L’une de ces nouvelles applications de calendrier vaut-elle votre temps ?

Nous sommes en 2024 et nous avons désormais bien plus d’applications de calendrier que jamais auparavant . Leurs campagnes marketing donnent l’impression qu’ils sont tous essentiels à votre productivité. Mais lesquels vous aideront réellement à en faire plus chaque jour, et en quoi sont-ils meilleurs que la configuration de votre calendrier existant ?

Pour la plupart des gens, les calendriers système par défaut tels que Google Calendar , Outlook Calendar et Apple Calendar feront le travail. Mais un nouvel ensemble d’applications de calendrier sur le marché promet de vous aider dans des domaines allant de la planification à la coordination et à la gestion des tâches. Laissez-vous guider à travers ce vaste univers d’outils et voyons à quoi peut ressembler votre emploi du temps ultra-organisé.

Plus d’applications de calendrier que vous ne pouvez en compter

Nous allons examiner le vaste paysage des outils de calendrier en les organisant en quatre catégories distinctes :

• Calendriers axés sur les rappels : pour les personnes qui ont fréquemment de nombreuses réunions à leur agenda, ainsi que pour celles qui jonglent avec plusieurs calendriers. Les exemples incluent TimeOS et Beams.
• Outils de planification : Pour les utilisateurs qui organisent de nombreuses réunions ou se coordonnent avec plusieurs personnes à travers le monde. Les exemples incluent Calendly, Cal.com et SavvyCal.
• Calendriers de gestion des tâches : pour les personnes qui travaillent à domicile ou qui travaillent dans des emplois hybrides. Les applications de cette catégorie sont conçues pour gérer à la fois votre vie personnelle et professionnelle. Les exemples incluent Notion Calendar, Amie, Rise, Routine, Sunsama, Vimcal et Daybridge.
• Fonctionnalités et extras basés sur l’IA : pour les personnes qui souhaitent accéder plus rapidement aux informations sur les événements de leur calendrier à venir ou qui ont besoin d’aide pour structurer leur journée en leur laissant du temps pour se détendre. Les exemples incluent Reclaim, Clara et Trevor.

Bien que votre équipe au travail puisse utiliser des outils et des calendriers internes pour les réunions, certaines de ces applications tierces peuvent vous aider personnellement si vous pouvez les intégrer à des outils de travail.

Les applications de calendrier natives telles que le calendrier Outlook et le calendrier Google ont également rattrapé des fonctionnalités telles que le partage de disponibilité, le partage de position et la possibilité de prendre des rendez-vous payants. Cependant, ces applications ont tellement de fonctionnalités qu’il peut être difficile de les trouver – et c’est là que les outils tiers dédiés prennent tout leur sens.

Il est important de se rappeler que ces applications tierces sont intégrées à votre calendrier Google, Outlook ou Apple. Ainsi, même si vous utilisez plusieurs applications à des fins différentes, vous pouvez toujours voir votre emploi du temps à partir de l’application de calendrier par défaut de votre choix.

PSA – les versions gratuites des applications de calendrier sont assez bonnes

La plupart des gens trouveront toutes les fonctionnalités de planification dont ils ont besoin dans les niveaux gratuits de ces nouvelles applications de calendrier, ce qui signifie que vous n’avez pas besoin de souscrire un abonnement immédiatement.

Donc, si vous décidez de payer pour un outil de calendrier, recherchez des fonctionnalités supplémentaires qui justifient vraiment le coût, comme la transcription de vos réunions et la synthèse de leurs notes.

Rappels suralimentés

La plupart des applications de calendrier vous informent par défaut des réunions à venir, mais il est assez facile de manquer ces alertes si vous ne faites pas attention. Beaucoup d’entre nous oublient encore une réunion particulière, soit parce que notre téléphone n’est pas là, soit parce que nous avons complètement désactivé les notifications.

L’un des outils les plus pratiques à utiliser dans cette situation est une extension de navigateur appelée TimeOS . Il affiche des informations sur votre prochaine réunion lorsque vous ouvrez un nouvel onglet sur votre navigateur, c’est donc comme un rappel constant pour votre cerveau.

