maximale, je suggère d’héberger Kimai localement sur un appareil comme un Raspberry Pi et d’y accéder à distance via un VPN sécurisé comme Tailscale.

Personnaliser Kimai pour l’adapter à mon flux de travail

L’un des principaux atouts de Kimai est son adaptabilité. Étant open source, il permet une personnalisation importante. Bien que je ne sois pas développeur de profession, mes compétences limitées en codage ont été suffisantes pour modifier Kimai afin qu’il corresponde mieux à mon flux de travail.

Bien que j’aie mis en avant certains plugins que j’utilise, la personnalisation s’étend au-delà de cela. J’ai également conçu mon propre modèle de facture personnalisé. En suivant les conseils décrits dans la documentation de Kimai et avec l’aide de ChatGPT, j’ai produit un modèle qui s’aligne parfaitement avec ma marque, contenant tous les éléments que mes clients attendent.

Le processus s’est avéré assez intuitif. Kimai stocke les modèles de factures dans le répertoire « extensions/ki_invoice/invoices/ », ce qui vous permet de les créer à l’aide de documents Open Office ou HTML. J’ai choisi HTML pour un meilleur contrôle de la conception.

Mon approche optimale pour l’auto-hébergement de Kimai

Si vous ne disposez pas de connaissances techniques approfondies ou préférez éviter la gestion du serveur, le moyen le plus simple d’auto-héberger Kimai est de passer par un fournisseur d’hébergement Web qui propose un installateur Softaculous, tel que Namecheap.

Softaculous simplifie l’installation de diverses applications Web, dont Kimai. Commencez par vous connecter à votre compte cPanel auprès de votre hébergeur et recherchez l’option « Softaculous Apps Installer » dans votre tableau de bord cPanel.

Dans l’interface Softaculous, recherchez « Kimai » ou parcourez les applications répertoriées. Une fois que vous avez trouvé Kimai, sélectionnez-le pour accéder à la page d’installation, puis cliquez sur le bouton Installer pour lancer l’installation.

Une fois votre installation Kimai auto-hébergée active, n’oubliez pas de sécuriser vos identifiants de connexion et de mettre à jour régulièrement votre installation pour bénéficier des améliorations de sécurité et des nouvelles fonctionnalités.

Kimai propose une solution de suivi du temps robuste, personnalisable et économique, vous permettant de contrôler vos données. Que vous soyez un travailleur indépendant comme moi, un propriétaire de petite entreprise ou un membre d’une organisation plus grande, Kimai peut s’adapter à vos besoins tout en offrant la sécurité et la flexibilité de l’auto-hébergement.

Si vous souhaitez découvrir davantage d’outils pour augmenter la productivité de votre équipe, n’hésitez pas à explorer ces outils de gestion de projet .

Toutes les images et captures d’écran de David Morelo.

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