Comment appliquer une stratégie de rétention de boîte aux lettres partagée dans Office 365

Si vous souhaitez savoir comment appliquer une stratégie de rétention de boîte aux lettres partagée dans Office 365, lisez cet article. Une stratégie de rétention est un ensemble de balises de rétention qui déterminent comment les dossiers et les éléments individuels (tels que les e-mails et les messages vocaux) sont conservés dans une boîte aux lettres partagée dans Office 365 avant d’être archivés ou supprimés définitivement. De nombreuses entreprises doivent stocker de manière proactive le contenu de leurs boîtes aux lettres pour des raisons de conformité. Les politiques de rétention aident à gérer le risque de perte d’informations pouvant entraîner des complications juridiques.

Comment appliquer une stratégie de rétention de boîte aux lettres partagée dans Office 365

Pour appliquer une stratégie de rétention à une boîte aux lettres partagée, vous devez créer des balises de rétention et une nouvelle stratégie de rétention, attacher les balises à la stratégie, puis appliquer la stratégie à la boîte aux lettres partagée.

Voici comment vous pouvez appliquer une stratégie de rétention de boîte aux lettres partagée dans Office 365 :

1. Connectez-vous au CAE.
2. Créez des balises de rétention personnelles.
3. Créez une nouvelle stratégie de rétention.
4. Attachez des balises personnelles à la politique de rétention.
5. Appliquez une stratégie de rétention à la boîte aux lettres partagée.

Regardons cela en détail.

1] Connectez-vous à l’EAC

Connectez-vous au CAE (https://outlook.office365.com/ecp) à l’aide de vos informations d’identification d’administrateur.

Conseils. Utilisez un navigateur en mode privé/incognito pour accéder au compte administrateur Exchange. Cela empêchera le navigateur de sélectionner automatiquement vos informations d’identification actuelles lorsque vous naviguez sur le site.

2] Créer des balises de stockage personnelles

Une balise de stockage peut être l’un des trois types suivants :

1. Étiquette de stratégie par défaut (DPT) – S’applique automatiquement à l’ensemble de la boîte aux lettres.
2. Retention Policy Tag (RPT) – automatiquement appliqué au dossier par défaut (Boîte de réception, Envoyé, etc.) et
3. Balise personnelle – appliquée manuellement par les utilisateurs à des éléments et dossiers individuels.

À l’aide d’une balise personnelle, vous pouvez créer une exception pour une balise de stratégie par défaut ou une balise de stratégie de rétention. Par exemple, si le DPT dit de supprimer tous les éléments après 5 ans, vous pouvez créer une exception pour les « notifications » qui seront supprimées après 7 jours en utilisant une balise personnelle.

Pour créer un tag personnel, suivez ces instructions :

1. Cliquez sur Gestion de la conformité dans le volet gauche du panneau de configuration du centre d’administration Exchange.
2. Cliquez ensuite sur l’ onglet Storage Tags en haut de la page.
3. Vous verrez une liste des balises de rétention existantes. Cliquez sur le signe plus (+) en haut de cette liste.
   
4. Sélectionnez Appliqué par les utilisateurs aux éléments et dossiers (Personnel) dans la liste déroulante.
5. Entrez un nom , une action de conservation et une période de conservation pour la balise dans la fenêtre Nouvelle balise que les utilisateurs appliquent aux éléments et dossiers (personnels) .
6. Cliquez sur le bouton Enregistrer .
   

De même, vous pouvez créer des balises supplémentaires qui seront attachées à votre stratégie de boîte aux lettres partagée.

3] Créer une nouvelle politique de rétention

1. Cliquez sur l’ onglet des stratégies de rétention qui apparaît en haut de la page Gestion de la conformité. Vous verrez une liste des politiques existantes.
2. Cliquez sur le signe plus (+) pour créer une nouvelle politique.
3. Entrez un nom approprié pour la stratégie.
4. Attachez une ou plusieurs balises à la stratégie (comme décrit dans la section suivante).
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer .

4] Attachez des balises personnelles à la politique de rétention.

1. Dans la fenêtre de la stratégie de rétention, cliquez sur le signe plus (+). La fenêtre de sélection des balises de stockage s’ouvre avec une liste des balises disponibles.
2. Sélectionnez les balises personnelles que vous avez créées et cliquez sur le bouton Ajouter .
3. Cliquez ensuite sur le bouton OK .

5] Appliquez une stratégie de rétention à la boîte aux lettres partagée.

1. Dans le volet gauche de votre compte administrateur Exchange, cliquez sur Destinataires .
2. Cliquez ensuite sur l’ onglet général en haut. Vous verrez une liste des boîtes aux lettres partagées existantes .
3. Double-cliquez sur la boîte aux lettres partagée à laquelle vous souhaitez appliquer la stratégie.
4. Cliquez sur les fonctionnalités de la boîte aux lettres dans le panneau de gauche.
5. Sélectionnez une stratégie dans la liste déroulante Stratégie de rétention .
6. Cliquez sur le bouton Enregistrer .

Remarques:

1. Seuls les administrateurs peuvent créer et appliquer des stratégies de rétention aux boîtes aux lettres partagées dans Office 365.
2. Pour leur appliquer des politiques de rétention, vous devez avoir au moins 10 Mo de données dans vos boîtes aux lettres.
3. La politique de conservation prend généralement effet dans les 7 jours.
4. Vous pouvez créer une ou plusieurs balises de rétention, mais une seule stratégie de rétention peut être appliquée à une boîte aux lettres à la fois. Par conséquent, associez toutes les balises que vous souhaitez appliquer à une boîte aux lettres à une seule stratégie de rétention.

Pouvons-nous appliquer une stratégie de rétention à une boîte aux lettres partagée ?

Oui. Vous pouvez appliquer une stratégie de rétention à une boîte aux lettres partagée à l’aide du paramètre Fonctionnalités de boîte aux lettres . Vous pouvez le trouver en double-cliquant sur une boîte aux lettres partagée dans l’ onglet Partagé sous Destinataires dans le CAE. Gardez à l’esprit qu’une seule stratégie peut être appliquée à une boîte aux lettres à la fois. Vous devez donc associer toutes les balises nécessaires à une seule stratégie que vous allez appliquer à la boîte aux lettres.

Comment appliquer une stratégie de rétention à une boîte aux lettres Office 365 ?

Vous pouvez appliquer une stratégie de rétention à une ou plusieurs boîtes aux lettres dans Office 365 à l’aide du CAE . Pour appliquer une stratégie de rétention à une seule boîte aux lettres, accédez à Destinataires > Boîtes aux lettres . Sélectionnez ensuite la boîte aux lettres souhaitée et cliquez sur l’ icône d’ édition en haut. Cliquez sur Fonctions de boîte aux lettres à gauche. Sélectionnez une stratégie de rétention dans la liste déroulante et cliquez sur le bouton Enregistrer . Pour appliquer une stratégie de rétention à plusieurs boîtes aux lettres, sélectionnez plusieurs boîtes aux lettres à l’aide de la touche Maj ou Ctrl . Sélectionnez ensuite « Options avancées > Stratégie de rétention > Actualiser . Après cela, sélectionnez la stratégie souhaitée dans Affectation de stratégie de rétention en masse et cliquez sur le bouton Enregistrer .

Source : Le Club Windows