TimeOS dispose également d’une fonction de participation automatique que vous pouvez activer pour garantir que le lien de vidéoconférence s’ouvre sans interférence humaine.

Si vous êtes un utilisateur Mac, vous pouvez également utiliser un outil appelé Beams , qui se trouve dans votre barre de menus pour vous alerter des réunions à venir. Vous pouvez également consulter votre planning du jour en cours et du suivant d’un simple clic.

Si les rappels sont le seul moyen d’arriver à l’heure à vos rendez-vous, l’application de gestion de tâches Any.do vaut le détour. Il propose WhatsApp et des rappels géolocalisés pour 5 $ par mois.

Planning et disponibilité

Pratiquement toutes les applications de calendrier vous permettent d’ajouter un événement, mais les outils de planification vous offrent des options pour partager des plages horaires avec d’autres. Ils peuvent vous faire gagner du temps en envoyant des courriels à vos contacts pour négocier un créneau approprié.

Si vous avez besoin de communiquer les heures possibles d’une réunion, Calendly est l’un des outils les plus populaires pour le faire facilement, et vous n’avez pas besoin de dépenser un centime pour cela.

Avec le niveau gratuit, vous pouvez spécifier vos heures de travail quotidiennes et définir un type d’événement, comme un créneau de réunion de 15, 30 ou 60 minutes. Vous pouvez partager un lien avec n’importe qui et ils peuvent réserver un créneau horaire sans vous le demander. Ils verront les temps libres dans votre emploi du temps et réserveront un créneau sans aucun aller-retour. Il existe également une option permettant de personnaliser les heures de travail un jour particulier.

Vimcal , disponible gratuitement sur iOS, vous permet d’empiler les fuseaux horaires dans la barre latérale, ce qui est très utile si vous avez des collègues ou des collaborateurs dans le même fuseau horaire. Cela vous évite le calcul mental consistant à regarder une horloge mondiale et à essayer de déterminer le meilleur moment pour vous et votre contact ailleurs sur la planète.

Le Notion Calendar récemment lancé , qui est la version remaniée de Cron Calednar, vous permet également de consulter plusieurs fuseaux horaires sur un seul écran.

De plus, il gère les conflits entre vos calendriers personnel et professionnel et bloque automatiquement les créneaux que vous avez marqués comme occupés.

De plus, Vimcal, Notion Calendar et TimeOS vous permettent de partager votre disponibilité en faisant glisser des plages horaires entre les dates. C’est comme sélectionner plusieurs cellules de colonnes sur une feuille de calcul. Vous pouvez voir comment cela fonctionne dans une vidéo rapide . Ceci est utile lorsque vos horaires de travail ne sont pas fixes et que vous souhaitez partager des plages horaires spécifiques avec des personnes pour une réunion particulière. Cela équivaut à dire : « Je suis libre pour un appel le jeudi entre 15h et 18h et le vendredi entre 10h et 11h.»

Voter sur les meilleurs moments pour se rencontrer

Il existe des situations dans lesquelles vous et vos collaborateurs avez convenu d’un bloc de trois heures chaque semaine pour une réunion récurrente de 30 minutes, mais souhaitez conserver une flexibilité horaire exacte. Voter est la meilleure façon de procéder.

Doodle est un outil intéressant permettant aux gens de voter sur les horaires proposés pour une réunion afin que vous puissiez éviter les allers-retours entre plusieurs personnes pour les amener à se mettre d’accord sur un créneau horaire approprié. Il vous permet également de créer un lien de type Calendly pour des réunions individuelles avec le niveau gratuit, et vous pouvez créer un nombre illimité de sondages de groupe.

Par ailleurs, TimeOS permet également aux utilisateurs de créer des sondages de groupe pour voter sur un créneau horaire pour une réunion.

Pour une touche plus personnelle, Daybrige , qui se veut un calendrier social, vous permet facilement de créer et de partager un lien d’événement avec vos amis pour qu’ils puissent RSVP.

Gestion des tâches

Votre emploi du temps ne se limite probablement pas aux réunions. Vous avez probablement besoin d’un rappel à une heure précise pour faire vos courses, préparer vos repas ou faire votre lessive. Heureusement, il existe des applications pour cela.

De nombreuses applications hybrides vous permettent de consulter votre calendrier de réunions et également de noter vos tâches quotidiennes, voire vos projets à plus long terme.

Ces applications axées sur la gestion des tâches vous aident également à bloquer une durée fixe pour chaque tâche, afin que vous ne soyez pas submergé lorsque vous consultez votre liste de tâches et vos réunions.

Routine est l’une de ces applications – disponible sur le Web, iOS et macOS, et son lancement est prévu sur Android – qui combine tout ce qui précède.

Contrairement à d’autres applications construites autour d’événements comportant des plages horaires spécifiques, Routine traite les tâches comme un citoyen principal. L’interface vous permet d’abord de noter facilement les tâches, avant de les placer à une date et une heure particulières.

Cela fonctionne également très bien pour les tâches récurrentes. De plus, il dispose d’une vue simple « Agenda » qui vous montre les réunions et les tâches d’aujourd’hui.

Mais Routine a beaucoup de concurrence dans cette catégorie. Il y a Any.do susmentionné, qui combine les tâches et votre calendrier. Il y a aussi Amie, qui a récemment supprimé sa liste d’attente et propose de meilleurs outils de planification, notamment un lien personnalisé permettant à vos contacts de réserver du temps avec vous.

Sunsama , qui propose uniquement des forfaits payants, vous aide à planifier consciemment en vous demandant de définir combien de temps vous souhaitez consacrer à une tâche. L’application vous montre également combien de temps vous avez passé à effectuer différentes tâches un jour lorsque vous les marquez comme terminées, et vous incite même à rédiger un briefing quotidien de synthèse/d’arrêt.

Daybridge propose plusieurs vues telles que Focus, Plan et Relax, pour vous aider à examiner votre emploi du temps à travers des perspectives personnelles et professionnelles. De plus, l’outil vous aide facilement à catégoriser les tâches, en leur attribuant des balises telles que Divertissement, Social, Fitness et Soins personnels lorsque vous les notez. L’idée est de vous permettre de trouver les meilleurs moments pour différents types de tâches en vous fournissant des vues et des bascules sans impliquer l’IA.

L’IA peut-elle gérer votre emploi du temps ?

Les applications de calendrier modernes appliquent les outils de l’IA principalement pour optimiser le temps pour vous : en suggérant des plages horaires ou en créant automatiquement un calendrier de manière à vous permettre d’obtenir suffisamment de temps d’arrêt chaque jour.

Par exemple, le robot IA de Vimcal vous aidera à trouver automatiquement le bon moment. Vous pouvez publier le lien Calendly de l’autre personne (ou toute autre disponibilité), et Vimcal mettra automatiquement en évidence les créneaux horaires mutuels lorsque les deux parties sont disponibles pour une réunion. De plus, vous pouvez également coller des phrases provenant d’e-mails telles que « Je suis libre entre 15 h et 17 h HE demain » pour permettre à l’IA de trouver un créneau.

Gardez à l’esprit qu’AI ne peut pas convenir d’un créneau horaire en votre nom. Il peut trouver le meilleur timing pour vous et vous éviter d’avoir à regarder manuellement la machine à sous en analysant le texte ou les liens.

Vimcal dispose également d’une fonctionnalité intéressante qui vous informe sur l’entreprise d’où provient votre participant à la réunion, en fonction de son domaine de messagerie.

De plus, de nombreuses applications vous permettent de définir vos préférences en matière de temps d’arrêt ou de routine de remise en forme, et leur IA adaptera votre emploi du temps pour s’adapter à vos activités personnelles.

Reclaim AI dispose d’une fonctionnalité appelée Habitudes, qui adapte les tâches ou habitudes récurrentes que vous souhaitez intégrer à votre routine quotidienne. Tout comme les résolutions du Nouvel An, les gens ont souvent tendance à oublier de faire des tâches qui créent des habitudes après un certain temps. Reclaim met donc ces habitudes dans votre calendrier et déplace même intelligemment votre emploi du temps autour d’elles pour que vous ne les manquiez pas.

Vous pouvez définir trois habitudes sur le niveau gratuit ; il existe plusieurs modèles tels que la rédaction, la recherche client et le rattrapage de l’après-midi pour vous permettre de démarrer rapidement. Ces modèles sont basés sur le rôle que vous sélectionnez lors de l’intégration.

Bien que Trevor AI ne gère pas la planification automatique pour vous, il suggère les meilleurs créneaux possibles pour vos tâches et estime même la durée de chacune au fur et à mesure que vous les saisissez.

Vous vous souvenez de TimeOS, que nous avons mentionné plus tôt ? Il vous permet de prendre des notes pendant une réunion et de les consulter plus tard pour référence. Cela signifie que vous pouvez préparer une réunion directement à partir de la vue du calendrier en demandant à l’assistant IA de vous fournir des informations résumées sur les réunions précédentes – et vous n’aurez pas à glaner manuellement ces détails via des fils de discussion par courrier électronique et d’autres sources.

Faut-il payer pour les applications de calendrier ?

Il n’y a pas de réponse directe à ce qu’est une « meilleure application de calendrier », mais il existe un moyen de déterminer si vous devez en payer une. De nombreuses applications de calendrier peuvent avoir des fonctionnalités similaires les unes aux autres, mais vous aimerez peut-être l’interface, la facilité d’utilisation et les bascules d’une application beaucoup plus que l’autre.

La bonne façon d’envisager un niveau payant est qu’après avoir essayé un outil de calendrier, demandez-vous si cela vous a fait gagner du temps ou vous a aidé à mieux organiser votre vie.

Des applications comme Akiflow et Sunsama facturent un supplément car elles offrent un large éventail de fonctionnalités allant de la planification à la gestion des tâches en passant par la création d’habitudes. Donc, si vous souhaitez regrouper différentes parties de votre vie sous un seul toit plutôt que d’utiliser plusieurs applications, c’est une excellente façon de procéder – et cela peut valoir la peine de payer. En ce qui concerne les fonctionnalités payantes, certaines choses sont plus faciles à évaluer. Par exemple, si vous avez des tâches récurrentes ou plusieurs calendriers dans votre flux de travail, il est logique que vous payiez pour une application qui les prend en charge.

Ce qui est plus difficile à évaluer pour le moment, ce sont les fonctionnalités basées sur l’IA et la planification intelligente. C’est parce que vous devez les essayer pendant un certain temps pour comprendre si l’algorithme d’IA fonctionne pour vous et convient à la façon dont vous organisez votre emploi du temps.

Quelques outils, tels que TimeOS, Amie, Notion Calendar et Hey Calendar, offrent davantage de fonctionnalités en dehors de l’univers du calendrier, telles que l’enregistrement des réunions, la transcription et une meilleure intégration avec votre système de messagerie ou de base de données. Ces outils proposent des niveaux premium destinés à la collaboration avec des collègues au sein des équipes. Ainsi, même s’ils sont puissants, vous souhaiterez probablement envisager de les payer uniquement si vous les utilisez en tandem avec d’autres.

Emballer

En tant que personne qui essaie constamment des applications de productivité, je migre fréquemment entre les produits. Vimcal est actuellement mon outil préféré pour partager ma disponibilité, car il facilite la recherche d’heures adaptées aux réunions avec des personnes réparties dans différents fuseaux horaires.

Pendant ce temps, la routine a été mon arme de prédilection pour fusionner mes tâches et mon calendrier. Son agenda quotidien m’aide à effectuer facilement des tâches telles que l’envoi d’e-mails importants ou la recherche de sujets spécifiques.

Cependant, étant donné qu’Amie est désormais accessible au public sans place sur sa liste d’attente et dispose d’une intégration de messagerie intégrée, vous pouvez faire glisser les e-mails pour les planifier en tant que tâches dans votre calendrier, je prévois de l’essayer également.